Hyvän pienyrityksen tehtäväohjelman tulisi näyttää, mitä on tehtävä, kuka siitä vastaa ja mihin sovitut asiat on kirjattu. 5-15 hengen tiimille yhtä tärkeitä ovat arjen yksinkertaisuus, pääsynhallinta ja ennustettava kustannusmalli.
5-15 hengen tiimi tarvitsee järjestystä, ei raskasta hallintoa
Kuvittele yritys, joka aloitti viidellä hengellä. Omistaja tunsi kaikki ajankohtaiset asiat, ja sovitut asiat mahtuivat taulukkoon ja muutamaan keskusteluun. Lisää työntekijöitä palkattuaan yritys pyörittää useaa projektia samanaikaisesti, tehtävät kulkevat osastojen välillä, ja yhden henkilön poissaolo vaikeuttaa päätösten löytämistä.
Tämä ei tarkoita, että tällainen tiimi tarvitsisi järjestelmän, jossa on kymmeniä lomakkeita. Ohjelman tehtävä on lyhentää matkaa sopimisesta toteutukseen. Sovelluksen avattuaan työntekijän pitäisi löytää omat tehtävänsä, määräaikansa ja uudet viestinsä.
Esimerkki: Nord-yrityksessä työskentelee yhdeksän henkilöä. Ola vastaa markkinoinnista, Marek myynnistä, ja Magda suunnittelee verkkosivuja. Jokaisen heistä pitäisi nähdä oma työnsä, mutta omistaja tarvitsee myös kokonaiskuvan käynnissä olevista projekteista. Tällainen skenaario kannattaa toistaa työkalua testatessa.
1. Tehtävän tulisi sisältää kaikki tarvittavat tiedot
Pelkkä tehtävän nimi ja määräaika eivät riitä. Tehtävän tulisi sisältää kuvaus, vastuuhenkilöt, prioriteetti, tila ja toteutukseen liittyvä keskustelu. Näin kysymys ”missä sovimme korjauksista?” ei pääty sähköpostin ja pikaviestimen läpikäymiseen.
Task Managerissa tehtävällä on yksi neljästä tilasta: ei tilaa, kesken, tehty tai peruttu. Voit määrittää vastuuhenkilöt, asettaa prioriteetin ja määräajan kellonajalla tai ilman sitä sekä käydä keskustelua kuvauksen alla.
Viestiketjun järjestelmäviestit tallentavat tilan, määräajan, prioriteetin ja nimen muutokset sekä vastuuhenkilöiden lisäämisen tai poistamisen. Kyse ei ole kaikkien toimintojen yleisestä lokista, mutta sen avulla voi tarkistaa tehtävän toteutuksen tärkeimmät muutokset.
Kuvauksen tehtävälistasta on myös hyötyä. Tiimi merkitsee sen kohdat ilman muokkausnäkymän avaamista, näkee edistymispalkin ja henkilön, joka merkitsi kohdan tehdyksi. Lisää ominaisuuksia esittelee sivu Tehtävät.
2. Projektit ja osastot on eroteltava toisistaan
Yksi yhteinen lista muuttuu ajan myötä sekavaksi. Markkinoinnin ei tarvitse nähdä jokaista myynnin tehtävää, eikä asiakkaan sivustoa työstävän tarvitse selata hallinnollisia asioita.
Task Managerissa työ jaetaan työtiloihin, esimerkiksi ”Markkinointi”, ”Uusi verkkosivu” ja ”Myynti”. Jokainen työtila ryhmittelee tehtävät ja keskustelut, ja sillä on oma jäsen- ja käyttöoikeusjoukkonsa. Kohta ”Kaikki” näyttää kerralla tehtävät ja keskustelut kaikista käyttäjän käytettävissä olevista työtiloista.
Tällaisen jaon tulisi vastata sitä, miten yritys todella työskentelee. Jos toteutat useita lyhyitä toimeksiantoja, työtila voi tarkoittaa osastoa ja tehtävät yksittäisiä toimeksiantoja. Muutaman suuremman projektin tapauksessa oma tila jokaiselle projektille voi helpottaa navigointia. Jakoperiaatteet kuvaa sivu Työtilat.
