Pátek, 16:40. Klient se Oly ptá: „V jaké jsme fázi se stránkami?“. V úkolu „Projekt stránky“ čeká dlouhá konverzace a kroky projektu zatím leží v samostatné tabulce. Seznam úkolů v Task Manageru umožňuje držet je u téže záležitosti a ověřit postup bez skládání odpovědi z několika míst.
Proč vyžaduje otázka na fázi projektu tolik hledání?
Otázka na fázi projektu vyžaduje hledání, když plán, konverzace a informace o odpovědnosti leží na různých místech. Abyste odpověděli spolehlivě, musíte zjistit nejen to, co někdo slíbil udělat, ale i co už bylo hotovo.
Ola si pamatuje zprávu od Magdy o textech, ale neví, zda se týkala hotového materiálu, nebo jen první verze. V tabulce vidí záznam „fotky“ bez informace, kdo čeká na rozhodnutí klienta. Samotný seznam tento rozpor nenapraví, pokud ho po dohodě v konverzaci nikdo neopraví. Musí být natolik blízko práci, aby se k němu tým vracel.
Když se projekt skládá z několika kroků, obecný stav úkolu nestačí k odpovědi na otázku „co konkrétně zbývá?“. Proto v jednom úkolu můžete vést konverzaci a samostatný Seznam úkolů: konverzace uchovává kontext rozhodnutí a seznam ukazuje stav jednotlivých prací. Jsou to dva pohledy na stejnou věc, ne dva dokumenty k odsouhlasení.
Seznam úkolů pro tým začíná fázemi, osobami a postupem
Seznam úkolů pro tým dělí práci na fáze a ukazuje, kdo se věnuje každému kroku. Postup vyplývá z počtu odškrtnutých položek, takže vedle plánu vidíte i stav prací.
V pondělí Ola rozepisuje „Projekt stránky“ na „Obsah“ a „Technika“. Pod prvním nadpisem zapisuje texty, fotky a „Zkontrolovat texty z hlediska SEO“, pod druhým - přesměrování a kontrolu stránky. Pokud jedna položka vyžaduje společnou práci, může určit více osob. Pokud potřebuje jednu osobu, od které začne rozhovor o postupu, určí jednu.
Nepleťte si ovšem osobu u položky s osobou přiřazenou k celému úkolu. První určení uspořádává drobné kroky; druhé se týká úkolu. Když se v týmu pravidelně vrací otázka „kdo to dělá?“, užitečná jsou i pravidla rozdělování úkolů v týmu. Seznam funguje nejlépe tehdy, když jeho položky popisují činnosti, které lze jednoznačně odškrtnout - „Připravit fotky týmu“ říká víc než „Fotky“.
Plán se objeví přímo u konverzace
V Task Manageru otevřete Seznam úkolů ikonou seznamu v liště úkolu nebo chatu, před ikonou sponky. Konverzace a pole pro psaní se schovají a na jejich místě se objeví seznam; opětovné kliknutí na stejnou ikonu konverzaci obnoví.
Ola otevře „Projekt webu“ a přidá nadpisy „Obsah“ a „Technika“. Na konci druhé sekce zvolí „Přidat položku“ a napíše „Nastavit přesměrování ze starého webu“. Pod název doplní popis, aby Magda věděla, kterých adres se práce týká, a tlačítkem „Osoby“ ji u této položky označí. Enter položku uloží a nechá pole otevřené pro další. Pokud chce Ola odlišit technickou práci od ostatních bodů, zvolí „Barva“ - ze stejné palety jako v Kalendáři.
Kliknutím na kolečko u položky ji označíte jako hotovou. Položka se přeškrtne a ukazatel nahoře zobrazí, kolik položek je hotových, například „3 ze 7 hotovo“. U nadpisů je vidět postup jejich sekce. I bez otevření seznamu ukazuje číslo na jeho ikoně, kolik bodů zbývá; zmizí, jakmile je vše hotovo, nebo je seznam prázdný. Popis Seznamu úkolů v Task Manageru ukazuje toto uspořádání v kontextu úkolu.
