Je úterý ráno a Ola z devítičlenné firmy Nord hledá na třech místech páteční rozhodnutí, zda má návrh webu odejít klientovi s tmavým pozadím. Marek si pamatuje jinou verzi a Magda, která projekt vede, je na dovolené. Dobrý program pro správu úkolů v malé firmě má takovou situaci odstranit, ne vytvořit deváté místo k prohledávání.
Program pro správu úkolů v malé firmě má zkrátit cestu k dokončení
Program pro správu úkolů ve firmě má zkrátit cestu od rozhodnutí k hotové práci. Po otevření aplikace ihned vidíte své úkoly, termíny a nové zprávy.
U pěti lidí může tabulka a společný chat ještě stačit. U devíti lidí záležitosti častěji přecházejí mezi jednotlivými osobami a jediný den nepřítomnosti může tým odříznout od kontextu.
Ve firmě Nord se Ola věnuje marketingu, Marek prodeji a Magda webovým projektům. Každý z nich potřebuje jinou část pracovních informací, ale firma nechce udržovat tři samostatné evidence.
Osm kritérií ověříte během týdenního testu na projektu Nord. Nečtěte jen seznam funkcí od výrobce. Přeneste skutečný projekt a sledujte, zda lidé nacházejí informace bez dalších pokynů.
1. Úkol má obsahovat vše, co o dané záležitosti hledáte
Samotný název a termín nestačí. Úkol by měl uchovávat popis, přiřazené osoby, prioritu, stav a konverzaci o jeho provedení.
V aplikaci Task Manager může mít úkol stav: bez stavu, probíhá, hotovo nebo zrušeno. Stav změníte v seznamu nebo nabídce, aniž byste otevírali celé vlákno. Podrobnosti o fungování najdete na stránce funkce úkoly v aplikaci Task Manager.
Samostatné systémové zprávy zaznamenávají změnu stavu, priority a názvu i přidání nebo odebrání osoby. Úprava samotného popisu nevytváří systémový záznam - u jména se zobrazí označení „(upraveno)“.
Popis může obsahovat interaktivní seznam úkolů. Ola odškrtne „texty“, Magda „návrh projektu“ a ukazatel zobrazí „2 ze 4 hotovo“. Avatar u položky ukazuje, kdo ji označil, a stav seznamu vidí všichni účastníci úkolu.
Test je jednoduchý: vytvořte jeden úkol a celý týden v něm řešte danou záležitost. Následující pondělí se pokuste zrekonstruovat rozhodnutí, změny termínu a aktuální stav bez nahlížení do pošty.
2. Oddělte projekty, ale nebudujte firmu znovu
Jeden společný seznam přestává pomáhat, když se v něm mísí desítky úkolů z různých oblastí. Rozdělte práci tak, aby každý viděl potřebné projekty a zároveň bylo možné vše zkontrolovat z jednoho místa.
Pracovní prostor je prostor, který sdružuje úkoly a chaty projektu, týmu nebo tématu. Položka „Vše“ zobrazuje položky ze všech pracovních prostorů, takže neztratíte přehled o celé firmě. Další příklady rozdělení najdete v popisu pracovních prostorů.
Nord vytváří pracovní prostory „Marketing“, „Nový web“ a „Prodej“. Marek uvidí projekt webu až poté, co k němu bude přiřazen. U mnoha krátkých zakázek může pracovní prostor odpovídat oddělení a u několika velkých realizací - projektu.
Číslo u názvu pracovního prostoru ukazuje nepřečtené úkoly a chaty. Jakmile vše přečtete, zmizí, a bublina po najetí ukáže celkový počet položek. Po dokončení projektu pracovní prostor archivujete - zmizí ze seznamu, ale data zůstanou zachována.
3. Úkoly po termínu a dnešní úkoly musíte vidět, aniž byste je otevírali
Termín a počítadlo umožňují okamžitě rozpoznat úkol po termínu, dnešní, budoucí nebo uzavřený úkol. Nemusíte otevírat každý úkol, abyste mohli provést první kontrolu dne.
