Ein gutes Aufgabenprogramm für ein kleines Unternehmen sollte zeigen, was zu tun ist, wer dafür verantwortlich ist und wo Vereinbarungen festgehalten wurden. Für ein Team von 5-15 Personen sind ebenso wichtig: Einfachheit der täglichen Arbeit, Zugriffskontrolle und ein vorhersehbares Kostenmodell.
Ein Team von 5-15 Personen braucht Ordnung, keine aufwendige Verwaltung
Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das mit fünf Personen begann. Der Inhaber kannte alle laufenden Angelegenheiten, und die Vereinbarungen passten in eine Tabelle und einige Gespräche. Nach der Einstellung weiterer Personen führt das Unternehmen mehrere Projekte gleichzeitig, Aufgaben wandern zwischen Abteilungen, und die Abwesenheit einer Person erschwert das Auffinden von Entscheidungen.
Das bedeutet nicht, dass ein solches Team ein System mit Dutzenden Formularen braucht. Das Programm soll den Weg von der Vereinbarung zur Ausführung verkürzen. Nach dem Öffnen der Anwendung sollte ein Mitarbeiter seine Aufgaben, Termine und neuen Nachrichten finden.
Beispiel: Im Unternehmen Nord arbeiten neun Personen. Ola ist für Marketing zuständig, Marek für Vertrieb, und Magda entwirft Websites. Jede von ihnen sollte ihre eigene Arbeit sehen, aber der Inhaber braucht auch einen Gesamtüberblick über die laufenden Projekte. Ein solches Szenario lohnt sich beim Testen des Werkzeugs nachzubilden.
1. Eine Aufgabe sollte alle Informationen enthalten
Name und Termin allein reichen nicht aus. Eine Aufgabe sollte Beschreibung, verantwortliche Personen, Priorität, Status und ein Gespräch zur Ausführung enthalten. So endet die Frage „wo haben wir die Korrekturen festgelegt?" nicht in der Durchsuchung von E-Mail und Messenger.
In Task Manager hat eine Aufgabe einen von vier Zuständen: kein Status, in Bearbeitung, erledigt oder abgebrochen. Sie können Personen zuweisen, Priorität und Termin mit oder ohne Uhrzeit festlegen sowie unter der Beschreibung ein Gespräch führen.
Systemnachrichten im Thread erfassen Änderungen an Status, Termin, Priorität und Name sowie das Hinzufügen oder Entfernen zugewiesener Personen. Das ist kein allgemeines Protokoll jeder Aktion, erlaubt aber, die wichtigsten Änderungen bei der Umsetzung der Aufgabe zu prüfen.
Nützlich ist auch die To-do-Liste in der Beschreibung. Das Team hakt ihre Punkte ab, ohne die Bearbeitung zu öffnen, sieht den Fortschrittsbalken und die Person, die die Erledigung markiert hat. Mehr Möglichkeiten zeigt die Funktionsseite Aufgaben.
2. Projekte und Abteilungen müssen voneinander getrennt sein
Eine gemeinsame Liste wird mit der Zeit unübersichtlich. Das Marketing muss nicht jede Vertriebsaufgabe sehen, und wer an der Website eines Kunden arbeitet, sollte keine Verwaltungsangelegenheiten einsehen müssen.
In Task Manager teilen Sie die Arbeit in Arbeitsbereiche auf, zum Beispiel „Marketing", „Neue Website" und „Vertrieb". Jeder Arbeitsbereich bündelt Aufgaben und Chats und hat einen eigenen Satz an Mitgliedern und Berechtigungen. Die Position „Alle" zeigt gleichzeitig Aufgaben und Chats aus allen für den Benutzer verfügbaren Arbeitsbereichen.
Diese Aufteilung sollte widerspiegeln, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet. Wenn Sie viele kurze Aufträge abwickeln, kann ein Arbeitsbereich eine Abteilung darstellen und Aufgaben konkrete Aufträge. Bei mehreren größeren Projekten kann ein eigener Bereich pro Projekt die Navigation erleichtern. Die Aufteilungsregeln beschreibt die Seite Arbeitsbereiche.
