Dienstag, 9:10 Uhr. Marta leitet eine sechsköpfige Agentur und sieht in der Liste 14 Aufgaben, die als dringend markiert sind, obwohl das Team bis zum Ende der Woche nur einen Teil davon fertigstellen kann. Um Prioritäten von Aufgaben festzulegen, muss sie das Fälligkeitsdatum vom Gewicht der Angelegenheit trennen und diese Entscheidung dann allen Betroffenen zeigen.
Warum werden plötzlich alle Aufgaben dringend?
Alle Aufgaben werden dringend, wenn das Team die hohe Priorität anstelle einer gemeinsamen Auswahlregel verwendet. Wenn niemand das Gewicht einer Aufgabe vom Datum ihrer Erledigung unterscheidet, kann jede neue Bitte denselben Rang erhalten.
Marta hört am Dienstag drei Sätze: „Der Kunde wartet“, „Das sollte gestern fertig sein“ und „Ohne das kommen wir nicht weiter“. Jeder beschreibt ein anderes Problem. Der erste betrifft vielleicht eine wichtige Beziehung, der zweite ein überschrittenes Fälligkeitsdatum, der dritte eine Abhängigkeit zwischen Arbeiten. Allein das Wort „dringend“ erlaubt keine Entscheidung, was zuerst zu tun ist.
Jemand aus dem Team gibt einer Aufgabe ohne Datum eine hohe Priorität, weil er befürchtet, sie zu übersehen. Dadurch landen auf derselben Liste nebeneinander ein Angebot, das am Donnerstag gebraucht wird, und eine Idee für eine Seitenänderung, die noch niemand mit dem Kunden abgestimmt hat. Beide haben denselben Rang, obwohl nur eine davon eine Verpflichtung für diese Woche hat.
Das Tool zeigt eine gemeinsame Liste an, trifft die Entscheidung aber nicht für Sie. Legen Sie zuerst fest, wer Streitigkeiten über den Rang entscheidet und wann das Team zu dieser Entscheidung zurückkehren soll. Wenn das Problem bereits bei der Zuweisung von Verantwortung beginnt, lesen Sie auch wie man Aufgaben im Team aufteilt.
Prioritäten von Aufgaben legen Sie fest, indem Sie Wichtigkeit vom Fälligkeitsdatum trennen
Prioritäten von Aufgaben legen Sie fest, indem Sie zwei Fragen beantworten: Wann muss die Sache fertig sein, und was passiert, wenn sie nicht erledigt wird? Die erste Antwort liefert das Fälligkeitsdatum, die zweite hilft, den Rang zu vergeben. Ersetzen Sie das eine nicht durch das andere.
Auf Papier können Sie die Eisenhower-Matrix verwenden - eine Einteilung von Angelegenheiten in vier Felder nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Eine Aufgabe kann dringend und wichtig sein, wichtig ohne nahes Fälligkeitsdatum, dringend, aber wenig wichtig für das Unternehmensziel, oder weder dringend noch wichtig. Das ist eine Methode, um über Arbeit zu sprechen, keine Ansicht oder automatische Bewertung in Task Manager.
Am Mittwoch nimmt sich Marta fünf Angelegenheiten der Agentur vor. Drei davon zeigen, warum das Fälligkeitsdatum allein nicht ausreicht. Das Angebot für den Kunden Nord soll am Donnerstag rausgehen, und ohne es trifft der Kunde keine Entscheidung - es erhält ein nahes Fälligkeitsdatum und einen hohen Rang. Die Durchsicht der Materialien für die zukünftige Kampagne ist wichtig, aber für die kommende Woche geplant. Ein Telefonat wegen einer kleinen Korrektur soll heute stattfinden, obwohl es allein keine Umstellung des gesamten Plans erfordert. Jede Angelegenheit kommt auf die Liste, aber nicht jede braucht eine hohe Priorität.
Marta übernimmt ihre eigene Regel: Sie hebt gleichzeitig höchstens fünf Aufgaben hervor, denn so viele hat ihr Team beschlossen, diese Woche zuerst zu behandeln. Das ist ein von Menschen angenommenes Limit, keine Einschränkung des Programms. Kommt eine sechste hinzu, muss sie bestimmen, welche der bisherigen ihr Platz macht.
