Es martes por la mañana y Ola, de la empresa Nord, que cuenta con nueve personas, busca en tres lugares qué se acordó el viernes: si la maqueta de la web debía enviarse al cliente con un fondo oscuro. Marek recuerda otra versión y Magda, que dirige el proyecto, está de vacaciones. Un buen programa de tareas para una pequeña empresa debe evitar una situación así, no crear un noveno lugar en el que buscar.
Un programa de tareas para una pequeña empresa debe agilizar el trabajo
Un programa de gestión de tareas para empresas debe acortar el camino entre una decisión y el trabajo realizado. Nada más abrir la aplicación, ves tus tareas, las fechas límite y los mensajes nuevos.
Con cinco personas, una hoja de cálculo y un chat compartido todavía pueden ser suficientes. Con nueve, los asuntos pasan con más frecuencia de una persona a otra y un solo día de ausencia puede dejar al equipo sin contexto.
En Nord, Ola se ocupa del marketing, Marek de las ventas y Magda de los proyectos web. Cada uno necesita una parte distinta del trabajo, pero la empresa no quiere mantener tres registros separados.
Puedes comprobar los ocho criterios durante una prueba de una semana con el proyecto de Nord. No te limites a leer la lista de funciones del proveedor. Traslada un proyecto real y observa si las personas encuentran la información sin instrucciones adicionales.
1. La tarea debe incluir todo lo que buscas sobre el asunto
El nombre y la fecha límite por sí solos no bastan. La tarea debe reunir la descripción, las personas asignadas, la prioridad, el estado y la conversación sobre el trabajo.
En Task Manager, una tarea puede tener uno de estos estados: sin estado, en curso, completada o cancelada. Puedes cambiar el estado desde la lista o el menú, sin abrir todo el hilo. Encontrarás más información sobre su funcionamiento en la página de la función Tareas de Task Manager.
Los mensajes independientes del sistema documentan los cambios de estado, prioridad y nombre, así como la adición o eliminación de una persona. La edición de la descripción no genera una entrada del sistema - junto al nombre aparece la indicación «(editado)».
La descripción puede incluir una lista de tareas interactiva. Ola marca «textos», Magda «borrador del proyecto» y la barra muestra «2 de 4 completadas». El avatar junto a cada elemento indica quién lo ha marcado y todos los participantes de la tarea pueden ver el estado de la lista.
La prueba es sencilla: crea una tarea y gestiona en ella el asunto durante una semana. El lunes siguiente, intenta reconstruir las decisiones, los cambios de fecha límite y el estado actual sin consultar el correo.
2. Separa los proyectos, pero no reconstruyas la empresa desde cero
Una única lista compartida deja de ser útil cuando mezcla decenas de tareas de distintas áreas. Divide el trabajo de modo que cada persona vea los proyectos que necesita y todo pueda seguir revisándose desde un solo lugar.
Un Espacio de trabajo agrupa las tareas y los chats de un proyecto, equipo o tema. La opción «Todo» muestra elementos de todos los espacios, para que no pierdas de vista la empresa en su conjunto. Encontrarás más ejemplos de cómo organizarlos en la descripción de los espacios de trabajo.
Nord crea los espacios «Marketing», «Nueva web» y «Ventas». Marek solo ve el proyecto web cuando se le asigna. Si hay muchos encargos breves, el Espacio de trabajo puede corresponder a un departamento y, si hay varios proyectos grandes, a un proyecto.
El número junto al nombre del Espacio de trabajo muestra las tareas y los chats sin leer. Desaparece cuando lo has leído todo y, al pasar el cursor, una ventana emergente muestra el número total de elementos. Al terminar el proyecto, archivas el espacio - desaparece de la lista, pero los datos se conservan.
3. Debes ver las tareas atrasadas y las de hoy sin abrirlas
La fecha límite y el contador te permiten reconocer al instante si un asunto está atrasado, vence hoy, vence más adelante o está cerrado. No tienes que abrir cada tarea para hacer la primera revisión del día.
