Nous sommes mardi matin et Ola, qui travaille dans l’entreprise Nord composée de neuf personnes, cherche à trois endroits différents une décision prise vendredi : la maquette du site doit-elle être présentée au client avec un fond sombre ? Marek se souvient d’une autre version et Magda, qui dirige le projet, est en congé. Un bon logiciel de gestion des tâches pour une petite entreprise doit éviter ce genre de situation, et non créer un neuvième endroit où chercher.
Un logiciel de gestion des tâches pour une petite entreprise doit accélérer le passage à l’exécution
Un logiciel de gestion des tâches en entreprise doit raccourcir le chemin entre la décision et le travail accompli. Dès que vous ouvrez l’application, vous voyez vos tâches, vos échéances et vos nouveaux messages.
Avec cinq personnes, une feuille de calcul et une discussion commune peuvent encore suffire. Avec neuf personnes, les sujets passent plus souvent de l’une à l’autre et une seule journée d’absence peut priver l’équipe du contexte nécessaire.
Chez Nord, Ola s’occupe du marketing, Marek des ventes et Magda des projets de sites web. Chacun a besoin d’une vue différente du travail, mais l’entreprise ne souhaite pas tenir trois registres distincts.
Vous pouvez vérifier les huit critères pendant un test d’une semaine sur un projet de Nord. Ne vous contentez pas de lire la liste des fonctionnalités du fournisseur. Transférez un projet réel et observez si les personnes trouvent les informations sans instructions supplémentaires.
1. Une tâche doit contenir tout ce que vous recherchez sur le sujet
Un nom et une échéance ne suffisent pas. Une tâche doit réunir la description, les personnes affectées, la priorité, le statut et la conversation concernant sa réalisation.
Dans Task Manager, une tâche peut avoir le statut suivant : aucun statut, en cours, terminée ou annulée. Vous modifiez le statut depuis la liste ou le menu, sans ouvrir tout le fil de discussion. Vous trouverez plus de détails sur la page consacrée à la fonctionnalité Tâches dans Task Manager.
Des messages système distincts consignent les changements de statut, de priorité et de nom, ainsi que l’ajout ou le retrait d’une personne. La modification de la description elle-même ne crée pas de message système - la mention « (modifié) » apparaît à côté du nom.
La description peut contenir une liste de tâches interactive. Ola coche « textes », Magda « brouillon du projet », et la barre affiche « 2 sur 4 terminées ». L’avatar à côté d’un élément indique qui l’a coché, et tous les participants à la tâche voient l’état de la liste.
Le test est simple : créez une tâche et gérez-y le sujet pendant une semaine. Le lundi suivant, essayez de reconstituer les décisions, les changements d’échéance et l’état actuel sans consulter votre messagerie.
2. Séparez les projets sans reconstruire toute l’entreprise
Une liste commune cesse d’être utile lorsqu’elle mélange des dizaines de tâches relevant de différents domaines. Répartissez le travail de façon à ce que chacun voie les projets dont il a besoin, tout en permettant de consulter l’ensemble depuis un même endroit.
Un Espace de travail regroupe les tâches et les discussions d’un projet, d’une équipe ou d’un sujet. L’option « Tout » affiche les éléments de tous les espaces, pour que vous gardiez une vue d’ensemble de l’entreprise. Vous trouverez d’autres exemples d’organisation dans la présentation des Espaces de travail.
Nord crée les espaces « Marketing », « Nouveau site web » et « Ventes ». Marek ne voit le projet de site qu’une fois qu’il y est affecté. Avec de nombreuses missions courtes, un Espace de travail peut correspondre à un service ; avec quelques grands projets - à un projet.
Le nombre affiché à côté du nom de l’Espace de travail indique les tâches et les discussions non lues. Il disparaît une fois que vous avez tout lu, tandis qu’une infobulle au survol indique le nombre total d’éléments. À la fin du projet, vous archivez l’espace - il disparaît de la liste, mais les données sont conservées.
3. Vous devez voir les tâches en retard et celles du jour sans les ouvrir
L’échéance et le compteur permettent de repérer immédiatement un sujet en retard, prévu aujourd’hui, à venir ou clôturé. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir chaque tâche pour effectuer la première revue de la journée.
