É terça-feira de manhã e Ola, da empresa Nord, que tem nove pessoas, procura em três locais uma decisão tomada na sexta-feira: se a maquete do site deve ser enviada ao cliente com um fundo escuro. Marek recorda-se de outra versão e Magda, que gere o projeto, está de férias. Um bom software de gestão de tarefas para pequenas empresas deve eliminar este tipo de situação, e não criar um nono local onde procurar.
O software de gestão de tarefas para pequenas empresas deve agilizar a execução do trabalho
O software de gestão de tarefas de uma empresa deve encurtar o percurso entre a decisão e o trabalho concluído. Ao abrir a aplicação, vê imediatamente as suas tarefas, os prazos e as novas mensagens.
Com cinco pessoas, uma folha de cálculo e um chat partilhado ainda podem ser suficientes. Com nove, os assuntos passam mais frequentemente de uma pessoa para outra e um único dia de ausência pode deixar a equipa sem acesso ao contexto.
Na Nord, Ola gere o marketing, Marek as vendas e Magda os projetos de sites. Cada pessoa precisa de uma parte diferente do trabalho, mas a empresa não quer manter três registos separados.
Pode verificar os oito critérios durante um teste de uma semana no projeto da Nord. Não se limite a ler a lista de funcionalidades do fornecedor. Transfira um projeto real e observe se as pessoas encontram as informações sem instruções adicionais.
1. A tarefa deve conter tudo o que procura sobre o assunto
O nome e o prazo, por si só, não são suficientes. A tarefa deve reunir a descrição, as pessoas atribuídas, a prioridade, o estado e a conversa sobre a sua execução.
No Task Manager, uma tarefa pode ter o estado: sem estado, em curso, concluída ou cancelada. Pode alterar o estado a partir da lista ou do menu, sem abrir todo o tópico. Encontra mais informações sobre o funcionamento na página da funcionalidade tarefas no Task Manager.
Mensagens de sistema separadas documentam a alteração do estado, da prioridade e do nome, bem como a adição ou remoção de uma pessoa. A edição apenas da descrição não cria uma entrada de sistema - junto ao nome aparece a indicação “(editado)”.
A descrição pode incluir uma lista de tarefas clicável. Ola assinala “textos”, Magda “rascunho do projeto” e a barra mostra “2 de 4 concluídas”. O avatar junto a cada item mostra quem o assinalou e todos os participantes da tarefa veem o estado da lista.
O teste é simples: crie uma tarefa e acompanhe nela o assunto durante uma semana. Na segunda-feira seguinte, tente reconstruir as decisões, as alterações do prazo e o estado atual sem consultar o correio eletrónico.
2. Separe os projetos, mas não recrie a empresa do zero
Uma única lista partilhada deixa de ser útil quando mistura dezenas de tarefas de diferentes áreas. Divida o trabalho de modo que cada pessoa veja os projetos de que precisa, sem deixar de ser possível consultar tudo a partir de um único local.
Um workspace é um espaço que agrupa tarefas e conversas de um projeto, equipa ou tema. A opção «Tudo» mostra os elementos de todos os espaços, para que não perca a visão geral da empresa. Encontre mais exemplos de organização na descrição dos workspaces.
A Nord cria os espaços “Marketing”, “Novo site” e “Vendas”. Marek só vê o projeto do site quando lhe é atribuído. Se houver muitos trabalhos curtos, o workspace pode corresponder a um departamento; se houver alguns projetos de grande dimensão - a um projeto.
O número junto ao nome do workspace mostra as tarefas e os chats não lidos. Depois de ler tudo, desaparece, enquanto a informação apresentada ao passar o cursor indica o número total de elementos. Quando o projeto termina, pode arquivar o espaço - este desaparece da lista, mas os dados são mantidos.
3. Deve conseguir ver as tarefas em atraso e as de hoje sem as abrir
O prazo e o contador permitem identificar imediatamente se um assunto está em atraso, é para hoje, é futuro ou está encerrado. Não precisa de abrir cada tarefa para fazer a primeira revisão do dia.
