Perjantai, klo 16.40. Asiakas kysyy Olalta: ”Missä vaiheessa olemme sivuston kanssa?”. Tehtävässä ”Sivuston projekti” odottaa pitkä keskustelu, ja projektin vaiheet ovat vielä erillisessä taulukossa. Task Managerin Tehtävälista mahdollistaa niiden pitämisen saman asian yhteydessä ja edistymisen tarkistamisen ilman vastauksen kokoamista useasta paikasta.
Miksi kysymys projektin vaiheesta vaatii niin paljon etsimistä?
Kysymys projektin vaiheesta vaatii etsimistä, kun suunnitelma, keskustelu ja vastuutiedot ovat eri paikoissa. Vastataksesi tarkasti sinun täytyy selvittää paitsi se, mitä joku lupasi tehdä, myös se, mitä on jo tehty.
Ola muistaa Magdan viestin teksteistä, mutta ei tiedä, tarkoittiko se valmista materiaalia vai vasta ensimmäistä versiota. Taulukossa hän näkee merkinnän ”kuvat” ilman tietoa siitä, kuka odottaa asiakkaan päätöstä. Pelkkä lista ei korjaa tätä ristiriitaa, jos kukaan ei päivitä sitä keskustelussa tehtyjen sopimusten jälkeen. Sen täytyy olla riittävän lähellä työtä, jotta tiimi palaa siihen.
Kun projekti koostuu useista vaiheista, tehtävän yleinen tila ei riitä vastaamaan kysymykseen ”mitä konkreettisesti on jäljellä?”. Siksi voit pitää yhdessä tehtävässä keskustelua ja erillistä Tehtävälistaa: keskustelu säilyttää päätösten kontekstin, ja lista näyttää yksittäisten töiden tilan. Nämä ovat saman asian kaksi näkymää, eivät kahta keskenään täsmäytettävää dokumenttia.
Tehtävälista tiimille alkaa vaiheista, henkilöistä ja edistymisestä
Tehtävälista tiimille jakaa työn vaiheisiin ja näyttää, kuka hoitaa kunkin vaiheen. Edistyminen perustuu rastitettujen kohtien määrään, joten suunnitelman ohella näet myös töiden tilan.
Maanantaina Ola jakaa ”Sivuston projektin” osiin ”Sisällöt” ja ”Tekniikka”. Ensimmäisen otsikon alle hän kirjaa tekstit, kuvat ja ”Tarkista tekstit hakukoneoptimoinnin kannalta”, toisen alle - uudelleenohjaukset sekä sivuston tarkistuksen. Jos jokin kohta vaatii yhteistä työtä, hän voi osoittaa useita henkilöitä. Jos hän tarvitsee yhden henkilön, josta aloittaa keskustelun edistymisestä, hän osoittaa yhden.
Älä kuitenkaan sekoita kohtaan osoitettua henkilöä koko tehtävään nimettyyn henkilöön. Ensimmäinen osoitus jäsentää pieniä vaiheita; toinen koskee tehtävää. Kun tiimissä toistuu kysymys ”kuka tätä tekee?”, avuksi ovat myös tehtävien jakamisen periaatteet tiimissä. Lista toimii parhaiten silloin, kun sen kohdat kuvaavat toimintoja, jotka voi yksiselitteisesti rastia - ”Valmistele tiimin kuvat” kertoo enemmän kuin ”Kuvat”.
Suunnitelma löytyy keskustelun yhteydestä
Task Managerissa avaat Tehtävälistan listakuvakkeesta tehtävän tai keskustelun palkissa, ennen paperiliitintä. Keskustelu ja viestikenttä piiloutuvat, ja niiden tilalle ilmestyy lista; sama kuvake uudelleen klikattuna palauttaa keskustelun.
Ola avaa "Sivuston projekti" -tehtävän ja lisää otsikot "Sisällöt" ja "Tekniikka". Toisen osion loppuun hän valitsee "Lisää kohta" ja kirjoittaa "Määritä uudelleenohjaukset vanhalta sivustolta". Nimen alle hän lisää kuvauksen, jotta Magda tietää, mitä osoitteita työ koskee, ja "Henkilöt"-painikkeella osoittaa hänet tähän kohtaan. Enter tallentaa merkinnän ja jättää kentän auki seuraavaa varten. Jos Ola haluaa erottaa teknisen työn muista kohdista, hän valitsee "Väri" - samasta palettista kuin Kalenterissa.
Ympyrän klikkaaminen kohdan vieressä merkitsee sen tehdyksi. Kohta yliviivataan, ja yläreunan palkki näyttää, kuinka monta kohtaa on tehty, esimerkiksi "3/7 tehty". Otsikoiden kohdalla näkyy niiden osion edistyminen. Ilman listan avaamistakin sen kuvakkeessa oleva luku näyttää, kuinka monta kohtaa on jäljellä; se katoaa, kun kaikki on tehty tai lista on tyhjä. Tehtävälistan kuvaus Task Managerissa näyttää tämän rakenteen tehtävän yhteydessä.
