Kedd reggel van, és Ola a kilencfős Nord cégnél három helyen keresi a pénteki döntést arról, hogy sötét háttérrel kell-e elküldeni a weboldal látványtervét az ügyfélnek. Marek más verzióra emlékszik, a projektet vezető Magda pedig szabadságon van. Egy kisvállalkozásoknak készült jó feladatkezelő programnak meg kell szüntetnie az ilyen helyzeteket, nem pedig egy kilencedik keresendő helyet létrehoznia.
A kisvállalkozásoknak készült feladatkezelő programnak le kell rövidítenie a megvalósításhoz vezető utat
Egy céges feladatkezelő programnak le kell rövidítenie a döntéstől az elvégzett munkáig vezető utat. Az alkalmazás megnyitása után azonnal láthatod a feladataidat, a határidőket és az új üzeneteket.
Öt fő esetén egy táblázat és egy közös csevegés még elegendő lehet. Kilenc főnél az ügyek gyakrabban kerülnek át egyik embertől a másikhoz, és akár egyetlen nap távollét is elvághatja a csapatot a szükséges háttér-információktól.
A Nordnál Ola a marketinget, Marek az értékesítést, Magda pedig a weboldalprojekteket vezeti. Mindegyiküknek más munkarészre van szüksége, de a cég nem akar három külön nyilvántartást fenntartani.
A nyolc szempontot a Nord projektjén végzett egyhetes teszt során ellenőrizheted. Ne csak a gyártó funkciólistáját olvasd el. Vigyél át egy valós projektet, és figyeld meg, hogy az emberek további útmutatás nélkül megtalálják-e az információkat.
1. A Feladatnak mindent tartalmaznia kell, amit az üggyel kapcsolatban keresel
A név és a határidő önmagában nem elegendő. A Feladatnak tartalmaznia kell a leírást, a hozzárendelt személyeket, a prioritást, az állapotot és a megvalósítással kapcsolatos beszélgetést.
A Task Managerben egy feladat állapota lehet: nincs állapot, folyamatban, kész vagy törölve. Az állapotot a listából vagy a menüből módosíthatod, a teljes Beszélgetésszál megnyitása nélkül. A működés részleteit a Task Manager feladatai funkcióoldalon találod.
Külön rendszerüzenetek dokumentálják az állapot, a prioritás és a név módosítását, valamint egy személy hozzáadását vagy eltávolítását. A leírás szerkesztése önmagában nem hoz létre rendszerbejegyzést - a név mellett a „(szerkesztve)” jelölés jelenik meg.
A leírás kattintható Teendőlistát is tartalmazhat. Ola kipipálja a „szövegek”, Magda a „projektvázlat” elemet, a sáv pedig azt mutatja, hogy „2 / 4 kész”. Az elem melletti avatár jelzi, ki pipálta ki, a lista állapotát pedig a feladat minden résztvevője látja.
A teszt egyszerű: hozz létre egy Feladatot, és egy héten át abban kezeld az ügyet. A következő hétfőn próbáld meg rekonstruálni a döntéseket, a határidő módosításait és az aktuális állapotot anélkül, hogy belenéznél a levelezésbe.
2. Különítsd el a projekteket, de ne építsd fel újra a céget
Egyetlen közös lista már nem segít, ha különböző területek több tucat feladatát keveri össze. Úgy oszd fel a munkát, hogy mindenki lássa a számára szükséges projekteket, miközben az egész továbbra is áttekinthető marad egy helyről.
A Munkaterület egy projekt, csapat vagy téma feladatait és csevegéseit csoportosító tér. A „Minden” menüpont az összes Munkaterület elemeit megjeleníti, így továbbra is átláthatod az egész céget. További felosztási példákat a Munkaterületek leírásában találsz.
A Nord létrehozza a „Marketing”, az „Új weboldal” és az „Értékesítés” Munkaterületeket. Marek csak akkor látja a weboldalprojektet, ha hozzárendelik. Sok rövid megbízás esetén a Munkaterület megfelelhet egy részlegnek, néhány nagy projekt esetén pedig egy projektnek.
A Munkaterület neve melletti szám az olvasatlan feladatokat és csevegéseket mutatja. Ha mindent elolvastál, eltűnik, az egérmutatót fölé helyezve megjelenő buborék pedig az elemek teljes számát mutatja. A projekt befejezése után archiválhatod a Munkaterületet - eltűnik a listáról, de az adatok megmaradnak.
3. A lejárt és a mai feladatokat megnyitás nélkül is látnod kell
A határidő és a számláló segítségével azonnal felismerheted a lejárt, a mai, a jövőbeli vagy a lezárt ügyeket. A nap első áttekintéséhez nem kell minden Feladatot megnyitnod.
