On tiistaiaamu, ja yhdeksän hengen Nord-yrityksessä työskentelevä Ola etsii kolmesta paikasta perjantaina sovittua asiaa: pitikö verkkosivuston luonnos toimittaa asiakkaalle tummalla taustalla. Marek muistaa asian toisin, ja projektista vastaava Magda on lomalla. Hyvän pienyrityksen tehtäväohjelman tulee estää tällainen tilanne, ei luoda yhdeksättä paikkaa, josta tietoa pitää etsiä.
Pienyrityksen tehtäväohjelman tulee lyhentää matkaa päätöksestä toteutukseen
Yrityksen tehtävienhallintaohjelman tulee lyhentää matkaa päätöksestä tehtyyn työhön. Kun avaat sovelluksen, näet heti omat tehtäväsi, määräaikasi ja uudet viestisi.
Viiden hengen yritykselle laskentataulukko ja yhteinen keskustelu voivat vielä riittää. Yhdeksän hengen yrityksessä asiat siirtyvät useammin henkilöltä toiselle, ja yhden päivän poissaolo voi katkaista koko tiimin pääsyn tarvittaviin taustatietoihin.
Nordissa Ola vastaa markkinoinnista, Marek myynnistä ja Magda verkkosivustoprojekteista. Jokainen tarvitsee työstä erilaisen näkymän, mutta yritys ei halua ylläpitää kolmea erillistä rekisteriä.
Voit tarkistaa kahdeksan kriteeriä viikon mittaisessa testissä Nord-projektilla. Älä lue vain valmistajan ominaisuusluetteloa. Siirrä ohjelmaan todellinen projekti ja seuraa, löytävätkö ihmiset tiedot ilman lisäohjeita.
1. Tehtävän tulee sisältää kaikki asiaan liittyvät tiedot
Pelkkä nimi ja määräaika eivät riitä. Tehtävän tulee sisältää kuvaus, tehtävään määritetyt henkilöt, prioriteetti, tila ja toteutusta koskeva keskustelu.
Task Managerissa tehtävän tila voi olla: ei tilaa, työn alla, valmis tai peruttu. Voit muuttaa tilaa luettelosta tai valikosta avaamatta koko viestiketjua. Lisätietoja toiminnasta on ominaisuussivulla tehtävät Task Managerissa.
Erilliset järjestelmäviestit dokumentoivat tilan, prioriteetin ja nimen muuttamisen sekä henkilön lisäämisen tai poistamisen. Pelkän kuvauksen muokkaaminen ei luo järjestelmämerkintää - nimen viereen ilmestyy merkintä ”(muokattu)”.
Kuvaus voi sisältää napsautettavan tehtävälistan. Ola merkitsee valmiiksi kohdan ”tekstit” ja Magda kohdan ”projektin luonnos”, ja palkki näyttää ”2/4 tehty”. Kohdan vieressä oleva avatar näyttää, kuka merkitsi sen valmiiksi, ja kaikki tehtävän osallistujat näkevät luettelon tilanteen.
Testi on yksinkertainen: luo yksi tehtävä ja hoida asiaa siinä viikon ajan. Yritä seuraavana maanantaina selvittää päätökset, määräajan muutokset ja nykyinen tilanne katsomatta sähköpostia.
2. Erottele projektit, mutta älä rakenna yritystä uudelleen
Yksi yhteinen luettelo lakkaa auttamasta, kun siinä on sekaisin kymmeniä tehtäviä eri alueilta. Jaa työ niin, että jokainen näkee tarvitsemansa projektit mutta kokonaisuutta voi edelleen tarkastella yhdestä paikasta.
Työtila on alue, johon ryhmitellään projektin, tiimin tai aiheen tehtävät ja keskustelut. ”Kaikki”-näkymässä näkyvät kaikkien Työtilojen kohteet, joten näet edelleen koko yrityksen tilanteen. Lisää esimerkkejä jaottelusta löydät Työtiloja käsittelevästä kuvauksesta.
