Venerdì, ore 16:40. Un cliente chiede a Ola: "A che punto siamo con il sito?". Nell'attività "Progetto sito" c'è una lunga conversazione, mentre i passi del progetto si trovano ancora in un foglio di calcolo separato. La Lista to-do in Task Manager permette di tenerli nella stessa pratica e verificare l'avanzamento senza mettere insieme la risposta da più fonti.
Perché la domanda sulla fase del progetto richiede tanta ricerca?
La domanda sulla fase del progetto richiede ricerca quando il piano, la conversazione e le informazioni sulla responsabilità si trovano in luoghi diversi. Per rispondere in modo affidabile devi stabilire non solo cosa qualcuno ha promesso di fare, ma anche cosa è già stato completato.
Ola ricorda il messaggio di Magda sui testi, ma non sa se riguardasse il materiale definitivo o solo la prima versione. Nel foglio di calcolo vede la voce "foto", senza informazioni su chi attende la decisione del cliente. La lista da sola non risolverà questo disallineamento se, dopo gli accordi presi nella conversazione, nessuno la aggiorna. Deve stare abbastanza vicina al lavoro perché il team vi ritorni.
Quando un progetto è composto da più passaggi, lo stato generale dell'attività non basta per rispondere alla domanda "cosa resta esattamente?". Per questo in una sola attività puoi tenere la conversazione e una Lista to-do separata: la conversazione conserva il contesto delle decisioni, mentre la lista mostra lo stato dei singoli lavori. Sono due viste della stessa pratica, non due documenti da far coincidere.
La Lista to-do per il team inizia da fasi, persone e avanzamento
La Lista to-do per il team divide il lavoro in fasi e mostra chi si occupa di ogni passo. L'avanzamento deriva dal numero di voci spuntate, così accanto al piano vedi anche lo stato dei lavori.
Lunedì Ola suddivide "Progetto sito" in "Contenuti" e "Tecnica". Sotto la prima intestazione annota testi, foto e "Controllare i testi dal punto di vista SEO", sotto la seconda - i reindirizzamenti e il controllo del sito. Se una voce richiede un lavoro congiunto, può indicare più persone. Se ha bisogno di una sola persona da cui iniziare a parlare dell'avanzamento, ne indica una sola.
Non confondere però la persona indicata sulla voce con la persona assegnata all'intera attività. La prima indicazione organizza i piccoli passi; la seconda riguarda l'attività. Quando nel team torna spesso la domanda "chi se ne occupa?", possono essere utili anche le regole per assegnare le attività nel team. La lista funziona al meglio quando le sue voci descrivono azioni che si possono spuntare in modo inequivocabile - "Preparare le foto del team" dice più di "Foto".
Il piano prende posto nella conversazione
In Task Manager apri la Lista to-do con l'icona della lista nella barra dell'attività o della chat, prima della graffetta. La conversazione e il campo di scrittura si nascondono e al loro posto compare la lista; cliccando di nuovo la stessa icona si torna alla conversazione.
Ola apre "Progetto del sito" e aggiunge le intestazioni "Contenuti" e "Tecnica". Alla fine della seconda sezione sceglie "Aggiungi elemento" e scrive "Impostare i redirect dal vecchio sito". Sotto il nome aggiunge una descrizione, così Magda sa a quali indirizzi si riferisce il lavoro, e con il pulsante "Persone" la assegna a quel punto. Invio salva la voce e lascia il campo aperto per la successiva. Se Ola vuole distinguere il lavoro tecnico dagli altri punti, sceglie "Colore" - dalla stessa tavolozza usata nel Calendario.
Cliccando sul cerchietto accanto a un elemento lo si segna come completato. L'elemento viene barrato e la barra in alto mostra quanti elementi sono stati completati, per esempio "3 di 7 completati". Accanto alle intestazioni si vede l'avanzamento della loro sezione. Anche senza aprire la lista, il numero sulla sua icona mostra quanti punti restano; scompare quando tutto è completato oppure la lista è vuota. La descrizione della Lista to-do in Task Manager mostra questo schema nel contesto di un'attività.
Dopo aver scelto un'altra attività, Task Manager mostra la conversazione, e alla Lista to-do di quell'attività si passa con l'icona. Ha senso: prima vedi la discussione in corso, e consulti il piano quando verifichi lo stato di avanzamento.
Quando le fasi aumentano, le intestazioni diventano colonne
Se vuoi vedere le fasi una accanto all'altra, passa la Lista to-do dalla vista "Lista" alla vista "Bacheca". Ogni intestazione diventa una colonna e gli elementi diventano carte, che puoi spostare tra le colonne.
Martedì Ola sposta sulla bacheca la carta "Controllare i testi dal punto di vista SEO" dalla colonna "Contenuti" a "Tecnica", perché i testi sono già sul sito e vengono controllati in fase di pubblicazione. Nella vista "Lista" può trascinare un singolo elemento in un'altra sezione oppure afferrare l'intestazione e spostare l'intera sezione. Sul telefono tiene premuto l'elemento e lo trascina con il dito. Nella vista "Bacheca" può spostare anche un'intera colonna, afferrandone l'intestazione. Gli elementi collocati prima della prima intestazione compaiono nella colonna "Senza intestazione".
