Det är tisdag morgon och Ola på det nio personer stora företaget Nord letar på tre ställen efter fredagens beslut: ska webbplatsutkastet skickas till kunden med mörk bakgrund? Marek minns en annan version och Magda, som leder projektet, är på semester. Ett bra uppgiftshanteringsprogram för småföretag ska förhindra en sådan situation, inte skapa ett nionde ställe att söka på.
Ett uppgiftshanteringsprogram för småföretag ska förkorta vägen till slutfört arbete
Ett program för uppgiftshantering i företaget ska förkorta vägen från beslut till slutfört arbete. När du öppnar programmet ser du direkt dina uppgifter, förfallodatum och nya meddelanden.
Med fem personer kan ett kalkylblad och en gemensam chatt fortfarande räcka. Med nio personer går ärenden oftare från en person till en annan, och en enda dags frånvaro kan göra att teamet förlorar tillgången till sammanhanget.
På Nord ansvarar Ola för marknadsföring, Marek för försäljning och Magda för webbplatsprojekt. Alla behöver olika delar av arbetet, men företaget vill inte hantera tre separata register.
Du kan kontrollera de åtta kriterierna under ett veckolångt test med Nords projekt. Nöj dig inte med att läsa leverantörens funktionslista. Flytta över ett verkligt projekt och se om personerna hittar informationen utan ytterligare instruktioner.
1. Uppgiften ska innehålla all information du söker om ärendet
Ett namn och ett förfallodatum räcker inte. Uppgiften ska innehålla en beskrivning, tilldelade personer, prioritet, status och en konversation om genomförandet.
I Task Manager kan en uppgift ha statusen: ingen status, pågår, klar eller avbruten. Du ändrar statusen från listan eller menyn utan att öppna hela tråden. Mer information om hur det fungerar finns på funktionssidan om uppgifter i Task Manager.
Separata systemmeddelanden dokumenterar ändringar av status, prioritet och namn samt när en person läggs till eller tas bort. När du bara redigerar beskrivningen skapas inget systemmeddelande - markeringen ”(redigerad)” visas vid namnet.
Beskrivningen kan innehålla en klickbar att göra-lista. Ola bockar av ”texter”, Magda ”projektutkast”, och förloppsindikatorn visar ”2 av 4 klara”. Avataren vid posten visar vem som har markerat den, och alla deltagare i uppgiften ser listans status.
Testet är enkelt: skapa en uppgift och hantera ärendet i den under en vecka. Försök nästa måndag att återskapa besluten, ändringarna av förfallodatumet och den aktuella statusen utan att titta i e-posten.
2. Håll projekten åtskilda utan att bygga upp företaget på nytt
En gemensam lista slutar vara till hjälp när den blandar dussintals uppgifter från olika områden. Dela upp arbetet så att alla ser de projekt de behöver, samtidigt som helheten går att överblicka från ett och samma ställe.
En Arbetsyta är en plats där du samlar uppgifter och chattar för ett projekt, ett team eller ett ämne. Alternativet ”Allt” visar innehåll från alla arbetsytor, så att du behåller överblicken över hela företaget. Fler exempel på hur du kan dela upp arbetet finns i beskrivningen av arbetsytor.
Nord skapar arbetsytorna ”Marknadsföring”, ”Ny webbplats” och ”Försäljning”. Marek ser inte webbplatsprojektet förrän han har tilldelats det. Vid många korta uppdrag kan en arbetsyta motsvara en avdelning, medan den vid ett fåtal stora leveranser kan motsvara ett projekt.
Siffran vid arbetsytans namn visar olästa uppgifter och chattar. När du har läst allt försvinner den, och en informationsruta visas när du håller muspekaren över namnet med det totala antalet objekt. När projektet är klart arkiverar du arbetsytan - den försvinner från listan, men informationen finns kvar.
3. Du ska se försenade uppgifter och dagens uppgifter utan att öppna dem
Förfallodatumet och räknaren gör att du direkt kan se om ett ärende är försenat, ska göras i dag, ligger framåt i tiden eller är avslutat. Du behöver inte öppna varje uppgift för att göra dagens första genomgång.