Nord luo työtilat ”Markkinointi”, ”Uusi verkkosivusto” ja ”Myynti”. Marek näkee verkkosivustoprojektin vasta, kun hänet määritetään siihen. Jos yrityksellä on paljon lyhyitä toimeksiantoja, työtila voi vastata osastoa. Muutaman suuren toteutuksen tapauksessa se voi vastata projektia.
Työtilan nimen vieressä oleva luku näyttää lukemattomien tehtävien ja keskustelujen määrän. Kun olet lukenut kaiken, luku katoaa. Kun viet osoittimen nimen päälle, esiin tuleva kupla näyttää kohteiden kokonaismäärän. Projektin päätyttyä arkistoit työtilan - se katoaa luettelosta, mutta tiedot säilyvät.
3. Myöhästyneet ja tämän päivän tehtävät on nähtävä avaamatta niitä
Määräajan ja laskurin avulla tunnistat heti myöhästyneen, tämän päivän, tulevan tai suljetun asian. Sinun ei tarvitse avata jokaista tehtävää päivän ensimmäistä katsausta varten.
Task Managerissa punainen tarkoittaa myöhästynyttä tehtävää, sininen tämän päivän määräaikaa, vihreä tulevien päivien määräaikaa ja harmaa tehtävää, jolla ei ole määräaikaa, tai suljettua tehtävää. Merkinnät toimivat samalla tavalla luettelossa, Taulussa, Kalenterin luettelopaneelissa ja avoimessa tehtävässä.
Jos et määritä kellonaikaa, tehtävä pysyy ”tämän päivän” tehtävänä päivän loppuun asti. Se muuttuu punaiseksi vasta seuraavana päivänä. Valmiita ja peruttuja tehtäviä ei lasketa myöhästyneiksi.
Torstaina klo 8:50 Ola avaa aamupalaverin. Hän näkee ”Verkkosivustoprojektin”, jonka määräaika on klo 15:00, sekä yhden myöhästyneen tehtävän. Kortin vieressä oleva ympyrä näyttää päivien määrän, oranssi piste tarkoittaa korkeaa prioriteettia ja viestilaskuri näyttää lukemattoman keskustelun.
Listan yläpuolella olevat neljä ruutua - Määräaika, Tänään, Myöhässä ja Keskustelu - toimivat sekä laskureina että suodattimina. Ilmoituskeskus voi muistuttaa tuntia ennen tehtävän määräaikaa, 15 minuuttia ennen tapahtumaa ja tapahtuman alkaessa. Ilmoitukset lähetetään kolmen erillisen kanavan kautta - sovelluksessa, sähköpostitse ja selainilmoituksina - ja voit valita tapahtumatyypit erikseen kullekin kanavalle.
4. Kolmen näkymän on näytettävä samat tiedot
Listan, Taulun ja Kalenterin tulisi käyttää samoja kortteja. Näkymän vaihtaminen ei saa edellyttää tehtävän kopioimista tai määräajan syöttämistä uudelleen.
Marek hoitaa myyntiä listan avulla, Magda suunnittelee työn Taululla ja Ola tarkistaa päivän ohjelman Kalenterista. Jokainen heistä avaa saman ”Verkkosivuprojekti”-viestiketjun.
Taulun sarakkeina ovat Työtilat, eivät perinteisen Kanbanin tilat. Sarakkeissa ovat Suosikit-, Tehtävät- ja Keskustelut-osiot. Voit muuttaa sarakkeiden ja korttien järjestystä, ja Ctrl+Z kumoaa viimeisimmän siirron.
Kalenterissa on 1, 2, 3, 5 ja 7 päivän näkymät sekä Lista-paneeli. Se näyttää tehtävät, joilla on määräaika, tapahtumat, muistutukset ja tiimin poissaolot. Tehtävän vetäminen muuttaa määräaikaa 15 minuutin välein, Esc keskeyttää siirron ja Ctrl+Z mahdollistaa jopa 20 muutoksen kumoamisen.