Morgens fragt sie sich: „Was muss heute das Haus verlassen?“. Wenn die Antwort „das Angebot“ lautet, bedeutet das nicht, dass die übrigen Arbeiten unwichtig sind. Es bedeutet nur, dass nicht alle vor dem Angebot Aufmerksamkeit brauchen. Auch eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum erfordert eine bewusste Entscheidung: Sie können sie ohne Datum lassen, aber tun Sie nicht so, als hätte sie dasselbe Fälligkeitsdatum wie eine Verpflichtung gegenüber dem Kunden.
Zwei Prioritätswerte reichen aus, wenn das Fälligkeitsdatum den Rest sagt
In Task Manager stellen Sie für eine Aufgabe die Priorität normal oder hoch ein und geben separat ein Fälligkeitsdatum an. Dadurch sieht das Team zwei unterschiedliche Informationen: den Rang der Arbeit und den Status ihres Fälligkeitsdatums. Die Priorität legen Sie beim Erstellen der Aufgabe fest oder ändern sie bei der Bearbeitung.
Am Mittwochmorgen öffnet Marta den Arbeitsbereich Marketing. Vor dem Status-Ring von Aufgaben mit hoher Priorität sieht sie einen orangefarbenen Punkt. Bei Aufgaben mit Fälligkeitsdatum zeigt der Kreis die Anzahl der Tage bis zum Erledigungsdatum oder die Anzahl der Tage danach mit Minuszeichen; beim Überfahren mit dem Mauszeiger ist das genaue Datum sichtbar. Eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum hat keinen solchen Kreis.
Die Farbe ergibt sich aus dem Status des Fälligkeitsdatums, nicht aus Martas Einschätzung: Rot bedeutet ein abgelaufenes Fälligkeitsdatum, Blau - ein heute fälliges, Grün - ein in den kommenden Tagen fälliges. Grau bedeutet eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene. Diese Regeln gelten in der Liste, im Board, im Kalender und in der Informationsleiste der geöffneten Aufgabe.
Wenn Sie ein Datum ohne Uhrzeit festlegen, bleibt die Aufgabe bis zum Ende des Tages „für heute“, rot wird sie erst am nächsten Tag. Erledigte und stornierte Aufgaben werden nicht als überfällig markiert.
Über der Liste befinden sich die Kacheln Fristgerecht, Für heute, Überfällig und Chat. Sie zeigen Zähler an, und ein Klick engt die Liste ein; ein weiterer Klick hebt die Einschränkung auf. Der Prioritätsfilter funktioniert separat. Sie können also zuerst überfällige Angelegenheiten prüfen und dann den Filter verwenden, um Aufgaben mit hoher Priorität zu sehen. Die Liste lässt sich auch nach Fälligkeitsdatum sortieren. Mehr zu einem solchen Überblick finden Sie im Artikel über das Einhalten von Fälligkeitsdaten im Team.
Task Manager verfügt nicht über eine fünfstufige Prioritätsskala oder eigene Rangbezeichnungen. Wenn Ihr Team solche Kennzeichnungen braucht, können zwei Werte zu wenig differenziert sein. In Martas Agentur funktioniert die Aufteilung anders: Eine hohe Priorität hebt ausgewählte Angelegenheiten hervor, während das Fälligkeitsdatum erlaubt, eine Aufgabe für heute von einer Aufgabe für nächste Woche zu unterscheiden.
Wer hat die Reihenfolge geändert? Schauen Sie in den Thread der Aufgabe
Wenn jemand die Priorität ändert, entsteht im Thread der Aufgabe eine Systemnachricht mit Uhrzeit. Darin ist sichtbar, wer und wann die Priorität der Aufgabe erhöht hat. Auch eine Änderung des Fälligkeitsdatums wird im Thread festgehalten; der Eintrag zeigt den vorherigen Wert, sodass Sie nachvollziehen können, wer und wann das Datum verschoben hat. Systemeinträge erfassen außerdem Änderungen von Status, Titel und beteiligten Personen der Aufgabe.