Dans Task Manager, le rouge signale une tâche en retard, le bleu une échéance prévue aujourd’hui, le vert une échéance dans les prochains jours, et le gris l’absence d’échéance ou une tâche clôturée. Ces indicateurs fonctionnent de la même manière dans la liste, le Tableau, le panneau Liste du Calendrier et une tâche ouverte.
Si vous ne précisez pas d’heure, la tâche reste prévue « pour aujourd’hui » jusqu’à la fin de la journée. Elle ne devient rouge que le lendemain. Les tâches terminées et annulées ne sont pas comptabilisées comme étant en retard.
Jeudi à 8:50, Ola ouvre le briefing du matin. Elle voit « Projet de site » avec une échéance à 15:00, ainsi qu’une tâche en retard. Le cercle sur la carte indique le nombre de jours, le point orange signale une priorité élevée et le compteur de messages indique une conversation non lue.
Les quatre tuiles situées au-dessus de la liste - À venir, Aujourd’hui, En retard et Discussion - servent à la fois de compteurs et de filtres. Le Centre de notifications peut envoyer un rappel une heure avant l’échéance d’une tâche, 15 minutes avant un événement et au moment où il commence. Les notifications sont envoyées par trois canaux indépendants - dans l’application, par e-mail et sous forme de notifications du navigateur - et vous choisissez séparément les types d’événements pour chacun d’eux.
4. Trois vues doivent afficher les mêmes données
La Liste, le Tableau et le Calendrier doivent utiliser les mêmes cartes. Changer de vue ne doit pas nécessiter de copier une tâche ni de saisir à nouveau son échéance.
Marek gère les ventes depuis la liste, Magda organise le travail dans le Tableau et Ola consulte le planning de la journée dans le Calendrier. Chacun ouvre le même fil de discussion « Projet de site web ».
Dans le Tableau, les colonnes correspondent aux Espaces de travail, et non aux statuts d’un Kanban classique. Elles contiennent les sections Favoris, Tâches et Discussions. Vous pouvez modifier l’ordre des colonnes et des cartes, tandis que Ctrl+Z annule le dernier déplacement.
Le Calendrier propose des vues sur 1, 2, 3, 5 et 7 jours ainsi qu’un panneau Liste. Il affiche les tâches avec une échéance, les événements, les rappels et les absences de l’équipe. Faire glisser une tâche modifie son échéance par intervalles de 15 minutes, Esc interrompt le déplacement et Ctrl+Z permet d’annuler jusqu’à 20 modifications.
Pendant le test, demandez à trois personnes de suivre le même scénario : trouver une tâche, vérifier son échéance et ajouter une décision. Chacune doit utiliser une vue différente. Si le résultat est identique, l’outil ne sépare pas l’équipe en circuits d’information distincts.
5. La conversation doit rester liée au sujet
Une Discussion sert aux questions qui n’ont ni statut ni échéance propres, tandis qu’une tâche contient un engagement, une personne responsable et une date d’exécution. Cette distinction permet de transformer une décision prise au cours d’une conversation en travail concret, sans avoir à la rechercher dans une messagerie privée.
Dans Task Manager, une discussion appartient à un Espace de travail et possède ses propres participants. Les messages y fonctionnent de la même manière que dans le fil de discussion d’une tâche. La page discussions d’équipe décrit ce mode de travail.
Vendredi, Marek écrit dans la discussion que Magda préparera la maquette pour jeudi. L’équipe adopte une règle simple : si une conversation crée un engagement, une tâche avec une personne responsable et une échéance est créée dans la même minute.
Enter envoie le message, Shift+Enter ajoute une nouvelle ligne, et les messages d’une même personne envoyés dans un intervalle de cinq minutes peuvent être regroupés en un seul bloc. La ligne « Nouveau » indique le plus ancien message non lu. En cas d’échec de l’envoi, le texte saisi n’est pas supprimé.
6. Testez le logiciel du point de vue d’un utilisateur ordinaire
Testez le logiciel avec le compte d’un employé qui n’est pas administrateur et n’a accès qu’à une partie des projets. Vous verrez ainsi si les autorisations correspondent au fonctionnement réel de l’équipe.
Task Manager comporte deux rôles globaux : administrateur et utilisateur. L’accès est défini séparément dans chaque Espace de travail, en désignant son administrateur et en accordant les droits d’ajouter des tâches et des discussions. La page utilisateurs et rôles présente les détails.