3. Termine müssen sichtbar sein, ohne jede Aufgabe zu öffnen
Ein Programm zur Aufgabenverwaltung sollte sofort zwischen überfälligen, heutigen und für später geplanten Angelegenheiten unterscheiden. Wenn der Termin erst nach dem Öffnen der Details sichtbar ist, muss der Manager weiterhin jede Aufgabe einzeln prüfen.
In Task Manager gilt für die Terminfarbe dieselbe Regel in der Liste, im Board, im Listenpanel des Kalenders sowie bei einer im Kalenderraster sichtbaren Aufgabe. Rot bedeutet eine überfällige Aufgabe, blau eine Aufgabe für heute, grün eine Angelegenheit im Termin und grau eine Aufgabe ohne Termin oder eine abgeschlossene. Über der Liste befinden sich Zähler, die zugleich als Filter dienen.
Das Benachrichtigungscenter sammelt unter anderem Informationen zu Aufgaben, Gesprächen, Erwähnungen und Ereignissen. Es kann vor einem Ereignis und vor einem Aufgabentermin erinnern, sodass geplante Angelegenheiten an einem Ort sichtbar sind.
4. Verschiedene Ansichten sollten dieselben Aufgabenkarten nutzen
Nicht jeder plant die Arbeit auf dieselbe Weise. Der Inhaber braucht vielleicht eine Gesamtliste, der Designer eine Spaltenansicht und die für Kunden zuständige Person einen stündlichen Plan. Ein Ansichtswechsel sollte nicht dazu führen, dass separate Kopien der Aufgaben entstehen.
Dieselben Aufgabenkarten finden Sie in Task Manager in der Liste, im Board und im Listenpanel des Kalenders, Aufgaben mit Termin auch im Kalenderraster. Das Board stellt die Arbeitsbereiche als Spalten dar, und ein Klick auf eine Karte öffnet ihren Thread.
Der Kalender hat Ansichten für 1, 2, 3, 5 und 7 Tage sowie ein eigenes Listenpanel. Im Raster erscheinen vor allem terminbezogene Einträge, darunter Aufgaben mit Termin und Ereignisse. Das Listenpanel dient dagegen zum Durchsuchen der Aufgaben- und Chatkarten, ohne sie auf die im Stundenraster platzierten Einträge zu beschränken.
Termine lassen sich durch Ziehen der Einträge im Kalender ändern. Die Ansicht erstellt keine neue Aufgabe, sondern zeigt den Termin einer bestehenden Karte.
Bitten Sie beim Test drei Personen, dasselbe Szenario durchzuführen: eine Aufgabe finden, den Termin prüfen und eine Vereinbarung hinzufügen. Jede Person kann die gewünschte Ansicht nutzen und dabei mit denselben Daten arbeiten, ohne Aufgabenkopien zu erstellen.
5. Das Gespräch sollte bei der Sache bleiben
Eine Aufgaben-App löst das Problem nicht, wenn Entscheidungen weiterhin ausschließlich in einem privaten Messenger getroffen werden. Nach einer Woche bleibt in der Aufgabe nur der Titel übrig, und den Kontext kennt nur die am Gespräch beteiligte Person.
Es lohnt sich, zwei Arten von Kommunikation zu trennen. Eine Aufgabe dient einer Angelegenheit mit einem Ergebnis, verantwortlichen Personen und einem möglichen Termin. Ein Chat dient Fragen und Absprachen ohne Status und Enddatum. In Task Manager gehören beide Gesprächstypen zum Arbeitsbereich und unterstützen Nachrichten, Reaktionen, Erwähnungen, Zitate und Anhänge.
Eine gute Regel ist, das Ergebnis eines Gesprächs in eine Aufgabe zu übertragen. Wurde im Chat festgelegt, dass Magda bis Donnerstag ein Mockup erstellt, sollte eine Aufgabe mit Magda und einem Termin entstehen. Der Chat bleibt Ort der Diskussion, die Aufgabe beschreibt die Verpflichtung.