Am Donnerstag verschiebt Marek das Fälligkeitsdatum von „Angebot für Kunde Nord“ um zwei Tage. Marta muss nicht raten, ob sie das ursprüngliche Datum sieht: Im Thread findet sich die Spur der Änderung. Der Eintrag selbst erklärt jedoch nicht, warum Marek sie vorgenommen hat. Liegt der Grund in einer neuen Kundenanfrage, sollte Marek diese im Gespräch zur Aufgabe ergänzen. Dann stehen Entscheidung und Begründung nebeneinander.
Eine Erhöhung der Priorität hinterlässt eine ähnliche Spur. Sie fügt jedoch keinen Vermerk „(bearbeitet)“ bei der Aufgabe hinzu - dieser erscheint erst nach einer Änderung von Titel oder Beschreibung. Wenn Kollegen fragen, woher die neue Reihenfolge kommt, schauen Sie in den Thread, statt sich auf die Erinnerung an die letzte Besprechung zu verlassen.
Nicht jede Person, die eine Aufgabe verfolgt, muss sie auch auf ihrer eigenen To-do-Liste haben. Ein Beobachter sieht die Aufgabe und den Thread und kann Nachrichten schreiben, bearbeitet die Aufgabe aber nicht und ändert nicht ihren Status. Beobachtete Aufgaben erscheinen nicht in seinen Kacheln und Filtern Heute, Überfällig und Fristgerecht; Benachrichtigungen erhält er nur bei Erwähnungen. Das ist nützlich für eine Führungskraft, die über Entscheidungen Bescheid wissen will, ohne jede verfolgte Angelegenheit wie einen eigenen Termin zu behandeln. Ein umfassenderes Bild der Arbeit mit Aufgaben beschreibt der Leitfaden zum Aufgabenmanagement im Unternehmen.
Nach der Liste können Sie fragen, die Priorität aber nicht der KI überlassen
Der KI-Assistent kann eine Frage zu Ihren Aufgaben und Fälligkeitsdaten beantworten, statt Sie zu zwingen, die ganze Liste manuell durchzusehen. Er legt jedoch nicht die Priorität für Sie fest - Sie entscheiden, welche Arbeit Vorrang hat.
Am Freitag gibt Marta ein: „Zeig mir meine überfälligen Aufgaben“. Danach gibt sie im Fenster des KI-Assistenten „Priorität hoch, Status in Bearbeitung“ ein, um die Liste zu filtern. Der Assistent arbeitet innerhalb der Berechtigungen der fragenden Person; ein neuer Thread greift standardmäßig auf ihre eigenen Aufgaben zu. Wenn Sie einen breiteren Kontext benötigen, können Sie über die Schaltfläche Quellen oberhalb des Gesprächs zusätzliche Quellen angeben.
Eine dieser Quellen ist der Kalender mit Aufgabenfristen und Terminen. Der Standardzeitraum umfasst 90 Tage im Voraus und 30 Tage zurück, wobei der KI-Assistent bei einem sehr dicht gefüllten Kalender ältere Einträge auslassen kann und darüber informiert. So kann Marta den Angebotstermin mit einem Kundentermin abgleichen und anschließend selbst entscheiden, ob sie dessen Priorität anhebt.
Gespräche im Fenster des KI-Assistenten sind privat, auch gegenüber dem Administrator. Das Ergebnis können Sie sich beispielsweise vor dem Montags-Review in Tabellenform darstellen lassen. Prüfen Sie es, bevor Sie eine Entscheidung treffen: Die KI kann Fehler machen, und die Antwort ersetzt keine Absprachen mit dem Kunden. Siehe auch wie der KI-Assistent mit Aufgaben arbeitet.
Morgens Fälligkeitsdaten prüfen, im Laufe der Woche veraltete Priorität entfernen
Prioritäten werden nicht aussagekräftig, wenn Sie nur die Kennzeichnung „hoch“ hinzufügen, sie aber nie wieder entfernen. Legen Sie zwei Kontrollzeitpunkte fest: Prüfen Sie morgens die Aufgaben für heute und die überfälligen, und kontrollieren Sie einmal pro Woche, welche Aufgaben weiterhin eine hohe Priorität verdienen.