Toisen tehtävän valittuasi Task Manager näyttää keskustelun, ja tämän tehtävän Tehtävälistaan siirryt kuvakkeesta. Tässä on järkeä: ensin näet nykyisen viestiketjun, ja suunnitelmaan tartut sitten, kun tarkistat, mitä on tehty.
Kun vaiheita kertyy lisää, otsikoista tulee sarakkeita
Jos haluat tarkastella vaiheita rinnakkain, vaihda Tehtävälistan näkymä "Lista"-näkymästä "Taulu"-näkymään. Jokaisesta otsikosta tulee sarake ja kohdista kortteja, joita voit siirtää sarakkeiden välillä.
Tiistaina Ola siirtää taululla kortin "Tarkista tekstit SEO:n kannalta" sarakkeesta "Sisällöt" sarakkeeseen "Tekniikka", koska tekstit ovat jo sivustolla ja ne tarkistetaan julkaisun yhteydessä. "Lista"-näkymässä hän voi raahata yksittäisen kohdan toiseen osioon tai tarttua otsikkoon ja siirtää koko osion. Puhelimella hän pitää kohtaa painettuna ja siirtää sitä sormella. "Taulu"-näkymässä hän voi siirtää myös koko sarakkeen tarttumalla sen otsikkoon. Ennen ensimmäistä otsikkoa sijoitetut kohdat näkyvät sarakkeessa "Ei otsikkoa".
Sinun ei tarvitse katsella valmista työtä koko päivää. "Näytä tehdyt" -asetuksen poistaminen käytöstä piilottaa tehdyt kohdat, ja osion alla näkyy, kuinka monta niitä on piilotettu. "Tehdyt loppuun" siirtää ne kyseisen osion muiden kohtien jälkeen. Task Manager muistaa näkymän ja molemmat asetukset puolestasi. Jos mietit, milloin lista on parempi ja milloin sarakemainen rakenne, katso taulun ja tehtävälistan vertailu. Täällä vaihdat yhden tehtävän tai keskustelun sisäisten kohtien näkymää, et koko yrityksen tehtävien näkymää.
Tehtävälista vai viestiin kirjoitettu tarkistuslista?
Tehtävälista on erillinen paikka tehtävän tai keskustelun suunnitelmalle; viestiin tai tehtävän kuvaukseen kirjoitettu tarkistuslista pysyy osana kyseistä sisältöä. Molemmat mahdollistavat työn merkitsemisen tehdyksi, mutta vain erillinen Pro-version Tehtävälista tarjoaa tässä kuvatut otsikot, henkilöiden osoittamisen, värit ja oman "Taulu"-näkymän.
| Kun tarvitset… | Tehtävälista tehtävän tai keskustelun yhteydessä | Tarkistuslista sisällössä |
|---|---|---|
| Paikan koko asian vaiheille | Erillinen lista otsikoilla | Lista tietyssä viestissä tai kuvauksessa |
| Henkilöiden osoittamisen vaiheisiin | "Henkilöt"-painike kohdan vieressä | Merkintä henkilöstä, joka merkitsi kohdan tehdyksi |
| Rakenteen muuttamisen sarakkeiksi | "Lista"-näkymä / "Taulu"-näkymä | Pysyy sisällössä |
| Vaihtoehdon valinnan | Pro | Standard ja Pro |
Keskiviikkona Ola lähettää lyhyen viestin, jossa on kolme tarkistettavaa kohtaa - viestin sisällön tarkistuslista riittää. Erikseen hän ylläpitää "Sivuston projektin" suunnitelmaa, koska se kattaa monen henkilön työn ja vaiheita, jotka ylittävät yhden viestin. Tehtävän kuvauksessa olevassa tarkistuslistassa on myös merkintä tehdyksi ja oma edistymispalkki, joten se ei ole "huonompi lista" - se ratkaisee vain eri ongelman. Yksityiskohdat näyttää artikkeli tarkistuslistasta tehtävässä.
Yhteinen lista ei tarkoita automaattista ilmoitusta
Henkilön osoittaminen Tehtävälistan kohdan yhteyteen ei lähetä hänelle ilmoitusta. Lista näyttää, kuka hoitaa kyseistä vaihetta; jos haluat välittää uuden sopimuksen, kirjoita kyseiselle henkilölle keskustelussa @-maininnalla.
