Mardi, 9h10. Marta dirige une agence de six personnes et voit sur sa liste 14 tâches marquées comme urgentes, alors que l’équipe ne pourra en terminer qu’une partie d’ici la fin de la semaine. Pour établir les priorités des tâches, elle doit séparer l’échéance de l’importance du sujet, puis montrer cette décision à tous ceux qu’elle concerne.
Pourquoi toutes les tâches deviennent-elles soudain urgentes ?
Toutes les tâches deviennent urgentes lorsque l’équipe utilise la priorité haute à la place d’une règle de choix commune. Si personne ne distingue l’importance d’une tâche de sa date de réalisation, chaque nouvelle demande peut recevoir le même rang.
Mardi, Marta entend trois phrases : « Le client attend », « Ça devait être fait hier » et « Sans ça, on ne peut pas avancer ». Chacune décrit un problème différent. La première concerne peut-être une relation importante, la deuxième une échéance dépassée, la troisième une dépendance entre des travaux. Le seul mot « urgent » ne permet pas de décider quoi faire en premier.
Quelqu’un dans l’équipe attribue une priorité haute à une tâche sans date, de peur de l’oublier. Résultat : sur la même liste se retrouvent côte à côte une offre nécessaire jeudi et une idée de refonte de site dont personne n’a encore parlé avec le client. Les deux ont le même rang, alors qu’une seule a un engagement pour cette semaine.
L’outil affichera la liste commune, mais ne prendra pas la décision à votre place. Déterminez d’abord qui tranche les litiges sur le rang et quand l’équipe doit revenir sur cette décision. Si le problème commence déjà à l’attribution des responsabilités, consultez aussi comment répartir les tâches en équipe.
Vous établirez les priorités des tâches en séparant l’importance de l’échéance
Vous établirez les priorités des tâches en répondant à deux questions : quand le sujet doit-il être prêt, et que se passe-t-il s’il n’est pas réalisé. La première réponse donne l’échéance, la seconde aide à attribuer le rang. Ne remplacez pas l’une par l’autre.
Sur papier, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower - une répartition des sujets en quatre cases selon l’urgence et l’importance. Une tâche peut être urgente et importante, importante sans échéance proche, urgente mais peu importante pour l’objectif de l’entreprise, ou ni urgente ni importante. C’est une manière de parler du travail, pas une vue ni une évaluation automatique dans Task Manager.
Mercredi, Marta prend cinq sujets de l’agence. Trois d’entre eux montrent pourquoi l’échéance seule ne suffit pas. L’offre pour le client Nord doit sortir jeudi, et sans elle le client ne prendra pas de décision - elle reçoit une échéance proche et un rang élevé. La revue des supports pour la future campagne est importante, mais prévue pour la semaine suivante. L’appel concernant une petite correction doit avoir lieu aujourd’hui, bien qu’il ne nécessite pas en lui-même de bouleverser tout le plan. Chaque sujet figure sur la liste, mais tous n’ont pas besoin d’une priorité haute.
Marta adopte sa propre règle : elle ne met en avant que cinq tâches à la fois, car c’est le nombre que son équipe a décidé de traiter en priorité cette semaine. C’est une limite adoptée par les gens, pas une contrainte du logiciel. Quand une sixième arrive, elle doit indiquer laquelle des précédentes lui cède la place.
Le matin, elle se demande : « Qu’est-ce qui doit absolument sortir de l’entreprise aujourd’hui ? ». Si la réponse est « l’offre », cela ne signifie pas que les autres travaux ne sont pas importants. Cela signifie seulement qu’ils n’exigent pas tous une attention avant l’offre. Une tâche sans échéance exige elle aussi une décision consciente : vous pouvez la laisser sans date, mais ne prétendez pas qu’elle a la même échéance qu’un engagement envers un client.
Deux valeurs de priorité suffisent, si l’échéance dit le reste
Dans Task Manager, vous définissez pour une tâche une priorité normale ou haute, et vous indiquez séparément une échéance. L’équipe voit ainsi deux informations distinctes : le rang du travail et l’état de son échéance. Vous définissez la priorité à la création de la tâche ou vous la modifiez lors de l’édition.
Mercredi matin, Marta ouvre l’Espace de travail Marketing. Devant l’anneau de statut d’une tâche à priorité haute, elle voit un point orange. Pour les tâches avec échéance, un cercle affiche le nombre de jours restants ou le nombre de jours de retard précédé d’un signe moins ; au survol de la souris, la date exacte apparaît. Une tâche sans échéance n’a pas ce cercle.