6. Berechtigungen müssen zur Arbeitsweise des Unternehmens passen
Ein kleines Unternehmen braucht keine aufwendige Rollenmatrix, sollte aber auch nicht nach dem Prinzip „alle sehen alles" arbeiten. Das Programm sollte zwischen Administrator und Benutzer unterscheiden und die Vergabe von Zugriff auf bestimmte Bereiche erlauben.
In Task Manager sieht ein normaler Benutzer nur die Arbeitsbereiche, auf die er Zugriff hat. Die Berechtigungen werden für jeden Bereich einzeln festgelegt. Sie können einen Administrator des Arbeitsbereichs sowie Personen bestimmen, die berechtigt sind, Aufgaben und Chats anzulegen. Die Deaktivierung eines Kontos behält die bisherigen Daten und gibt einen Lizenzplatz frei.
Prüfen Sie beim Test das Programm aus Sicht eines normalen Benutzers, nicht nur des Administrators. Der Benutzer sollte eine Aufgabe, ihren Termin und das Antwortfeld finden, ohne Zugriff auf fremde Projekte und Unternehmenseinstellungen zu haben.
7. Prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden
Wenn Sie ein vom Hersteller betriebenes Programm in Betracht ziehen, vergleichen Sie es auch mit einer Installation auf dem eigenen Server. Der Speicherort von Aufgaben, Gesprächen und Anhängen kann eines der Auswahlkriterien sein.
Task Manager wird auf dem Server des Kunden installiert. Die Anwendungsdateien und die Datenbank befinden sich auf dessen Hosting, und für den Betrieb kann ein geteiltes Hosting mit PHP sowie MySQL oder MariaDB ausreichen. Technische Details finden Sie auf der Seite Installation auf Ihrem Server.
Das Programm funktioniert ohne KI. Verbindet das Unternehmen den KI-Assistenten, nutzt es einen eigenen Schlüssel von OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Die Anfrage samt benötigtem Kontext geht dann an den gewählten Modellanbieter, und die Nutzungsgebühren rechnet das Unternehmen direkt mit diesem Anbieter ab.
8. Berechnen Sie die Kosten für die gesamte Nutzungsdauer
Vergleichen Sie nicht nur die Anfangsgebühr. Prüfen Sie, ob das Programm monatlich, jährlich oder einmalig abgerechnet wird, wie die Anzahl der Benutzer gezählt wird und wie sich die Kosten nach einer Erweiterung des Teams ändern.
Task Manager hat eine einmalige Gebühr abhängig von der Anzahl der Plätze und eine Dauerlizenz innerhalb der Version 2.x. Es wird kein monatliches Abo pro Benutzer berechnet. Ein Team von 5-8 Personen passt in den Plan Starter, ein Team von 9-15 Personen in den Plan Classic. Die Lizenzbedingungen beschreibt die Seite Dauerlizenz.
Berechnen Sie mindestens drei Varianten: die heutige Mitarbeiterzahl, den geplanten Stand in einem Jahr sowie die Kosten für drei Jahre Nutzung. Berücksichtigen Sie auch Zusatzleistungen, die das Unternehmen tatsächlich nutzen möchte.
Auswahlbogen: acht Fragen an jedes Programm
Tragen Sie beim Testen die Antworten in eine Tabelle ein. Jede Zeile entspricht einem der acht oben beschriebenen Kriterien.