No Task Manager, o vermelho indica uma tarefa em atraso, o azul um prazo para hoje, o verde um prazo para os próximos dias e o cinzento a ausência de prazo ou uma tarefa encerrada. Estas indicações funcionam da mesma forma na lista, no Quadro, no painel Lista do calendário e numa tarefa aberta.
Se não indicar uma hora, a tarefa permanece “para hoje” até ao final do dia. Só fica vermelha no dia seguinte. As tarefas concluídas e canceladas não são contabilizadas como atrasadas.
Na quinta-feira, às 8:50, Ola abre o briefing matinal. Vê “Projeto do site” com prazo para as 15:00 e uma tarefa em atraso. O círculo junto ao cartão indica o número de dias, o ponto laranja assinala uma prioridade elevada e o contador de mensagens mostra uma conversa não lida.
Os quatro blocos acima da lista - Dentro do prazo, Para hoje, Em atraso e Chat - funcionam como contadores e filtros. O centro de notificações pode enviar um lembrete uma hora antes do prazo da tarefa, 15 minutos antes de um evento e no momento em que este começa. As notificações são enviadas por três canais independentes - na aplicação, por e-mail e através de notificações do navegador - e pode escolher separadamente os tipos de eventos para cada um deles.
4. As três vistas devem apresentar os mesmos dados
A Lista, o Quadro e o Calendário devem trabalhar com os mesmos cartões. Mudar de vista não pode exigir a cópia da tarefa nem a introdução do prazo novamente.
Marek gere as vendas na Lista, Magda organiza o trabalho no Quadro e Ola consulta o plano do dia no Calendário. Cada um abre a mesma conversa “Projeto do site”.
No Quadro, as colunas correspondem aos workspaces, não aos estados de um Kanban clássico. As colunas incluem as secções Favoritos, Tarefas e Chats. Pode alterar a ordem das colunas e dos cartões, e Ctrl+Z anula a última alteração.
O Calendário disponibiliza vistas de 1, 2, 3, 5 e 7 dias, bem como um painel Lista. Mostra tarefas com prazo, eventos, lembretes e ausências da equipa. Arrastar uma tarefa altera o prazo em intervalos de 15 minutos, Esc cancela o movimento e Ctrl+Z permite anular até 20 alterações.
Durante o teste, peça a três pessoas que executem o mesmo cenário: encontrar a tarefa, verificar o prazo e acrescentar o que ficou acordado. Cada pessoa deve utilizar uma vista diferente. Se o resultado for o mesmo, a ferramenta não divide a equipa em circuitos de informação separados.
5. A conversa deve permanecer associada ao assunto
O chat serve para perguntas sem estado nem prazo próprios, enquanto a tarefa guarda o compromisso, a pessoa responsável e a data de conclusão. Esta separação permite transformar o que ficou acordado numa tarefa sem ter de o procurar num serviço de mensagens privado.
No Task Manager, o chat pertence a um workspace e tem os seus próprios participantes. As mensagens funcionam da mesma forma que na conversa de uma tarefa. A página chats da equipa descreve este método de trabalho.
Na sexta-feira, Marek escreve no chat que Magda irá preparar a maquete até quinta-feira. A equipa adota uma regra simples: se uma conversa criar um compromisso, é criada nessa mesma altura uma tarefa com uma pessoa responsável e um prazo.
Enter envia a mensagem, Shift+Enter adiciona uma nova linha e as mensagens da mesma pessoa enviadas num período de cinco minutos podem ser agrupadas num único bloco. A linha “Novas” assinala a mensagem não lida mais antiga. Se o envio falhar, o texto introduzido não é eliminado.
6. Teste o programa do ponto de vista de um utilizador comum
Teste o programa com a conta de um trabalhador que não seja administrador e que tenha acesso apenas a alguns projetos. Assim, poderá verificar se as permissões correspondem ao trabalho real da equipa.