V aplikaci Task Manager červená označuje úkol po termínu, modrá dnešní termín, zelená termín v následujících dnech a šedá chybějící termín nebo uzavřený úkol. Tato označení fungují stejně v seznamu, na Tabuli, v panelu Seznam kalendáře i v otevřeném úkolu.
Pokud neuvedete čas, úkol zůstane „na dnes“ až do konce dne. Červeným se označí až následující den. Hotové a zrušené úkoly se nepočítají jako úkoly po termínu.
Ve čtvrtek v 8:50 Ola otevře ranní přehled. Vidí „Projekt webu“ s termínem v 15:00 a jeden úkol po termínu. Kroužek u karty uvádí počet dní, oranžová tečka označuje vysokou prioritu a počítadlo zpráv ukazuje nepřečtenou konverzaci.
Čtyři dlaždice nad seznamem - S termínem, Na dnes, Po termínu a Chat - slouží jako počítadla a filtry. Centrum oznámení může upozornit hodinu před termínem úkolu, 15 minut před událostí a v okamžiku jejího zahájení. Oznámení přicházejí třemi nezávislými kanály - v aplikaci, e-mailem a jako oznámení prohlížeče - přičemž pro každý z nich si samostatně vybíráte typy událostí.
4. Tři zobrazení musí ukazovat stejná data
Seznam, Tabule a Kalendář by měly pracovat se stejnými kartami. Změna zobrazení nesmí vyžadovat kopírování úkolu ani opětovné zadávání termínu.
Marek řídí prodej ze seznamu, Magda plánuje práci na Tabuli a Ola kontroluje denní plán v Kalendáři. Každý z nich otevře stejné vlákno „Projekt webu“.
Na Tabuli tvoří sloupce Pracovní prostory, nikoli stavy klasického Kanbanu. Ve sloupcích jsou sekce Oblíbené, Úkoly a Chaty. Pořadí sloupců a karet můžete měnit a Ctrl+Z vrátí poslední přesun.
Kalendář nabízí zobrazení 1, 2, 3, 5 a 7 dnů a panel Seznam. Zobrazuje úkoly s termínem, události, připomenutí a nepřítomnosti týmu. Přetažením úkolu se termín mění po 15 minutách, Esc přesun přeruší a Ctrl+Z umožňuje vrátit až 20 změn.
Během testu požádejte tři osoby, aby provedly stejný scénář: najděte úkol, zkontrolujte termín a doplňte dohodnuté informace. Každá osoba ať použije jiné zobrazení. Pokud je výsledek stejný, nástroj nerozděluje tým do oddělených informačních toků.
5. Konverzace musí zůstat u dané záležitosti
Chat slouží pro dotazy bez vlastního stavu a termínu, zatímco úkol uchovává závazek, odpovědnou osobu a datum dokončení. Toto rozdělení umožňuje převést dohodu z konverzace do konkrétní práce, aniž byste ji museli hledat v soukromém komunikátoru.
V aplikaci Task Manager patří chat do pracovního prostoru a má vlastní účastníky. Zprávy v něm fungují stejně jako ve vlákně úkolu. Způsob práce popisuje stránka týmové chaty.
V pátek Marek napíše do chatu, že Magda připraví maketu do čtvrtka. Tým přijme jedno pravidlo: pokud z konverzace vznikne závazek, ve stejné minutě se vytvoří úkol s odpovědnou osobou a termínem.
Enter odešle zprávu, Shift+Enter přidá nový řádek a příspěvky jedné osoby odeslané během pěti minut se mohou spojit do jednoho bloku. Řádek „Nové“ označuje nejstarší nepřečtenou zprávu. Při neúspěšném odeslání se napsaný text nesmaže.
6. Program otestujte očima běžného uživatele
Otestujte program pomocí účtu zaměstnance, který není administrátorem a má přístup pouze k části projektů. Tak zjistíte, zda oprávnění odpovídají skutečné práci týmu.