Marta aktiviert in den Einstellungen, im Bereich Profil, die Tägliche Aufgabenübersicht für 8:00 Uhr. Sie erhält einmal täglich eine Benachrichtigung mit der Anzahl und den Titeln ihrer eigenen nicht abgeschlossenen, nicht archivierten Aufgaben für heute sowie der überfälligen. Die Übersicht umfasst nicht die Aufgaben, die sie nur beobachtet. Die In-App-Benachrichtigung funktioniert auch ohne E-Mail-Versand. Eine E-Mail bei geschlossener Anwendung erfordert die Einrichtung eines CRON-Jobs auf dem Server, also eines wiederkehrenden technischen Aufgabenlaufs.
Für eine wichtige, aber noch nicht dringende Angelegenheit kann Marta eine Erinnerung „einen Tag vor Fälligkeit“ anfordern. Verschiebt sich das Fälligkeitsdatum der Aufgabe, verschiebt sich die Erinnerung entsprechend mit. Sie entsteht erst nach Bestätigung im Bestätigungsfenster. Ohne Fälligkeitsdatum der Aufgabe lässt sich die Erinnerung nicht an dessen Datum knüpfen - es bleibt dann eine gewöhnliche Erinnerung zu einer bestimmten Uhrzeit.
Eine große Aufgabe muss nicht allein deshalb „hoch“ priorisiert sein, weil sie viele Schritte umfasst. In der Beschreibung können Sie eine Checkliste hinzufügen: Beteiligte haken Punkte in der Aufgabenkarte ab, sehen einen gemeinsamen Fortschrittsbalken sowie eine Signatur bei erledigten Punkten. Das zeigt, was bereits erledigt wurde, ändert aber nicht die Priorität der Aufgabe. Wie man mit einer solchen Liste arbeitet, beschreibt To-do-Liste in Aufgabe und Chat.
Am Montag sortiert Marta die Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, überprüft die als hoch markierten Angelegenheiten und senkt die Priorität derjenigen, die keinen Vorrang mehr benötigt. Im Thread prüft sie außerdem, wer das Fälligkeitsdatum des Angebots für Nord verschoben hat und ob Marek den Grund ergänzt hat. Jetzt sieht ihr Team den Angebotstermin und die Priorität der übrigen Arbeiten getrennt voneinander.
Die Lizenz von Task Manager ist eine Dauerlizenz: Sie zahlen einmalig für die Anzahl der Plätze, ohne Abo pro Benutzer; sie umfasst 12 Monate Updates, danach ist eine Verlängerung optional. Die Variante Standard im Plan Starter für bis zu 8 Personen kostet 690 PLN.
Zählen Sie morgen die Aufgaben mit hoher Priorität und entfernen Sie sie bei denen, die diese Woche keinen Vorrang brauchen. Wenn Sie eine solche Liste im Programm sehen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Prioritäten hat eine Aufgabe in Task Manager?
Eine Aufgabe hat zwei Prioritäten: normal und hoch. Hohe Priorität wird durch einen orangefarbenen Punkt in der Liste hervorgehoben, und der Status des Fälligkeitsdatums wird durch eine separate Farbe angezeigt.
Zeigt Task Manager die Eisenhower-Matrix an?
Nein, die Eisenhower-Matrix ist eine Methode zur Ordnung von Angelegenheiten, keine Funktion von Task Manager. Das Ergebnis Ihrer Einschätzung können Sie als normale oder hohe Priorität sowie als Fälligkeitsdatum der Aufgabe festhalten.
Wie sieht man schnell dringende Aufgaben in der Liste?
Die Kacheln Für heute und Überfällig grenzen die Liste nach dem Status des Fälligkeitsdatums ein, und Aufgaben mit hoher Priorität wählen Sie über einen separaten Filter aus. Die Kacheln sind kein Filter nach Rang.
Sieht man, wer die Priorität erhöht oder das Fälligkeitsdatum verschoben hat?
Ja, Änderungen an Priorität und Fälligkeitsdatum bleiben im Thread als Systemnachrichten mit Uhrzeit erhalten. Bei einer Änderung des Fälligkeitsdatums ist auch der vorherige Wert sichtbar.
Legt der KI-Assistent selbst Prioritäten von Aufgaben fest?
Nein, der KI-Assistent entscheidet nicht für Sie über den Rang einer Aufgabe. Er kann Fragen zu den Ihnen zugänglichen Aufgaben und Fälligkeitsdaten beantworten und die Liste in seinem Fenster filtern.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
