Vendredi, 16 h 40. Un client demande à Ola : « Où en sommes-nous avec le site ? ». Dans la tâche « Projet du site », une longue conversation attend, et les étapes du projet se trouvent encore dans un tableur séparé. La Liste de tâches dans Task Manager permet de les garder au même endroit que le dossier concerné et de vérifier la progression sans assembler la réponse à partir de plusieurs sources.
Pourquoi la question sur l’étape du projet demande-t-elle autant de recherches ?
La question sur l’étape du projet demande beaucoup de recherches lorsque le plan, la conversation et les informations sur les responsabilités se trouvent à des endroits différents. Pour répondre de façon fiable, vous devez établir non seulement ce que quelqu’un a promis de faire, mais aussi ce qui a déjà été réalisé.
Ola se souvient du message de Magda à propos des textes, mais ne sait pas s’il concernait le matériel final ou seulement une première version. Dans le tableur, elle voit une entrée « photos », sans information sur qui attend la décision du client. La liste seule ne corrigera pas ce décalage si, après les échanges dans la conversation, personne ne la met à jour. Elle doit rester suffisamment proche du travail pour que l’équipe y revienne.
Lorsqu’un projet comporte plusieurs étapes, le statut général de la tâche ne suffit pas à répondre à la question « qu’est-ce qu’il reste exactement ? ». C’est pourquoi, au sein d’une même tâche, vous pouvez tenir une conversation et une Liste de tâches distincte : la conversation conserve le contexte des décisions, et la liste montre l’état des différents travaux. Ce sont deux vues d’un même dossier, pas deux documents à concilier.
La Liste de tâches pour l’équipe commence par les étapes, les personnes et la progression
La Liste de tâches pour l’équipe divise le travail en étapes et montre qui s’occupe de chaque étape. La progression résulte du nombre d’éléments cochés, donc vous voyez à la fois le plan et l’état des travaux.
Le lundi, Ola répartit « Projet du site » en « Contenus » et « Technique ». Sous le premier en-tête, elle note les textes, les photos et « Vérifier les textes du point de vue SEO », sous le second - les redirections et la vérification du site. Si un élément nécessite un travail commun, elle peut indiquer plusieurs personnes. Si elle a besoin d’une seule personne avec qui commencer la discussion sur l’avancement, elle en indique une.
Ne confondez cependant pas la personne indiquée sur un élément avec la personne affectée à l’ensemble de la tâche. La première indication organise de petites étapes ; la seconde concerne la tâche. Lorsque la question « qui s’en occupe ? » revient régulièrement dans l’équipe, les règles de répartition des tâches en équipe peuvent aussi être utiles. La liste fonctionne le mieux lorsque ses éléments décrivent des actions qu’on peut cocher sans ambiguïté - « Préparer les photos de l’équipe » dit plus que « Photos ».
Le plan apparaît à l’endroit même de la conversation
Dans Task Manager, vous ouvrez la Liste de tâches avec l’icône de liste dans la barre de la tâche ou de la discussion, avant le trombone. La conversation et le champ de saisie se replient, et la liste apparaît à leur place ; un nouveau clic sur la même icône restaure la conversation.
Ola ouvre « Projet du site » et ajoute les en-têtes « Contenus » et « Technique ». À la fin de la deuxième section, elle choisit « Ajouter un élément » et saisit « Mettre en place les redirections depuis l’ancien site ». Sous le nom, elle ajoute une description pour que Magda sache quelles adresses sont concernées par le travail, et avec le bouton « Personnes », elle lui attribue cet élément. La touche Entrée enregistre la saisie et laisse le champ ouvert pour la suivante. Si Ola souhaite distinguer le travail technique des autres points, elle choisit une « Couleur » - dans la même palette que dans le Calendrier.
Cliquer sur le cercle à côté d’un élément le marque comme terminé. L’élément est barré, et la barre en haut indique combien d’éléments ont été réalisés, par exemple « 3 sur 7 réalisés ». Au niveau des en-têtes, vous voyez la progression de leur section. Même sans ouvrir la liste, le nombre affiché sur son icône indique combien de points restent à faire ; il disparaît quand tout est réalisé ou que la liste est vide. La présentation de la Liste de tâches dans Task Manager montre cette organisation dans le contexte d’une tâche.
