Martedì, ore 9:10. Marta gestisce un'agenzia di sei persone e vede nella lista 14 attività segnate come urgenti, anche se entro fine settimana il team può completarne solo una parte. Per stabilire le priorità delle attività, deve separare la scadenza dal peso della questione, e poi mostrare questa decisione a tutti coloro che riguarda.
Perché tutte le attività diventano improvvisamente urgenti?
Tutte le attività diventano urgenti quando il team usa la priorità alta al posto di una regola condivisa di scelta. Se nessuno distingue il peso di un'attività dalla data in cui va svolta, ogni nuova richiesta può ricevere lo stesso rango.
Marta sente martedì tre frasi: "Il cliente aspetta", "Doveva essere pronto ieri" e "Senza questo non andiamo avanti". Ognuna descrive un problema diverso. La prima può riguardare una relazione importante, la seconda una scadenza superata, la terza una dipendenza tra i lavori. La sola parola "urgente" non permette di decidere cosa fare prima.
Qualcuno del team assegna priorità alta a un'attività senza data, per paura di dimenticarsene. Di conseguenza nella stessa lista finiscono fianco a fianco un'offerta necessaria per giovedì e un'idea per il cambio del sito, che nessuno ha ancora concordato con il cliente. Entrambe hanno lo stesso rango, anche se solo una ha un impegno per questa settimana.
Lo strumento mostrerà la lista condivisa, ma non prenderà la decisione al posto tuo. Stabilisci prima chi risolve i conflitti sul rango e quando il team deve tornare su questa decisione. Se il problema inizia già nell'assegnazione delle responsabilità, guarda anche come distribuire le attività nel team.
Stabilisci le priorità delle attività separando l'importanza dalla scadenza
Stabilisci le priorità delle attività rispondendo a due domande: quando la questione deve essere pronta e cosa succede se non viene svolta. La prima risposta dà la scadenza, la seconda aiuta ad assegnare il rango. Non sostituire l'una con l'altra.
Su carta puoi usare la matrice di Eisenhower - la suddivisione delle questioni in quattro quadranti secondo urgenza e importanza. Un'attività può essere urgente e importante, importante senza scadenza vicina, urgente ma poco importante per l'obiettivo dell'azienda, oppure né urgente né importante. È un modo per parlare del lavoro, non una vista né una valutazione automatica in Task Manager.
Mercoledì Marta prende cinque questioni dell'agenzia. Tre di esse mostrano perché la sola scadenza non basta. L'offerta per il cliente Nord deve uscire giovedì e senza di essa il cliente non prenderà una decisione - riceve una scadenza vicina e un rango alto. La revisione dei materiali per la prossima campagna è importante, ma programmata per la settimana successiva. La telefonata per una piccola correzione deve avvenire oggi, anche se di per sé non richiede di stravolgere l'intero piano. Ogni questione finisce nella lista, ma non tutte necessitano di priorità alta.
Marta adotta una regola propria: evidenzia al massimo cinque attività alla volta, perché tante il suo team ha deciso di trattare come prioritarie questa settimana. È un limite adottato dalle persone, non una limitazione del programma. Quando arriva la sesta, deve indicare quale delle precedenti le cede il posto.
La mattina si chiede: "Cosa deve uscire oggi dall'azienda?". Se la risposta è "l'offerta", non significa che gli altri lavori siano privi di importanza. Significa solo che non tutti richiedono attenzione prima dell'offerta. Anche un'attività senza scadenza richiede una decisione consapevole: puoi lasciarla senza data, ma non fingere che abbia la stessa scadenza di un impegno verso il cliente.
Due valori di priorità bastano, se la scadenza dice il resto
In Task Manager imposti per un'attività la priorità normale o alta, e separatamente indichi la scadenza. Così il team vede due informazioni distinte: il rango del lavoro e lo stato della sua scadenza. La priorità la imposti creando l'attività o la modifichi durante la modifica.
Mercoledì mattina Marta apre lo Spazio di lavoro Marketing. Davanti all'anello di stato delle attività a priorità alta vede un pallino arancione. Per le attività con scadenza, il cerchio mostra il numero di giorni rimanenti o il numero di giorni trascorsi con il segno meno; passandoci sopra con il cursore si vede la data esatta. Un'attività senza scadenza non ha questo cerchio.
