Viernes, 16:40. Un cliente pregunta a Ola: «¿En qué fase estamos con la página web?». En la tarea «Proyecto de la página web» hay una conversación larga, y los pasos del proyecto todavía están en una hoja de cálculo aparte. La Lista de tareas de Task Manager permite mantenerlos junto al mismo asunto y comprobar el progreso sin tener que componer la respuesta a partir de varios sitios.
¿Por qué preguntar por la fase de un proyecto exige tanta búsqueda?
Preguntar por la fase de un proyecto exige mucha búsqueda cuando el plan, la conversación y la información sobre las responsabilidades están repartidos en distintos lugares. Para responder con rigor, necesitas saber no solo qué prometió hacer alguien, sino también qué se ha hecho ya.
Ola recuerda el mensaje de Magda sobre los textos, pero no sabe si se refería al material terminado o solo a una primera versión. En la hoja de cálculo ve una entrada «fotos», sin información sobre quién espera la decisión del cliente. La lista por sí sola no arregla ese desajuste si, tras los acuerdos tomados en la conversación, nadie la actualiza. Tiene que estar lo bastante cerca del trabajo real para que el equipo vuelva a ella.
Cuando un proyecto consta de varios pasos, el estado general de la tarea no basta para responder a «¿qué queda exactamente?». Por eso, en una misma tarea puedes mantener una conversación y una Lista de tareas aparte: la conversación conserva el contexto de las decisiones y la lista muestra el estado de cada trabajo concreto. Son dos vistas del mismo asunto, no dos documentos que haya que conciliar.
La Lista de tareas para el equipo empieza por las fases, las personas y el progreso
La Lista de tareas para el equipo divide el trabajo en fases y muestra quién se ocupa de cada paso. El progreso surge del número de puntos marcados, así que junto al plan también ves el estado del trabajo.
El lunes, Ola organiza «Proyecto de la página web» en «Contenidos» y «Técnica». Bajo el primer encabezado anota los textos, las fotos y «Revisar los textos pensando en el SEO»; bajo el segundo, las redirecciones y la revisión de la página. Si un punto requiere trabajo conjunto, puede asignar a varias personas. Si necesita a una sola persona con la que empezar a hablar del progreso, asigna solo a una.
No confundas, sin embargo, la persona asignada a un punto con la persona asignada a toda la tarea. La primera asignación ordena los pequeños pasos; la segunda se refiere a la tarea. Cuando en el equipo surge con frecuencia la pregunta «¿quién hace esto?», también resultan útiles las normas para repartir tareas en el equipo. La lista funciona mejor cuando sus puntos describen acciones que se pueden marcar de forma inequívoca: «Preparar las fotos del equipo» dice más que «Fotos».
El plan aparece en el lugar de la conversación
En Task Manager abres la Lista de tareas con el icono de lista en la barra de la tarea o del chat, antes del clip. La conversación y el campo de escritura se ocultan, y en su lugar aparece la lista; al volver a pulsar el mismo icono se restablece la conversación.
Ola abre «Proyecto de la web» y añade los encabezados «Contenidos» y «Técnica». Al final de la segunda sección elige «Añadir elemento» y escribe «Configurar redirecciones de la web antigua». Bajo el nombre añade una descripción, para que Magda sepa a qué direcciones se refiere el trabajo, y con el botón «Personas» la asigna a ese elemento. Intro guarda el registro y deja el campo abierto para el siguiente. Si Ola quiere diferenciar el trabajo técnico del resto de los puntos, elige «Color» - de la misma paleta que en el Calendario.
Al hacer clic en el círculo junto a un elemento, este se marca como hecho. El elemento queda tachado, y la barra de arriba muestra cuántos elementos se han completado, por ejemplo «3 de 7 completados». Junto a los encabezados se ve el progreso de su sección. Incluso sin abrir la lista, el número en su icono muestra cuántos puntos quedan; desaparece cuando todo está hecho o la lista está vacía. La descripción de la Lista de tareas en Task Manager muestra esta disposición en el contexto de una tarea.
Tras elegir otra tarea, Task Manager muestra la conversación, y a la Lista de tareas de esa tarea accedes con el icono. Tiene sentido: primero ves el hilo actual, y recurres al plan cuando comprobas lo que se ha hecho.
Cuando aumentan las etapas, los encabezados se convierten en columnas
Si quieres ver las etapas una junto a otra, cambia la Lista de tareas de la vista «Lista» a la vista «Tablero». Cada encabezado se convierte en una columna, y los elementos en tarjetas que puedes mover entre columnas.
El martes Ola mueve en el tablero la tarjeta «Revisar los textos para SEO» de la columna «Contenidos» a «Técnica», porque los textos ya están en la web y se revisan en el momento de la implementación. En la vista «Lista» puede arrastrar un elemento individual a otra sección, o bien tomar el encabezado y mover toda la sección. En el móvil mantiene pulsado el elemento y lo desplaza con el dedo. En la vista «Tablero» también puede reordenar toda una columna tomando su encabezado. Los elementos colocados antes del primer encabezado aparecen en la columna «Sin encabezado».
No tienes que ver los trabajos terminados durante todo el día. Desactivar la opción «Mostrar completados» oculta los elementos hechos, y bajo la sección se ve cuántos se han ocultado. «Completados al final» los desplaza detrás del resto de los puntos de esa sección. Task Manager recuerda la vista y ambos ajustes por ti. Si te preguntas cuándo es mejor la lista y cuándo la disposición en columnas, consulta la comparativa entre tablero y lista de tareas. Aquí cambias la vista de los elementos dentro de una tarea o chat, no la vista de todas las tareas de la empresa.