| Kriterium | Zu prüfende Frage | Erwartetes Ergebnis | Warnsignal |
|---|---|---|---|
| 1. Vollständige Aufgabe | Enthält eine Aufgabe Beschreibung, Termin, Personen, Status und Gespräch? | Der gesamte Kontext der Angelegenheit befindet sich in einem Thread | Vereinbarungen müssen in einem anderen Programm festgehalten werden |
| 2. Aufteilung der Arbeit | Lassen sich Projekte und Abteilungen trennen und ihre Mitglieder festlegen? | Der Benutzer sieht die mit seiner Arbeit verbundenen Bereiche | Jeder sieht die gesamte Unternehmensliste |
| 3. Termine | Sind überfällige und heutige Aufgaben ohne Öffnen der Details sichtbar? | Termin und sein Status sind auf der Karte sichtbar | Aufgaben müssen einzeln geprüft werden |
| 4. Ansichten | Nutzen Liste, Board und Kalender dieselben Karten? | Ein Ansichtswechsel erstellt keine Datenkopie | Jede Ansicht erfordert einen eigenen Eintrag |
| 5. Kommunikation | Bleiben Gespräch, Erwähnungen und Anhänge bei der Angelegenheit? | Vereinbarungen lassen sich in der Aufgabe oder im Chat nachvollziehen | Der Kontext bleibt im privaten Messenger |
| 6. Berechtigungen | Findet ein Benutzer ohne Konfiguration die Aufgabe, den Termin und das Antwortfeld? | Der Zugriff entspricht den Projekten, und alltägliche Elemente sind leicht auffindbar | Der Benutzer sieht fremde Projekte oder braucht Administratorrechte |
| 7. Datenspeicherung | Wo befinden sich die Anwendungsdateien, die Datenbank und die Anhänge? | Die Antwort ist eindeutig und entspricht den Anforderungen des Unternehmens | Der Anbieter erklärt den Speicherort der Daten nicht |
| 8. Kosten | Wie viel kosten das aktuelle Team, ein größeres Team und drei Jahre Nutzung? | Das Gebührenmodell erlaubt die Berechnung jeder Variante | Die Kosten nach einer Teamerweiterung sind unklar |
Ein praktischer Test ist die Übertragung eines echten Projekts. Fügen Sie fünf Aufgaben hinzu, weisen Sie drei Personen zu, setzen Sie zwei Termine, schreiben Sie einige Nachrichten und prüfen Sie den Plan im Kalender. Sehen Sie am nächsten Tag, ob Sie ohne zusätzliche Erklärungen den Arbeitsstatus, die verantwortlichen Personen und die letzten Änderungen feststellen können.
Wählen Sie ein Programm, das das Team morgens öffnen wird
Ein Aufgabenprogramm für ein kleines Unternehmen soll das Merken, Nachfragen und Suchen von Vereinbarungen ersetzen. Wenn Sie Arbeitsbereiche, Aufgaben, Chats, Board, Kalender und Benachrichtigungscenter an Beispieldaten prüfen möchten, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Welches Aufgabenprogramm sollte ein Unternehmen mit 5-15 Mitarbeitern wählen?
Wählen Sie ein Werkzeug, das Aufgaben, Verantwortlichkeit, Termine und Gespräche verbindet und es erlaubt, Projekte oder Abteilungen zu trennen. Prüfen Sie auch die Berechtigungen, den Speicherort der Daten und die Kosten für die geplante Mitarbeiterzahl.
Reicht einem kleinen Unternehmen eine Tabelle mit einer Aufgabenliste?
Eine Tabelle kann bei wenigen einfachen Angelegenheiten ausreichen. Sobald Sie Gespräche, Benachrichtigungen, Berechtigungen und mehrere Ansichten sowie Aufzeichnungen von Änderungen an Status, Termin, Priorität, Name und zugewiesenen Personen brauchen, kann ein Aufgabenprogramm ein klareres Bild der Arbeit liefern.
Muss jeder Mitarbeiter alle Aufgaben sehen?
Nein. Der Zugriff wird am besten nach Projekten oder Abteilungen vergeben. In Task Manager sieht ein Benutzer die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde, und Mitglieder sowie Berechtigungen werden für jeden Bereich einzeln festgelegt.
Funktioniert Task Manager ohne KI-Assistenten?
Ja. Aufgaben, Chats, Arbeitsbereiche, Board, Kalender und Benachrichtigungen funktionieren ohne ein verbundenes KI-Modell. Das Unternehmen kann später den gewünschten Anbieter mit eigenem Schlüssel konfigurieren.
Wie beginnt man die Einführung eines Aufgabenprogramms?
Beginnen Sie mit einem Team und einem echten Projekt. Erstellen Sie Bereiche, laden Sie Benutzer ein und übertragen Sie einige laufende Aufgaben, statt sofort die gesamte Unternehmenshistorie abzubilden. Hilfreich ist der Plan für die erste Woche.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