Il colore deriva dallo stato della scadenza, non dalla valutazione di Marta: il rosso indica una scadenza superata, il blu - una scadenza che cade oggi, il verde - una scadenza nei giorni successivi. Il grigio indica un'attività senza scadenza o chiusa. Queste regole valgono nella lista, nella Bacheca, nel Calendario e nella barra informazioni dell'attività aperta.
Se imposti una data senza orario, l'attività resterà "per oggi" fino a fine giornata, e diventerà rossa solo il giorno successivo. Le attività completate e annullate non vengono segnate come in ritardo.
Sopra la lista ci sono i riquadri Nei termini, Per oggi, Scaduto e Chat. Mostrano dei contatori, e al clic restringono la lista; un clic successivo rimuove la restrizione. Il filtro di priorità funziona separatamente. Puoi quindi prima controllare le questioni scadute, e poi usare il filtro per vedere le attività a priorità alta. La lista si può anche ordinare per scadenza. Per saperne di più su questo tipo di panoramica trovi il testo su come tenere sotto controllo le scadenze delle attività nel team.
Task Manager non ha una scala di priorità a cinque livelli né etichette di rango personalizzate. Se il tuo team ha bisogno di indicazioni di questo tipo, due valori potrebbero essere troppo poco dettagliati. Nell'agenzia di Marta la suddivisione funziona diversamente: la priorità alta mette in evidenza le questioni selezionate, mentre la scadenza permette di distinguere un'attività per oggi da un'attività per la prossima settimana.
Chi ha cambiato l'ordine? Controlla la discussione dell'attività
Quando qualcuno cambia la priorità, nella discussione dell'attività viene creato un messaggio di sistema con l'orario. Mostra chi e quando ha alzato il rango dell'attività. Anche il cambio della scadenza viene registrato nella discussione; la voce mostra il valore precedente, così puoi ricostruire chi e quando ha spostato la data. Le voci di sistema registrano anche i cambiamenti di stato, nome e persone assegnate all'attività.
Giovedì Marek sposta di due giorni la scadenza di "Offerte per il cliente Nord". Marta non deve indovinare se sta guardando la data originale: nella discussione ha traccia della modifica. La voce stessa, però, non spiega perché Marek l'abbia apportata. Se il motivo è una nuova richiesta del cliente, Marek dovrebbe aggiungerla nella conversazione dell'attività. In questo modo la decisione e la sua motivazione si trovano una accanto all'altra.
Alzare la priorità lascia una traccia simile. Non aggiunge però la dicitura "(modificato)" accanto all'attività - questa compare solo dopo la modifica del titolo o della descrizione. Quando i colleghi chiedono da dove venga il nuovo ordine, controlla la discussione invece di affidarti alla memoria dell'ultima riunione.
Non tutte le persone che seguono un'attività devono averla nella propria lista di cose da fare. Chi osserva vede l'attività e la discussione e può scrivere messaggi, ma non modifica l'attività né ne cambia lo stato. Le attività osservate non finiscono nelle sue schede e nei filtri Oggi, Scaduto e In orario; riceve notifiche solo per le menzioni. Questo è utile per un responsabile che vuole conoscere le decisioni senza trattare ogni questione osservata come una propria scadenza. Una panoramica più ampia sulla gestione delle attività è descritta nella guida alla gestione delle attività in azienda.
Della lista puoi chiedere, ma il rango non lasciarlo decidere all'AI
L'Assistente AI può rispondere a una domanda sulle tue attività e scadenze invece di costringerti a scorrere manualmente l'intera lista. Non stabilisce però la priorità al posto tuo - sei tu a decidere quale lavoro ha precedenza.
Venerdì Marta scrive: "Mostra le mie attività scadute". Poi nella finestra dell'Assistente AI scrive "priorità alta, stato in corso" per filtrare la lista. L'Assistente agisce nei limiti dei permessi della persona che pone la domanda; una nuova discussione utilizza di default le sue attività. Quando serve un contesto più ampio, puoi indicare fonti aggiuntive con il pulsante Fonti sopra la conversazione.
Una delle fonti è il Calendario con le scadenze delle attività e gli eventi. L'intervallo predefinito copre 90 giorni in avanti e 30 giorni indietro, anche se con un calendario molto denso l'Assistente AI può tralasciare le voci più vecchie e te lo segnalerà. Marta può così confrontare la scadenza dell'offerta con l'incontro con il cliente, e poi decidere lei stessa se alzarne il rango.