Chaque nouvelle personne reçoit une invitation par e-mail et définit elle-même son mot de passe. Lorsqu’elle quitte l’entreprise, vous désactivez son compte au lieu de supprimer ses données, ce qui libère sa licence utilisateur.
Lundi, connectez-vous en tant que Marek, et non en tant qu’administrateur. Donnez-lui une minute pour trouver la tâche, l’échéance et le champ de réponse. Vérifiez également qu’il ne voit pas le projet auquel il n’a pas été affecté. Les Notes et les conversations avec l’Assistant IA restent privées, y compris pour l’administrateur.
7. Demandez clairement où sont stockés les fichiers et la base de données
Task Manager stocke les fichiers PHP et la base de données MySQL ou MariaDB sur l’hébergement du client. Un hébergement mutualisé standard avec PHP 8.1+ et les extensions pdo_mysql, openssl et mbstring suffit pour l’installation.
La réponse à la question sur le lieu de stockage des données doit être courte et sans ambiguïté. Si l’éditeur ne peut pas la fournir, notez ce point comme un risque avant de choisir le logiciel.
Le programme d’installation vous guide à travers cinq écrans. La page Installation sur votre hébergement décrit les prérequis techniques.
Le navigateur télécharge les bibliothèques, les polices, les icônes et les avatars depuis le serveur du client. L’application peut donc fonctionner sur un réseau sans accès à Internet. Les Tâches, les Discussions, les Espaces de travail, le Tableau, le Calendrier et les notifications fonctionnent sans IA.
Si Nord active l’Assistant IA, la requête accompagnée du contexte nécessaire sera transmise au fournisseur choisi à l’aide de la clé de l’entreprise : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. L’entreprise paie directement le fournisseur, sans marge ajoutée par Task Manager.
La mise à jour est lancée par l’administrateur dans Paramètres → Mises à jour, tant que la licence est valide. L’application la télécharge et l’installe, généralement sans FTP, c’est-à-dire sans transfert manuel de fichiers vers le serveur. Le CRON, c’est-à-dire le planificateur de tâches sur le serveur, est facultatif et sert à envoyer des e-mails en arrière-plan lorsque l’application est fermée.
8. Calculez le coût sur trois ans, pas seulement sur le premier mois
Comparez le coût pour l’équipe actuelle, pour une équipe comptant trois personnes supplémentaires et sur trois années complètes. Notez séparément les frais initiaux, les renouvellements, le mode de calcul du nombre d’utilisateurs et le coût du passage à une formule supérieure.
Task Manager prévoit un paiement unique calculé selon le nombre d’utilisateurs et une Licence perpétuelle. Le prix comprend 12 mois de mises à jour. Vous pouvez ensuite renouveler l’accès aux nouvelles versions ou continuer à utiliser le logiciel installé sans frais supplémentaires.
Starter couvre jusqu’à 8 personnes et coûte 690 zł, Classic jusqu’à 20 personnes coûte 1 490 zł, et Max jusqu’à 35 personnes coûte 2 290 zł dans la formule Standard. Au-delà de 35 personnes, la formule Enterprise s’applique avec un tarif personnalisé.
Au départ, elle paie 1 490 zł. Après un an, elle peut payer 447 zł pour une année supplémentaire de mises à jour ou continuer à utiliser le logiciel sans renouvellement. Trois ans avec deux renouvellements coûtent 2 384 zł.
La version Pro ajoute la Messagerie, les Fichiers, les Automatisations, le chiffrement AES-256 du contenu et la base de connaissances IA. Le plan Classic en version Pro coûte 3 990 zł. L'installation à distance coûte 299 zł avec Starter, et est incluse à partir du plan Classic.
Le renouvellement du personnel ne nécessite pas l’achat d’une nouvelle licence utilisateur, car la désactivation d’un compte libère la place. Si l’application ne dispose pas d’une licence valide, elle passe en lecture seule : les données restent consultables, mais aucune modification ne peut être enregistrée. La page Licence perpétuelle décrit les modalités de paiement.