3. Määräaikojen tulee näkyä ilman jokaisen tehtävän avaamista
Tehtävienhallintaohjelman tulisi heti erottaa myöhässä olevat, tämänpäiväiset ja myöhemmäksi suunnitellut asiat toisistaan. Jos määräaika näkyy vasta yksityiskohdat avattuaan, esihenkilön on yhä tarkistettava tehtävät yksi kerrallaan.
Task Managerissa määräajan väri toimii samoin säännöin listassa, Taulussa, Kalenterin Lista-paneelissa ja kalenterin ruudukossa näkyvässä tehtävässä. Punainen tarkoittaa myöhässä olevaa tehtävää, sininen tämänpäiväistä tehtävää, vihreä ajallaan olevaa asiaa ja harmaa tehtävää ilman määräaikaa tai suljettua tehtävää. Listan yläpuolella on laskurit, jotka toimivat myös suodattimina.
Ilmoituskeskus kerää tietoa muun muassa tehtävistä, keskusteluista, maininnoista ja tapahtumista. Se voi muistuttaa ennen tapahtumaa ja ennen tehtävän määräaikaa, jolloin suunnitellut asiat näkyvät yhdessä paikassa.
4. Eri näkymien tulisi käyttää samoja tehtäväkortteja
Kaikki eivät suunnittele työtään samalla tavalla. Omistaja saattaa tarvita koontilistaa, suunnittelija sarakenäkymää ja asiakaspalvelija tuntiaikataulua. Näkymän vaihtamisen ei pitäisi johtaa erillisten tehtäväkopioiden luomiseen.
Samat tehtäväkortit löydät Task Managerista listasta, Taulusta ja Kalenterin Lista-paneelista, ja tehtävät, joilla on määräaika, näkyvät myös kalenterin ruudukossa. Taulu esittää työtilat sarakkeina, ja kortin klikkaus avaa sen viestiketjun.
Kalenterissa on näkymät 1, 2, 3, 5 ja 7 päivälle sekä erillinen Lista-paneeli. Ruudukossa näkyvät ennen kaikkea määräaikaan liittyvät kohteet, kuten tehtävät, joilla on määräaika, ja tapahtumat. Lista-paneeli puolestaan palvelee tehtävä- ja keskustelukorttien selaamista rajoittamatta niitä tuntiruudukkoon sijoitettuihin kohteisiin.
Määräaikoja voi muuttaa vetämällä kohteita kalenterissa. Näkymä ei luo uutta tehtävää, vaan näyttää olemassa olevan kortin määräajan.
Testin aikana pyydä kolmea henkilöä suorittamaan sama skenaario: tehtävän löytäminen, määräajan tarkistaminen ja sovitun asian kirjaaminen. Jokainen voi käyttää valitsemaansa näkymää työskennellen samalla datalla ilman tehtäväkopioiden luomista.
5. Keskustelun tulisi pysyä asian yhteydessä
Tehtäväsovellus ei ratkaise ongelmaa, jos päätöksiä tehdään edelleen pelkästään yksityisessä pikaviestimessä. Viikon kuluttua tehtävästä jää jäljelle pelkkä otsikko, ja kontekstin muistaa vain keskusteluun osallistunut henkilö.
Kannattaa erottaa kaksi viestinnän tyyppiä. Tehtävä palvelee asiaa, jolla on lopputulos, vastuuhenkilöt ja mahdollinen määräaika. Keskustelu palvelee kysymyksiä ja sopimuksia ilman tilaa ja päättymispäivää. Task Managerissa molemmat keskustelutyypit kuuluvat työtilaan ja tukevat viestejä, reaktioita, mainintoja, lainauksia ja liitteitä.
Hyvä sääntö on siirtää keskustelun lopputulos tehtäväksi. Jos keskustelussa sovittiin, että Magda valmistelee rautalankamallin torstaihin mennessä, siitä pitäisi syntyä tehtävä, jossa on Magda ja määräaika. Keskustelu pysyy väittelyn paikkana, ja tehtävä kuvaa sitoumuksen.