Po výběru jiného úkolu zobrazí Task Manager konverzaci a k Seznamu úkolů tohoto úkolu se dostanete pomocí ikony. Dává to smysl: nejprve vidíte aktuální vlákno, a k plánu sáhnete tehdy, když kontrolujete splnění.
Když etap přibývá, nadpisy se mění ve sloupce
Pokud chcete etapy vidět vedle sebe, přepněte Seznam úkolů ze zobrazení „Seznam“ do zobrazení „Tabule“. Každý nadpis se stane sloupcem a položky kartami, které můžete přesouvat mezi sloupci.
V úterý Ola na tabuli přesune kartu „Zkontrolovat texty z hlediska SEO“ ze sloupce „Obsah“ do sloupce „Technika“, protože texty už jsou na webu a kontrolují se při nasazení. V zobrazení „Seznam“ může přetáhnout jednotlivou položku do jiné sekce, nebo uchopit nadpis a přesunout celou sekci. V telefonu podrží položku a posune ji prstem. V zobrazení „Tabule“ může přesunout i celý sloupec uchopením jeho nadpisu. Položky umístěné před prvním nadpisem se zobrazí ve sloupci „Bez nadpisu“.
Nemusíte se celý den dívat na dokončenou práci. Vypnutí volby „Zobrazit hotové“ skryje hotové položky a pod sekcí je vidět, kolik jich bylo skryto. „Hotové na konci“ je přesune za ostatní body v dané sekci. Task Manager si pro vás zapamatuje zobrazení i obě nastavení. Pokud přemýšlíte, kdy je lepší seznam a kdy sloupcové uspořádání, podívejte se na srovnání tabule a seznamu úkolů. Zde měníte zobrazení položek uvnitř jednoho úkolu nebo chatu, ne zobrazení všech úkolů firmy.
Seznam úkolů, nebo kontrolní seznam vepsaný do zprávy?
Seznam úkolů je samostatné místo pro plán u úkolu nebo chatu; kontrolní seznam vepsaný do zprávy nebo popisu úkolu zůstává součástí tohoto obsahu. Oba umožňují odškrtávat práci, ale pouze samostatný Seznam úkolů z varianty Pro poskytuje zde popsané nadpisy, přiřazování osob, barvy a vlastní zobrazení „Tabule“.
| Když potřebujete… | Seznam úkolů u úkolu nebo chatu | Kontrolní seznam v obsahu |
|---|---|---|
| Místo pro etapy celé záležitosti | Samostatný seznam s nadpisy | Seznam v konkrétní zprávě nebo popisu |
| Přiřazení osob u kroků | Tlačítko „Osoby“ u položky | Podpis osoby, která bod odškrtla |
| Změny uspořádání na sloupce | Zobrazení „Seznam“ / zobrazení „Tabule“ | Zůstává v obsahu |
| Výběru varianty | Pro | Standard a Pro |
Ve středu Ola odešle krátkou zprávu se třemi body ke kontrole - kontrolní seznam v jejím obsahu stačí. Odděleně vede plán „Projektu webu“, protože ten zahrnuje práci více lidí a etapy přesahující jednu zprávu. Kontrolní seznam v popisu úkolu má také odškrtávání a vlastní ukazatel postupu, takže není „horším seznamem“ - řeší prostě jiný problém. Podrobnosti ukazuje článek o kontrolním seznamu v úkolu.
Sdílený seznam neznamená automatické oznámení
Přiřazení osoby u položky Seznamu úkolů jí neodešle oznámení. Seznam ukazuje, kdo se krokem zabývá; pokud chcete předat nové ujednání, napište dané osobě v konverzaci se zmínkou @.
