È martedì mattina e Ola, che lavora nell'azienda Nord composta da nove persone, cerca in tre posti diversi una decisione presa venerdì: il mockup del sito deve essere inviato al cliente con lo sfondo scuro? Marek ricorda una versione diversa, mentre Magda, che gestisce il progetto, è in ferie. Un buon programma di gestione delle attività per una piccola impresa deve eliminare situazioni del genere, non creare un nono posto in cui cercare.
Un programma di gestione delle attività per una piccola impresa deve accorciare il percorso fino all'esecuzione
Un programma di gestione delle attività aziendali deve accorciare il percorso dalla decisione al lavoro completato. Quando apri l'applicazione, vedi subito le tue attività, le scadenze e i nuovi messaggi.
Con cinque persone, un foglio di calcolo e una chat condivisa possono ancora essere sufficienti. Con nove, i casi passano più spesso da una persona all'altra e un solo giorno di assenza può privare il team del contesto.
In Nord, Ola si occupa del marketing, Marek delle vendite e Magda dei progetti web. Ognuno ha bisogno di vedere una parte diversa del lavoro, ma l'azienda non vuole gestire tre registri separati.
Puoi verificare gli otto criteri durante un test settimanale sul progetto Nord. Non limitarti a leggere l'elenco delle funzionalità del produttore. Trasferisci un progetto reale e osserva se le persone trovano le informazioni senza istruzioni aggiuntive.
1. Un'Attività deve contenere tutto ciò che cerchi su un caso
Il nome e la scadenza da soli non bastano. Un'Attività deve contenere la descrizione, le persone assegnate, la priorità, lo stato e la conversazione relativa all'esecuzione.
In Task Manager un'Attività può avere uno dei seguenti stati: nessuno stato, in corso, completata o annullata. Puoi modificare lo stato dall'elenco o dal menu, senza aprire l'intera Discussione. Per maggiori dettagli, consulta la pagina della funzionalità Attività in Task Manager.
Messaggi di sistema separati documentano le modifiche a stato, priorità e nome, nonché l'aggiunta o la rimozione di una persona. La modifica della sola descrizione non crea un messaggio di sistema - accanto al nome compare l'indicazione “(modificato)”.
La descrizione può contenere una Lista to-do interattiva. Ola spunta “testi”, Magda “bozza del progetto” e la barra mostra “2 di 4 completate”. L'avatar accanto alla voce indica chi l'ha selezionata e tutti i partecipanti all'Attività possono vedere lo stato dell'elenco.
Il test è semplice: crea un'Attività e gestisci al suo interno un caso per una settimana. Il lunedì successivo prova a ricostruire le decisioni, le modifiche alla scadenza e lo stato attuale senza consultare la posta.
2. Separa i progetti, ma non ricreare l'azienda da zero
Un unico elenco condiviso smette di essere utile quando mescola decine di attività provenienti da aree diverse. Suddividi il lavoro in modo che ogni persona veda i progetti necessari, mantenendo al contempo la possibilità di esaminare tutto da un unico posto.
Uno Spazio di lavoro raggruppa le attività e le chat di un progetto, di un team o di un argomento. La voce «Tutto» mostra gli elementi di tutti gli spazi, così non perdi di vista l'intera azienda. Trovi altri esempi di organizzazione nella descrizione degli Spazi di lavoro.
Nord crea gli spazi “Marketing”, “Nuovo sito web” e “Vendite”. Marek vede il progetto del sito solo quando gli viene assegnato. Se ci sono molti incarichi brevi, uno Spazio di lavoro può corrispondere a un reparto; nel caso di pochi progetti di grandi dimensioni, può corrispondere a un progetto.
Il numero accanto al nome dello Spazio di lavoro indica le attività e le chat non lette. Scompare dopo che hai letto tutto, mentre il fumetto visualizzato al passaggio del mouse mostra il numero totale di elementi. Al termine del progetto puoi archiviare lo spazio - scompare dall'elenco, ma i dati restano disponibili.