Après avoir choisi une autre tâche, Task Manager affiche la conversation, et vous accédez à la Liste de tâches de cette tâche via l’icône. Cela a du sens : vous voyez d’abord le fil en cours, et vous consultez le plan au moment où vous vérifiez l’avancement.
Quand les étapes se multiplient, les en-têtes deviennent des colonnes
Si vous souhaitez voir les étapes côte à côte, basculez la Liste de tâches du mode « Liste » vers le mode « Tableau ». Chaque en-tête devient une colonne, et les éléments deviennent des cartes que vous pouvez déplacer d’une colonne à l’autre.
Mardi, Ola déplace sur le tableau la carte « Vérifier les textes du point de vue SEO » de la colonne « Contenus » vers « Technique », car les textes sont déjà en ligne et sont vérifiés lors de la mise en production. En mode « Liste », elle peut faire glisser un élément isolé vers une autre section, ou saisir l’en-tête et déplacer toute la section. Sur téléphone, elle maintient l’élément appuyé et le déplace du doigt. En mode « Tableau », elle peut aussi déplacer toute une colonne en saisissant son en-tête. Les éléments placés avant le premier en-tête apparaissent dans la colonne « Sans en-tête ».
Vous n’êtes pas obligé de voir les travaux terminés toute la journée. Désactiver l’option « Afficher les éléments réalisés » masque les éléments terminés, et sous la section s’affiche le nombre d’éléments masqués. « Réalisés à la fin » déplace ces éléments après les autres points de la section concernée. Task Manager mémorise le mode d’affichage ainsi que les deux réglages pour vous. Si vous vous demandez quand préférer la liste et quand préférer l’organisation en colonnes, consultez la comparaison entre tableau et liste de tâches. Ici, vous modifiez l’affichage des éléments au sein d’une seule tâche ou discussion, pas l’affichage de l’ensemble des tâches de l’entreprise.
Liste de tâches ou checklist saisie dans un message ?
La Liste de tâches est un espace distinct pour le plan d’une tâche ou d’une discussion ; une checklist saisie dans un message ou dans la description d’une tâche reste intégrée à ce contenu. Les deux permettent de cocher le travail effectué, mais seule la Liste de tâches séparée, disponible dans la formule Pro, offre les en-têtes décrits ici, l’attribution de personnes, les couleurs et son propre mode « Tableau ».
| Quand vous avez besoin de… | Liste de tâches associée à une tâche ou une discussion | Checklist dans le contenu |
|---|---|---|
| Des espaces pour les étapes de l’ensemble du sujet | Une liste distincte avec des en-têtes | Une liste dans un message ou une description précis |
| Attribuer des personnes aux étapes | Bouton « Personnes » sur l’élément | La mention de la personne qui a coché le point |
| Passage à une organisation en colonnes | Mode « Liste » / mode « Tableau » | Reste intégrée au contenu |
| Choix de la formule | Pro | Standard et Pro |
Mercredi, Ola envoie un court message avec trois points à vérifier - une checklist dans son contenu suffit. Elle gère séparément le plan du « Projet du site », car celui-ci concerne le travail de plusieurs personnes et des étapes qui dépassent un seul message. La checklist dans la description d’une tâche dispose elle aussi d’un système de cases à cocher et de sa propre barre de progression ; elle n’est donc pas une « liste au rabais », elle répond simplement à un autre besoin. Les détails sont présentés dans l’article sur la checklist dans une tâche.
Une liste partagée n’entraîne pas de notification automatique
Attribuer une personne à un élément de la Liste de tâches ne lui envoie pas de notification. La liste indique qui s’occupe de l’étape ; si vous souhaitez communiquer une nouvelle décision, écrivez à cette personne dans la conversation en utilisant une mention @.
La liste est visible et modifiable par toute personne ayant accès à la tâche ou à la discussion, à l’exception de l’observateur de la tâche, qui ne peut que la consulter. Les modifications apportées par les collaborateurs apparaissent automatiquement sur la liste ouverte, après quelques secondes.