A Task Managerben a piros a lejárt feladatot, a kék a mai határidőt, a zöld a következő napokra eső határidőt, a szürke pedig a határidő nélküli vagy lezárt feladatot jelöli. Ezek a jelölések ugyanúgy működnek a listán, a Táblán, a Naptár Lista paneljén és a megnyitott Feladatban.
Ha nem adsz meg időpontot, a Feladat a nap végéig „mai” marad. Csak másnap vált pirosra. A kész és törölt feladatok nem számítanak lejártnak.
Csütörtökön 8:50-kor Ola megnyitja a reggeli eligazítást. Látja a „Weboldalprojekt” feladatot 15:00-s határidővel, valamint egy lejárt feladatot. A kártya melletti kör a napok számát mutatja, a narancssárga pont magas prioritást jelez, az üzenetszámláló pedig egy olvasatlan beszélgetést.
A lista feletti négy csempe - Határidős, Ma, Lejárt és Csevegés - számlálóként és szűrőként is működik. Az Értesítési központ emlékeztethet egy órával a Feladat határideje előtt, 15 perccel egy esemény előtt, valamint annak kezdetekor. Az értesítések három független csatornán érkeznek - az alkalmazásban, e-mailben és böngészőértesítésként -, és mindegyiknél külön kiválaszthatod az eseménytípusokat.
4. A három nézetnek ugyanazokat az adatokat kell megjelenítenie
A Listának, a Táblának és a Naptárnak ugyanazokkal a kártyákkal kell működnie. A nézetváltás nem igényelheti a feladat másolását vagy a határidő újbóli megadását.
Marek a listából kezeli az értékesítést, Magda a Táblán szervezi a munkát, Ola pedig a Naptárban ellenőrzi a napi tervet. Mindannyian ugyanazt a „Weboldalprojekt” beszélgetésszálat nyitják meg.
A Táblán az oszlopok a Munkaterületeket jelölik, nem a klasszikus Kanban állapotait. Az oszlopokban a Kedvencek, a Feladatok és a Csevegések szakaszok találhatók. Módosíthatod az oszlopok és a kártyák sorrendjét, a Ctrl+Z pedig visszavonja az utolsó műveletet.
A Naptár 1, 2, 3, 5 és 7 napos nézeteket, valamint Lista panelt kínál. Megjeleníti a határidővel rendelkező feladatokat, az eseményeket, az emlékeztetőket és a csapat távolléteit. A feladat húzásával 15 perces lépésekben módosíthatod a határidőt, az Esc megszakítja a mozgatást, a Ctrl+Z pedig akár 20 módosítás visszavonását is lehetővé teszi.
A teszt során kérj meg három embert ugyanannak a forgatókönyvnek a végrehajtására: keressék meg a feladatot, ellenőrizzék a határidőt, és egészítsék ki egy megállapodással. Mindegyikük más nézetet használjon. Ha az eredmény ugyanaz, az eszköz nem osztja külön információs folyamatokra a csapatot.
5. A beszélgetés maradjon az ügy mellett
A csevegés a saját állapot és határidő nélküli kérdésekre szolgál, a feladat pedig a vállalást, a felelős személyt és a teljesítés dátumát tárolja. Ez a felosztás lehetővé teszi, hogy a beszélgetés során született megállapodásból munka legyen anélkül, hogy egy privát üzenetküldőben kellene keresni.
A Task Managerben a csevegés egy Munkaterülethez tartozik, és saját résztvevői vannak. Az üzenetek ugyanúgy működnek benne, mint egy feladat beszélgetésszálában. A munkamódszert a csapatcsevegések oldal mutatja be.
Pénteken Marek azt írja a csevegésben, hogy Magda csütörtökig elkészíti a makettet. A csapat egyetlen szabályt követ: ha egy beszélgetésből vállalás születik, ugyanabban a percben létrejön egy feladat felelőssel és határidővel.
Az Enter elküldi az üzenetet, a Shift+Enter új sort ad hozzá, az ugyanazon személy által öt percen belül elküldött bejegyzések pedig egyetlen blokkba egyesülhetnek. Az „Új” vonal a legrégebbi olvasatlan üzenetet jelzi. A sikertelen küldés nem törli a beírt szöveget.
6. Teszteld a programot egy átlagos felhasználó szemével
Teszteld a programot egy olyan alkalmazott fiókjával, aki nem rendszergazda, és csak a projektek egy részéhez fér hozzá. Így ellenőrizheted, hogy a jogosultságok megfelelnek-e a csapat tényleges munkájának.