En Task Manager, el rojo indica una tarea atrasada; el azul, una fecha límite para hoy; el verde, una fecha límite para los próximos días; y el gris, que no hay fecha límite o que la tarea está cerrada. Estas indicaciones funcionan igual en la lista, el Tablero, el panel Lista del calendario y la tarea abierta.
Si no indicas una hora, la tarea permanece «para hoy» hasta el final del día. No se marca en rojo hasta el día siguiente. Las tareas completadas y canceladas no se cuentan como atrasadas.
El jueves a las 8:50, Ola abre la reunión informativa de la mañana. Ve «Proyecto web», con fecha límite a las 15:00, y una tarea atrasada. El círculo de la tarjeta indica el número de días, el punto naranja señala una prioridad alta y el contador de mensajes muestra una conversación sin leer.
Los cuatro bloques situados sobre la lista - Con fecha límite, Para hoy, Fuera de plazo y Chat - funcionan como contadores y filtros. El Centro de notificaciones puede avisarte una hora antes de la fecha límite de una tarea, 15 minutos antes de un evento y en el momento en que comienza. Las notificaciones se envían por tres canales independientes - en la aplicación, por correo electrónico y mediante notificaciones del navegador - y puedes elegir por separado los tipos de eventos para cada uno.
4. Las tres vistas deben mostrar los mismos datos
La Lista, el Tablero y el Calendario deben trabajar con las mismas tarjetas. Cambiar de vista no puede obligarte a copiar una tarea ni a volver a introducir su fecha límite.
Marek gestiona las ventas desde la lista, Magda organiza el trabajo en el Tablero y Ola consulta el plan del día en el Calendario. Todos abren el mismo hilo «Proyecto web».
En el Tablero, las columnas corresponden a los Espacios de trabajo, no a los estados de un Kanban clásico. Las columnas incluyen las secciones Favoritos, Tareas y Chats. Puedes cambiar el orden de las columnas y las tarjetas, y Ctrl+Z deshace el último movimiento.
El Calendario ofrece vistas de 1, 2, 3, 5 y 7 días, además del panel Lista. Muestra tareas con fecha límite, eventos, recordatorios y ausencias del equipo. Al arrastrar una tarea, la fecha límite cambia en intervalos de 15 minutos, Esc cancela el movimiento y Ctrl+Z permite deshacer hasta 20 cambios.
Durante la prueba, pide a tres personas que realicen la misma tarea: encontrar una tarea, comprobar su fecha límite y añadir una conclusión. Cada persona debe utilizar una vista diferente. Si el resultado es el mismo, la herramienta no divide al equipo en flujos de información separados.
5. La conversación debe permanecer vinculada al asunto
El chat sirve para preguntas sin estado ni fecha límite propios, mientras que la tarea guarda el compromiso, la persona responsable y la fecha de realización. Esta separación permite convertir lo acordado en una conversación en trabajo concreto sin tener que buscarlo en un servicio de mensajería privado.
En Task Manager, el chat pertenece a un Espacio de trabajo y tiene sus propios participantes. Los mensajes funcionan igual que en el hilo de una tarea. La página chats de equipo explica esta forma de trabajar.
El viernes, Marek escribe en el chat que Magda preparará la maqueta antes del jueves. El equipo adopta una regla: si una conversación genera un compromiso, en ese mismo minuto se crea una tarea con una persona responsable y una fecha límite.
Enter envía el mensaje, Shift+Enter añade una nueva línea y las entradas de una misma persona enviadas en un intervalo de cinco minutos pueden agruparse en un solo bloque. La línea «Nuevos» señala el mensaje no leído más antiguo. Si el envío falla, el texto introducido no se elimina.
6. Prueba el programa desde la perspectiva de un usuario normal
Prueba el programa con la cuenta de un empleado que no sea administrador y que solo tenga acceso a algunos proyectos. Así comprobarás si los permisos se ajustan al trabajo real del equipo.
