Sexta-feira, 16h40. Um cliente pergunta à Ola: «Em que fase estamos com o site?». Na tarefa «Projeto do site» espera uma longa conversa, e os passos do projeto ainda estão numa folha de cálculo à parte. A Lista de tarefas no Task Manager permite mantê-los junto do mesmo assunto e verificar o progresso sem juntar a resposta a partir de vários sítios.
Porque é que a pergunta sobre a fase do projeto exige tanta procura?
A pergunta sobre a fase do projeto exige procura quando o plano, a conversa e as informações sobre a responsabilidade estão espalhados por sítios diferentes. Para responder com rigor, tem de apurar não só o que alguém prometeu fazer, mas também o que já foi feito.
A Ola lembra-se da mensagem da Magda sobre os textos, mas não sabe se se referia ao material pronto ou apenas a uma primeira versão. Na folha de cálculo vê o registo «fotografias», sem informação sobre quem aguarda a decisão do cliente. A lista por si só não resolve este desfasamento se, depois dos acertos na conversa, ninguém a atualizar. Tem de estar suficientemente próxima do trabalho para que a equipa volte a ela.
Quando um projeto é composto por vários passos, o estado geral da tarefa não basta para responder à pergunta «o que falta exatamente?». Por isso, numa mesma tarefa pode manter a conversa e uma Lista de tarefas separada: a conversa preserva o contexto das decisões, e a lista mostra o estado de cada trabalho. São duas vistas do mesmo assunto, não dois documentos a conciliar.
A Lista de tarefas para a equipa começa pelas fases, pelas pessoas e pelo progresso
A Lista de tarefas para a equipa divide o trabalho em fases e mostra quem trata de cada passo. O progresso resulta do número de pontos assinalados, pelo que, junto ao plano, vê também o estado do trabalho.
Na segunda-feira, a Ola divide o «Projeto do site» em «Conteúdos» e «Técnica». No primeiro cabeçalho regista os textos, as fotografias e «Rever os textos a nível de SEO»; no segundo, os redirecionamentos e a verificação do site. Se um ponto exigir trabalho conjunto, pode indicar várias pessoas. Se precisar de uma única pessoa com quem começar a conversa sobre o progresso, indica apenas uma.
Não confunda, porém, a pessoa indicada num ponto com a pessoa atribuída a toda a tarefa. A primeira indicação organiza passos pequenos; a segunda diz respeito à tarefa. Quando na equipa surge frequentemente a pergunta «quem faz isto?», são também úteis as regras para distribuir tarefas na equipa. A lista funciona melhor quando os seus pontos descrevem ações que se podem assinalar de forma inequívoca - «Preparar fotografias da equipa» diz mais do que «Fotografias».
O plano aparece no mesmo sítio da conversa
No Task Manager abre a Lista de tarefas com o ícone de lista na barra da tarefa ou do chat, antes do clipe. A conversa e o campo de escrita escondem-se e, no seu lugar, aparece a lista; ao clicar novamente no mesmo ícone volta a conversa.
A Ola abre o "Projeto do site" e adiciona os cabeçalhos "Conteúdos" e "Técnica". No final da segunda secção escolhe "Adicionar item" e escreve "Configurar os redirecionamentos do site antigo". Por baixo do nome acrescenta uma descrição, para que a Magda saiba a que endereços se refere o trabalho, e com o botão "Pessoas" indica-a nesse item. A tecla Enter guarda o registo e deixa o campo aberto para o seguinte. Se a Ola quiser distinguir o trabalho técnico dos restantes pontos, escolhe "Cor" - a partir da mesma paleta do Calendário.
Clicar no círculo junto a um item marca-o como concluído. O item fica riscado, e a barra no topo mostra quantos itens foram concluídos, por exemplo "3 de 7 concluídos". Junto aos cabeçalhos vê-se o progresso de cada secção. Mesmo sem abrir a lista, o número no ícone mostra quantos pontos faltam; desaparece quando tudo está concluído ou a lista está vazia. A Descrição da Lista de tarefas no Task Manager mostra esta estrutura no contexto de uma tarefa.
