Um bom programa de gestão de tarefas para pequenas empresas deve mostrar o que há para fazer, quem é responsável e onde ficaram registados os acordos. Para uma equipa de 5-15 pessoas, são igualmente importantes a simplicidade do trabalho diário, o controlo de acessos e um modelo de custos previsível.
Uma equipa de 5-15 pessoas precisa de organização, não de uma administração complexa
Imagine uma empresa que começou com cinco pessoas. O proprietário conhecia todos os assuntos em curso e os acordos cabiam numa folha de cálculo e em algumas conversas. Depois de contratar mais pessoas, a empresa passa a gerir vários projetos em simultâneo, as tarefas transitam entre departamentos e a ausência de uma pessoa dificulta encontrar as decisões tomadas.
Isto não significa que essa equipa precise de um sistema com dezenas de formulários. O programa deve encurtar o caminho entre um acordo e a sua execução. Ao abrir a aplicação, o colaborador deve encontrar as suas tarefas, prazos e novas mensagens.
Exemplo: na empresa Nord trabalham nove pessoas. A Ola é responsável pelo marketing, o Marek pelas vendas e a Magda prepara os projetos de sites. Cada uma delas deve ver o seu próprio trabalho, mas o proprietário também precisa de uma visão global dos projetos disponíveis. Vale a pena reproduzir este cenário ao testar a ferramenta.
1. Uma tarefa deve conter toda a informação
O nome da tarefa e o prazo, por si só, não bastam. A tarefa deve conter a descrição, as pessoas responsáveis, a prioridade, o estado e uma conversa sobre a execução. Assim, a pergunta „onde ficaram definidas as correções?” deixa de exigir uma busca pelo e-mail e pelo chat.
No Task Manager, uma tarefa tem um de quatro estados: sem estado, em curso, concluída ou cancelada. Pode atribuir pessoas, definir a prioridade e o prazo, com ou sem hora, e conduzir a conversa por baixo da descrição.
As mensagens do sistema no tópico registam as alterações de estado, prazo, prioridade e nome, bem como a adição ou remoção de pessoas atribuídas. Não é um registo geral de todas as operações, mas permite verificar as alterações mais importantes relativas à execução da tarefa.
É também útil a lista to-do na descrição. A equipa assinala os pontos sem abrir a edição, vê a barra de progresso e a pessoa que assinalou a conclusão. A página de funcionalidades Tarefas mostra mais possibilidades.
2. Projetos e departamentos têm de estar separados
Uma única lista comum torna-se ilegível com o tempo. O marketing não precisa de ver cada tarefa das vendas, e quem trabalha no site de um cliente não deve consultar assuntos administrativos.
No Task Manager, o trabalho divide-se em Workspaces, por exemplo „Marketing”, „Novo site” e „Vendas”. Cada Workspace agrupa tarefas e chats e tem o seu próprio conjunto de membros e permissões. A opção „Tudo” mostra em conjunto as tarefas e os chats de todos os Workspaces disponíveis para o utilizador.
Esta divisão deve corresponder à forma como a empresa realmente trabalha. Se realiza muitas encomendas curtas, o Workspace pode corresponder a um departamento e as tarefas a encomendas concretas. Com vários projetos maiores, um espaço separado para cada projeto pode facilitar a navegação. As regras de divisão estão descritas na página Workspaces.
3. Os prazos devem estar visíveis sem abrir cada tarefa
Um programa de gestão de tarefas deve distinguir de imediato os assuntos em atraso, os de hoje e os planeados para mais tarde. Se o prazo só é visível depois de abrir os detalhes, o gestor continua obrigado a verificar as tarefas uma a uma.
No Task Manager, a cor do prazo funciona segundo as mesmas regras na lista, no Quadro, no painel Lista do Calendário e junto à tarefa visível na grelha do calendário. Vermelho indica uma tarefa em atraso, azul uma tarefa para hoje, verde um assunto dentro do prazo, e cinzento uma tarefa sem prazo ou fechada. Acima da lista há contadores que também funcionam como filtros.
O Centro de notificações reúne informação sobre, entre outros, tarefas, conversas, menções e eventos. Pode lembrar antes de um evento e antes do prazo de uma tarefa, o que torna os assuntos planeados visíveis num único lugar.