A Task Manager két globális szerepkörrel rendelkezik: rendszergazda és felhasználó. A hozzáférést minden Munkaterületen külön állíthatod be a tér rendszergazdájának, valamint a feladatok és csevegések hozzáadására vonatkozó jogosultságoknak a megadásával. A részleteket a felhasználók és szerepkörök leírása mutatja be.
Az új munkatárs e-mailben kap meghívót, és maga állítja be a jelszavát. Amikor távozik a cégtől, az adatok törlése helyett deaktiválod a fiókját, a licencelt felhasználói hely pedig újra felhasználhatóvá válik.
Hétfőn Marek fiókjával jelentkezz be, ne rendszergazdaként. Adj neki egy percet, hogy megtalálja a feladatot, a határidőt és a válaszmezőt. Azt is ellenőrizd, hogy nem látja-e azt a projektet, amelyhez nincs hozzárendelve. A Jegyzetek és az AI-asszisztenssel folytatott beszélgetések még a rendszergazda előtt is privátak maradnak.
7. Kérdezz rá közvetlenül, hol találhatók a fájlok és az adatbázis
A Task Manager a PHP-fájlokat és a MySQL- vagy MariaDB-adatbázist az ügyfél tárhelyén tárolja. A telepítéshez elegendő egy szokványos megosztott tárhely PHP 8.1+ verzióval, valamint pdo_mysql, openssl és mbstring bővítményekkel.
Az adattárolás helyére vonatkozó kérdésre adott válasznak rövidnek és egyértelműnek kell lennie. Ha a gyártó nem tud válaszolni rá, azt a program kiválasztása előtt kockázatként jegyezd fel.
A telepítő öt képernyőn vezet végig. A technikai követelményeket a Telepítés a saját tárhelyedre oldal ismerteti.
A böngésző a programkönyvtárakat, betűtípusokat, ikonokat és avatarokat az ügyfél szerveréről tölti le, így az alkalmazás internet-hozzáférés nélküli hálózatban is működhet. A Feladatok, a Csevegések, a Munkaterületek, a Tábla, a Naptár és az értesítések AI nélkül is működnek.
Ha a Nord bekapcsolja az AI-asszisztenst, a kérés a szükséges kontextussal együtt a cég saját kulcsával jut el a kiválasztott szolgáltatóhoz: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. A cég közvetlenül a szolgáltatóval számol el, a Task Manager felára nélkül.
A frissítést az adminisztrátor indítja el a Beállítások → Frissítések menüpontban, érvényes licenc mellett. Az alkalmazás letölti és telepíti, általában FTP nélkül, vagyis fájlok szerverre való kézi feltöltése nélkül. A CRON, azaz a szerver feladatütemezője, opcionális, és háttérben küldött e-mailekhez szükséges, amikor az alkalmazás be van zárva.
8. Három évvel számolj, ne az első hónappal
Hasonlítsd össze a költségeket a jelenlegi csapatra, egy három fővel nagyobb csapatra és teljes három évre. Külön jegyezd fel a kezdeti díjat, a megújításokat, a felhasználói helyek számítási módját és a magasabb csomagra váltás költségét.
A Task Managerben a felhasználói helyek száma alapján egyszeri díjat kell fizetni, a licenc pedig örökös. Az ár 12 hónapnyi frissítést tartalmaz. Később megújíthatod az új kiadásokhoz való hozzáférést, vagy további díjak nélkül használhatod tovább a telepített programot.
A Starter legfeljebb 8 főt foglal magában, és 690 zł összegbe kerül, a Classic legfeljebb 20 főre 1 490 zł, a Max pedig legfeljebb 35 főre 2 290 zł a Standard változatban. 35 fő felett egyedi árazású Enterprise csomag érvényes.
Kezdetben 1 490 zł összeget fizet. Egy év után 447 zł összeget fizethet a következő év frissítéseiért, vagy megújítás nélkül használhatja tovább a programot. Három év két megújítással 2 384 zł összegbe kerül.
A Pro változat hozzáadja a Levelezést, a Fájlokat, az Automatizálásokat, az AES-256 titkosítást és a Vállalati tudásbázist. A Classic csomag Pro változatban 3 990 zł-ba kerül. A távoli telepítés a Starterben 299 zł, a Classic csomagtól kezdve pedig az árban benne van.
A munkatársak cserélődése nem igényli új felhasználói hely vásárlását, mivel a fiók deaktiválása felszabadítja a helyet. Ha az alkalmazás nem rendelkezik érvényes licenccel, csak olvasható módba vált: az adatok megtekinthetők, de a módosítások nem menthetők. Az elszámolás szabályait az Örökös licenc oldal ismerteti.