3. Devi vedere le attività scadute e quelle di oggi senza aprirle
La scadenza e il contatore consentono di riconoscere subito un caso scaduto, previsto per oggi, futuro o chiuso. Non devi aprire ogni Attività per fare la prima revisione della giornata.
In Task Manager il rosso indica un'Attività scaduta, il blu una scadenza per oggi, il verde una scadenza nei prossimi giorni e il grigio l'assenza di una scadenza o un'Attività chiusa. Questi indicatori funzionano allo stesso modo nell'elenco, nella Bacheca, nel pannello Elenco del calendario e in un'Attività aperta.
Se non specifichi un orario, l'Attività rimane “per oggi” fino alla fine della giornata. Diventa rossa solo il giorno successivo. Le attività completate e annullate non vengono conteggiate come scadute.
Giovedì alle 8:50 Ola apre il briefing mattutino. Vede “Progetto sito” con scadenza alle 15:00 e un'Attività scaduta. Il cerchio accanto alla scheda indica il numero di giorni, il punto arancione segnala una priorità alta e il contatore dei messaggi mostra una conversazione non letta.
I quattro riquadri sopra l'elenco - In scadenza, Oggi, Scadute e Chat - fungono sia da contatori sia da filtri. Il Centro notifiche può inviare un promemoria un'ora prima della scadenza di un'attività, 15 minuti prima di un evento e nel momento in cui inizia. Le notifiche vengono inviate tramite tre canali indipendenti - nell'applicazione, via e-mail e come notifiche del browser - e per ciascuno puoi scegliere separatamente i tipi di evento.
4. Le tre viste devono mostrare gli stessi dati
Elenco, Bacheca e Calendario devono utilizzare le stesse schede. Cambiare vista non deve richiedere di copiare l'attività o inserire nuovamente la scadenza.
Marek gestisce le vendite dall'elenco, Magda organizza il lavoro sulla Bacheca e Ola controlla il programma della giornata nel Calendario. Ognuno di loro apre la stessa discussione “Progetto del sito”.
Sulla Bacheca, le colonne sono gli spazi di lavoro, non gli stati di un classico Kanban. Le colonne contengono le sezioni Preferiti, Attività e Chat. Puoi modificare l'ordine delle colonne e delle schede, mentre Ctrl+Z annulla l'ultimo spostamento.
Il Calendario offre viste da 1, 2, 3, 5 e 7 giorni e un pannello Elenco. Mostra le attività con scadenza, gli eventi, i promemoria e le assenze del team. Trascinando un'attività puoi modificarne la scadenza a intervalli di 15 minuti, Esc interrompe lo spostamento e Ctrl+Z consente di annullare fino a 20 modifiche.
Durante il test, chiedi a tre persone di completare lo stesso scenario: trovare un'attività, controllarne la scadenza e aggiungere una decisione. Ogni persona deve utilizzare una vista diversa. Se il risultato è lo stesso, lo strumento non divide il team in flussi di informazioni separati.
5. La conversazione deve rimanere legata alla questione
La Chat serve per le domande che non hanno uno stato e una scadenza propri, mentre l'attività conserva l'impegno, la persona responsabile e la data di esecuzione. Questa distinzione permette di trasformare una decisione presa durante una conversazione in lavoro concreto, senza doverla cercare in un'app di messaggistica privata.
In Task Manager, una chat appartiene a uno spazio di lavoro e ha partecipanti propri. I messaggi funzionano come nella discussione di un'attività. Il flusso di lavoro è descritto nella pagina chat del team.
Venerdì Marek scrive nella chat che Magda preparerà il mockup entro giovedì. Il team adotta una regola: se una conversazione genera un impegno, nello stesso minuto viene creata un'attività con una persona responsabile e una scadenza.
Enter invia il messaggio, Shift+Enter aggiunge una nuova riga e i messaggi di una stessa persona inviati nell'arco di cinque minuti possono essere raggruppati in un unico blocco. La linea “Nuovi” indica il messaggio non letto meno recente. Se l'invio non riesce, il testo inserito non viene eliminato.
6. Valuta il programma dal punto di vista di un normale utente
Prova il programma con l'account di un dipendente che non sia amministratore e abbia accesso solo ad alcuni progetti. In questo modo vedrai se le autorizzazioni corrispondono al lavoro effettivo del team.