I Task Manager betyder rött att en uppgift är försenad, blått att den ska vara klar i dag, grönt att den ska vara klar under de kommande dagarna och grått att den saknar förfallodatum eller är avslutad. Markeringarna fungerar på samma sätt i listan, på Tavla, i panelen Kalenderlista och i en öppen uppgift.
Om du inte anger ett klockslag räknas uppgiften som planerad till i dag fram till dagens slut. Först nästa dag blir den röd. Klara och avbrutna uppgifter räknas inte som försenade.
På torsdagen klockan 8:50 öppnar Ola morgonens genomgång. Hon ser ”Webbplatsprojekt” med förfallodatum klockan 15:00 och en försenad uppgift. Cirkeln på kortet visar antalet dagar, den orange pricken anger hög prioritet och meddelanderäknaren visar att det finns en oläst konversation.
De fyra rutorna ovanför listan - Med förfallodatum, I dag, Försenade och Chatt - fungerar både som räknare och filter. Aviseringscenter kan påminna dig en timme före en uppgifts förfallodatum, 15 minuter före ett evenemang och när det börjar. Aviseringar skickas via tre oberoende kanaler - i appen, via e-post och som webbläsaraviseringar - och du väljer separat vilka typer av händelser som ska skickas via varje kanal.
4. Tre vyer ska visa samma data
Lista, Tavla och Kalender ska använda samma kort. Du ska inte behöva kopiera en uppgift eller ange förfallodatumet på nytt när du byter vy.
Marek sköter försäljningen från listan, Magda planerar arbetet på Tavla och Ola kontrollerar dagens plan i Kalender. Alla öppnar samma tråd, ”Webbplatsprojekt”.
På Tavla utgörs kolumnerna av Arbetsytor, inte av statusar som i en klassisk Kanban-tavla. Kolumnerna innehåller avsnitten Favoriter, Uppgifter och Chattar. Du kan ändra ordningen på kolumner och kort, och Ctrl+Z ångrar den senaste förflyttningen.
Kalender erbjuder vyer för 1, 2, 3, 5 och 7 dagar samt panelen Lista. Den visar uppgifter med förfallodatum, evenemang, påminnelser och teamets frånvaro. När du drar en uppgift ändras förfallodatumet i intervall om 15 minuter, Esc avbryter förflyttningen och Ctrl+Z låter dig ångra upp till 20 ändringar.
Under testet ber du tre personer att utföra samma scenario: hitta uppgiften, kontrollera förfallodatumet och lägg till en överenskommelse. Låt varje person använda en annan vy. Om resultatet blir detsamma delar verktyget inte upp teamet i separata informationsflöden.
5. Konversationen ska stanna hos ärendet
En chatt används för frågor som saknar egen status och eget förfallodatum, medan en uppgift innehåller åtagandet, personen och datumet då det ska vara klart. Den här uppdelningen gör det möjligt att omvandla en överenskommelse i en konversation till arbete utan att behöva leta efter den i en privat meddelandeapp.
I Task Manager tillhör en chatt en arbetsyta och har egna deltagare. Meddelandena fungerar på samma sätt som i en uppgiftstråd. Arbetssättet beskrivs på sidan teamchattar.
På fredagen skriver Marek i chatten att Magda ska ha skissen klar till torsdag. Teamet enas om en regel: om en konversation leder till ett åtagande ska en uppgift med ansvarig person och förfallodatum skapas inom samma minut.
Enter skickar meddelandet, Shift+Enter lägger till en ny rad och inlägg från samma person som skickas inom fem minuter kan slås samman till ett block. Raden ”Nya” markerar det äldsta olästa meddelandet. Om meddelandet inte kan skickas raderas inte den inskrivna texten.
6. Testa programmet ur en vanlig användares perspektiv
Testa programmet med ett konto för en medarbetare som inte är administratör och bara har tillgång till vissa projekt. Då ser du om behörigheterna motsvarar teamets faktiska arbetssätt.
