Fredag, 16:40. En kund frågar Ola: ”Var är vi i processen med webbplatsen?”. I uppgiften ”Projekt webbplats” väntar en lång konversation, och projektets steg ligger ännu i ett separat kalkylblad. Att göra-listan i Task Manager låter dig hålla dem i samma ärende och kontrollera framstegen utan att sätta ihop svaret från flera källor.
Varför kräver frågan om projektets etapp så mycket letande?
Frågan om projektets etapp kräver letande när planen, konversationen och informationen om ansvar finns på olika ställen. För att kunna svara tillförlitligt måste du fastställa inte bara vad någon lovade göra, utan även vad som redan är utfört.
Ola minns Magdas meddelande om texterna, men vet inte om det gällde ett färdigt material eller bara en första version. I kalkylbladet ser hon posten ”foton”, utan information om vem som väntar på kundens beslut. Själva listan löser inte denna diskrepans om ingen rättar den efter besluten i konversationen. Den måste ligga tillräckligt nära arbetet för att teamet ska återkomma till den.
När ett projekt består av flera steg räcker uppgiftens allmänna status inte för att svara på frågan ”vad konkret återstår?”. Därför kan du i en och samma uppgift föra en konversation och samtidigt en separat Att göra-lista: konversationen bevarar kontexten för besluten, och listan visar statusen för de enskilda arbetsmomenten. Det är två vyer av samma ärende, inte två dokument som måste stämmas av mot varandra.
Att göra-listan för teamet börjar med etapper, personer och framsteg
Att göra-listan för teamet delar in arbetet i etapper och visar vem som ansvarar för varje steg. Framstegen följer av antalet avbockade punkter, så du ser både planen och arbetets status på samma gång.
På måndagen delar Ola in ”Projekt webbplats” i ”Innehåll” och ”Teknik”. Under den första rubriken skriver hon texter, foton och ”Kontrollera texterna med tanke på SEO”, under den andra - omdirigeringar samt kontroll av webbplatsen. Om en punkt kräver gemensamt arbete kan hon ange flera personer. Om hon behöver en enda person att inleda samtalet om framsteg med, anger hon en.
Blanda dock inte ihop personen vid en punkt med den person som är tilldelad hela uppgiften. Det första handlar om att strukturera mindre steg; det andra gäller uppgiften som helhet. När frågan ”vem gör det här?” ofta återkommer i teamet kan principerna för att fördela uppgifter i teamet vara till hjälp. Listan fungerar bäst när punkterna beskriver åtgärder som går att bocka av entydigt - ”Förbereda teamfoton” säger mer än ”Foton”.
Planen visas direkt i konversationen
I Task Manager öppnar du Att göra-listan med listikonen i verktygsfältet för uppgiften eller chatten, före gemkontakten. Konversationen och inmatningsfältet döljs och ersätts av listan; klickar du på samma ikon igen kommer konversationen tillbaka.
Ola öppnar "Projekt strony" och lägger till rubrikerna "Innehåll" och "Teknik". I slutet av den andra sektionen väljer hon "Lägg till post" och skriver "Ställa in omdirigeringar från den gamla sidan". Under namnet skriver hon en beskrivning så att Magda vet vilka adresser arbetet gäller, och med knappen "Personer" utser hon henne till denna post. Enter sparar posten och lämnar fältet öppet för nästa. Om Ola vill skilja tekniskt arbete från övriga punkter väljer hon "Färg" - från samma palett som i Kalendern.
Att klicka på cirkeln vid en post markerar den som klar. Posten överstryks, och indikatorn högst upp visar hur många poster som är klara, till exempel "3 av 7 klara". Vid rubrikerna syns förloppet för respektive sektion. Även utan att öppna listan visar siffran på ikonen hur många punkter som återstår; den försvinner när allt är klart eller listan är tom. Beskrivningen av Att göra-listan i Task Manager visar denna uppbyggnad i en uppgifts sammanhang.
Efter att du valt en annan uppgift visar Task Manager konversationen, och till den uppgiftens Att göra-lista går du via ikonen. Det är logiskt: först ser du den aktuella tråden, och planen tar du fram när du vill kontrollera vad som är klart.
När antalet etapper ökar blir rubrikerna kolumner
Om du vill se etapperna sida vid sida, växla Att göra-listan från vyn "Lista" till vyn "Tavla". Varje rubrik blir en kolumn, och posterna blir kort som du kan flytta mellan kolumnerna.
På tisdagen flyttar Ola på tavlan kortet "Kontrollera texterna ur SEO-synpunkt" från kolumnen "Innehåll" till "Teknik", eftersom texterna redan finns på sidan och kontrolleras vid driftsättningen. I vyn "Lista" kan hon dra en enskild post till en annan sektion, eller greppa en rubrik och flytta hela sektionen. På mobilen håller hon kvar en post och drar den med fingret. I vyn "Tavla" kan hon även flytta en hel kolumn genom att greppa dess rubrik. Poster som placeras före den första rubriken visas i kolumnen "Utan rubrik".
Du behöver inte titta på avklarat arbete hela dagen. Att stänga av alternativet "Visa klara" döljer klara poster, och under sektionen syns hur många som döljs. "Klara sist" flyttar dem bakom övriga punkter i respektive sektion. Task Manager kommer ihåg vyn och båda inställningarna åt dig. Om du undrar när listvyn är bäst och när kolumnvyn passar bättre, se jämförelsen mellan tavla och lista för uppgifter. Här ändrar du vyn för posterna inom en enskild uppgift eller chatt, inte vyn för företagets alla uppgifter.