Le conversazioni nella finestra dell'Assistente AI sono private, anche nei confronti dell'amministratore. Puoi chiedere che il risultato ti venga presentato in una tabella, ad esempio prima della revisione del lunedì. Verificalo prima di prendere una decisione: l'AI può commettere errori e la risposta non sostituisce gli accordi presi con il cliente. Vedi anche come l'Assistente AI lavora con le attività.
Al mattino controlla le scadenze, durante la settimana togli il rango non più attuale
Le priorità non diventeranno leggibili se aggiungi solo l'indicazione "alta" e non la togli mai. Stabilisci due momenti di controllo: al mattino rivedi le attività per oggi e quelle scadute, e una volta a settimana verifica quali attività meritano ancora una priorità alta.
Marta attiva nelle Impostazioni, nella sezione Profilo, il Riepilogo giornaliero delle attività alle 8:00. Riceve una notifica al giorno con il numero e i titoli delle proprie attività non completate e non archiviate, per oggi e scadute. Il riepilogo non include le attività che si limita a osservare. La notifica nell'app funziona anche senza l'invio dell'e-mail. Il messaggio e-mail con l'app chiusa richiede la configurazione di un CRON sul server, ossia l'esecuzione ciclica di un'attività tecnica.
Per una questione importante ma non ancora urgente, Marta può richiedere un promemoria "un giorno prima della scadenza". Se la scadenza dell'attività viene spostata, il promemoria si sposterà insieme ad essa. Viene creato solo dopo la conferma nella finestra di conferma. Senza una scadenza dell'attività non è possibile agganciare un promemoria alla sua data - resta un semplice promemoria per un'ora specifica.
Un'attività grande non deve essere "alta" solo perché ha molte fasi. Nella descrizione puoi aggiungere una Lista to-do: i partecipanti spuntano i punti nella scheda dell'attività, vedono una barra di avanzamento condivisa e la firma accanto alla voce completata. Questo mostra cosa è già stato fatto, ma non cambia la priorità dell'attività. Il modo di lavorare con questa lista è descritto in Lista to-do nell'attività e in chat.
Il lunedì Marta ordina le attività per scadenza, controlla le questioni contrassegnate come alta priorità e abbassa il rango di quella che non richiede più precedenza. Nella discussione verifica anche chi ha spostato la scadenza dell'offerta per Nord e se Marek ne ha aggiunto il motivo. Ora il suo team vede separatamente la scadenza dell'offerta e la priorità degli altri lavori.
La licenza di Task Manager è perpetua: paghi una volta sola in base al numero di postazioni, senza abbonamento per utente; include 12 mesi di aggiornamenti, dopo i quali il rinnovo è facoltativo. La variante Standard nel piano Starter fino a 8 persone costa 690 PLN.
Domani mattina conta le attività con priorità alta e toglila da quelle che non necessitano di precedenza questa settimana. Se vuoi vedere una lista del genere nel programma, apri la Demo.
Domande frequenti
Quante priorità ha un'attività in Task Manager?
Un'attività ha due priorità: normale e alta. L'alta è segnalata da un pallino arancione nella lista, mentre lo stato della scadenza è mostrato con un colore separato.
Task Manager mostra la matrice di Eisenhower?
No, la matrice di Eisenhower è un metodo per organizzare le questioni, non una funzione di Task Manager. Il risultato della tua valutazione puoi registrarlo come priorità normale o alta e come scadenza dell'attività.
Come vedere rapidamente le attività urgenti nella lista?
I riquadri Per oggi e Scaduto restringono la lista in base allo stato della scadenza, mentre le attività a priorità alta si selezionano con un filtro separato. I riquadri non sono un filtro di rango.
Si vede chi ha alzato la priorità o spostato la scadenza?
Sì, le modifiche di priorità e scadenza restano nella discussione come messaggi di sistema con l'orario. In caso di modifica della scadenza si vede anche il valore precedente.
L'Assistente AI stabilisce da solo le priorità delle attività?
No, l'Assistente AI non decide il rango dell'attività al posto tuo. Può rispondere a domande sulle attività e le scadenze a te accessibili e filtrare la lista nella sua finestra.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