Task Manager har två globala roller: administratör och användare. Åtkomsten anges separat för varje arbetsyta genom att du utser arbetsytans administratör och anger behörigheter för att lägga till uppgifter och chattar. Mer information finns i beskrivningen av användare och roller.
En ny person får en inbjudan via e-post och skapar själv sitt lösenord. När personen lämnar företaget inaktiverar du kontot i stället för att radera data, så att licensplatsen blir tillgänglig igen.
Logga in som Marek på måndagen, inte som administratör. Ge honom en minut att hitta uppgiften, förfallodatumet och svarsfältet. Kontrollera även att han inte kan se ett projekt som han inte har tilldelats. Anteckningar och konversationer med AI-assistent förblir privata även för administratören.
7. Fråga direkt var filerna och databasen finns
Task Manager lagrar PHP-filer och en MySQL- eller MariaDB-databas på kundens server. För installationen räcker ett vanligt delat webbhotell med PHP 8.1+ och tilläggen pdo_mysql, openssl och mbstring.
Svaret på frågan om var data lagras ska vara kort och entydigt. Om leverantören inte kan svara på frågan noterar du det som en risk innan du väljer program.
Installationsprogrammet guidar dig genom fem skärmar. De tekniska kraven beskrivs på sidan Installation på din server.
Webbläsaren hämtar bibliotek, teckensnitt, ikoner och avatarer från kundens server, så appen kan fungera i ett nätverk utan internetåtkomst. Uppgifter, chattar, arbetsytor, Tavla, Kalender och aviseringar fungerar utan AI.
Om Nord aktiverar AI-assistent skickas frågan tillsammans med nödvändig kontext till den valda leverantören med företagets egen nyckel: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. Företaget betalar direkt till leverantören utan något påslag från Task Manager.
Uppdateringen startas av administratören under Inställningar → Uppdateringar, förutsatt att licensen är giltig. Applikationen hämtar och installerar den, vanligtvis utan FTP, det vill säga utan manuell filöverföring till servern. CRON, det vill säga serverns schemaläggare, är valfritt och används för att skicka e-post i bakgrunden när applikationen är stängd.
8. Räkna på tre år, inte den första månaden
Jämför kostnaden för det nuvarande teamet, ett team med tre personer till och hela treårsperioden. Notera separat startavgiften, förnyelserna, hur licensplatserna räknas och kostnaden för att byta till en högre plan.
Task Manager har en engångsavgift som baseras på antalet licensplatser och en permanent licens. Priset omfattar 12 månaders uppdateringar. Därefter kan du förnya åtkomsten till nya versioner eller fortsätta använda det installerade programmet utan fler avgifter.
Starter omfattar upp till 8 personer och kostar 690 zł, Classic upp till 20 personer kostar 1 490 zł och Max upp till 35 personer kostar 2 290 zł i varianten Standard. För fler än 35 personer gäller Enterprise med individuell prissättning.
Till en början betalar företaget 1 490 zł. Efter ett år kan det betala 447 zł för ytterligare ett år med uppdateringar eller fortsätta använda programmet utan förnyelse. Tre år med två förnyelser kostar 2 384 zł.
Varianten Pro lägger till E-post, Filer, Automatiseringar, AES-256-kryptering av innehåll och Företagets kunskapsbas för AI. Planen Classic i varianten Pro kostar 3 990 kr. Fjärrinstallation kostar 299 kr i Starter, och från och med planen Classic ingår den i priset.
Personalomsättning kräver inte att du köper en ny plats, eftersom en licensplats frigörs när ett konto inaktiveras. Om appen saknar en giltig licens övergår den till skrivskyddat läge: data kan visas, men ändringar kan inte sparas. Betalningsvillkoren beskrivs på sidan Permanent licens.