6. Käyttöoikeuksien tulee sopia yrityksen tapaan työskennellä
Pienyritys ei tarvitse laajaa roolimatriisia, mutta sen ei myöskään pitäisi toimia periaatteella ”kaikki näkevät kaiken”. Ohjelman tulisi erottaa pääkäyttäjä ja käyttäjä toisistaan sekä mahdollistaa pääsyn myöntäminen tiettyihin tiloihin.
Task Managerissa tavallinen käyttäjä näkee vain ne työtilat, joihin hänellä on pääsy. Käyttöoikeudet asetetaan erikseen jokaiselle tilalle. Voit nimetä työtilan pääkäyttäjän sekä henkilöt, joilla on oikeus lisätä tehtäviä ja keskusteluja. Tilin deaktivointi säilyttää aiemmat tiedot ja vapauttaa lisenssipaikan.
Testin aikana tarkista ohjelma tavallisen käyttäjän näkökulmasta, ei vain pääkäyttäjän. Käyttäjän pitäisi löytää tehtävä, määräaika ja vastauskenttä ilman pääsyä muihin projekteihin tai yrityksen asetuksiin.
7. Tarkista, missä tiedot säilytetään
Jos harkitset valmistajan ylläpitämää ohjelmaa, vertaa sitä myös omalle palvelimelle asennettavaan vaihtoehtoon. Tehtävien, keskustelujen ja liitteiden säilytyspaikka voi olla yksi työkalun valintaperusteista.
Task Manager asennetaan asiakkaan omalle palvelimelle. Sovelluksen tiedostot ja tietokanta sijaitsevat asiakkaan hostingissa, ja toimintaan voi riittää jaettu hosting, jossa on PHP sekä MySQL tai MariaDB. Tekniset yksityiskohdat löydät sivulta Asennus omalle palvelimellesi.
Ohjelma toimii ilman AI:ta. Jos yritys ottaa käyttöön AI-avustajan, se käyttää omaa OpenAI-, Google Gemini-, Anthropic Claude- tai xAI Grok -avainta. Kysymys yhdessä tarvittavan kontekstin kanssa lähtee tällöin valitulle mallin tarjoajalle, ja yritys maksaa käytöstä suoraan kyseiselle tarjoajalle.
8. Laske kustannus koko käyttöajalle
Älä vertaile pelkkää alkumaksua. Tarkista, laskutetaanko ohjelmaa kuukausittain, vuosittain vai kertamaksuna, miten käyttäjämäärä lasketaan ja miten kustannus muuttuu tiimin kasvaessa.
Task Managerilla on kertamaksu, joka riippuu käyttäjäpaikkojen määrästä, ja pysyvä lisenssi versiosarjan 2.x sisällä. Se ei peri kuukausittaista käyttäjäkohtaista tilausmaksua. 5-8 hengen tiimi mahtuu Starter-suunnitelmaan ja 9-15 hengen tiimi Classic-suunnitelmaan. Lisenssiehdot kuvaa sivu Pysyvä lisenssi.
Laske vähintään kolme vaihtoehtoa: nykyinen työntekijämäärä, vuoden kuluttua suunniteltu tilanne sekä kolmen vuoden käytön kustannus. Ota huomioon myös lisäpalvelut, joita yritys todella aikoo käyttää.
Valintataulukko: kahdeksan kysymystä jokaiselle ohjelmalle
Kirjaa testauksen aikana vastaukset yhteen taulukkoon. Jokainen rivi vastaa yhtä yllä kuvatuista kahdeksasta kriteeristä.