4. Vistas diferentes devem usar os mesmos cartões de tarefa
Nem toda a gente planeia o trabalho da mesma forma. O proprietário pode precisar de uma lista global, o designer de uma disposição em colunas, e a pessoa que atende clientes de um plano horário. A mudança de vista não deve implicar a criação de cópias separadas das tarefas.
Os mesmos cartões de tarefa encontram-se no Task Manager na lista, no Quadro e no painel Lista do Calendário, e as tarefas com prazo também na grelha do calendário. O Quadro apresenta os Workspaces como colunas, e clicar num cartão abre o seu tópico.
O Calendário tem vistas de 1, 2, 3, 5 e 7 dias, além de um painel Lista separado. Na grelha aparecem sobretudo os elementos associados a um prazo, incluindo tarefas com prazo e eventos. O painel Lista, por sua vez, serve para consultar os cartões de tarefas e chats sem os limitar aos elementos dispostos na grelha horária.
Os prazos podem alterar-se arrastando os elementos no calendário. A vista não cria uma nova tarefa, apenas mostra o prazo de um cartão existente.
Durante o teste, peça a três pessoas que realizem o mesmo cenário: encontrar uma tarefa, verificar o prazo e acrescentar um acordo. Cada pessoa pode usar a vista que preferir, trabalhando sobre os mesmos dados sem criar cópias das tarefas.
5. A conversa deve ficar junto ao assunto
Uma aplicação de tarefas não resolve o problema se as decisões continuarem a ser tomadas apenas num chat privado. Ao fim de uma semana, resta na tarefa apenas o título, e o contexto só fica na memória de quem participou na conversa.
Vale a pena separar dois tipos de comunicação. A tarefa serve para um assunto com resultado, responsáveis e, eventualmente, um prazo. O chat serve para perguntas e acordos sem estado nem data de conclusão. No Task Manager, ambos os tipos de conversa pertencem ao Workspace e suportam mensagens, reações, menções, citações e anexos.
Uma boa regra é transferir o resultado de uma conversa para uma tarefa. Se num chat ficou definido que a Magda prepara uma maqueta até quinta-feira, deve criar-se uma tarefa com a Magda e o respetivo prazo. O chat continua a ser o lugar da discussão, e a tarefa descreve o compromisso.
6. As permissões devem adequar-se à forma de trabalhar da empresa
Uma pequena empresa não precisa de uma matriz de funções complexa, mas também não deve funcionar com o princípio de que „todos veem tudo”. O programa deve distinguir entre administrador e utilizador e permitir atribuir acesso a espaços concretos.
No Task Manager, um utilizador comum vê apenas os Workspaces a que tem acesso. As permissões definem-se separadamente para cada espaço. É possível indicar um administrador do Workspace e as pessoas autorizadas a adicionar tarefas e chats. A desativação de uma conta mantém os dados existentes e liberta uma posição de licença.
Durante o teste, verifique o programa a partir da perspetiva de um utilizador comum, não apenas do administrador. O utilizador deve encontrar a tarefa, o prazo e o campo de resposta sem ter acesso a projetos não relacionados nem às definições da empresa.
7. Verifique onde os dados serão armazenados
Se está a considerar um programa mantido pelo fabricante, compare-o também com uma instalação no seu próprio servidor. O local de armazenamento das tarefas, conversas e anexos pode ser uma das condições para a escolha da ferramenta.
O Task Manager é instalado no servidor do cliente. Os ficheiros da aplicação e a base de dados ficam no seu alojamento, e para funcionar pode bastar um alojamento partilhado com PHP e MySQL ou MariaDB. Os detalhes técnicos encontram-se na página Instalação no seu alojamento.
O programa funciona sem IA. Se a empresa ligar o Assistente de IA, usa a sua própria chave da OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. A pergunta, juntamente com o contexto necessário, é então enviada ao fornecedor do modelo escolhido, e a empresa paga diretamente esse fornecedor pela sua utilização.
8. Calcule o custo para todo o período de utilização
Não compare apenas o custo inicial. Verifique se o programa é cobrado mensal, anual ou de forma única, como se calcula o número de utilizadores e como o custo vai mudar com o crescimento da equipa.
O Task Manager tem um pagamento único, dependente do número de postos, e uma licença sem termo dentro da versão 2.x. Não cobra uma subscrição por cada utilizador todos os meses. Uma equipa de 5-8 pessoas enquadra-se no plano Starter, e uma equipa de 9-15 pessoas no plano Classic. As condições da licença estão descritas na página Licença sem termo.