La couleur dépend de l’état de l’échéance, pas de l’évaluation de Marta : le rouge indique une échéance dépassée, le bleu une échéance du jour, le vert une échéance dans les jours suivants. Le gris indique une tâche sans échéance ou clôturée. Ces règles s’appliquent dans la liste, le Tableau, le Calendrier et la barre d’informations d’une tâche ouverte.
Si vous définissez une date sans heure, la tâche reste « pour aujourd’hui » jusqu’à la fin de la journée, et ne devient rouge que le lendemain. Les tâches terminées et annulées ne sont pas marquées comme en retard.
Au-dessus de la liste se trouvent les tuiles À temps, Aujourd’hui, En retard et Discussion. Elles affichent des compteurs, et un clic restreint la liste ; un second clic annule la restriction. Le filtre de priorité fonctionne séparément. Vous pouvez donc d’abord vérifier les sujets en retard, puis utiliser le filtre pour voir les tâches à priorité haute. La liste peut aussi être triée par échéance. Pour en savoir plus sur ce type de vue d’ensemble, consultez l’article sur le suivi des échéances des tâches en équipe.
Task Manager ne propose pas d’échelle de priorité à cinq niveaux ni d’étiquettes de rang personnalisées. Si votre équipe a besoin de ce type de marquage, deux valeurs peuvent sembler trop limitées. Dans l’agence de Marta, la répartition fonctionne autrement : une priorité élevée met en avant certains dossiers, tandis que l’échéance permet de distinguer une tâche du jour d’une tâche prévue pour la semaine prochaine.
Qui a changé l’ordre ? Consultez le fil de discussion de la tâche
Lorsque quelqu’un modifie la priorité, un message système horodaté apparaît dans le fil de discussion de la tâche. Il indique qui a relevé le rang de la tâche et à quel moment. Le changement d’échéance est également enregistré dans le fil ; l’entrée affiche l’ancienne valeur, ce qui permet de reconstituer qui a déplacé la date et quand. Les entrées système enregistrent aussi les changements de statut, de titre et de personnes affectées à la tâche.
Jeudi, Marek décale de deux jours l’échéance de « Offre pour le client Nord ». Marta n’a pas à deviner si elle consulte la date d’origine : le fil garde la trace du changement. L’entrée elle-même n’explique toutefois pas pourquoi Marek l’a modifiée. Si la raison est une nouvelle demande du client, Marek devrait l’ajouter dans la discussion liée à la tâche. La décision et sa justification se retrouvent alors côte à côte.
Une élévation de priorité laisse une trace similaire. En revanche, elle n’ajoute pas la mention « (modifié) » sur la tâche - celle-ci n’apparaît qu’après une modification du titre ou de la description. Quand des collègues demandent d’où vient le nouvel ordre de priorité, consultez le fil de discussion plutôt que de vous fier à votre mémoire de la dernière réunion.
Toute personne qui suit une tâche n’a pas forcément besoin de l’avoir dans sa liste de choses à faire. L’observateur voit la tâche et le fil de discussion, et peut écrire des messages, mais il ne modifie pas la tâche ni ne change son statut. Les tâches suivies n’apparaissent pas dans ses tuiles et filtres Aujourd’hui, En retard et Dans les délais ; il ne reçoit de notifications qu’en cas de mention. C’est utile pour un responsable qui souhaite être informé des décisions sans traiter chaque dossier suivi comme sa propre échéance. Pour une vue plus large de la gestion des tâches, consultez le guide de la gestion des tâches en entreprise.
Vous pouvez demander la liste, mais ne laissez pas l’IA décider de la priorité
L’Assistant IA peut répondre à une question sur vos tâches et échéances au lieu de vous obliger à parcourir manuellement toute la liste. Il ne fixe toutefois pas la priorité à votre place - c’est à vous de décider quel travail passe en premier.
Vendredi, Marta tape : « Montre-moi mes tâches en retard ». Puis, dans la fenêtre de l’Assistant IA, elle saisit « priorité haute, statut en cours » pour filtrer la liste. L’assistant agit dans les limites des droits de la personne qui pose la question ; par défaut, un nouveau fil de discussion s’appuie sur ses propres tâches. Si vous avez besoin d’un contexte plus large, vous pouvez indiquer des sources supplémentaires via le bouton Sources au-dessus de la conversation.
L’une des sources possibles est le Calendrier, avec les échéances des tâches et les événements. La plage par défaut couvre 90 jours à venir et 30 jours en arrière, mais en cas d’agenda très chargé, l’Assistant IA peut omettre les entrées les plus anciennes et vous en informera. Marta peut ainsi comparer l’échéance de l’offre avec un rendez-vous client, puis décider elle-même d’en relever ou non la priorité.