O Task Manager tem duas funções globais: administrador e utilizador. O acesso é definido separadamente em cada workspace, indicando o administrador do espaço e as permissões para adicionar tarefas e chats. A página sobre utilizadores e funções apresenta os detalhes.
Uma nova pessoa recebe um convite por e-mail e define a sua própria palavra-passe. Quando sai da empresa, a conta é desativada em vez de os dados serem eliminados, e o lugar da licença fica novamente disponível.
Na segunda-feira, inicie sessão como Marek, não como administrador. Dê-lhe um minuto para encontrar a tarefa, o prazo e o campo de resposta. Verifique também se não consegue ver um projeto ao qual não foi atribuído. As notas e as conversas com o Assistente de IA permanecem privadas, inclusive para o administrador.
7. Pergunte diretamente onde estão os ficheiros e a base de dados
O Task Manager guarda os ficheiros PHP e a base de dados MySQL ou MariaDB no alojamento do cliente. Para a instalação, basta um alojamento partilhado comum com PHP 8.1+ e as extensões pdo_mysql, openssl e mbstring.
A resposta à pergunta sobre o local onde os dados são armazenados deve ser curta e inequívoca. Se o fornecedor não conseguir responder, deve registar esse facto como um risco antes de escolher o programa.
O instalador orienta o utilizador ao longo de cinco ecrãs. A página Instalação no seu alojamento descreve os requisitos técnicos.
O navegador descarrega as bibliotecas, os tipos de letra, os ícones e os avatares a partir do servidor do cliente, pelo que a aplicação pode funcionar numa rede sem acesso à Internet. As tarefas, os chats, os workspaces, o Quadro, o Calendário e as notificações funcionam sem IA.
Se a Nord ativar o Assistente de IA, o pedido e o contexto necessário serão enviados para o fornecedor selecionado através da chave da empresa: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A empresa paga diretamente ao fornecedor, sem qualquer margem do Task Manager.
A atualização é iniciada pelo administrador em Definições → Atualizações, com uma licença válida. A aplicação vai descarregá-la e instalá-la, geralmente sem FTP, ou seja, sem envio manual de ficheiros para o servidor. O CRON, isto é, o agendador de tarefas no servidor, é opcional e serve para enviar e-mails em segundo plano quando a aplicação está fechada.
8. Calcule o custo de três anos, não apenas do primeiro mês
Compare o custo para a equipa atual, para uma equipa com mais três pessoas e para um período completo de três anos. Registe separadamente o pagamento inicial, as renovações, o método de cálculo dos lugares e o custo da mudança para um plano superior.
O Task Manager tem um pagamento único baseado no número de lugares e uma licença perpétua. O preço inclui 12 meses de atualizações. Depois desse período, pode renovar o acesso a novas versões ou continuar a trabalhar com o programa instalado sem pagamentos adicionais.
O Starter inclui até 8 pessoas e custa 690 zł, o Classic inclui até 20 pessoas e custa 1 490 zł, e o Max inclui até 35 pessoas e custa 2 290 zł na versão Standard. Para mais de 35 pessoas, está disponível o Enterprise, com um preço personalizado.
No início, paga 1 490 zł. Após um ano, pode pagar 447 zł por mais um ano de atualizações ou continuar a trabalhar sem renovar. Três anos com duas renovações custam 2 384 zł.
A variante Pro acrescenta o Correio, os Ficheiros, as Automatizações, a encriptação de conteúdo AES-256 e a base de conhecimento IA. O plano Classic na variante Pro custa 3 990 zł. A instalação remota custa 299 zł no Starter, e a partir do plano Classic já está incluída no preço.
A rotatividade dos trabalhadores não exige a compra de um novo lugar, porque a desativação da conta liberta esse lugar. Se a aplicação não tiver uma licença válida, passa para o modo só de leitura: é possível consultar os dados, mas não guardar alterações. A página Licença perpétua descreve as regras de pagamento.