Task Manager má dvě globální role: administrátor a uživatel. Přístup nastavujete samostatně v každém pracovním prostoru určením správce prostoru a oprávnění k přidávání úkolů a chatů. Podrobnosti najdete v popisu uživatelů a rolí.
Nový uživatel obdrží pozvánku e-mailem a sám si nastaví heslo. Když z firmy odejde, účet deaktivujete namísto smazání dat a licenční místo se uvolní k dalšímu využití.
V pondělí se přihlaste jako Marek, nikoli jako administrátor. Dejte mu minutu na nalezení úkolu, termínu a pole pro odpověď. Zkontrolujte také, zda nevidí projekt, ke kterému nebyl přiřazen. Poznámky a konverzace s AI asistentem zůstávají soukromé i před administrátorem.
7. Zeptejte se přímo, kde jsou uloženy soubory a databáze
Task Manager ukládá soubory PHP a databázi MySQL nebo MariaDB na hostingu zákazníka. K instalaci stačí běžný sdílený hosting s PHP 8.1+ a rozšířeními pdo_mysql, openssl a mbstring.
Odpověď na otázku, kde jsou data uložena, by měla být krátká a jednoznačná. Pokud ji dodavatel nedokáže poskytnout, zaznamenejte to před výběrem programu jako riziko.
Instalační program vás provede pěti obrazovkami. Technické požadavky popisuje stránka Instalace na vašem hostingu.
Prohlížeč načítá knihovny, písma, ikony a avatary ze serveru zákazníka, takže aplikace může fungovat v síti bez přístupu k internetu. Úkoly, Chaty, Pracovní prostory, Tabule, Kalendář a oznámení fungují bez AI.
Pokud Nord zapne AI asistenta, dotaz s potřebným kontextem bude odeslán vybranému poskytovateli pomocí firemního klíče: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Firma platí přímo poskytovateli bez marže aplikace Task Manager.
Aktualizaci spouští administrátor v Nastavení → Aktualizace, při platné licenci. Aplikace ji stáhne a nainstaluje, obvykle bez FTP, tedy bez ručního přenosu souborů na server. CRON, tedy plánovač úloh na serveru, je volitelný a slouží k odesílání e-mailů na pozadí, když je aplikace zavřená.
8. Spočítejte tři roky, ne první měsíc
Porovnejte náklady pro současný tým, tým rozšířený o tři osoby a celé tři roky. Samostatně si poznamenejte počáteční poplatek, prodloužení, způsob počítání uživatelských míst a náklady na přechod na vyšší plán.
Task Manager má jednorázový poplatek podle počtu uživatelských míst a trvalou licenci. Cena zahrnuje 12 měsíců aktualizací. Poté můžete prodloužit přístup k novým vydáním, nebo dál používat nainstalovaný program bez dalších poplatků.
Starter zahrnuje až 8 osob a stojí 690 zł, Classic až pro 20 osob stojí 1 490 zł a Max až pro 35 osob stojí 2 290 zł ve variantě Standard. Pro více než 35 osob je určen Enterprise s individuální cenovou nabídkou.
Na začátku zaplatí 1 490 zł. Po roce může zaplatit 447 zł za další rok aktualizací, nebo pokračovat v práci bez prodloužení. Tři roky se dvěma prodlouženími stojí 2 384 zł.
Varianta Pro přidává Poštu, Soubory, Automatizace, šifrování obsahu AES-256 a Firemní znalosti. Plán Classic ve variantě Pro stojí 3 990 Kč. Vzdálená instalace stojí 299 Kč ve Starteru, od plánu Classic je v ceně.
Fluktuace zaměstnanců nevyžaduje nákup nového místa, protože deaktivací účtu se uživatelské místo uvolní. Pokud aplikace nemá platnou licenci, přejde do režimu pouze pro čtení: data lze prohlížet, ale změny nelze ukládat. Pravidla plateb popisuje stránka Trvalá licence.
