Es ist Dienstagmorgen und Ola aus dem neunköpfigen Unternehmen Nord sucht an drei verschiedenen Stellen nach einer Vereinbarung vom Freitag: Soll der Website-Entwurf mit dunklem Hintergrund an den Kunden gehen? Marek erinnert sich an eine andere Version, und Magda, die das Projekt leitet, ist im Urlaub. Gute Aufgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen muss solche Situationen vermeiden, statt einen neunten Ort zum Durchsuchen zu schaffen.
Aufgabenmanagement-Software für kleine Unternehmen soll den Weg bis zur Erledigung verkürzen
Aufgabenmanagement-Software für Unternehmen soll den Weg von der Entscheidung bis zur erledigten Arbeit verkürzen. Nach dem Öffnen der Anwendung sehen Sie sofort Ihre Aufgaben, Fälligkeitsdaten und neuen Nachrichten.
Bei fünf Personen können eine Tabelle und ein gemeinsamer Chat noch ausreichen. Bei neun Personen wechseln Vorgänge häufiger zwischen den Beteiligten, und schon ein einziger Abwesenheitstag kann dem Team den Zugang zum Kontext nehmen.
Bei Nord ist Ola für das Marketing zuständig, Marek für den Vertrieb und Magda für Website-Projekte. Alle benötigen einen anderen Ausschnitt der Arbeit, doch das Unternehmen möchte nicht drei separate Verzeichnisse pflegen.
Die acht Kriterien können Sie während eines einwöchigen Tests am Projekt von Nord prüfen. Lesen Sie nicht nur die Funktionsliste des Anbieters. Übertragen Sie ein echtes Projekt und beobachten Sie, ob die Beteiligten Informationen ohne zusätzliche Anweisungen finden.
1. Eine Aufgabe muss alle Informationen enthalten, die Sie zu einem Vorgang suchen
Name und Fälligkeitsdatum allein reichen nicht aus. Eine Aufgabe sollte Beschreibung, zugewiesene Personen, Priorität, Status und die Kommunikation zur Ausführung enthalten.
Eine Aufgabe kann in Task Manager folgenden Status haben: kein Status, in Bearbeitung, erledigt oder abgebrochen. Den Status ändern Sie über die Liste oder das Menü, ohne den gesamten Thread zu öffnen. Weitere Informationen finden Sie auf der Funktionsseite zu Aufgaben in Task Manager.
Separate Systemmeldungen dokumentieren Änderungen an Status, Priorität und Name sowie das Hinzufügen oder Entfernen einer Person. Wird nur die Beschreibung bearbeitet, entsteht kein Systemeintrag - neben dem Namen erscheint der Hinweis „(bearbeitet)“.
Die Beschreibung kann eine anklickbare To-do-Liste enthalten. Ola hakt „Texte“ ab, Magda den „Projektentwurf“, und der Balken zeigt „2 von 4 erledigt“. Der Avatar neben einem Eintrag zeigt, wer ihn abgehakt hat, und alle Beteiligten der Aufgabe sehen den Status der Liste.
Der Test ist einfach: Erstellen Sie eine Aufgabe und bearbeiten Sie den Vorgang eine Woche lang darin. Versuchen Sie am nächsten Montag, Entscheidungen, Terminänderungen und den aktuellen Stand nachzuvollziehen, ohne Ihre E-Mails zu öffnen.
2. Trennen Sie Projekte, ohne das Unternehmen neu abzubilden
Eine gemeinsame Liste ist nicht mehr hilfreich, wenn sie Dutzende Aufgaben aus verschiedenen Bereichen vermischt. Teilen Sie die Arbeit so auf, dass alle die für sie relevanten Projekte sehen und sich gleichzeitig das gesamte Unternehmen von einer Stelle aus überblicken lässt.
Ein Arbeitsbereich bündelt Aufgaben und Chats zu einem Projekt, Team oder Thema. Unter „Alle“ werden Elemente aus allen Arbeitsbereichen angezeigt, sodass Sie den Überblick über das ganze Unternehmen behalten. Weitere Beispiele für die Aufteilung finden Sie in der Beschreibung der Arbeitsbereiche.