Les conversations dans la fenêtre de l’Assistant IA sont privées, y compris vis-à-vis de l’administrateur. Vous pouvez demander que le résultat soit présenté sous forme de tableau, par exemple avant la revue du lundi. Vérifiez-le avant de prendre une décision : l’IA peut se tromper, et sa réponse ne remplace pas un accord conclu avec le client. Voir aussi comment l’Assistant IA travaille avec les tâches.
Le matin, vérifiez les échéances ; dans la semaine, retirez les priorités devenues obsolètes
Les priorités ne resteront lisibles que si vous ne vous contentez pas d’ajouter la mention « haute » sans jamais la retirer. Fixez deux moments de contrôle : le matin, passez en revue les tâches du jour et celles en retard, et une fois par semaine, vérifiez quelles tâches méritent encore une priorité élevée.
Marta active, dans les Paramètres, section Profil, le Résumé quotidien des tâches à 8h00. Elle reçoit une notification par jour indiquant le nombre et les titres de ses propres tâches non terminées et non archivées, prévues pour aujourd’hui ou en retard. Le résumé ne couvre pas les tâches qu’elle se contente de suivre. La notification dans l’application fonctionne aussi sans envoi d’e-mail. L’envoi d’un e-mail lorsque l’application est fermée nécessite de configurer un CRON sur le serveur, c’est-à-dire l’exécution périodique d’une tâche technique.
Pour un dossier important mais pas encore urgent, Marta peut demander un rappel « la veille de l’échéance ». Si l’échéance de la tâche change, le rappel se décale avec elle. Il n’est créé qu’après validation dans la fenêtre de confirmation. Sans échéance définie pour la tâche, il n’est pas possible d’y rattacher un rappel - il reste alors un simple rappel à une heure donnée.
Une tâche volumineuse n’a pas besoin d’être « haute priorité » simplement parce qu’elle comporte de nombreuses étapes. Dans la description, vous pouvez ajouter une Liste de tâches : les participants cochent les points dans la carte de la tâche, voient une barre de progression commune ainsi qu’une mention pour chaque élément réalisé. Cela montre ce qui a déjà été fait, mais ne change pas la priorité de la tâche. La manière de travailler avec ce type de liste est décrite dans Liste de tâches dans une tâche et dans une discussion.
Le lundi, Marta trie les tâches par échéance, vérifie les dossiers marqués comme haute priorité et abaisse le rang de celui qui n’a plus besoin d’être prioritaire. Dans le fil de discussion, elle vérifie aussi qui a déplacé l’échéance de l’offre pour Nord et si Marek en a indiqué la raison. Son équipe distingue désormais clairement l’échéance de l’offre et la priorité des autres travaux.
La licence de Task Manager est perpétuelle : vous payez une seule fois pour un nombre de postes, sans abonnement par utilisateur ; elle inclut 12 mois de mises à jour, le renouvellement étant ensuite optionnel. La version Standard du plan Starter, jusqu’à 8 personnes, coûte 690 PLN.
Demain matin, comptez les tâches en priorité haute et retirez cette priorité à celles qui n’ont pas besoin de passer en premier cette semaine. Si vous souhaitez voir une telle liste dans le logiciel, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Combien de priorités une tâche a-t-elle dans Task Manager ?
Une tâche a deux priorités : normale et haute. La priorité haute est signalée par un point orange dans la liste, et l’état de l’échéance est indiqué par une couleur distincte.
Task Manager affiche-t-il la matrice d’Eisenhower ?
Non, la matrice d’Eisenhower est une méthode d’organisation des tâches, pas une fonctionnalité de Task Manager. Vous pouvez enregistrer le résultat de votre évaluation sous forme de priorité normale ou haute, ainsi qu’une échéance pour la tâche.
Comment voir rapidement les tâches urgentes dans la liste ?
Les tuiles Aujourd’hui et En retard restreignent la liste selon l’état de l’échéance, tandis que les tâches à priorité haute se sélectionnent avec un filtre distinct. Les tuiles ne sont pas un filtre de priorité.
Peut-on voir qui a augmenté la priorité ou décalé l’échéance ?
Oui, les changements de priorité et d’échéance restent dans le fil de discussion sous forme de messages système horodatés. En cas de changement d’échéance, la valeur précédente est également visible.
L’Assistant IA définit-il lui-même les priorités des tâches ?
Non, l’Assistant IA ne décide pas du rang d’une tâche à votre place. Il peut répondre à des questions sur les tâches et échéances auxquelles vous avez accès, et filtrer la liste dans sa propre fenêtre.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