Folha de escolha: oito perguntas para cada programa
A folha de cálculo transforma a apresentação comercial em oito perguntas verificáveis. Cada critério é avaliado com dados reais, não com base nas declarações do fornecedor.
| Critério | Pergunta a verificar | Resultado esperado | Sinal de alerta |
|---|---|---|---|
| Tarefa | Consegue reconstituir, a partir de um único cartão, a descrição, as pessoas, o prazo, o estado e a conversa? | Todo o histórico do assunto está num único local. | Continua a ter de procurar as decisões no e-mail e no chat. |
| Organização do trabalho | Consegue separar os projetos e atribuir-lhes as pessoas certas? | O trabalhador vê apenas os espaços de que necessita. | Todos consultam uma única lista comum. |
| Prazos | Consegue identificar as tarefas de hoje e em atraso sem as abrir? | As cores, os contadores e os filtros mostram o plano do dia. | O prazo só aparece nos detalhes. |
| Vistas | A Lista, o Quadro e o Calendário apresentam os mesmos dados? | Mudar de vista não cria uma cópia da tarefa. | Cada vista exige uma introdução separada. |
| Comunicação | A conversa permanece associada à tarefa ou ao projeto? | É possível encontrar o que ficou acordado juntamente com o trabalho realizado. | As decisões existem apenas no serviço de mensagens. |
| Permissões | Um utilizador comum vê apenas os seus espaços? | O acesso corresponde à função desempenhada no projeto. | Todos têm acesso a todos os assuntos. |
| Dados | Consegue indicar o servidor, a base de dados e o percurso dos dados de IA? | A resposta é curta e inequívoca. | Não se sabe para onde são enviados os dados. |
| Custo | Consegue calcular o custo da equipa atual ao longo de três anos? | Conhece os custos iniciais, as renovações e os escalões. | O preçário não mostra o custo do crescimento da equipa. |
Amanhã, comece um teste de uma semana com um projeto que hoje vive nos e-mails e no chat. Em 15 minutos, transfira cinco tarefas, três pessoas, dois prazos e algumas mensagens. Depois de amanhã, dê o segundo passo do mesmo teste: tente consultar o estado dos trabalhos apenas no programa. Pode começar pela Demo.
Perguntas mais frequentes
Que software de gestão de tarefas escolher para uma pequena empresa com 5-15 pessoas?
Escolha um programa que reúna a tarefa, as pessoas, o prazo e a conversa, permita separar projetos e apresente um custo calculável para três anos. Avalie os restantes elementos através das oito perguntas da folha.
Uma folha de cálculo com uma lista de tarefas é suficiente para uma pequena empresa?
Uma folha de cálculo é suficiente para uma dúzia de assuntos simples. Deixa de o ser quando precisa de uma conversa associada à tarefa, notificações, permissões e um registo da alteração do prazo.
É necessário que cada colaborador veja todas as tarefas?
Não, no Task Manager cada utilizador vê os workspaces aos quais foi atribuído. As permissões para adicionar tarefas e chats são definidas separadamente em cada espaço.
O Task Manager funciona sem IA?
Sim, as tarefas, os chats, os workspaces, o Quadro, o Calendário e as notificações funcionam sem ligar qualquer modelo. Mais tarde, pode ativar o Assistente de IA com a sua própria chave do fornecedor escolhido.
Quanto tempo demora testar o programa na prática?
Uma semana é suficiente para testar um projeto real com cinco tarefas, três pessoas, dois prazos e uma conversa num tópico. No dia seguinte, tente reconstruir no programa o estado atual do trabalho.
Fontes
- Task Manager, Tarefas
- Task Manager, Workspaces
- Task Manager, Chats
- Task Manager, Quadro
- Task Manager, Calendário
- Task Manager, Centro de notificações
- Task Manager, Utilizadores e funções
- Task Manager, Instalação no seu alojamento
- Task Manager, O seu modelo, a sua chave
- Task Manager, Licença sem termo
- Task Manager, Atualizações
- Task Manager, Tarefas (instruções)
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