| Kriteeri | Tarkistettava kysymys | Odotettu tulos | Varoitusmerkki |
|---|---|---|---|
| 1. Täydellinen tehtävä | Sisältääkö yksi tehtävä kuvauksen, määräajan, henkilöt, tilan ja keskustelun? | Koko asian konteksti on yhdessä viestiketjussa | Sovitut asiat pitää kirjata toiseen ohjelmaan |
| 2. Työnjako | Voiko projektit ja osastot erottaa toisistaan sekä määrittää niiden jäsenet? | Käyttäjä näkee omaan työhönsä liittyvät tilat | Jokainen näkee koko yrityksen listan |
| 3. Määräajat | Näkyvätkö myöhässä olevat ja tämänpäiväiset tehtävät ilman yksityiskohtien avaamista? | Määräaika ja sen tila näkyvät kortilla | Tehtävät pitää tarkistaa yksi kerrallaan |
| 4. Näkymät | Käyttävätkö lista, Taulu ja Kalenteri samoja kortteja? | Näkymän vaihto ei luo tietojen kopioita | Jokainen näkymä vaatii oman merkinnän |
| 5. Viestintä | Pysyvätkö keskustelu, maininnat ja liitteet asian yhteydessä? | Sovitut asiat voi jäljittää tehtävästä tai keskustelusta | Konteksti jää yksityiseen pikaviestimeen |
| 6. Käyttöoikeudet | Löytääkö käyttäjä ilman asetuksia tehtävän, määräajan ja vastauskentän? | Pääsy vastaa projekteja, ja päivittäiset elementit ovat helposti löydettävissä | Käyttäjä näkee vieraita projekteja tai tarvitsee pääkäyttäjän oikeudet |
| 7. Tietojen säilytys | Missä sijaitsevat sovelluksen tiedostot, tietokanta ja liitteet? | Vastaus on yksiselitteinen ja yrityksen vaatimusten mukainen | Palveluntarjoaja ei selvitä tietojen säilytyspaikkaa |
| 8. Kustannus | Paljonko maksaa nykyinen tiimi, suurempi tiimi ja kolmen vuoden käyttö? | Maksumalli mahdollistaa jokaisen vaihtoehdon laskemisen | Kustannus henkilömäärän kasvaessa on epäselvä |
Käytännön testi on siirtää yksi oikea projekti ohjelmaan. Lisää viisi tehtävää, määritä kolme henkilöä, aseta kaksi määräaikaa, kirjoita muutama viesti ja tarkista aikataulu Kalenterissa. Seuraavana päivänä katso, pystytkö ilman lisäselityksiä toteamaan työn tilan, vastuuhenkilöt ja viimeisimmät muutokset.
Valitse ohjelma, jonka tiimi avaa aamuisin
Pienyrityksen tehtäväohjelman tarkoitus on korvata muistaminen, kyseleminen ja sovittujen asioiden etsiminen. Jos haluat tutustua työtiloihin, tehtäviin, keskusteluihin, Tauluun, Kalenteriin ja Ilmoituskeskukseen esimerkkidatalla, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Minkä tehtäväohjelman valita 5-15 hengen yritykselle?
Valitse työkalu, joka yhdistää tehtävät, vastuun, määräajat ja keskustelun sekä mahdollistaa projektien tai osastojen erottelun. Tarkista myös käyttöoikeudet, tietojen säilytyspaikka ja kustannus suunnitellulle työntekijämäärälle.
Riittääkö pienyritykselle taulukko, jossa on tehtävälista?
Taulukko voi riittää, kun asioita on vähän ja ne ovat yksinkertaisia. Kun tarvitset keskusteluja, ilmoituksia, käyttöoikeuksia ja useita näkymiä sekä tallennettuja muutoksia tilaan, määräaikaan, prioriteettiin, nimeen ja vastuuhenkilöihin, tehtäväohjelma voi antaa selkeämmän kuvan työstä.
Pitääkö jokaisen työntekijän nähdä kaikki tehtävät?
Ei. Pääsyoikeudet kannattaa myöntää projektien tai osastojen mukaan. Task Managerissa käyttäjä näkee ne työtilat, joihin hänet on liitetty, ja jäsenet sekä käyttöoikeudet asetetaan erikseen jokaiselle tilalle.
Toimiiko Task Manager ilman AI-avustajaa?
Kyllä. Tehtävät, keskustelut, työtilat, Taulu, Kalenteri ja ilmoitukset toimivat ilman AI-mallin liittämistä. Yritys voi myöhemmin ottaa käyttöön valitsemansa palveluntarjoajan omalla avaimellaan.
Miten aloittaa tehtäväohjelman käyttöönotto?
Aloita yhdestä tiimistä ja yhdestä oikeasta projektista. Luo tilat, kutsu käyttäjät ja siirrä muutama meneillään oleva tehtävä sen sijaan, että kuvaisit heti koko yrityksen historian. Apua saat ensimmäisen viikon suunnitelmasta.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