Pyydä testin aikana kolmea henkilöä suorittamaan sama tehtävä: etsi tehtävä, tarkista määräaika ja lisää sovittu asia. Jokainen henkilö käyttäköön eri näkymää. Jos lopputulos on sama, työkalu ei jaa tiimiä erillisiin tiedonkulkuihin.
5. Keskustelun on pysyttävä asian yhteydessä
Keskustelu on tarkoitettu kysymyksille, joilla ei ole omaa tilaa tai määräaikaa, kun taas tehtävään tallennetaan sitoumus, vastuuhenkilö ja toteutuspäivä. Näin sovittu asia voidaan siirtää keskustelusta työksi ilman, että sitä tarvitsee etsiä yksityisestä viestisovelluksesta.
Task Managerissa keskustelu kuuluu Työtilaan, ja sillä on omat osallistujansa. Viestit toimivat siinä samalla tavalla kuin tehtävän viestiketjussa. Työskentelytapa kuvataan sivulla tiimin keskustelut.
Perjantaina Marek kirjoittaa keskusteluun, että Magda valmistelee mallin torstaihin mennessä. Tiimi sopii yhdestä säännöstä: jos keskustelussa syntyy sitoumus, samalla minuutilla luodaan tehtävä, jolle määritetään vastuuhenkilö ja määräaika.
Enter lähettää viestin, Shift+Enter lisää uuden rivin, ja saman henkilön viiden minuutin sisällä lähettämät viestit voidaan yhdistää yhdeksi lohkoksi. ”Uudet”-rivi osoittaa vanhimman lukemattoman viestin. Epäonnistunut lähetys ei poista kirjoitettua tekstiä.
6. Testaa ohjelmaa tavallisen käyttäjän näkökulmasta
Testaa ohjelmaa työntekijän tilillä, jolla ei ole järjestelmänvalvojan oikeuksia ja jolla on pääsy vain osaan projekteista. Näin näet, vastaavatko käyttöoikeudet tiimin todellista työskentelyä.
Task Managerissa on kaksi yleistä roolia: järjestelmänvalvoja ja käyttäjä. Käyttöoikeudet määritetään erikseen kussakin Työtilassa valitsemalla Työtilan järjestelmänvalvoja sekä oikeudet lisätä tehtäviä ja keskusteluja. Lisätietoja on sivulla käyttäjät ja roolit.
Uusi henkilö saa kutsun sähköpostitse ja asettaa itse salasanansa. Kun hän lähtee yrityksestä, poistat tilin käytöstä tietojen poistamisen sijaan, jolloin käyttäjäpaikka vapautuu uudelleen käytettäväksi.
Kirjaudu maanantaina Marekina, älä järjestelmänvalvojana. Anna hänelle minuutti aikaa löytää tehtävä, määräaika ja vastauskenttä. Tarkista myös, ettei hän näe projektia, johon häntä ei ole liitetty. Muistiinpanot ja keskustelut AI-avustajan kanssa pysyvät yksityisinä myös järjestelmänvalvojalta.
7. Kysy suoraan, missä tiedostot ja tietokanta sijaitsevat
Task Manager tallentaa PHP-tiedostot ja MySQL- tai MariaDB-tietokannan asiakkaan palvelimelle. Asennukseen riittää tavallinen jaettu palvelin, jossa on PHP 8.1+ sekä pdo_mysql-, openssl- ja mbstring-laajennukset.
Tietojen tallennuspaikkaa koskevan vastauksen tulee olla lyhyt ja yksiselitteinen. Jos valmistaja ei pysty vastaamaan, kirjaa se riskiksi ennen ohjelman valintaa.
Asennusohjelma opastaa viiden näkymän läpi. Tekniset vaatimukset kuvataan sivulla Asennus omalle palvelimellesi.
Selain lataa kirjastot, fontit, kuvakkeet ja avatarit asiakkaan palvelimelta, joten sovellus voi toimia verkossa ilman internetyhteyttä. Tehtävät, Keskustelut, Työtilat, Taulu, Kalenteri ja ilmoitukset toimivat ilman tekoälyä.
