Un bon logiciel de gestion des tâches pour une petite entreprise doit montrer ce qu'il reste à faire, qui en est responsable et où sont consignées les décisions. Pour une équipe de 5 à 15 personnes, la simplicité du travail quotidien, le contrôle des accès et un modèle de coûts prévisible sont tout aussi importants.
Une équipe de 5 à 15 personnes a besoin d'ordre, pas d'une administration complexe
Imaginez une entreprise qui a démarré avec cinq personnes. Le dirigeant connaissait tous les sujets en cours, et les décisions tenaient dans un tableur et quelques conversations. Après avoir recruté d'autres personnes, l'entreprise mène plusieurs projets en parallèle, les tâches passent d'un service à l'autre, et l'absence d'une seule personne complique la recherche des décisions prises.
Cela ne veut pas dire qu'une telle équipe a besoin d'un système avec des dizaines de formulaires. Le logiciel doit raccourcir le chemin entre la décision et son exécution. En ouvrant l'application, un salarié doit pouvoir retrouver ses tâches, ses échéances et ses nouveaux messages.
Exemple : l'entreprise Nord emploie neuf personnes. Ola s'occupe du marketing, Marek des ventes, et Magda conçoit des maquettes de sites. Chacun doit voir son propre travail, mais le dirigeant a aussi besoin d'une vue d'ensemble des projets en cours. Ce scénario mérite d'être reproduit lors des tests de l'outil.
1. Une tâche doit contenir toutes les informations
Le nom de la tâche et l'échéance seuls ne suffisent pas. Une tâche doit contenir une description, les personnes responsables, une priorité, un statut et une discussion sur son exécution. Ainsi, la question « où avons-nous convenu des corrections ? » ne se termine pas par une fouille dans la messagerie et le chat.
Dans Task Manager, une tâche a l'un des quatre états suivants : sans statut, en cours, terminée ou annulée. Vous pouvez assigner des personnes, définir une priorité et une échéance avec ou sans heure, et échanger dans la discussion sous la description.
Des messages système dans le fil enregistrent les changements de statut, d'échéance, de priorité et de nom, ainsi que l'ajout ou le retrait de personnes assignées. Ce n'est pas un journal exhaustif de chaque opération, mais il permet de vérifier les changements les plus importants concernant l'exécution de la tâche.
La liste de tâches dans la description est également utile. L'équipe coche ses points sans ouvrir l'édition, voit la barre de progression et la personne qui a validé chaque point. La page de fonctionnalités Tâches présente d'autres possibilités.
2. Les projets et les services doivent être séparés
Une liste commune unique devient illisible avec le temps. Le marketing n'a pas besoin de voir chaque tâche des ventes, et la personne qui travaille sur le site d'un client ne devrait pas consulter les sujets administratifs.
Dans Task Manager, vous répartissez le travail en Espaces de travail, par exemple « Marketing », « Nouveau site web » et « Ventes ». Chaque Espace de travail regroupe des tâches et des discussions et possède son propre ensemble de membres et d'autorisations. L'entrée « Tout » affiche en même temps les tâches et les discussions de tous les Espaces de travail accessibles à l'utilisateur.
Ce découpage doit correspondre à la façon dont l'entreprise travaille réellement. Si vous réalisez de nombreuses missions courtes, un Espace de travail peut représenter un service, et les tâches des missions concrètes. Avec quelques grands projets, un espace distinct pour chacun peut faciliter la navigation. La page Espaces de travail décrit les principes de ce découpage.
3. Les échéances doivent être visibles sans ouvrir chaque tâche
Un logiciel de gestion des tâches doit d'emblée distinguer les sujets en retard, ceux du jour et ceux prévus plus tard. Si l'échéance n'apparaît qu'après ouverture des détails, le manager doit encore vérifier les tâches une par une.
Dans Task Manager, la couleur de l'échéance suit les mêmes règles sur la liste, le Tableau, le panneau Liste du Calendrier et pour une tâche visible dans la grille du calendrier. Le rouge signale une tâche en retard, le bleu une tâche du jour, le vert un sujet dans les délais, et le gris une tâche sans échéance ou clôturée. Au-dessus de la liste se trouvent des compteurs qui font aussi office de filtres.
Le Centre de notifications rassemble des informations sur, entre autres, les tâches, les discussions, les mentions et les événements. Il peut envoyer un rappel avant un événement et avant l'échéance d'une tâche, ce qui rend les sujets planifiés visibles en un seul endroit.
4. Les différentes vues doivent utiliser les mêmes fiches de tâches
Tout le monde ne planifie pas son travail de la même façon. Le dirigeant peut avoir besoin d'une liste globale, le designer d'une disposition en colonnes, et la personne au contact des clients d'un planning horaire. Changer de vue ne devrait pas créer des copies distinctes des tâches.