Depois de escolher outra tarefa, o Task Manager mostra a conversa, e para chegar à Lista de tarefas dessa tarefa usa o ícone. Faz sentido: primeiro vê o fio em curso e só depois recorre ao plano, quando verifica o que foi feito.
Quando as etapas aumentam, os cabeçalhos tornam-se colunas
Se quiser ver as etapas lado a lado, mude a Lista de tarefas da vista "Lista" para a vista "Quadro". Cada cabeçalho torna-se uma coluna, e os itens tornam-se cartões que pode mover entre colunas.
Na terça-feira, a Ola move no quadro o cartão "Rever os textos quanto ao SEO" da coluna "Conteúdos" para "Técnica", porque os textos já estão no site e são revistos na implementação. Na vista "Lista" pode arrastar um único item para outra secção ou pegar no cabeçalho e mover toda a secção. No telemóvel mantém o item premido e desloca-o com o dedo. Na vista "Quadro" pode também deslocar toda a coluna, pegando no seu cabeçalho. Os itens colocados antes do primeiro cabeçalho aparecem na coluna "Sem cabeçalho".
Não precisa de olhar para o trabalho concluído o dia todo. Desativar a opção "Mostrar concluídos" esconde os itens concluídos, e por baixo da secção vê-se quantos foram ocultados. "Concluídos no fim" desloca-os para depois dos restantes pontos dessa secção. O Task Manager guarda para si a vista e ambas as definições. Se tiver dúvidas sobre quando é melhor a lista e quando o esquema em colunas, veja a comparação entre quadro e lista de tarefas. Aqui muda a vista dos itens dentro de uma tarefa ou chat, não a vista de todas as tarefas da empresa.
Lista de tarefas ou checklist escrita na mensagem?
A Lista de tarefas é um espaço próprio para o plano junto a uma tarefa ou chat; a checklist escrita numa mensagem ou na descrição de uma tarefa continua a fazer parte desse conteúdo. Ambas permitem marcar o trabalho como feito, mas só a Lista de tarefas, separada, do plano Pro, oferece os cabeçalhos aqui descritos, a indicação de pessoas, cores e a vista própria "Quadro".
| Quando precisa de… | Lista de tarefas junto a uma tarefa ou chat | Checklist no conteúdo |
|---|---|---|
| Espaços para as etapas de todo o assunto | Lista separada com cabeçalhos | Lista numa mensagem ou descrição concreta |
| Indicação de pessoas nos passos | Botão "Pessoas" junto ao item | Assinatura da pessoa que marcou o ponto |
| Alterações do esquema para colunas | Vista "Lista" / vista "Quadro" | Permanece no conteúdo |
| Escolha do plano | Pro | Standard e Pro |
Na quarta-feira, a Ola envia uma mensagem curta com três pontos a verificar - uma checklist no seu conteúdo é suficiente. Separadamente conduz o plano do "Projeto do site", porque este abrange o trabalho de várias pessoas e etapas que ultrapassam uma única mensagem. A checklist na descrição da tarefa também permite marcar itens e tem a sua própria barra de progresso, por isso não é uma "lista inferior"; resolve simplesmente outro problema. Os detalhes são apresentados no artigo sobre a checklist numa tarefa.
Uma lista partilhada não significa uma notificação automática
Indicar uma pessoa num item da Lista de tarefas não lhe envia nenhuma notificação. A lista mostra quem trata do passo; se quiser comunicar um novo acordo, escreva a essa pessoa na conversa com uma menção @.
A lista é vista e alterada por qualquer pessoa com acesso à tarefa ou ao chat, com exceção do observador da tarefa, que pode apenas visualizá-la. As alterações dos colaboradores aparecem sozinhas na lista aberta, ao fim de alguns segundos.
Na quinta-feira, a Magda marca o seu ponto, e a Ola vê o progresso alterado sem ter de reunir declarações numa reunião à parte. Se um observador tiver acesso à tarefa, pode verificar o estado do trabalho, mas não acrescenta, corrige nem marca itens. Esta distinção é importante quando alguém deve acompanhar o projeto, não executar os seus passos.