Att göra-lista eller checklista i meddelandet?
Att göra-listan är en egen plats för planen vid en uppgift eller chatt; en checklista skriven i ett meddelande eller en uppgiftsbeskrivning förblir en del av det innehållet. Båda låter dig bocka av arbete, men bara den fristående Att göra-listan i Pro-varianten ger de rubriker, personutseende, färger och egen vy "Tavla" som beskrivs här.
| När du behöver… | Att göra-lista vid en uppgift eller chatt | Checklista i innehållet |
|---|---|---|
| Platser för hela ärendets etapper | Fristående lista med rubriker | Lista i ett specifikt meddelande eller beskrivning |
| Utseende av personer vid steg | Knappen "Personer" vid en post | Signatur för personen som bockade av punkten |
| Byte till kolumnlayout | Vyn "Lista" / vyn "Tavla" | Stannar i innehållet |
| Val av variant | Pro | Standard och Pro |
På onsdagen skickar Ola ett kort meddelande med tre punkter att kontrollera - checklistan i meddelandet räcker. Separat driver hon planen för "Projekt strony", eftersom det omfattar arbete från flera personer och etapper som går utöver ett enda meddelande. Checklistan i en uppgiftsbeskrivning har också avbockning och egen förloppsindikator, så den är inte en "sämre lista" - den löser helt enkelt ett annat problem. Detaljer visar artikeln om checklistan i en uppgift.
En delad lista betyder inte automatisk avisering
Att utse en person vid en post i Att göra-listan skickar ingen avisering till den personen. Listan visar vem som hanterar steget; om du vill förmedla en ny överenskommelse, skriv till den personen i konversationen med en @-omnämning.
Listan ses och ändras av alla som har tillgång till uppgiften eller chatten, med undantag för en uppgiftsbevakare som bara kan titta på den. Medarbetarnas ändringar visas i den öppna listan av sig själva, efter några sekunder.
På torsdagen bockar Magda av sin punkt, och Ola ser det ändrade förloppet utan att samla in uppgifter på ett separat möte. Om en bevakare har tillgång till uppgiften kan hen se hur arbetet fortskrider, men varken lägga till, ändra eller bocka av poster. Denna distinktion spelar roll när någon ska följa ett projekt utan att utföra dess steg.
Knappen "Personer" låter dig utse en eller flera personer kopplade till uppgiften eller chatten. Listan förvarar planen; konversationen används för att förmedla meddelanden.
AI-assistenten läser listan, men bockar inte av den
AI-assistenten kan svara på frågor om Att göra-listan för den uppgift eller chatt du frågar om. Den läser posterna, utsedda personer och antalet avklarade punkter, men lägger själv varken till, ändrar eller bockar av poster.
På fredagen bockar Ola av "Förbereda teamfoton" och frågar: "Vad återstår att göra i den här uppgiften?". Sedan följer hon upp med: "Vem har poster tilldelade i sektionen Innehåll?". Det är praktiskt när hon vill formulera ett svar till en kund, men innan hon skickar det kontrollerar hon ändå om teamet har bockat av avslutat arbete. Assistenten beskriver det sparade listans tillstånd, bekräftar inte utförande utöver det. Mer om frågor som ställs i en tråd finns på sidan för AI-assistenten.
För att använda AI-assistenten måste administratören konfigurera AI. Företaget väljer en leverantör bland OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude och xAI Grok samt använder sin egen API-nyckel; förfrågan tillsammans med kontexten skickas till den valda leverantören. Utan AI fungerar Att göra-listan ändå för att driva teamets arbete.
Börja imorgon med den uppgift som man oftast frågar om
Imorgon väljer du en uppgift som det oftast ställs frågor om framstegen kring, och delar upp dess Att göra-lista i två eller tre etapper. Utse personer vid konkreta steg och kontrollera att avklarade poster stämmer med teamets faktiska arbete.
Om du driver ett företag som vill hålla applikationens data på en egen server, kombinerar Task Manager en sådan plan med konversationen i en och samma uppgift. Pro-varianten ger den beskrivna Att göra-listan, och licensen är permanent utan abonnemang per person; efter 12 månader kan du valfritt förnya uppdateringarna. Se uppgiftens och listans layout i Demo.
Vanliga frågor
Finns Att göra-listan i varianten Standard?
Nej, den separata Att göra-listan vid uppgift och chatt finns tillgänglig i varianten Pro. I Standard kan du fortfarande använda listor med kryssrutor i meddelandetext och uppgiftsbeskrivning.
Får den person som anges vid punkten en avisering?
Nej, att ange en person vid en punkt skickar ingen avisering. Om du vill informera personen, skriv i konversationen med en @-omnämning; vid punkten kan du ange en person som är kopplad till uppgiften eller chatten.
Kan en uppgiftsbevakare bocka av en punkt?
Nej, en uppgiftsbevakare har endast insyn i Att göra-listan. Personen kan inte lägga till, redigera eller bocka av punkterna.
Kan man ändra ordning på Att göra-listan i telefonen?
Ja, på telefonen håller du ner en punkt en stund och drar den sedan med fingret. På så sätt kan du ändra ordningen på punkterna eller flytta dem till en annan sektion.
Kan AI-assistenten själv bocka av en punkt på Att göra-listan?
Nej, AI-assistenten läser bara Att göra-listan för den uppgift eller chatt du frågar om. Den kan svara på vad som återstår att göra och vem som har tilldelats punkterna, men den ändrar inte deras status.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