Fiche de sélection : huit questions à poser à chaque logiciel
Cette grille transforme une présentation commerciale en huit questions vérifiables. Vous évaluez chaque critère à partir de données réelles, et non des affirmations publiées sur le site de l’éditeur.
| Critère | Question à vérifier | Résultat attendu | Signal d'alerte |
|---|---|---|---|
| Tâche | Une seule carte permet-elle de retrouver la description, les personnes, l’échéance, le statut et la conversation ? | Tout l’historique du sujet est regroupé au même endroit. | Vous devez encore rechercher les décisions dans vos e-mails et vos discussions. |
| Répartition du travail | Pouvez-vous séparer les projets et leur affecter les bonnes personnes ? | Chaque employé ne voit que les espaces dont il a besoin. | Tout le monde consulte une seule liste commune. |
| Échéances | Pouvez-vous identifier les tâches prévues aujourd’hui et celles en retard sans les ouvrir ? | Les couleurs, les compteurs et les filtres affichent le planning de la journée. | L’échéance n’est visible que dans les détails. |
| Vues | La liste, le Tableau et le Calendrier affichent-ils les mêmes données ? | Changer de vue ne crée pas de copie de la tâche. | Chaque vue nécessite une saisie distincte. |
| Communication | La conversation reste-t-elle liée à la tâche ou au projet ? | La décision et son exécution peuvent être retrouvées ensemble. | Les décisions restent exclusivement dans la messagerie. |
| Autorisations | Un utilisateur ordinaire ne voit-il que ses propres espaces ? | L’accès correspond au rôle dans le projet. | Tout le monde a accès à tous les sujets. |
| Données | Pouvez-vous identifier le serveur, la base de données et le parcours des données transmises à l’IA ? | La réponse est courte et sans ambiguïté. | On ne sait pas où les données sont envoyées. |
| Coût | Pouvez-vous calculer le coût de votre équipe actuelle sur trois ans ? | Vous connaissez les frais initiaux, les renouvellements et les seuils. | Les tarifs n’indiquent pas le coût lié à la croissance de l’équipe. |
Demain, commencez un test d’une semaine avec un projet qui se trouve aujourd’hui dans les e-mails et les discussions. En 15 minutes, transférez cinq tâches, trois personnes, deux échéances et quelques messages. Après-demain, passez à la deuxième étape du même test : essayez de connaître l’avancement du travail uniquement à partir du logiciel. Vous pouvez commencer par la Demo.
Questions fréquentes
Quel logiciel de gestion des tâches choisir pour une petite entreprise de 5-15 personnes ?
Choisissez un logiciel qui réunit la tâche, les personnes, l’échéance et la conversation, permet de séparer les projets et offre un coût calculable sur trois ans. Évaluez les autres éléments à l’aide des huit questions de la grille.
Une feuille de calcul avec une liste de tâches suffit-elle à une petite entreprise ?
Une feuille de calcul suffit pour une dizaine de sujets simples. Elle ne suffit plus lorsqu’il faut associer une conversation à une tâche, recevoir des notifications, gérer les autorisations et conserver une trace des changements d’échéance.
Chaque salarié doit-il voir toutes les tâches ?
Non, dans Task Manager, l’utilisateur voit les Espaces de travail auxquels il a été affecté. Les autorisations d’ajouter des tâches et des discussions se définissent séparément dans chaque espace.
Task Manager fonctionne-t-il sans IA ?
Oui, les tâches, les discussions, les Espaces de travail, le Tableau, le Calendrier et les notifications fonctionnent sans connecter de modèle. Vous pouvez activer ultérieurement l’Assistant IA avec votre propre clé auprès du fournisseur de votre choix.
Combien de temps faut-il pour tester le logiciel en conditions réelles ?
Une semaine suffit pour tester un projet réel avec cinq tâches, trois personnes, deux échéances et une conversation dans un fil de discussion. Le lendemain, essayez de reconstituer l’état d’avancement à partir du logiciel.
Sources
- Task Manager, Tâches
- Task Manager, Espaces de travail
- Task Manager, Discussions
- Task Manager, Tableau
- Task Manager, Calendrier
- Task Manager, Centre de notifications
- Task Manager, Utilisateurs et rôles
- Task Manager, Installation sur votre hébergement
- Task Manager, Votre modèle, votre clé
- Task Manager, Licence perpétuelle
- Task Manager, Mises à jour
- Task Manager, Tâches (mode d’emploi)
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