O botão "Pessoas" permite indicar uma ou várias pessoas atribuídas à tarefa ou ao chat. A lista guarda o plano; a conversa serve para transmitir a mensagem.
O Assistente de IA lê a lista, mas não a marca como concluída
O Assistente de IA pode responder a uma pergunta sobre a Lista de tarefas da tarefa ou do chat sobre o qual pergunta. Lê os itens, as pessoas indicadas e o número de pontos concluídos, mas não acrescenta, altera nem marca registos por conta própria.
Na sexta-feira, a Ola marca "Preparar fotografias da equipa" e pergunta: "O que falta fazer nesta tarefa?". Depois pergunta ainda: "Quem tem atribuídos os itens da secção Conteúdos?". Isto é útil quando quer formular uma resposta para o cliente, mas antes de a enviar continua a verificar se a equipa marcou os trabalhos concluídos. O assistente descreve o estado da lista guardada, não confirma a execução fora dela. Mais sobre as perguntas feitas num fio de conversa encontra na página do Assistente de IA.
Para usar o Assistente de IA, o administrador tem de configurar a IA. A empresa escolhe um fornecedor entre OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok e usa a sua própria chave API; o pedido, juntamente com o contexto, é enviado ao fornecedor escolhido. Sem IA, a própria Lista de tarefas continua a servir para conduzir o trabalho da equipa.
Amanhã comece pela tarefa sobre a qual mais perguntam
Amanhã escolha uma tarefa sobre a qual mais se pergunta o progresso, e divida a sua Lista de tarefas em duas ou três etapas. Indique as pessoas em passos concretos e verifique se os itens concluídos correspondem ao trabalho real da equipa.
Se gere uma empresa que quer manter os dados da aplicação no seu próprio servidor, o Task Manager junta esse plano com a conversa numa só tarefa. O plano Pro inclui a Lista de tarefas descrita, e a licença é perpétua e não exige subscrição por pessoa; ao fim de 12 meses pode opcionalmente renovar as atualizações. Veja a estrutura da tarefa e da lista na Demo.
Perguntas mais frequentes
A Lista de tarefas está disponível na variante Standard?
Não, a Lista de tarefas separada junto à tarefa e à conversa está disponível na variante Pro. No Standard pode continuar a usar listas com caixas de verificação no texto da mensagem e na descrição da tarefa.
A pessoa indicada num ponto recebe uma notificação?
Não, indicar uma pessoa num ponto não envia nenhuma notificação. Se quiser informá-la, escreva na conversa com uma menção @; no ponto pode indicar a pessoa atribuída à tarefa ou à conversa.
Um observador da tarefa pode assinalar um ponto?
Não, um observador da tarefa tem apenas acesso de visualização à Lista de tarefas. Não pode adicionar, editar nem assinalar os seus pontos.
É possível reordenar a Lista de tarefas no telemóvel?
Sim, no telemóvel mantém o ponto pressionado por um instante e depois arrasta-o com o dedo. Desta forma pode alterar a ordem dos pontos ou movê-los para outra secção.
O Assistente de IA pode assinalar sozinho um ponto da Lista de tarefas?
Não, o Assistente de IA apenas lê a Lista de tarefas da tarefa ou conversa sobre a qual pergunta. Pode dizer-lhe o que falta fazer e a quem foram indicados os pontos, mas não altera o seu estado.
Fontes
A equipa do Task Manager escreve sobre trabalho em equipa, IA nas empresas e organização das tarefas, com exemplos do Task Manager, um programa instalado no servidor da própria empresa. O Task Manager é desenvolvido desde 2013 pela Blue Creation Group (Piotr Łącz) e é utilizado, entre outros, pela Neonet, pela Wojskowa Akademia Techniczna e pela Polpharma - consulte as opiniões dos clientes. Verificamos os textos com base no manual e na versão atual do programa.