Listan näkee ja sitä voi muokata jokainen, jolla on pääsy tehtävään tai keskusteluun, lukuun ottamatta tehtävän tarkkailijaa, joka voi vain katsella sitä. Yhteistyökumppaneiden tekemät muutokset ilmestyvät avoinna olevaan listaan itsestään muutaman sekunnin kuluttua.
Torstaina Magda merkitsee oman kohtansa tehdyksi, ja Ola näkee muuttuneen edistymisen ilman erillistä kokousta, jossa kerätään ilmoituksia. Jos tehtävään on pääsy tarkkailijalla, hän voi tarkistaa töiden tilan, mutta hän ei voi lisätä, muokata eikä merkitä kohtia tehdyksi. Tällä erolla on merkitystä, kun jonkun tehtävänä on seurata projektia eikä tehdä sen vaiheita.
"Henkilöt"-painikkeella voit osoittaa yhden tai useamman henkilön tehtävään tai keskusteluun. Lista säilyttää suunnitelman; keskustelu toimii viestin välittämiseen.
AI-avustaja lukee listan, mutta ei merkitse sitä tehdyksi
AI-avustaja voi vastata kysymykseen tehtävän tai keskustelun Tehtävälistasta, josta kysyt. Se lukee kohdat, osoitetut henkilöt ja tehtyjen kohtien määrän, mutta ei itse lisää, muokkaa eikä merkitse merkintöjä tehdyksi.
Perjantaina Ola merkitsee "Valmistele tiimin kuvat" tehdyksi ja kysyy: "Mitä tässä tehtävässä on vielä tekemättä?". Sitten hän kysyy lisää: "Kenelle on osoitettu Sisällöt-osion kohdat?". Tämä on kätevää, kun hän haluaa muotoilla vastauksen asiakkaalle, mutta ennen sen lähettämistä hän silti tarkistaa, onko tiimi merkinnyt valmiit työt tehdyiksi. Avustaja kuvailee tallennetun listan tilaa, ei vahvista sen ulkopuolista toteutumista. Lisää viestiketjussa esitetyistä kysymyksistä löydät sivulta AI-avustaja.
AI-avustajan käyttöä varten pääkäyttäjän on määritettävä AI. Yritys valitsee palveluntarjoajan OpenAI:n, Google Geminin, Anthropic Clauden ja xAI Grokin joukosta ja käyttää omaa API-avainta; kysely kontekstin kera lähetetään valitulle palveluntarjoajalle. Ilman AI:ta pelkkä Tehtävälista toimii edelleen tiimin työn hoitamiseen.
Aloita huomenna tehtävästä, josta useimmin kysytään
Valitse huomenna yksi tehtävä, josta useimmin kysytään edistymistä, ja jaa sen Tehtävälista kahteen tai kolmeen vaiheeseen. Osoita henkilöt tiettyihin vaiheisiin ja tarkista, vastaavatko tehdyksi merkityt kohdat tiimin todellista työtä.
Jos johdat yritystä, joka haluaa pitää sovelluksen tiedot omalla palvelimellaan, Task Manager yhdistää tällaisen suunnitelman keskusteluun yhdessä tehtävässä. Pro-versio tarjoaa kuvatun Tehtävälistan, ja lisenssi on pysyvä eikä vaadi kuukausimaksua jokaisesta käyttäjästä; 12 kuukauden jälkeen voit halutessasi uusia päivitysoikeuden. Katso tehtävän ja listan rakenne Demossa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko Tehtävälista Standard-versiossa?
Ei, erillinen Tehtävälista tehtävässä ja keskustelussa on saatavilla Pro-versiossa. Standardissa voit edelleen käyttää listoja valintaruuduilla viestin sisällössä ja tehtävän kuvauksessa.
Saako kohtaan osoitettu henkilö ilmoituksen?
Ei, henkilön osoittaminen kohtaan ei lähetä ilmoitusta. Jos haluat välittää hänelle tiedon, kirjoita keskusteluun @-maininta; kohtaan voit osoittaa henkilön, joka on nimetty tehtävään tai keskusteluun.
Voiko tehtävän tarkkailija rastia kohdan?
Ei, tehtävän tarkkailijalla on vain Tehtävälistan katseluoikeus. Hän ei voi lisätä, muokata tai rastia sen kohtia.
Voiko Tehtävälistaa järjestellä puhelimella?
Kyllä, puhelimella pidät kohtaa hetken painettuna ja siirrät sitä sitten sormella. Näin voit vaihtaa kohtien järjestystä tai siirtää kohdan toiseen osioon.
Voiko AI-avustaja rastia kohdan Tehtävälistasta itse?
Ei, AI-avustaja vain lukee sen tehtävän tai keskustelun Tehtävälistan, josta kysyt. Se voi kertoa, mitä on vielä tekemättä ja kenelle kohdat on osoitettu, mutta se ei muuta niiden tilaa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
