Tiistai, klo 9.10. Marta johtaa kuuden hengen toimistoa ja näkee listalla 14 kiireelliseksi merkittyä tehtävää, vaikka tiimi ehtii viikon loppuun mennessä hoitaa vain osan niistä. Määrittääkseen tehtävien prioriteetit hänen täytyy erottaa määräaika asian painoarvosta ja sitten näyttää tämä päätös kaikille, joita se koskee.
Miksi kaikista tehtävistä tulee yhtäkkiä kiireellisiä?
Kaikista tehtävistä tulee kiireellisiä, kun tiimi käyttää korkeaa prioriteettia yhteisen valintasäännön sijaan. Jos kukaan ei erota tehtävän painoarvoa sen suoritusajankohdasta, jokainen uusi pyyntö voi saada saman arvoluokan.
Marta kuulee tiistaina kolme lausetta: ”Asiakas odottaa”, ”Tämän piti olla valmis eilen” ja ”Ilman tätä emme pääse eteenpäin”. Jokainen kuvaa eri ongelmaa. Ensimmäinen voi koskea tärkeää asiakassuhdetta, toinen ylittynyttä määräaikaa, kolmas töiden välistä riippuvuutta. Pelkkä sana ”kiireellinen” ei auta päättämään, mitä tehdä ensin.
Joku tiimistä antaa korkean prioriteetin tehtävälle, jolla ei ole päivämäärää, koska pelkää unohtavansa sen. Tuloksena samalla listalla näkyvät vierekkäin torstaiksi tarvittava tarjous ja ideoitu sivuston muutos, josta kukaan ei ole vielä sopinut asiakkaan kanssa. Molemmilla on sama arvoluokka, vaikka vain toisella on tälle viikolle sitova velvoite.
Työkalu näyttää yhteisen listan, mutta ei tee päätöstä puolestasi. Sovi ensin, kuka ratkaisee arvoluokkaa koskevat erimielisyydet ja milloin tiimi palaa tähän päätökseen. Jos ongelma alkaa jo vastuiden jakamisesta, katso myös miten jakaa tehtäviä tiimissä.
Tehtävien prioriteetit määrität erottamalla tärkeyden määräajasta
Tehtävien prioriteetit määrität vastaamalla kahteen kysymykseen: milloin asian pitää olla valmis ja mitä tapahtuu, jos sitä ei tehdä. Ensimmäinen vastaus antaa määräajan, toinen auttaa määrittämään arvoluokan. Älä korvaa toista toisella.
Paperilla voit käyttää Eisenhowerin matriisia - asioiden jakoa neljään kenttään kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. Tehtävä voi olla kiireellinen ja tärkeä, tärkeä mutta ilman lähellä olevaa määräaikaa, kiireellinen mutta yrityksen tavoitteen kannalta vähämerkityksinen, tai ei kumpaakaan. Tämä on tapa puhua työstä, ei Task Managerin näkymä tai automaattinen arvio.
Keskiviikkona Marta ottaa käsittelyyn viisi toimiston asiaa. Kolme niistä osoittaa, miksi pelkkä määräaika ei riitä. Asiakas Nordille suunnattu tarjous pitää lähteä torstaina, eikä asiakas tee päätöstä ilman sitä - se saa lähellä olevan määräajan ja korkean arvoluokan. Tulevan kampanjan materiaalien katselmointi on tärkeä, mutta aikataulutettu seuraavalle viikolle. Puhelu pienen korjauksen tiimoilta pitää soittaa tänään, vaikka se ei itsessään vaadi koko suunnitelman muuttamista. Jokainen asia pääsee listalle, mutta kaikki eivät tarvitse korkeaa prioriteettia.
Marta ottaa käyttöön oman sääntönsä: kerrallaan korkeintaan viisi tehtävää voi olla korostettuna, koska tiimi on päättänyt käsitellä sen verran ensimmäisenä tällä viikolla. Tämä on ihmisten asettama raja, ei ohjelman rajoitus. Kun kuudes tehtävä ilmaantuu, hänen on osoitettava, mikä aiemmista väistyy sen tieltä.