Jos Nord ottaa AI-avustajan käyttöön, kysely tarvittavine taustatietoineen lähetetään valitulle palveluntarjoajalle yrityksen omalla avaimella: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Yritys maksaa suoraan palveluntarjoajalle ilman Task Managerin katetta.
Päivityksen käynnistää ylläpitäjä kohdassa Asetukset → Päivitykset, kun lisenssi on voimassa. Sovellus lataa ja asentaa sen, yleensä ilman FTP:tä eli ilman tiedostojen manuaalista siirtämistä palvelimelle. CRON, eli palvelimen ajastettu tehtävienhallinta, on valinnainen ja sen avulla lähetetään sähköposteja taustalla, kun sovellus on suljettuna.
8. Laske kolmen vuoden kustannukset, älä vain ensimmäistä kuukautta
Vertaa kustannuksia nykyiselle tiimille, kolme henkilöä suuremmalle tiimille ja kolmelle kokonaiselle vuodelle. Kirjaa erikseen aloitusmaksu, uusimiset, käyttäjäpaikkojen laskentatapa ja korkeampaan tilaukseen siirtymisen kustannukset.
Task Managerissa maksetaan kertamaksu käyttäjäpaikkojen määrän perusteella, ja lisenssi on pysyvä. Hintaan sisältyy 12 kuukautta päivityksiä. Sen jälkeen voit uusia uusien julkaisujen käyttöoikeuden tai jatkaa asennetun ohjelman käyttöä ilman lisämaksuja.
Starter sisältää enintään 8 henkilöä ja maksaa 690 zł, Classic enintään 20 henkilöä ja maksaa 1 490 zł, ja Max enintään 35 henkilöä ja maksaa 2 290 zł Standard-versiona. Yli 35 henkilölle on tarjolla Enterprise yksilöllisellä hinnoittelulla.
Aluksi se maksaa 1 490 zł. Vuoden kuluttua yritys voi maksaa 447 zł seuraavan vuoden päivityksistä tai jatkaa käyttöä ilman uusimista. Kolme vuotta kahdella uusimisella maksaa 2 384 zł.
Pro-versio lisää Sähköpostin, Tiedostot, Automaatiot, AES-256-sisällönsalauksen ja AI-tietopankin. Classic-taso Pro-versiossa maksaa 3 990 zł. Etäasennus maksaa Starterissa 299 zł, ja Classic-tasosta alkaen se sisältyy hintaan.
Henkilöstön vaihtuminen ei edellytä uuden käyttäjäpaikan ostamista, sillä tilin poistaminen käytöstä vapauttaa paikan. Jos sovelluksella ei ole voimassa olevaa lisenssiä, se siirtyy vain luku -tilaan: tietoja voi tarkastella, mutta muutoksia ei voi tallentaa. Laskutusperiaatteet kuvataan sivulla Pysyvä lisenssi.
Valintataulukko: kahdeksan kysymystä jokaiselle ohjelmalle
Taulukko muuttaa myyntiesityksen kahdeksaksi todennettavaksi kysymykseksi. Arvioit jokaisen kriteerin todellisilla tiedoilla valmistajan verkkosivustolla esitettyjen väitteiden sijaan.