Task Manager tiene dos roles globales: administrador y usuario. El acceso se configura por separado en cada Espacio de trabajo, indicando el administrador del espacio y los permisos para añadir tareas y chats. Encontrarás los detalles en la descripción de usuarios y roles.
Cada nueva persona recibe una invitación por correo electrónico y configura su propia contraseña. Cuando deja la empresa, desactivas su cuenta en lugar de eliminar los datos y la licencia de usuario vuelve a quedar disponible.
El lunes, inicia sesión como Marek, no como administrador. Dale un minuto para encontrar la tarea, la fecha límite y el campo de respuesta. Comprueba también que no pueda ver ningún proyecto al que no esté asignado. Las Notas y las conversaciones con el Asistente de IA siguen siendo privadas incluso para el administrador.
7. Pregunta directamente dónde se almacenan los archivos y la base de datos
Task Manager almacena los archivos PHP y la base de datos MySQL o MariaDB en el servidor del cliente. Para instalarlo basta con un alojamiento compartido convencional que tenga PHP 8.1+ y las extensiones pdo_mysql, openssl y mbstring.
La respuesta a la pregunta sobre dónde se almacenan los datos debe ser breve e inequívoca. Si el proveedor no puede responderla, anótalo como un riesgo antes de elegir el programa.
El instalador te guía por cinco pantallas. La página Instalación en tu servidor describe los requisitos técnicos.
El navegador descarga las bibliotecas, fuentes, iconos y avatares desde el servidor del cliente, por lo que la aplicación puede funcionar en una red sin acceso a internet. Las Tareas, los Chats, los Espacios de trabajo, el Tablero, el Calendario y las notificaciones funcionan sin IA.
Si Nord activa el Asistente de IA, la consulta con el contexto necesario se enviará al proveedor elegido mediante la clave de la empresa: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. La empresa paga directamente al proveedor, sin ningún margen para Task Manager.
La actualización la inicia el administrador en Ajustes → Actualizaciones, con una licencia válida. La aplicación la descargará e instalará, normalmente sin FTP, es decir, sin subir archivos manualmente al servidor. El CRON, es decir, el programador de tareas del servidor, es opcional y sirve para enviar correos en segundo plano cuando la aplicación está cerrada.
8. Calcula el coste de tres años, no solo el del primer mes
Compara el coste para el equipo actual, para un equipo con tres personas más y para tres años completos. Anota por separado el pago inicial, las renovaciones, la forma de contabilizar las licencias de usuario y el coste de cambiar a un plan superior.
Task Manager aplica un pago único según el número de licencias de usuario e incluye una licencia perpetua. El precio cubre 12 meses de actualizaciones. Después puedes renovar el acceso a nuevas versiones o seguir utilizando el programa instalado sin pagos adicionales.
Starter incluye hasta 8 personas y cuesta 690 zł, Classic incluye hasta 20 personas y cuesta 1 490 zł, y Max incluye hasta 35 personas y cuesta 2 290 zł en la versión Standard. Para más de 35 personas se aplica el plan Enterprise, con un presupuesto personalizado.
Al principio paga 1 490 zł. Después de un año puede pagar 447 zł por otro año de actualizaciones o seguir trabajando sin renovar. Tres años con dos renovaciones cuestan 2 384 zł.
La variante Pro añade Correo, Archivos, Automatizaciones, el cifrado de contenido AES-256 y la base de conocimiento de IA. El plan Classic en la variante Pro cuesta 3.990 PLN. La instalación remota cuesta 299 PLN en Starter, y a partir del plan Classic está incluida en el precio.
La rotación de empleados no obliga a comprar una nueva licencia de usuario, ya que al desactivar una cuenta se libera su plaza. Si la aplicación no tiene una licencia vigente, pasa al modo de solo lectura: los datos pueden consultarse, pero no se pueden guardar cambios. La página Licencia perpetua explica las condiciones de pago.