Aamulla hän kysyy itseltään: ”Minkä pitää tänään lähteä yrityksestä ulos?”. Jos vastaus on ”tarjous”, se ei tarkoita, että muut työt olisivat merkityksettömiä. Se tarkoittaa vain, etteivät kaikki vaadi huomiota ennen tarjousta. Tehtävä ilman määräaikaa vaatii myös tietoisen päätöksen: voit jättää sen ilman päivämäärää, mutta älä teeskentele, että sillä on sama määräaika kuin asiakkaalle annetulla lupauksella.
Kaksi prioriteettiarvoa riittää, jos määräaika kertoo loput
Task Managerissa asetat tehtävälle prioriteetin normaali tai korkea, ja erikseen annat määräajan. Näin tiimi näkee kaksi eri tietoa: työn arvoluokan ja sen määräajan tilan. Prioriteetin asetat tehtävää luodessasi tai muutat sitä muokatessasi.
Keskiviikkoaamuna Marta avaa Markkinointi-Työtilan. Korkean prioriteetin tehtävän tilarenkaan edessä hän näkee oranssin pallon. Määräajallisissa tehtävissä ympyrä näyttää päivien määrän suoritusajankohtaan asti tai päivien määrän sen jälkeen miinusmerkillä varustettuna; kursorin viedessä sen päälle näkyy tarkka päivämäärä. Tehtävällä ilman määräaikaa ei ole tällaista ympyrää.
Väri perustuu määräajan tilaan, ei Martan arvioon: punainen tarkoittaa mennyttä määräaikaa, sininen - tänään erääntyvää määräaikaa, vihreä - tulevina päivinä erääntyvää määräaikaa. Harmaa tarkoittaa tehtävää ilman määräaikaa tai suljettua tehtävää. Nämä säännöt pätevät listalla, Taulussa, Kalenterissa ja avatun tehtävän tietopalkissa.
Jos asetat päivämäärän ilman kellonaikaa, tehtävä pysyy ”tänään”-tilassa päivän loppuun asti, ja punaiseksi se muuttuu vasta seuraavana päivänä. Valmiiksi merkittyjä ja peruutettuja tehtäviä ei merkitä myöhässä oleviksi.
Listan yläpuolella ovat laatat Ajallaan, Tänään, Myöhässä ja Keskustelu. Ne näyttävät laskurit, ja niitä klikkaamalla lista rajautuu; toinen klikkaus poistaa rajauksen. Prioriteettisuodatin toimii erikseen. Voit siis ensin tarkistaa myöhässä olevat asiat ja sen jälkeen käyttää suodatinta nähdäksesi korkean prioriteetin tehtävät. Listan voi myös järjestää määräajan mukaan. Lisää tällaisesta tarkastelusta löydät tekstistä tehtävien määräaikojen valvonnasta tiimissä.
Task Managerissa ei ole viisiportaista prioriteettiasteikkoa eikä omia tärkeysluokan nimikkeitä. Jos tiimisi tarvitsee tällaisia merkintöjä, kaksi arvoa voi olla liian suppea. Martan toimistossa jako toimii toisin: korkea prioriteetti nostaa esiin valitut asiat, ja määräaika auttaa erottamaan tämän päivän tehtävän ensi viikon tehtävästä.
Kuka muutti järjestystä? Tarkista tehtävän viestiketju
Kun joku muuttaa prioriteettia, tehtävän viestiketjuun syntyy järjestelmäviesti aikaleimalla. Siitä näkee, kuka ja milloin nosti tehtävän prioriteettia. Myös määräajan muutos tallentuu viestiketjuun; merkintä näyttää sen aiemman arvon, joten voit jäljittää, kuka ja milloin siirsi päivämäärää. Järjestelmämerkinnät tallentavat myös tilan, nimen ja tehtävään liitettyjen henkilöiden muutokset.