Nord erstellt die Arbeitsbereiche „Marketing“, „Neue Website“ und „Vertrieb“. Marek sieht das Website-Projekt erst, wenn er ihm zugewiesen wird. Bei vielen kurzen Aufträgen kann ein Arbeitsbereich einer Abteilung entsprechen, bei einigen großen Vorhaben hingegen einem Projekt.
Die Zahl neben dem Namen des Arbeitsbereichs zeigt ungelesene Aufgaben und Chats an. Sobald Sie alles gelesen haben, verschwindet sie. Ein Tooltip zeigt beim Darüberfahren die Gesamtzahl der Elemente an. Nach Abschluss des Projekts archivieren Sie den Arbeitsbereich - er verschwindet aus der Liste, die Daten bleiben jedoch erhalten.
3. Überfällige und heutige Aufgaben müssen ohne Öffnen erkennbar sein
Fälligkeitsdatum und Zähler lassen sofort erkennen, ob ein Vorgang überfällig, heute fällig, zukünftig oder abgeschlossen ist. Für den ersten Überblick am Morgen müssen Sie nicht jede Aufgabe öffnen.
In Task Manager kennzeichnet Rot eine überfällige Aufgabe, Blau ein Fälligkeitsdatum am heutigen Tag, Grün ein Fälligkeitsdatum an einem der folgenden Tage und Grau eine Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum oder eine abgeschlossene Aufgabe. Diese Kennzeichnungen funktionieren in der Liste, auf dem Board, im Bereich Kalenderliste und in der geöffneten Aufgabe gleich.
Wenn Sie keine Uhrzeit angeben, bleibt die Aufgabe bis zum Ende des Tages „heute fällig“. Erst am nächsten Tag wird sie rot. Erledigte und abgebrochene Aufgaben werden nicht als überfällig gezählt.
Am Donnerstag um 8:50 Uhr öffnet Ola das Morgenbriefing. Sie sieht „Website-Projekt“ mit dem Fälligkeitsdatum 15:00 Uhr und eine überfällige Aufgabe. Der Kreis auf der Karte zeigt die Anzahl der Tage, der orangefarbene Punkt eine hohe Priorität und der Nachrichtenzähler eine ungelesene Unterhaltung an.
Die vier Kacheln über der Liste - Termingerecht, Heute, Überfällig und Chat - dienen als Zähler und Filter. Das Benachrichtigungscenter kann eine Stunde vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe, 15 Minuten vor einem Ereignis und bei dessen Beginn daran erinnern. Benachrichtigungen werden über drei unabhängige Kanäle versendet - in der Anwendung, per E-Mail und als Browser-Benachrichtigungen. Für jeden Kanal wählen Sie die Ereignistypen separat aus.
4. Drei Ansichten sollen dieselben Daten anzeigen
Liste, Board und Kalender sollten mit denselben Karten arbeiten. Beim Wechsel der Ansicht darf es nicht nötig sein, eine Aufgabe zu kopieren oder das Fälligkeitsdatum erneut einzugeben.
Marek steuert den Vertrieb über die Liste, Magda plant die Arbeit auf dem Board und Ola prüft den Tagesplan im Kalender. Alle öffnen denselben Thread „Website-Projekt“.
Auf dem Board bilden Arbeitsbereiche die Spalten, nicht die Status eines klassischen Kanban-Boards. Die Spalten enthalten die Bereiche Favoriten, Aufgaben und Chats. Sie können die Reihenfolge der Spalten und Karten ändern. Mit Ctrl+Z machen Sie die letzte Aktion rückgängig.
Der Kalender bietet Ansichten für 1, 2, 3, 5 und 7 Tage sowie den Bereich Liste. Er zeigt Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, Ereignisse, Erinnerungen und Abwesenheiten des Teams. Durch Ziehen einer Aufgabe ändert sich das Fälligkeitsdatum in 15-Minuten-Schritten. Esc bricht das Verschieben ab und mit Ctrl+Z können Sie bis zu 20 Änderungen rückgängig machen.