Jeudi, Magda coche son point, et Ola voit la progression mise à jour sans avoir à recueillir les informations lors d’une réunion séparée. Si un observateur a accès à la tâche, il peut consulter l’état d’avancement, mais il ne peut ni ajouter, ni modifier, ni cocher d’éléments. Cette distinction compte lorsque quelqu’un doit suivre un projet sans en exécuter les étapes.
Le bouton « Personnes » permet de désigner une ou plusieurs personnes rattachées à la tâche ou à la discussion. La liste conserve le plan ; la conversation sert à transmettre le message.
L’Assistant IA lit la liste, mais ne la coche pas
L’Assistant IA peut répondre à une question concernant la Liste de tâches de la tâche ou de la discussion dont il est question. Il lit les éléments, les personnes désignées et le nombre de points réalisés, mais il n’ajoute, ne modifie, ni ne coche lui-même aucune entrée.
Vendredi, Ola coche « Préparer les photos de l’équipe » et demande : « Que reste-t-il à faire dans cette tâche ? ». Elle demande ensuite : « Qui a des éléments attribués dans la section Contenus ? ». C’est pratique quand elle veut formuler une réponse pour un client, mais avant de l’envoyer, elle vérifie quand même que l’équipe a bien coché les travaux terminés. L’assistant décrit l’état de la liste enregistrée, il ne confirme pas une réalisation en dehors de celle-ci. Pour en savoir plus sur les questions posées dans un fil de discussion, consultez la page de l’Assistant IA.
Pour utiliser l’Assistant IA, l’administrateur doit configurer l’IA. L’entreprise choisit un fournisseur parmi OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude et xAI Grok, et utilise sa propre clé API ; la requête, accompagnée de son contexte, est transmise au fournisseur choisi. Sans IA, la Liste de tâches seule continue de servir à organiser le travail de l’équipe.
Demain, commencez par la tâche sur laquelle on vous interroge le plus souvent
Demain, choisissez une tâche pour laquelle on vous demande le plus souvent où en est l’avancement, et décomposez sa Liste de tâches en deux ou trois étapes. Attribuez des personnes à des étapes précises et vérifiez que les éléments cochés correspondent bien au travail réellement effectué par l’équipe.
Si vous dirigez une entreprise qui souhaite conserver les données de l’application sur son propre serveur, Task Manager associe ce plan à la conversation au sein d’une même tâche. La formule Pro inclut la Liste de tâches décrite ici, et la licence est perpétuelle, sans abonnement par personne ; au bout de 12 mois, vous pouvez éventuellement renouveler les mises à jour. Découvrez l’organisation de la tâche et de la liste dans la Demo.
Questions fréquentes
La Liste de tâches est-elle disponible dans la version Standard ?
Non, la Liste de tâches distincte associée à une tâche et une discussion est disponible dans la version Pro. Dans Standard, vous pouvez toujours utiliser des listes avec cases à cocher dans le contenu d’un message ou la description d’une tâche.
La personne indiquée sur un élément reçoit-elle une notification ?
Non, indiquer une personne sur un élément n’envoie pas de notification. Si vous souhaitez l’informer, écrivez-le dans la conversation avec une mention @ ; sur un élément, vous pouvez indiquer une personne affectée à la tâche ou à la discussion.
Un observateur de la tâche peut-il cocher un élément ?
Non, un observateur de la tâche a uniquement un accès en consultation à la Liste de tâches. Il ne peut ni ajouter, ni modifier, ni cocher ses éléments.
Peut-on réorganiser la Liste de tâches sur téléphone ?
Oui, sur téléphone, maintenez un élément appuyé un instant, puis faites-le glisser avec le doigt. Vous pouvez ainsi changer l’ordre des éléments ou déplacer un élément vers une autre section.
L’Assistant IA peut-il cocher lui-même un point de la Liste de tâches ?
Non, l’Assistant IA lit uniquement la Liste de tâches de la tâche ou de la discussion concernée. Il peut vous dire ce qu’il reste à faire et à qui les éléments sont indiqués, mais il ne modifiera pas leur état.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