Hoja de selección: ocho preguntas para cada programa
La hoja de cálculo convierte la presentación comercial en ocho preguntas verificables. Cada criterio se evalúa con datos reales, no con las afirmaciones de la página del proveedor.
| Criterio | Pregunta a comprobar | Resultado esperado | Señal de alarma |
|---|---|---|---|
| Tarea | ¿Puedes consultar desde una sola tarjeta la descripción, las personas, la fecha límite, el estado y la conversación? | Todo el historial del asunto está en un solo lugar. | Sigues teniendo que buscar las decisiones en el correo y el chat. |
| Distribución del trabajo | ¿Puedes separar los proyectos y asignarles a las personas adecuadas? | El empleado solo ve los espacios que necesita. | Todos consultan una única lista compartida. |
| Fechas límite | ¿Puedes identificar las tareas de hoy y las atrasadas sin abrirlas? | Los colores, los contadores y los filtros muestran el plan del día. | La fecha límite solo aparece en los detalles. |
| Vistas | ¿La lista, el Tablero y el Calendario muestran los mismos datos? | Cambiar de vista no crea una copia de la tarea. | Cada vista requiere una entrada independiente. |
| Comunicación | ¿La conversación permanece vinculada a la tarea o al proyecto? | Lo acordado puede encontrarse junto con el trabajo realizado. | Las decisiones solo quedan en el servicio de mensajería. |
| Permisos | ¿Un usuario normal solo ve sus propios espacios? | El acceso se ajusta al rol dentro del proyecto. | Todos tienen acceso a todos los asuntos. |
| Datos | ¿Puedes indicar el servidor, la base de datos y la ruta que siguen los datos de IA? | La respuesta es breve e inequívoca. | No se sabe adónde van los datos. |
| Coste | ¿Puedes calcular el coste de tu equipo actual durante tres años? | Conoces los costes iniciales, las renovaciones y los umbrales. | Los precios no muestran el coste de ampliar el equipo. |
Mañana, empieza una prueba de una semana con un proyecto que hoy gestionas por correo y chat. En 15 minutos, traslada cinco tareas, tres personas, dos fechas límite y varios mensajes. Pasado mañana, da el segundo paso de la misma prueba: intenta consultar el estado del trabajo únicamente desde el programa. Puedes empezar por la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Qué programa de tareas elegir para una pequeña empresa de 5-15 personas?
Elige un programa que reúna la tarea, las personas, la fecha límite y la conversación, permita separar los proyectos y ofrezca un coste calculable para tres años. Evalúa los demás elementos con las ocho preguntas de la plantilla.
¿A una pequeña empresa le basta con una hoja de cálculo que incluya una lista de tareas?
Una hoja de cálculo basta para gestionar una docena de asuntos sencillos. Deja de ser suficiente cuando necesitas conversaciones vinculadas a las tareas, notificaciones, permisos y un registro de los cambios en las fechas límite.
¿Debe cada empleado ver todas las tareas?
No, en Task Manager cada usuario ve los Espacios de trabajo a los que ha sido asignado. Los permisos para añadir tareas y chats se configuran por separado en cada espacio.
¿Funciona Task Manager sin IA?
Sí, las tareas, los chats, los Espacios de trabajo, el Tablero, el Calendario y las notificaciones funcionan sin conectar ningún modelo. Más adelante puedes activar el Asistente de IA con tu propia clave del proveedor que elijas.
¿Cuánto tiempo se tarda en probar el programa en la práctica?
Una semana basta para probar un proyecto real con cinco tareas, tres personas, dos fechas límite y una conversación en un hilo. Al día siguiente, intenta reconstruir a partir del programa el estado actual del trabajo.
Fuentes
- Task Manager, Tareas
- Task Manager, Espacios de trabajo
- Task Manager, Chats
- Task Manager, Tablero
- Task Manager, Calendario
- Task Manager, Centro de notificaciones
- Task Manager, Usuarios y roles
- Task Manager, Instalación en tu servidor
- Task Manager, Tu modelo, tu clave
- Task Manager, Licencia perpetua
- Task Manager, Actualizaciones
- Task Manager, Tareas (instrucciones)
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