Calcule pelo menos três cenários: o número atual de colaboradores, o número previsto daqui a um ano e o custo de utilização durante três anos. Considere também os serviços adicionais que a empresa realmente pretende usar.
Folha de escolha: oito perguntas para cada programa
Durante o teste, registe as respostas numa só tabela. Cada linha corresponde a um dos oito critérios descritos acima.
| Critério | Pergunta a verificar | Resultado esperado | Sinal de alerta |
|---|---|---|---|
| 1. Tarefa completa | Uma tarefa inclui descrição, prazo, pessoas, estado e conversa? | Todo o contexto do assunto está num único tópico | Os acordos têm de ser registados noutro programa |
| 2. Divisão do trabalho | É possível separar projetos e departamentos e definir os respetivos membros? | O utilizador vê os espaços relacionados com o seu trabalho | Toda a gente vê a lista completa da empresa |
| 3. Prazos | As tarefas em atraso e as de hoje veem-se sem abrir os detalhes? | O prazo e o seu estado estão visíveis no cartão | As tarefas têm de ser verificadas uma a uma |
| 4. Vistas | A lista, o Quadro e o Calendário usam os mesmos cartões? | A mudança de vista não cria cópias dos dados | Cada vista exige um registo separado |
| 5. Comunicação | A conversa, as menções e os anexos ficam junto ao assunto? | Os acordos podem ser reconstruídos na tarefa ou no chat | O contexto fica num chat privado |
| 6. Permissões | O utilizador, sem configuração adicional, encontra a tarefa, o prazo e o campo de resposta? | O acesso corresponde aos projetos e os elementos do dia a dia são fáceis de encontrar | O utilizador vê projetos alheios ou precisa de direitos de administrador |
| 7. Armazenamento de dados | Onde estão os ficheiros da aplicação, a base de dados e os anexos? | A resposta é inequívoca e corresponde aos requisitos da empresa | O fornecedor não explica onde os dados são armazenados |
| 8. Custo | Quanto custa a equipa atual, uma equipa maior e três anos de utilização? | O modelo de preços permite calcular cada cenário | O custo, após um aumento do número de pessoas, é pouco claro |
Um teste prático consiste em transferir um projeto real. Adicione cinco tarefas, atribua três pessoas, defina dois prazos, escreva algumas mensagens e verifique o plano no Calendário. No dia seguinte, veja se consegue determinar, sem explicações adicionais, o estado dos trabalhos, os responsáveis e as últimas alterações.
Escolha um programa que a equipa vá abrir de manhã
Um programa de gestão de tarefas para pequenas empresas deve substituir o ato de memorizar, perguntar e procurar acordos. Se quiser experimentar os Workspaces, as tarefas, os chats, o Quadro, o Calendário e o Centro de notificações com dados de exemplo, abra a Demo.
Perguntas mais frequentes
Que programa de gestão de tarefas escolher para uma empresa com 5-15 colaboradores?
Escolha uma ferramenta que combine tarefas, responsabilidade, prazos e conversa, e que permita separar projetos ou departamentos. Verifique também as permissões, o local de armazenamento dos dados e o custo para o número de colaboradores previsto.
Basta uma folha de cálculo com uma lista de tarefas para uma pequena empresa?
Uma folha de cálculo pode ser suficiente para um número reduzido de assuntos simples. Quando são necessárias conversas, notificações, permissões e várias vistas, bem como o registo de alterações de estado, prazo, prioridade, nome e pessoas atribuídas, um programa de gestão de tarefas pode oferecer uma imagem mais clara do trabalho.
É necessário que cada colaborador veja todas as tarefas?
Não. O acesso deve ser atribuído por projetos ou departamentos. No Task Manager, o utilizador vê os Workspaces a que foi atribuído, e os membros e as permissões definem-se separadamente para cada espaço.
O Task Manager funciona sem o Assistente de IA?
Sim. Tarefas, chats, Workspaces, Quadro, Calendário e notificações funcionam sem ligar nenhum modelo de IA. A empresa pode mais tarde configurar o fornecedor escolhido com a sua própria chave.
Como começar a implementação de um programa de gestão de tarefas?
Comece por uma equipa e um projeto real. Crie espaços, convide utilizadores e transfira algumas tarefas em curso, em vez de reproduzir de imediato todo o histórico da empresa. O plano da primeira semana pode ajudar.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