Torstaina Marek siirtää tehtävän ”Tarjous asiakkaalle Nord” määräaikaa kahdella päivällä. Martan ei tarvitse arvailla, näkeekö hän alkuperäisen päivämäärän: viestiketjussa on jälki muutoksesta. Pelkkä merkintä ei kuitenkaan selitä, miksi Marek teki muutoksen. Jos syynä on asiakkaan uusi pyyntö, Marekin kannattaa kirjoittaa se tehtävän keskusteluun. Näin päätös ja sen perustelu löytyvät vierekkäin.
Prioriteetin nostaminen jättää samankaltaisen jäljen. Se ei kuitenkaan lisää tehtävään merkintää ”(muokattu)” - se ilmestyy vasta otsikon tai kuvauksen muuttamisen jälkeen. Kun kollegat kysyvät, mistä uusi järjestys tulee, katso viestiketjusta sen sijaan, että luottaisit viime palaverin muistikuviin.
Jokaisen tehtävää seuraavan henkilön ei tarvitse pitää sitä omalla tehtävälistallaan. Seuraaja näkee tehtävän ja viestiketjun ja voi kirjoittaa viestejä, mutta ei muokkaa tehtävää eikä muuta sen tilaa. Seuratut tehtävät eivät näy hänen korteissaan eivätkä suodattimissa Tänään, Myöhässä ja Ajallaan; ilmoituksia hän saa vain maininnoista. Tämä on hyödyllistä esimiehelle, joka haluaa tietää päätöksistä ilman, että jokainen seurattu asia tuntuu omalta määräajalta. Laajemman kuvan tehtävien hallinnasta löydät oppaasta yrityksen tehtävienhallintaan.
Listan voit kysyä AI:lta, mutta prioriteettia et anna sen päätettäväksi
AI-avustaja voi vastata kysymykseen omista tehtävistäsi ja määräajoistasi sen sijaan, että joutuisit selaamaan koko listan käsin. Se ei kuitenkaan päätä prioriteettia puolestasi - sinä ratkaiset, millä työllä on etusija.
Perjantaina Marta kirjoittaa: ”Näytä myöhässä olevat tehtäväni”. Sitten hän kirjoittaa AI-avustajan ikkunaan ”prioriteetti korkea, tila käynnissä” suodattaakseen listaa. Avustaja toimii kysyjän käyttöoikeuksien rajoissa; uusi viestiketju käyttää oletuksena hänen omia tehtäviään. Kun tarvitset laajempaa kontekstia, voit lisätä muita lähteitä Lähteet-painikkeella keskustelun yläpuolelta.
Yksi lähteistä on Kalenteri, jossa näkyvät tehtävien määräajat ja tapahtumat. Oletusaikaväli kattaa 90 päivää eteenpäin ja 30 päivää taaksepäin, mutta hyvin täyteen varatussa kalenterissa AI-avustaja voi jättää vanhempia merkintöjä huomiotta ja ilmoittaa siitä. Marta voi näin verrata tarjouksen määräaikaa asiakastapaamiseen ja itse päättää, nostaako sen prioriteettia.
Keskustelut AI-avustajan ikkunassa ovat yksityisiä, myös pääkäyttäjältä. Voit pyytää tuloksen esitettäväksi taulukkona, esimerkiksi ennen maanantain katselmusta. Tarkista se ennen päätöksen tekemistä: AI voi tehdä virheitä, eikä vastaus korvaa asiakkaan kanssa sovittuja asioita. Katso myös miten AI-avustaja työskentelee tehtävien kanssa.
Aamulla tarkista määräajat, viikon aikana poista vanhentunut prioriteetti
Prioriteetit eivät pysy selkeinä, jos lisäät vain merkinnän ”korkea” etkä koskaan poista sitä. Sovi kaksi tarkistushetkeä: aamulla käy läpi tämän päivän ja myöhässä olevat tehtävät, ja kerran viikossa tarkista, mitkä tehtävät yhä ansaitsevat korkean prioriteetin.