Bitten Sie beim Test drei Personen, dasselbe Szenario durchzuführen: eine Aufgabe finden, das Fälligkeitsdatum prüfen und eine Vereinbarung ergänzen. Jede Person sollte eine andere Ansicht verwenden. Wenn das Ergebnis dasselbe ist, teilt das Tool das Team nicht in getrennte Informationsabläufe auf.
5. Die Unterhaltung soll beim jeweiligen Vorgang bleiben
Ein Chat dient Fragen ohne eigenen Status und eigenes Fälligkeitsdatum, während eine Aufgabe eine Verpflichtung, eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum enthält. Durch diese Trennung lässt sich eine Vereinbarung aus der Unterhaltung direkt in die Arbeit überführen, ohne in einem privaten Messenger danach suchen zu müssen.
Im Task Manager gehört ein Chat zu einem Arbeitsbereich und hat eigene Teilnehmer. Nachrichten funktionieren darin genauso wie im Thread einer Aufgabe. Die Arbeitsweise wird auf der Seite Team-Chats beschrieben.
Am Freitag schreibt Marek im Chat, dass Magda den Entwurf bis Donnerstag vorbereitet. Das Team vereinbart eine Regel: Wenn aus einer Unterhaltung eine Verpflichtung entsteht, wird noch in derselben Minute eine Aufgabe mit zuständiger Person und Fälligkeitsdatum erstellt.
Enter sendet die Nachricht, Shift+Enter fügt eine neue Zeile ein. Einträge derselben Person, die innerhalb von fünf Minuten gesendet werden, können zu einem Block zusammengefasst werden. Die Linie „Neu“ kennzeichnet die älteste ungelesene Nachricht. Wenn das Senden fehlschlägt, bleibt der eingegebene Text erhalten.
6. Testen Sie das Programm aus der Sicht eines normalen Benutzers
Testen Sie das Programm mit dem Konto eines Mitarbeiters, der kein Administrator ist und nur auf einen Teil der Projekte zugreifen kann. So erkennen Sie, ob die Berechtigungen der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams entsprechen.
Task Manager hat zwei globale Rollen: Administrator und Benutzer. Den Zugriff legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest. Dabei bestimmen Sie den Administrator des Arbeitsbereichs sowie die Berechtigungen zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats. Einzelheiten finden Sie in der Beschreibung zu Benutzern und Rollen.
Eine neue Person erhält eine Einladung per E-Mail und legt ihr Passwort selbst fest. Wenn sie das Unternehmen verlässt, deaktivieren Sie das Konto, anstatt die Daten zu löschen. Der Lizenzplatz kann anschließend wiederverwendet werden.
Melden Sie sich am Montag als Marek an, nicht als Administrator. Geben Sie ihm eine Minute, um die Aufgabe, das Fälligkeitsdatum und das Antwortfeld zu finden. Prüfen Sie außerdem, ob er ein Projekt, dem er nicht zugewiesen wurde, tatsächlich nicht sehen kann. Notizen und Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten bleiben auch für den Administrator privat.
7. Fragen Sie direkt, wo Dateien und Datenbank gespeichert sind
Task Manager speichert PHP-Dateien und die MySQL- oder MariaDB-Datenbank auf dem Server des Kunden. Für die Installation genügt ein gewöhnliches Shared-Hosting-Paket mit PHP 8.1+ sowie den Erweiterungen pdo_mysql, openssl und mbstring.
Die Antwort auf die Frage nach dem Speicherort der Daten sollte kurz und eindeutig sein. Kann der Anbieter diese Frage nicht beantworten, halten Sie dies vor der Auswahl des Programms als Risiko fest.
Das Installationsprogramm führt durch fünf Bildschirme. Die technischen Voraussetzungen werden auf der Seite Installation auf Ihrem Server beschrieben.
Der Browser lädt Bibliotheken, Schriftarten, Symbole und Avatare vom Server des Kunden. Dadurch kann die Anwendung in einem Netzwerk ohne Internetzugang betrieben werden. Aufgaben, Chats, Arbeitsbereiche, Board, Kalender und Benachrichtigungen funktionieren ohne KI.