Seznam vidí a mění každý, kdo má přístup k úkolu nebo chatu, s výjimkou pozorovatele úkolu, který jej může pouze prohlížet. Změny spolupracovníků se na otevřeném seznamu objeví samy, po pár sekundách.
Ve čtvrtek Magda odškrtne svůj bod a Ola vidí změněný postup bez sbírání hlášení na samostatné schůzce. Pokud má k úkolu přístup pozorovatel, může zkontrolovat stav prací, ale nepřidá, neupraví ani neodškrtne položku. Toto rozlišení má význam, když má někdo projekt sledovat, ne provádět jeho kroky.
Tlačítko „Osoby“ umožňuje přiřadit jednu nebo několik osob k úkolu nebo chatu. Seznam uchovává plán; konverzace slouží k předání zprávy.
AI asistent seznam přečte, ale neodškrtne ho
AI asistent může odpovědět na otázku o Seznamu úkolů úkolu nebo chatu, na který se ptáte. Čte položky, přiřazené osoby a počet splněných bodů, ale sám položky nepřidává, nemění ani neodškrtává.
V pátek Ola odškrtne „Připravit fotky týmu“ a zeptá se: „Co zbývá v tomto úkolu udělat?“. Pak se doptá: „Kdo má přiřazené položky ze sekce Obsah?“. To se hodí, když chce formulovat odpověď pro klienta, ale před jejím odesláním stále ověřuje, zda tým odškrtl dokončenou práci. Asistent popisuje stav uloženého seznamu, nepotvrzuje splnění mimo něj. Více o otázkách kladených ve vlákně najdete na stránce AI asistenta.
Aby bylo možné využívat AI asistenta, musí administrátor nakonfigurovat AI. Firma si vybere poskytovatele z OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude a xAI Grok a používá vlastní API klíč; dotaz spolu s kontextem jde k vybranému poskytovateli. Bez AI slouží samotný Seznam úkolů i nadále k vedení práce týmu.
Zítra začněte úkolem, na který se ptají nejčastěji
Zítra vyberte jeden úkol, u kterého nejčastěji padá otázka na postup, a rozepište jeho Seznam úkolů na dvě nebo tři etapy. Přiřaďte osoby ke konkrétním krokům a zkontrolujte, zda hotové položky odpovídají skutečné práci týmu.
Pokud vedete firmu, která chce mít data aplikace na vlastním serveru, Task Manager spojuje takový plán s konverzací v jednom úkolu. Varianta Pro poskytuje popsaný Seznam úkolů a licence je trvalá a nevyžaduje předplatné za každou osobu; po 12 měsících můžete aktualizace volitelně prodloužit. Podívejte se na uspořádání úkolu a seznamu v Demo.
Nejčastější dotazy
Je Seznam úkolů ve variantě Standard?
Ne, samostatný Seznam úkolů u úkolu a chatu je dostupný ve variantě Pro. Ve Standardu můžete i nadále používat seznamy se zaškrtávacími poli v textu zprávy a v popisu úkolu.
Dostane určená osoba u položky oznámení?
Ne, určení osoby u položky neodesílá oznámení. Pokud jí chcete sdělit informaci, napište ji v konverzaci se zmínkou @; u položky můžete určit osobu přiřazenou k úkolu nebo chatu.
Může sledující úkolu odškrtnout položku?
Ne, sledující úkolu má u Seznamu úkolů pouze náhled. Nemůže přidávat, upravovat ani odškrtávat jeho položky.
Lze Seznam úkolů přeskupovat na telefonu?
Ano, na telefonu podržíte položku chvíli stisknutou a pak ji přesunete prstem. Takto můžete změnit pořadí položek nebo ji přesunout do jiné sekce.
Může AI asistent sám odškrtnout bod ze Seznamu úkolů?
Ne, AI asistent pouze čte Seznam úkolů úkolu nebo chatu, na který se ptáte. Může odpovědět, co zbývá udělat a komu byly položky přiřazeny, ale nezmění jejich stav.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