Marta ottaa Asetuksissa, Profiili-osiossa, käyttöön Päivittäisen tehtäväkoosteen kello 8:00. Hän saa yhden ilmoituksen päivässä, jossa näkyy omien keskeneräisten ja arkistoimattomien, tälle päivälle ja myöhässä olevien tehtävien määrä ja otsikot. Kooste ei sisällä tehtäviä, joita hän vain seuraa. Ilmoitus sovelluksessa toimii myös ilman sähköpostin lähetystä. Sähköpostiviesti sovelluksen ollessa suljettuna vaatii CRON-ajastuksen määrittämisen palvelimella, eli teknisen tehtävän toistuvan ajamisen.
Tärkeälle mutta vielä ei-kiireelliselle asialle Marta voi pyytää muistutuksen ”päivä ennen määräaikaa”. Jos tehtävän määräaika siirtyy, muistutus siirtyy sen mukana. Se syntyy vasta vahvistusikkunassa hyväksymisen jälkeen. Ilman määräaikaa muistutusta ei voi sitoa tehtävän päivämäärään - jäljelle jää tavallinen muistutus tiettyyn kellonaikaan.
Suuren tehtävän ei tarvitse olla ”korkea”, vain koska siinä on monta vaihetta. Kuvaukseen voit lisätä Tehtävälistan: osallistujat raksivat kohdat tehtäväkortissa, näkevät yhteisen edistymispalkin ja merkinnän tehdyn kohdan yhteydessä. Tämä näyttää, mitä on jo tehty, mutta ei muuta tehtävän prioriteettia. Tällaisen listan käytöstä kerrotaan tarkemmin artikkelissa Tehtävälista tehtävässä ja keskustelussa.
Maanantaina Marta lajittelee tehtävät määräajan mukaan, tarkistaa korkeaksi merkityt asiat ja laskee prioriteettia siltä, joka ei enää vaadi etusijaa. Viestiketjusta hän tarkistaa myös, kuka siirsi Nordin tarjouksen määräaikaa ja kirjasiko Marek syyn. Nyt hänen tiiminsä näkee erikseen tarjouksen määräajan ja muiden töiden prioriteetin.
Task Managerin lisenssi on pysyvä: maksat kertaluonteisesti käyttäjäpaikkojen määrästä, ilman käyttäjäkohtaista tilausta; hintaan sisältyy 12 kuukauden päivitykset, joiden jälkeen uusiminen on valinnaista. Standard-versio Starter-paketissa enintään 8 henkilölle maksaa 690 zl.
Laske huomenna aamulla korkean prioriteetin tehtävät ja poista prioriteetti niiltä, jotka eivät tarvitse etusijaa tällä viikolla. Jos haluat nähdä tällaisen listan ohjelmassa, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta prioriteettia tehtävällä on Task Managerissa?
Tehtävällä on kaksi prioriteettia: normaali ja korkea. Korkean prioriteetin erottaa listalla oranssi pallo, ja määräajan tila näkyy omalla värillään.
Näyttääkö Task Manager Eisenhowerin matriisin?
Ei, Eisenhowerin matriisi on asioiden jäsentämisen menetelmä, ei Task Managerin toiminto. Oman arviointisi tuloksen voit tallentaa normaalina tai korkeana prioriteettina sekä tehtävän määräaikana.
Miten näet nopeasti kiireelliset tehtävät listalla?
Laatat Tänään ja Myöhässä rajaavat listan määräajan tilan mukaan, ja korkean prioriteetin tehtävät valitset erillisellä suodattimella. Laatat eivät ole arvoluokan suodatin.
Näkyykö, kuka nosti prioriteettia tai siirsi määräaikaa?
Kyllä, prioriteetin ja määräajan muutokset jäävät viestiketjuun järjestelmäviesteinä kellonajalla varustettuna. Määräajan muutoksen yhteydessä näkyy myös aiempi arvo.
Asettaako AI-avustaja tehtävien prioriteetit puolestasi?
Ei, AI-avustaja ei päätä tehtävän arvoluokasta puolestasi. Se voi vastata kysymyksiin sinulle näkyvistä tehtävistä ja määräajoista sekä suodattaa listan omassa ikkunassaan.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