Választási táblázat: nyolc kérdés minden programhoz
A munkalap nyolc ellenőrizhető kérdéssé alakítja az értékesítési prezentációt. Minden szempontot valós adatok alapján értékelsz, nem a gyártó weboldalán szereplő állítások szerint.
| Szempont | Ellenőrzendő kérdés | Elvárt eredmény | Figyelmeztető jel |
|---|---|---|---|
| Feladat | Egyetlen kártyáról visszakereshető a leírás, a résztvevők, a határidő, az állapot és a beszélgetés? | Az ügy teljes előzménye egy helyen található. | A döntéseket továbbra is a levelezésben és a csevegésben kell keresned. |
| A munka felosztása | El tudod különíteni a projekteket, és hozzájuk tudod rendelni a megfelelő személyeket? | A munkatárs csak a számára szükséges tereket látja. | Mindenki ugyanazt a közös listát böngészi. |
| Határidők | A feladat megnyitása nélkül felismered a mai és a lejárt ügyeket? | A színek, számlálók és szűrők megmutatják a napi tervet. | A határidő csak a részletekben látható. |
| Nézetek | A Lista, a Tábla és a Naptár ugyanazokat az adatokat jeleníti meg? | A nézetváltás nem hoz létre másolatot a feladatról. | Minden nézethez külön bejegyzés szükséges. |
| Kommunikáció | A beszélgetés a feladathoz vagy a projekthez kapcsolva marad? | A megállapodás a megvalósítással együtt megtalálható. | A döntések kizárólag a csevegőalkalmazásban maradnak. |
| Jogosultságok | Egy átlagos felhasználó csak a saját munkaterületeit látja? | A hozzáférés megfelel a projektben betöltött szerepnek. | Mindenki minden ügyhöz hozzáfér. |
| Adatok | Meg tudod nevezni a szervert, az adatbázist és az AI-adatok útját? | A válasz rövid és egyértelmű. | Nem lehet tudni, hová kerülnek az adatok. |
| Költség | Ki tudod számolni a jelenlegi csapat hároméves költségét? | Ismered a kezdeti díjakat, a megújítási költségeket és a díjsávokat. | Az árlista nem mutatja meg a csapat bővülésének költségét. |
Holnap kezdj egyhetes tesztet egy olyan projekttel, amelyet ma még e-mailben és csevegésben kezeltek. 15 perc alatt vigyél át öt feladatot, három személyt, két határidőt és néhány üzenetet. Holnapután végezd el ugyanennek a tesztnek a második lépését: próbáld meg kizárólag a programból megállapítani a munkák állapotát. Kezdheted a Demo megtekintésével.
Gyakori kérdések
Milyen feladatkezelő programot válasszon egy 5-15 fős kisvállalkozás?
Olyan programot válassz, amely egy helyen tartja a feladatot, a résztvevőket, a határidőt és a beszélgetést, lehetővé teszi a projektek elkülönítését, és három évre előre kiszámítható költséget kínál. A többi szempontot a táblázat nyolc kérdésével értékeld.
Elég egy feladatlistát tartalmazó táblázat egy kisvállalkozásnak?
Egy táblázat elegendő néhány egyszerű ügy kezeléséhez. Akkor válik kevéssé, amikor a feladat mellett beszélgetésre, értesítésekre, jogosultságokra és a határidő módosításának rögzítésére is szükséged van.
Minden alkalmazottnak látnia kell minden feladatot?
Nem, a Task Managerben a felhasználó csak azokat a Munkaterületeket látja, amelyekhez hozzárendelték. A feladatok és csevegések hozzáadására vonatkozó jogosultságokat minden Munkaterületen külön állíthatod be.
Működik a Task Manager AI nélkül?
Igen, a feladatok, a csevegések, a Munkaterületek, a Tábla, a Naptár és az értesítések modell csatlakoztatása nélkül is működnek. Az AI-asszisztenst később a választott szolgáltatótól kapott saját kulcsoddal indíthatod el.
Mennyi időt vesz igénybe a program gyakorlati kipróbálása?
Egy hét elegendő egy valós projekt tesztelésére öt feladattal, három személlyel, két határidővel és egy Beszélgetésszálon folytatott beszélgetéssel. Másnap próbáld meg a program alapján összefoglalni a munka aktuális állapotát.
Források
- Task Manager, Feladatok
- Task Manager, Munkaterületek
- Task Manager, Csevegések
- Task Manager, Tábla
- Task Manager, Naptár
- Task Manager, Értesítési központ
- Task Manager, Felhasználók és szerepkörök
- Task Manager, Telepítés a saját tárhelyedre
- Task Manager, Saját modell, saját kulcs
- Task Manager, Örökös licenc
- Task Manager, Frissítések
- Task Manager, Feladatok (útmutató)
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