Formulář výběru: osm otázek pro každý program
Tabulka mění obchodní prezentaci na osm ověřitelných otázek. Každé kritérium hodnotíte na základě skutečných dat, nikoli tvrzení na webu dodavatele.
| Kritérium | Otázka ke kontrole | Očekávaný výsledek | Varovný signál |
|---|---|---|---|
| Úkol | Dokážete z jediné karty zjistit popis, osoby, termín, stav a konverzaci? | Celá historie dané záležitosti je na jednom místě. | Rozhodnutí stále hledáte v poště a chatu. |
| Rozdělení práce | Dokážete oddělit projekty a přiřadit k nim správné osoby? | Zaměstnanec vidí pouze potřebné prostory. | Všichni procházejí jeden společný seznam. |
| Termíny | Poznáte bez otevření úkolu, co je naplánováno na dnešek a co je po termínu? | Barvy, počítadla a filtry zobrazují plán dne. | Termín je vidět až v podrobnostech. |
| Zobrazení | Zobrazují Seznam, Tabule a Kalendář stejná data? | Změna zobrazení nevytváří kopii úkolu. | Každé zobrazení vyžaduje samostatný záznam. |
| Komunikace | Zůstává konverzace u úkolu nebo projektu? | Dohodnuté informace lze najít společně s výsledkem práce. | Rozhodnutí zůstávají výhradně v komunikátoru. |
| Oprávnění | Vidí běžný uživatel pouze své prostory? | Přístup odpovídá roli v projektu. | Každý má přístup ke všem záležitostem. |
| Data | Dokážete určit server, databázi a cestu dat AI? | Odpověď je krátká a jednoznačná. | Není jasné, kam data putují. |
| Náklady | Dokážete spočítat náklady na současný tým za tři roky? | Znáte počáteční poplatky, poplatky za prodloužení a cenové limity. | Ceník neukazuje, jak se náklady zvýší s růstem týmu. |
Zítra zahajte týdenní test s projektem, který dnes řešíte v e-mailech a chatu. Za 15 minut přeneste pět úkolů, tři osoby, dva termíny a několik zpráv. Pozítří proveďte druhý krok stejného testu: zkuste zjistit stav prací pouze z programu. Můžete začít s Demo.
Nejčastější dotazy
Jaký program pro správu úkolů vybrat pro malou firmu s 5-15 zaměstnanci?
Vyberte program, který udrží úkol, osoby, termín a konverzaci pohromadě, umožní oddělit projekty a nabídne vyčíslitelné náklady na tři roky. Ostatní prvky zhodnoťte pomocí osmi otázek z formuláře.
Stačí malé firmě tabulka se seznamem úkolů?
Tabulka stačí pro několik desítek jednoduchých záležitostí. Přestává stačit, když potřebujete konverzaci u úkolu, oznámení, oprávnění a záznam o změně termínu.
Musí každý zaměstnanec vidět všechny úkoly?
Ne, v aplikaci Task Manager uživatel vidí pracovní prostory, ke kterým byl přiřazen. Oprávnění k přidávání úkolů a chatů nastavujete samostatně v každém pracovním prostoru.
Funguje Task Manager bez AI?
Ano, úkoly, chaty, pracovní prostory, Tabule, Kalendář a oznámení fungují bez připojení modelu. AI asistenta můžete později spustit s vlastním klíčem od vybraného poskytovatele.
Jak dlouho trvá ověření programu v praxi?
Týden stačí k otestování jednoho skutečného projektu s pěti úkoly, třemi osobami, dvěma termíny a konverzací ve vlákně. Následující den zkuste z programu zjistit aktuální stav prací.
Zdroje
- Task Manager, Úkoly
- Task Manager, Pracovní prostory
- Task Manager, Chaty
- Task Manager, Tabule
- Task Manager, Kalendář
- Task Manager, Centrum oznámení
- Task Manager, Uživatelé a role
- Task Manager, Instalace na vašem hostingu
- Task Manager, Váš model, váš klíč
- Task Manager, Trvalá licence
- Task Manager, Aktualizace
- Task Manager, Úkoly (návod)
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