Task Manager prevede due ruoli globali: amministratore e utente. L'accesso viene configurato separatamente per ogni spazio di lavoro, indicando l'amministratore dello spazio e le autorizzazioni per aggiungere attività e chat. I dettagli sono disponibili nella pagina dedicata a utenti e ruoli.
Ogni nuova persona riceve un invito via e-mail e imposta autonomamente la propria password. Quando lascia l'azienda, disattivi l'account anziché eliminare i dati e la postazione prevista dalla licenza torna disponibile.
Lunedì accedi come Marek, non come amministratore. Concedigli un minuto per trovare l'attività, la scadenza e il campo di risposta. Controlla anche che non possa vedere un progetto a cui non è stato assegnato. Le Note e le conversazioni con l'Assistente AI rimangono private anche per l'amministratore.
7. Chiedi direttamente dove si trovano i file e il database
Task Manager archivia i file PHP e il database MySQL o MariaDB sull'hosting del cliente. Per l'installazione è sufficiente un normale hosting condiviso con PHP 8.1+ e le estensioni pdo_mysql, openssl e mbstring.
La risposta alla domanda su dove vengono archiviati i dati deve essere breve e inequivocabile. Se il produttore non è in grado di fornirla, registralo come rischio prima di scegliere il programma.
Il programma di installazione ti guida attraverso cinque schermate. I requisiti tecnici sono descritti nella pagina Installazione sul tuo hosting.
Il browser scarica librerie, font, icone e avatar dal server del cliente, quindi l'applicazione può funzionare in una rete senza accesso a Internet. Attività, chat, spazi di lavoro, Bacheca, Calendario e notifiche funzionano senza AI.
Se Nord attiva l'Assistente AI, la richiesta con il contesto necessario viene inviata al fornitore scelto utilizzando la chiave dell'azienda: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. L'azienda paga direttamente il fornitore, senza alcun ricarico da parte di Task Manager.
L'aggiornamento viene avviato dall'amministratore in Impostazioni → Aggiornamenti, con una licenza valida. L'applicazione lo scaricherà e lo installerà, di solito senza FTP, cioè senza caricare manualmente i file sul server. Il CRON, ossia la pianificazione delle attività sul server, è opzionale e serve a inviare le e-mail in background quando l'applicazione è chiusa.
8. Calcola il costo di tre anni, non del primo mese
Confronta il costo per il team attuale, per un team con tre persone in più e per tre anni completi. Annota separatamente il costo iniziale, i rinnovi, il metodo di calcolo delle postazioni e il costo del passaggio a un piano superiore.
Task Manager prevede un pagamento una tantum in base al numero di postazioni e una licenza perpetua. Il prezzo include 12 mesi di aggiornamenti. In seguito puoi rinnovare l'accesso alle nuove versioni oppure continuare a utilizzare il programma installato senza ulteriori costi.
Starter include fino a 8 persone e costa 690 zł, Classic fino a 20 persone costa 1 490 zł, mentre Max fino a 35 persone costa 2 290 zł nella variante Standard. Oltre 35 persone è disponibile Enterprise con un preventivo personalizzato.
All'inizio paga 1 490 zł. Dopo un anno può pagare 447 zł per un altro anno di aggiornamenti oppure continuare a lavorare senza rinnovo. Tre anni con due rinnovi costano 2 384 zł.
La variante Pro aggiunge Posta, File, Automazioni, crittografia dei contenuti AES-256 e base di conoscenza AI. Il piano Classic nella variante Pro costa 3.990 PLN. L'installazione da remoto costa 299 PLN in Starter, mentre dal piano Classic in su è inclusa nel prezzo.
Il ricambio del personale non richiede l'acquisto di una nuova postazione, perché la disattivazione di un account libera quella esistente. Se l'applicazione non dispone di una licenza valida, passa in modalità di sola lettura: i dati possono essere consultati, ma non è possibile salvare modifiche. Le condizioni di pagamento sono descritte nella pagina Licenza perpetua.