Vous retrouvez les mêmes fiches de tâches dans Task Manager sur la liste, le Tableau et le panneau Liste du Calendrier, et les tâches avec échéance également dans la grille du calendrier. Le Tableau présente les Espaces de travail sous forme de colonnes, et un clic sur une fiche ouvre son fil de discussion.
Le Calendrier propose des vues sur 1, 2, 3, 5 et 7 jours, ainsi qu'un panneau Liste distinct. Dans la grille apparaissent avant tout les éléments liés à une échéance, dont les tâches avec échéance et les événements. Le panneau Liste sert quant à lui à parcourir les fiches de tâches et de discussions sans les limiter aux éléments répartis dans la grille horaire.
Les échéances peuvent être modifiées en faisant glisser les éléments dans le calendrier. La vue ne crée pas de nouvelle tâche, elle affiche l'échéance d'une fiche existante.
Pendant le test, demandez à trois personnes d'exécuter le même scénario : retrouver une tâche, vérifier son échéance et ajouter une décision. Chacune peut utiliser la vue de son choix, en travaillant sur les mêmes données sans créer de copies de tâches.
5. La discussion doit rester liée au sujet
Une application de tâches ne résoudra pas le problème si les décisions continuent d'être prises uniquement sur une messagerie privée. Au bout d'une semaine, il ne reste que le titre dans la tâche, et seule la personne ayant participé à la conversation se souvient du contexte.
Il est utile de distinguer deux types de communication. La tâche correspond à un sujet qui a un résultat, des personnes responsables et éventuellement une échéance. La discussion sert aux questions et aux décisions sans statut ni date de fin. Dans Task Manager, ces deux types d'échanges appartiennent à l'Espace de travail et prennent en charge les messages, les réactions, les mentions, les citations et les pièces jointes.
Une bonne règle consiste à reporter le résultat d'une discussion dans une tâche. Si la discussion a permis de décider que Magda préparerait une maquette d'ici jeudi, une tâche doit être créée avec Magda et cette échéance. La discussion reste le lieu du débat, et la tâche décrit l'engagement.
6. Les autorisations doivent correspondre au mode de fonctionnement de l'entreprise
Une petite entreprise n'a pas besoin d'une matrice de rôles complexe, mais elle ne devrait pas non plus fonctionner sur le principe « tout le monde voit tout ». Le logiciel doit distinguer administrateur et utilisateur, et permettre d'accorder l'accès à des espaces précis.
Dans Task Manager, un utilisateur standard ne voit que les Espaces de travail auxquels il a accès. Les autorisations se définissent séparément pour chaque espace. Vous pouvez désigner un administrateur de l'Espace de travail ainsi que les personnes autorisées à ajouter des tâches et des discussions. La désactivation d'un compte conserve les données existantes et libère un poste de licence.
Pendant le test, examinez le logiciel du point de vue d'un utilisateur standard, pas seulement d'un administrateur. Il doit pouvoir retrouver une tâche, son échéance et le champ de réponse, sans accès aux projets sans rapport ni aux paramètres de l'entreprise.
7. Vérifiez où seront stockées les données
Si vous envisagez un logiciel hébergé par l'éditeur, comparez-le aussi à une installation sur votre propre serveur. Le lieu de stockage des tâches, des discussions et des pièces jointes peut être l'un des critères de choix de l'outil.
Task Manager s'installe sur le serveur du client. Les fichiers de l'application et la base de données se trouvent sur son hébergement, et un hébergement mutualisé avec PHP et MySQL ou MariaDB peut suffire à le faire fonctionner. Vous trouverez les détails techniques sur la page Installation sur votre hébergement.
Le logiciel fonctionne sans IA. Si l'entreprise connecte l'Assistant IA, elle utilise sa propre clé OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. La requête, avec le contexte nécessaire, part alors vers le fournisseur de modèle choisi, et l'entreprise règle directement les frais d'utilisation avec ce fournisseur.
8. Calculez le coût pour toute la durée d'utilisation
Ne comparez pas seulement le coût initial. Vérifiez si le logiciel est facturé mensuellement, annuellement ou en une seule fois, comment le nombre d'utilisateurs est compté et comment le coût évoluera si l'équipe s'agrandit.
Task Manager applique un tarif unique selon le nombre de postes et une licence perpétuelle au sein de la version 2.x. Aucun abonnement n'est facturé chaque mois par utilisateur. Une équipe de 5 à 8 personnes entre dans le plan Starter, et une équipe de 9 à 15 personnes dans le plan Classic. La page Licence perpétuelle décrit les conditions de la licence.
Calculez au moins trois scénarios : l'effectif actuel, l'effectif prévu dans un an et le coût d'utilisation sur trois ans. Tenez compte aussi des services complémentaires que l'entreprise compte réellement utiliser.