Valark: åtta frågor till varje program
Kalkylbladet omvandlar säljpresentationen till åtta frågor som går att kontrollera. Du utvärderar varje kriterium med verkliga data, inte utifrån påståenden på leverantörens webbplats.
| Kriterium | Fråga att kontrollera | Förväntat resultat | Varningssignal |
|---|---|---|---|
| Uppgift | Kan du se beskrivningen, personerna, förfallodatumet, statusen och konversationen på ett och samma kort? | Hela ärendets historik finns på ett ställe. | Du måste fortfarande leta efter beslut i e-posten och chatten. |
| Uppdelning av arbetet | Kan du separera projekten och tilldela rätt personer till dem? | Medarbetaren ser bara de arbetsytor som behövs. | Alla använder en enda gemensam lista. |
| Förfallodatum | Kan du se vilka ärenden som ska vara klara i dag och vilka som är försenade utan att öppna uppgiften? | Färger, räknare och filter visar dagens plan. | Förfallodatumet visas först i detaljvyn. |
| Vyer | Visar Lista, Tavla och Kalender samma data? | När du byter vy skapas ingen kopia av uppgiften. | Varje vy kräver en separat registrering. |
| Kommunikation | Stannar konversationen hos uppgiften eller projektet? | Överenskommelsen finns tillsammans med det utförda arbetet. | Besluten finns enbart i meddelandeappen. |
| Behörigheter | Ser en vanlig användare bara sina egna arbetsytor? | Åtkomsten motsvarar personens roll i projektet. | Alla har tillgång till samtliga ärenden. |
| Data | Kan du ange servern, databasen och hur AI-data överförs? | Svaret är kort och entydigt. | Det är oklart vart data skickas. |
| Kostnad | Kan du beräkna kostnaden för det nuvarande teamet över tre år? | Du känner till startavgifter, förnyelser och prisnivåer. | Priserna visar inte kostnaden för ett växande team. |
Börja i morgon med ett veckolångt test utifrån ett projekt som i dag hanteras via e-post och chatt. Flytta fem uppgifter, tre personer, två förfallodatum och några meddelanden på 15 minuter. Ta nästa steg i samma test i övermorgon: försök att se arbetets status enbart i programmet. Du kan börja med Demo.
Vanliga frågor
Vilket uppgiftshanteringsprogram passar ett småföretag med 5-15 anställda?
Välj ett program som samlar uppgiften, personerna, förfallodatumet och konversationen, låter dig hålla projekt åtskilda och ger en beräkningsbar kostnad över tre år. Bedöm resten med hjälp av de åtta frågorna i mallen.
Räcker ett kalkylblad med en uppgiftslista för ett småföretag?
Ett kalkylblad räcker för ett tiotal enkla ärenden. Det räcker inte längre när du behöver en konversation kopplad till uppgiften, aviseringar, behörigheter och en logg över ändringar av förfallodatumet.
Måste alla anställda se alla uppgifter?
Nej, i Task Manager ser användaren de Arbetsytor som personen har tilldelats. Behörigheter att lägga till uppgifter och chattar ställer du in separat för varje arbetsyta.
Fungerar Task Manager utan AI?
Ja, uppgifter, chattar, Arbetsytor, Tavla, Kalender och aviseringar fungerar utan att du ansluter en modell. Du kan aktivera AI-assistenten senare med din egen nyckel hos valfri leverantör.
Hur lång tid tar det att testa programmet i praktiken?
En vecka räcker för att testa ett verkligt projekt med fem uppgifter, tre personer, två förfallodatum och en konversation i en tråd. Försök nästa dag att ta reda på arbetets aktuella status med hjälp av programmet.
Källor
- Task Manager, Uppgifter
- Task Manager, Arbetsytor
- Task Manager, Chattar
- Task Manager, Tavla
- Task Manager, Kalender
- Task Manager, Aviseringscenter
- Task Manager, Användare och roller
- Task Manager, Installation på din server
- Task Manager, Din modell, din API-nyckel
- Task Manager, Permanent licens
- Task Manager, Uppdateringar
- Task Manager, Uppgifter (instruktion)
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