| Kriteeri | Tarkistettava kysymys | Odotettu tulos | Varoitusmerkki |
|---|---|---|---|
| Tehtävä | Voitko palauttaa yhdeltä kortilta kuvauksen, henkilöt, määräajan, tilan ja keskustelun? | Asian koko historia on yhdessä paikassa. | Joudut edelleen etsimään päätöksiä sähköpostista ja keskusteluista. |
| Työnjako | Voitko erottaa projektit toisistaan ja liittää niihin oikeat henkilöt? | Työntekijä näkee vain tarvitsemansa Työtilat. | Kaikki tarkastelevat yhtä yhteistä listaa. |
| Määräajat | Tunnistatko tämän päivän ja myöhässä olevat asiat avaamatta tehtävää? | Värit, laskurit ja suodattimet näyttävät päivän suunnitelman. | Määräaika näkyy vasta tehtävän tiedoissa. |
| Näkymät | Näyttävätkö lista, Taulu ja Kalenteri samat tiedot? | Näkymän vaihtaminen ei luo tehtävästä kopiota. | Jokainen näkymä edellyttää erillistä merkintää. |
| Viestintä | Pysyykö keskustelu tehtävän tai projektin yhteydessä? | Sovittu asia löytyy yhdessä toteutuksen kanssa. | Päätökset jäävät ainoastaan viestisovellukseen. |
| Käyttöoikeudet | Näkeekö tavallinen käyttäjä vain omat Työtilansa? | Käyttöoikeudet vastaavat käyttäjän roolia projektissa. | Kaikilla on pääsy kaikkiin asioihin. |
| Tiedot | Pystytkö osoittamaan palvelimen, tietokannan ja tekoälylle lähetettävien tietojen reitin? | Vastaus on lyhyt ja yksiselitteinen. | Ei tiedetä, minne tiedot päätyvät. |
| Kustannukset | Pystytkö laskemaan nykyisen tiimisi kustannukset kolmen vuoden ajalta? | Tiedät aloitusmaksut, uusimismaksut ja hintaportaat. | Hinnoittelu ei näytä tiimin kasvusta aiheutuvia kustannuksia. |
Aloita huomenna viikon mittainen testi projektilla, joka on nyt hajallaan sähköposteissa ja chatissa. Siirrä 15 minuutissa ohjelmaan viisi tehtävää, kolme henkilöä, kaksi määräaikaa ja muutama viesti. Tee ylihuomenna saman testin toinen vaihe: yritä selvittää töiden tila pelkästään ohjelmasta. Voit aloittaa Demosta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä tehtäväohjelma sopii 5-15 työntekijän pienyritykselle?
Valitse ohjelma, joka pitää tehtävän, henkilöt, määräajan ja keskustelun yhdessä, mahdollistaa projektien erottelun ja tarjoaa laskettavissa olevat kustannukset kolmelle vuodelle. Arvioi muut ominaisuudet taulukon kahdeksan kysymyksen avulla.
Riittääkö tehtävälistan sisältävä laskentataulukko pienyritykselle?
Laskentataulukko riittää muutaman yksinkertaisen asian hallintaan. Se ei enää riitä, kun tarvitset tehtäväkohtaista keskustelua, ilmoituksia, käyttöoikeuksia ja merkinnän määräajan muuttamisesta.
Pitääkö jokaisen työntekijän nähdä kaikki tehtävät?
Ei. Task Managerissa käyttäjä näkee Työtilat, joihin hänet on määritetty. Tehtävien ja keskustelujen lisäämisoikeudet määritetään erikseen kussakin työtilassa.
Toimiiko Task Manager ilman AI:ta?
Kyllä. Tehtävät, Keskustelut, Työtilat, Taulu, Kalenteri ja ilmoitukset toimivat ilman yhdistettyä mallia. Voit ottaa AI-avustajan myöhemmin käyttöön valitsemasi palveluntarjoajan omalla avaimella.
Kuinka kauan ohjelman testaaminen käytännössä kestää?
Viikko riittää yhden todellisen projektin testaamiseen viidellä tehtävällä, kolmella henkilöllä, kahdella määräajalla ja viestiketjussa käytävällä keskustelulla. Yritä seuraavana päivänä selvittää töiden nykyinen tila ohjelman avulla.
Lähteet
- Task Manager, Tehtävät
- Task Manager, Työtilat
- Task Manager, Keskustelut
- Task Manager, Taulu
- Task Manager, Kalenteri
- Task Manager, Ilmoituskeskus
- Task Manager, Käyttäjät ja roolit
- Task Manager, Asennus omalle palvelimellesi
- Task Manager, Oma malli, oma avain
- Task Manager, Pysyvä lisenssi
- Task Manager, Päivitykset
- Task Manager, Tehtävät (ohje)
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