Wenn Nord den KI-Assistenten aktiviert, wird die Anfrage mit dem erforderlichen Kontext über den API-Schlüssel des Unternehmens an den ausgewählten Anbieter gesendet: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Das Unternehmen rechnet direkt mit dem Anbieter ab, ohne Aufschlag von Task Manager.
Das Update startet der Administrator unter Einstellungen → Updates, bei gültiger Lizenz. Die Anwendung lädt es herunter und installiert es, meist ohne FTP, also ohne manuelles Hochladen von Dateien auf den Server. CRON, also der Aufgabenplaner auf dem Server, ist optional und dient dem Versand von E-Mails im Hintergrund, wenn die Anwendung geschlossen ist.
8. Berechnen Sie drei Jahre, nicht nur den ersten Monat
Vergleichen Sie die Kosten für das aktuelle Team, für ein um drei Personen erweitertes Team und für volle drei Jahre. Halten Sie die Anfangsgebühr, Verlängerungen, die Berechnung der Lizenzplätze und die Kosten für den Wechsel in einen höheren Plan separat fest.
Bei Task Manager fällt eine einmalige Gebühr an, die sich nach der Anzahl der Lizenzplätze richtet. Dafür erhalten Sie eine Dauerlizenz. Der Preis umfasst 12 Monate Updates. Danach können Sie den Zugriff auf neue Versionen verlängern oder ohne weitere Gebühren mit dem installierten Programm weiterarbeiten.
Starter umfasst bis zu 8 Personen und kostet 690 zł, Classic bis zu 20 Personen kostet 1 490 zł und Max bis zu 35 Personen kostet 2 290 zł in der Variante Standard. Für mehr als 35 Personen gilt Enterprise mit individueller Preisgestaltung.
Zu Beginn werden 1 490 zł fällig. Nach einem Jahr kann das Unternehmen 447 zł für ein weiteres Jahr Updates zahlen oder ohne Verlängerung weiterarbeiten. Drei Jahre mit zwei Verlängerungen kosten 2 384 zł.
Die Variante Pro ergänzt E-Mail, Dateien, Automatisierungen, AES-256-Verschlüsselung der Inhalte und die KI-Wissensdatenbank. Der Plan Classic kostet in der Variante Pro 3.990 zł. Die Remote-Installation kostet im Starter 299 zł, ab dem Plan Classic ist sie im Preis enthalten.
Bei einem Personalwechsel muss kein neuer Lizenzplatz gekauft werden, da durch die Deaktivierung eines Kontos ein Platz frei wird. Hat die Anwendung keine gültige Lizenz, wechselt sie in den schreibgeschützten Modus: Die Daten können angezeigt, Änderungen aber nicht gespeichert werden. Die Abrechnungsregeln werden auf der Seite Dauerlizenz beschrieben.
Auswahlbogen: acht Fragen an jedes Programm
Die Tabelle macht aus einer Verkaufspräsentation acht überprüfbare Fragen. Jedes Kriterium bewerten Sie anhand echter Daten und nicht anhand der Aussagen auf der Website des Anbieters.