Fiche de sélection : huit questions à poser à chaque logiciel
Pendant les tests, consignez les réponses dans un seul tableau. Chaque ligne correspond à l'un des huit critères décrits ci-dessus.
| Critère | Question à vérifier | Résultat attendu | Signal d'alerte |
|---|---|---|---|
| 1. Tâche complète | Une tâche contient-elle une description, une échéance, des personnes, un statut et une discussion ? | Tout le contexte du sujet se trouve dans un seul fil | Les décisions doivent être notées dans un autre logiciel |
| 2. Répartition du travail | Est-il possible de séparer les projets et les services et d'en définir les membres ? | L'utilisateur voit les espaces liés à son travail | Tout le monde voit toute la liste de l'entreprise |
| 3. Échéances | Les tâches en retard et celles du jour sont-elles visibles sans ouvrir les détails ? | L'échéance et son état sont visibles sur la fiche | Les tâches doivent être vérifiées une par une |
| 4. Vues | La liste, le Tableau et le Calendrier utilisent-ils les mêmes fiches ? | Changer de vue ne crée pas de copie des données | Chaque vue nécessite une saisie distincte |
| 5. Communication | La discussion, les mentions et les pièces jointes restent-elles liées au sujet ? | Les décisions peuvent être retrouvées dans la tâche ou la discussion | Le contexte reste dans une messagerie privée |
| 6. Autorisations | Sans configuration, l'utilisateur retrouve-t-il la tâche, l'échéance et le champ de réponse ? | L'accès correspond aux projets, et les éléments quotidiens sont faciles à retrouver | L'utilisateur voit des projets qui ne le concernent pas ou a besoin de droits d'administrateur |
| 7. Stockage des données | Où se trouvent les fichiers de l'application, la base de données et les pièces jointes ? | La réponse est claire et conforme aux exigences de l'entreprise | Le fournisseur n'explique pas où sont stockées les données |
| 8. Coût | Combien coûtent l'équipe actuelle, une équipe plus grande et trois ans d'utilisation ? | Le modèle tarifaire permet de calculer chaque scénario | Le coût après l'augmentation de l'effectif est flou |
Un test concret consiste à transférer un vrai projet. Ajoutez cinq tâches, assignez trois personnes, définissez deux échéances, ajoutez quelques messages et vérifiez le planning dans le Calendrier. Le lendemain, voyez si, sans explication supplémentaire, vous pouvez déterminer l'état des travaux, les personnes responsables et les derniers changements.
Choisissez le logiciel que l'équipe ouvrira le matin
Un logiciel de gestion des tâches pour petite entreprise doit remplacer le fait de tout retenir, de redemander et de chercher les décisions prises. Si vous voulez essayer les Espaces de travail, les tâches, les discussions, le Tableau, le Calendrier et le Centre de notifications sur des données d'exemple, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Quel logiciel de gestion des tâches choisir pour une entreprise de 5 à 15 salariés ?
Choisissez un outil qui associe tâches, responsabilité, échéances et discussion, et qui permet de séparer les projets ou les services. Vérifiez aussi les autorisations, le lieu de stockage des données et le coût pour l'effectif prévu.
Un tableur avec une liste de tâches suffit-il à une petite entreprise ?
Un tableur peut suffire pour un petit nombre de sujets simples. Dès que vous avez besoin de discussions, de notifications, d'autorisations et de plusieurs vues, ainsi que d'un historique des changements de statut, d'échéance, de priorité, de nom et de personnes assignées, un logiciel de gestion des tâches peut offrir une vision plus claire du travail.
Chaque salarié doit-il voir toutes les tâches ?
Non. Il est préférable d'attribuer l'accès par projet ou par service. Dans Task Manager, un utilisateur voit les Espaces de travail auxquels il a été affecté, et les membres et autorisations se définissent séparément pour chaque espace.
Task Manager fonctionne-t-il sans l'Assistant IA ?
Oui. Les tâches, les discussions, les Espaces de travail, le Tableau, le Calendrier et les notifications fonctionnent sans connecter de modèle IA. L'entreprise peut configurer plus tard le fournisseur de son choix avec sa propre clé.
Comment démarrer le déploiement d'un logiciel de gestion des tâches ?
Commencez par une seule équipe et un seul projet réel. Créez les espaces, invitez les utilisateurs et transférez quelques tâches en cours plutôt que de reproduire d'emblée tout l'historique de l'entreprise. Le plan de la première semaine vous sera utile.
Sources
- Task Manager, Tâches
- Task Manager, Espaces de travail
- Task Manager, Discussions
- Task Manager, Tableau
- Task Manager, Calendrier
- Task Manager, Centre de notifications
- Task Manager, Utilisateurs et rôles
- Task Manager, Installation sur votre hébergement
- Task Manager, Votre modèle, votre clé
- Task Manager, Licence perpétuelle
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