¿Lista de tareas o lista de comprobación escrita en un mensaje?
La Lista de tareas es un espacio independiente para el plan junto a una tarea o chat; una lista de comprobación escrita en un mensaje o en la descripción de una tarea sigue formando parte de ese contenido. Ambas permiten marcar el trabajo como hecho, pero solo la Lista de tareas independiente, del plan Pro, ofrece los encabezados descritos aquí, la asignación de personas, los colores y la vista propia «Tablero».
| Cuando necesitas… | Lista de tareas junto a una tarea o chat | Lista de comprobación en el contenido |
|---|---|---|
| Espacios para las etapas de todo el asunto | Lista independiente con encabezados | Lista en un mensaje o descripción concreto |
| Asignación de personas en los pasos | Botón «Personas» junto al elemento | Firma de la persona que marcó el punto |
| Cambios de disposición a columnas | Vista «Lista» / vista «Tablero» | Permanece en el contenido |
| Elección del plan | Pro | Standard y Pro |
El miércoles Ola envía un mensaje breve con tres puntos por revisar - una lista de comprobación en su contenido es suficiente. Por separado lleva el plan del «Proyecto de la web», porque este abarca el trabajo de varias personas y etapas que van más allá de un solo mensaje. La lista de comprobación en la descripción de una tarea también permite marcar elementos y tiene su propia barra de progreso, así que no es una «lista peor»; simplemente resuelve otro problema. Los detalles se muestran en el artículo sobre la lista de comprobación en una tarea.
Una lista compartida no implica una notificación automática
Asignar a una persona en un elemento de la Lista de tareas no le envía ninguna notificación. La lista muestra quién se ocupa del paso; si quieres comunicar un nuevo acuerdo, escribe a esa persona en la conversación con una mención @.
La lista la ve y la modifica cualquiera que tenga acceso a la tarea o al chat, excepto el observador de la tarea, que solo puede verla. Los cambios de los colaboradores aparecen solos en la lista abierta, al cabo de unos segundos.
El jueves Magda marca su punto, y Ola ve el progreso actualizado sin tener que reunir confirmaciones en una reunión aparte. Si un observador tiene acceso a la tarea, puede comprobar el estado del trabajo, pero no puede añadir, corregir ni marcar elementos. Esta distinción es importante cuando alguien debe hacer seguimiento de un proyecto, no ejecutar sus pasos.
El botón «Personas» permite asignar una o varias personas a una tarea o chat. La lista guarda el plan; la conversación sirve para transmitir el mensaje.
El Asistente de IA leerá la lista, pero no la marcará
El Asistente de IA puede responder a una pregunta sobre la Lista de tareas de la tarea o chat por el que preguntas. Lee los elementos, las personas asignadas y el número de puntos completados, pero no añade, modifica ni marca entradas por sí mismo.
El viernes Ola marca «Preparar las fotos del equipo» y pregunta: «¿Qué queda por hacer en esta tarea?». Después pregunta: «¿Quién tiene asignados los elementos de la sección Contenidos?». Es cómodo cuando quiere redactar una respuesta para el cliente, pero antes de enviarla sigue comprobando si el equipo ha marcado los trabajos terminados. El asistente describe el estado de la lista guardada, no confirma lo realizado fuera de ella. Más sobre las preguntas que se hacen en el hilo lo encuentras en la página del Asistente de IA.
Para usar el Asistente de IA, el administrador debe configurar la IA. La empresa elige un proveedor entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude y xAI Grok, y usa su propia clave API; la consulta, junto con el contexto, llega al proveedor elegido. Sin IA, la propia Lista de tareas sigue sirviendo para llevar el trabajo del equipo.
Mañana empieza por la tarea sobre la que más se pregunta
Mañana elige una tarea sobre la que más a menudo se pregunte por el progreso, y desglosa su Lista de tareas en dos o tres etapas. Asigna personas a pasos concretos y comprueba si los elementos marcados corresponden al trabajo real del equipo.
Si diriges una empresa que quiere mantener los datos de la aplicación en su propio servidor, Task Manager combina ese plan con la conversación en una sola tarea. El plan Pro incluye la Lista de tareas descrita, y la licencia es perpetua y no requiere una suscripción por persona; pasados 12 meses puedes renovar las actualizaciones de forma opcional. Consulta la disposición de la tarea y la lista en la Demo.
Preguntas frecuentes
¿La Lista de tareas está disponible en la variante Standard?
No, la Lista de tareas independiente en la tarea y el chat está disponible en la variante Pro. En Standard puedes seguir usando listas con casillas de verificación en el texto de los mensajes y en la descripción de la tarea.
¿La persona asignada a un punto recibe una notificación?
No, asignar a una persona a un punto no envía ninguna notificación. Si quieres informarla, escríbele en la conversación mencionándola con @; en el punto solo puedes indicar a la persona asignada a la tarea o al chat.
¿Puede un observador de la tarea marcar un punto?
No, un observador de la tarea solo puede ver la Lista de tareas. No puede añadir, editar ni marcar sus puntos.
¿Se puede reordenar la Lista de tareas en el teléfono?
Sí, en el teléfono mantienes pulsado un punto un momento y luego lo arrastras con el dedo. Así puedes cambiar el orden de los puntos o moverlos a otra sección.
¿Puede el Asistente de IA marcar por sí solo un punto de la Lista de tareas?
No, el Asistente de IA solo lee la Lista de tareas de la tarea o el chat por el que preguntas. Puede decirte qué queda por hacer y a quién se le han asignado los puntos, pero no cambiará su estado.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