Scheda di valutazione: otto domande per ogni programma
Il foglio di valutazione trasforma la presentazione commerciale in otto domande verificabili. Valuti ogni criterio usando dati reali, non sulla base di quanto dichiarato sul sito del produttore.
| Criterio | Domanda da verificare | Risultato atteso | Segnale d'allarme |
|---|---|---|---|
| Attività | Da una singola scheda puoi ricostruire la descrizione, le persone, la scadenza, lo stato e la conversazione? | L'intera cronologia della questione si trova in un unico posto. | Devi ancora cercare le decisioni nella posta e nella chat. |
| Organizzazione del lavoro | Puoi separare i progetti e assegnare loro le persone giuste? | Il dipendente vede solo gli spazi necessari. | Tutti consultano un unico elenco condiviso. |
| Scadenze | Puoi riconoscere le attività di oggi e quelle scadute senza aprirle? | Colori, contatori e filtri mostrano il programma della giornata. | La scadenza è visibile solo nei dettagli. |
| Viste | Elenco, Bacheca e Calendario mostrano gli stessi dati? | Cambiare vista non crea una copia dell'attività. | Ogni vista richiede un inserimento separato. |
| Comunicazione | La conversazione rimane associata all'attività o al progetto? | La decisione si trova insieme al lavoro svolto. | Le decisioni rimangono esclusivamente nell'app di messaggistica. |
| Autorizzazioni | Un normale utente vede solo i propri spazi? | L'accesso corrisponde al ruolo nel progetto. | Tutti hanno accesso a tutte le questioni. |
| Dati | Sai indicare il server, il database e il percorso seguito dai dati AI? | La risposta è breve e inequivocabile. | Non è chiaro dove vengano inviati i dati. |
| Costo | Riesci a calcolare il costo del team attuale su tre anni? | Conosci i costi iniziali, i rinnovi e le soglie. | I prezzi non mostrano il costo della crescita del team. |
Domani inizia una prova di una settimana partendo da un progetto che oggi vive tra e-mail e chat. In 15 minuti trasferisci cinque attività, tre persone, due scadenze e alcuni messaggi. Dopodomani esegui il secondo passaggio della stessa prova: cerca di verificare lo stato dei lavori esclusivamente dal programma. Puoi iniziare dalla Demo.
Domande frequenti
Quale programma di gestione delle attività scegliere per una piccola impresa con 5-15 persone?
Scegli un programma che riunisca attività, persone, scadenza e conversazione, permetta di separare i progetti e offra un costo calcolabile su tre anni. Valuta gli altri aspetti con le otto domande del foglio di valutazione.
Per una piccola impresa è sufficiente un foglio di calcolo con un elenco di attività?
Un foglio di calcolo è sufficiente per una decina di casi semplici. Non lo è più quando servono conversazioni legate alle attività, notifiche, autorizzazioni e uno storico delle modifiche alle scadenze.
Ogni dipendente deve vedere tutte le attività?
No, in Task Manager l'utente vede gli Spazi di lavoro a cui è stato assegnato. Le autorizzazioni per aggiungere attività e chat vengono definite separatamente in ogni spazio.
Task Manager funziona senza AI?
Sì, attività, chat, Spazi di lavoro, Bacheca, Calendario e notifiche funzionano senza collegare un modello. In seguito puoi attivare l'Assistente AI usando la tua chiave del fornitore scelto.
Quanto tempo serve per provare il programma in pratica?
Una settimana è sufficiente per testare un progetto reale con cinque attività, tre persone, due scadenze e una conversazione nella Discussione. Il giorno successivo prova a ricostruire dal programma lo stato attuale dei lavori.
Fonti
- Task Manager, Attività
- Task Manager, Spazi di lavoro
- Task Manager, Chat
- Task Manager, Bacheca
- Task Manager, Calendario
- Task Manager, Centro notifiche
- Task Manager, Utenti e ruoli
- Task Manager, Installazione sul tuo hosting
- Task Manager, Il tuo modello, la tua chiave
- Task Manager, Licenza perpetua
- Task Manager, Aggiornamenti
- Task Manager, Attività (guida)
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