| Kriterium | Zu prüfende Frage | Erwartetes Ergebnis | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| Aufgabe | Können Sie anhand einer einzigen Karte die Beschreibung, zuständigen Personen, das Fälligkeitsdatum, den Status und die Unterhaltung nachvollziehen? | Der gesamte Verlauf des Vorgangs befindet sich an einem Ort. | Nach Entscheidungen müssen Sie weiterhin in E-Mails und Chats suchen. |
| Arbeitsaufteilung | Können Sie Projekte voneinander trennen und ihnen die richtigen Personen zuweisen? | Der Mitarbeiter sieht nur die benötigten Bereiche. | Alle sehen dieselbe gemeinsame Liste. |
| Fälligkeitsdaten | Können Sie Aufgaben für heute und überfällige Aufgaben erkennen, ohne sie zu öffnen? | Farben, Zähler und Filter zeigen den Tagesplan. | Das Fälligkeitsdatum ist erst in den Details sichtbar. |
| Ansichten | Zeigen Liste, Board und Kalender dieselben Daten? | Beim Wechsel der Ansicht wird keine Kopie der Aufgabe erstellt. | Für jede Ansicht ist ein separater Eintrag erforderlich. |
| Kommunikation | Bleibt die Unterhaltung bei der Aufgabe oder dem Projekt? | Die Vereinbarung lässt sich zusammen mit der Umsetzung finden. | Entscheidungen bleiben ausschließlich im Messenger. |
| Berechtigungen | Sieht ein normaler Benutzer nur seine eigenen Bereiche? | Der Zugriff entspricht der Rolle im Projekt. | Jeder hat Zugriff auf alle Vorgänge. |
| Daten | Können Sie den Server, die Datenbank und den Übertragungsweg der KI-Daten benennen? | Die Antwort ist kurz und eindeutig. | Es ist unklar, wohin die Daten übertragen werden. |
| Kosten | Können Sie die Kosten Ihres aktuellen Teams über drei Jahre berechnen? | Sie kennen die Einstiegskosten, Verlängerungen und Preisstaffeln. | Die Preisliste zeigt nicht, wie sich die Kosten bei wachsendem Team entwickeln. |
Starten Sie morgen einen einwöchigen Test mit einem Projekt, das heute noch über E-Mails und Chats läuft. Übertragen Sie in 15 Minuten fünf Aufgaben, drei Personen, zwei Fälligkeitsdaten und einige Nachrichten. Machen Sie übermorgen mit dem zweiten Schritt desselben Tests weiter: Versuchen Sie, den Arbeitsstand ausschließlich im Programm nachzuvollziehen. Sie können mit der Demo beginnen.
Häufig gestellte Fragen
Welche Aufgabenmanagement-Software eignet sich für ein kleines Unternehmen mit 5-15 Mitarbeitenden?
Wählen Sie eine Software, die Aufgabe, Beteiligte, Fälligkeitsdatum und Kommunikation zusammenhält, Projekte voneinander trennt und kalkulierbare Kosten für drei Jahre bietet. Bewerten Sie die übrigen Aspekte anhand der acht Fragen aus der Vorlage.
Reicht kleinen Unternehmen eine Tabelle mit einer Aufgabenliste?
Für einige einfache Vorgänge reicht eine Tabelle aus. Das ändert sich, sobald Sie Kommunikation direkt an der Aufgabe, Benachrichtigungen, Berechtigungen und die Protokollierung von Terminänderungen benötigen.
Muss jeder Mitarbeiter alle Aufgaben sehen?
Nein, im Task Manager sehen Benutzer die Arbeitsbereiche, denen sie zugewiesen wurden. Die Berechtigungen zum Hinzufügen von Aufgaben und Chats legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest.
Funktioniert Task Manager auch ohne KI?
Ja, Aufgaben, Chats, Arbeitsbereiche, Board, Kalender und Benachrichtigungen funktionieren auch ohne angebundenes Modell. Den KI-Assistenten können Sie später mit Ihrem eigenen API-Schlüssel bei einem Anbieter Ihrer Wahl aktivieren.
Wie lange dauert es, die Software in der Praxis zu testen?
Eine Woche reicht aus, um ein echtes Projekt mit fünf Aufgaben, drei Personen, zwei Fälligkeitsdaten und einer Unterhaltung im Thread zu testen. Versuchen Sie am nächsten Tag, den aktuellen Arbeitsstand anhand der Software nachzuvollziehen.
Quellen
- Task Manager, Aufgaben
- Task Manager, Arbeitsbereiche
- Task Manager, Chats
- Task Manager, Board
- Task Manager, Kalender
- Task Manager, Benachrichtigungscenter
- Task Manager, Benutzer und Rollen
- Task Manager, Installation auf Ihrem Server
- Task Manager, Ihr Modell, Ihr API-Schlüssel
- Task Manager, Dauerlizenz
- Task Manager, Updates
- Task Manager, Aufgaben (Anleitung)
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