Non devi guardare i lavori completati per tutto il giorno. Disattivando l'opzione "Mostra completati" si nascondono gli elementi completati, e sotto la sezione si vede quanti ne sono stati nascosti. "Completati in fondo" li sposta dopo gli altri punti della sezione. Task Manager ricorda per te la vista ed entrambe le impostazioni. Se ti chiedi quando è meglio la lista e quando lo schema a colonne, guarda il confronto tra bacheca e lista delle attività. Qui cambi la vista degli elementi all'interno di una singola attività o chat, non la vista di tutte le attività dell'azienda.
Lista to-do o checklist scritta nel messaggio?
La Lista to-do è uno spazio separato per il piano legato a un'attività o a una chat; la checklist scritta in un messaggio o nella descrizione dell'attività resta parte di quel contenuto. Entrambe permettono di spuntare il lavoro, ma solo la Lista to-do separata, della versione Pro, offre le intestazioni descritte qui, l'assegnazione delle persone, i colori e la vista "Bacheca" dedicata.
| Quando ti serve… | Lista to-do legata a un'attività o a una chat | Checklist nel contenuto |
|---|---|---|
| Spazio per le fasi di tutta la questione | Lista separata con intestazioni | Lista in un messaggio o in una descrizione specifici |
| Assegnazione di persone ai passaggi | Pulsante "Persone" accanto all'elemento | Firma della persona che ha spuntato il punto |
| Passaggio alla disposizione a colonne | Vista "Lista" / vista "Bacheca" | Resta nel contenuto |
| Scelta della versione | Pro | Standard e Pro |
Mercoledì Ola invia un breve messaggio con tre punti da controllare - basta la checklist nel suo testo. Separatamente gestisce il piano del "Progetto del sito", perché questo coinvolge il lavoro di più persone e fasi che vanno oltre un singolo messaggio. Anche la checklist nella descrizione dell'attività ha lo spunta e una propria barra di avanzamento, quindi non è una "lista di serie B"; risolve semplicemente un problema diverso. I dettagli sono nell'articolo sulla checklist in un'attività.
Una lista condivisa non significa una notifica automatica
Assegnare una persona a un elemento della Lista to-do non le invia una notifica. La lista mostra chi si occupa di un passaggio; se vuoi comunicare una nuova decisione, scrivi a quella persona nella conversazione con una menzione @.
La lista è visibile e modificabile da chiunque abbia accesso all'attività o alla chat, con l'eccezione dell'osservatore dell'attività, che può solo visualizzarla. Le modifiche dei collaboratori compaiono da sole sulla lista aperta, dopo pochi secondi.
Giovedì Magda spunta il suo punto, e Ola vede l'avanzamento aggiornato senza dover raccogliere conferme in una riunione separata. Se all'attività ha accesso un osservatore, può controllare lo stato dei lavori, ma non può aggiungere, modificare né spuntare elementi. Questa distinzione è importante quando qualcuno deve seguire il progetto, non eseguirne i passaggi.
Il pulsante "Persone" permette di assegnare una o più persone all'attività o alla chat. La lista conserva il piano; la conversazione serve a comunicare il messaggio.
L'Assistente AI legge la lista, ma non la spunta
L'Assistente AI può rispondere a una domanda sulla Lista to-do dell'attività o della chat a cui ti riferisci. Legge gli elementi, le persone assegnate e il numero di punti completati, ma da solo non aggiunge, non modifica né spunta le voci.
Venerdì Ola spunta "Preparare le foto del team" e chiede: "Cosa resta da fare in questa attività?". Poi aggiunge: "Chi ha assegnati gli elementi della sezione Contenuti?". È comodo quando vuole formulare una risposta per il cliente, ma prima di inviarla controlla comunque se il team ha spuntato i lavori conclusi. L'assistente descrive lo stato della lista salvata, non conferma l'esecuzione al di fuori di essa. Per saperne di più sulle domande poste nella discussione, vedi la pagina dell'Assistente AI.
Per usare l'Assistente AI, l'amministratore deve configurare l'AI. L'azienda sceglie il fornitore tra OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude e xAI Grok e usa una propria chiave API; la richiesta, insieme al contesto, viene inviata al fornitore scelto. Senza AI, la Lista to-do da sola continua comunque a servire per gestire il lavoro del team.
Domani inizia dall'attività su cui ti chiedono più spesso aggiornamenti
Domani scegli un'attività su cui ricorre più spesso la domanda sull'avanzamento, e suddividi la sua Lista to-do in due o tre fasi. Assegna le persone ai singoli passaggi e verifica se gli elementi completati corrispondono al lavoro effettivo del team.
Se gestisci un'azienda che vuole tenere i dati dell'applicazione sul proprio server, Task Manager unisce questo piano alla conversazione in un'unica attività. La versione Pro offre la Lista to-do descritta, e la licenza è perpetua e non richiede un abbonamento per ogni persona; dopo 12 mesi puoi rinnovare gli aggiornamenti in modo facoltativo. Guarda lo schema dell'attività e della lista nella Demo.
Domande frequenti
La Lista to-do è disponibile nella versione Standard?
No, la Lista to-do separata in attività e chat è disponibile nella versione Pro. In Standard puoi comunque usare liste con caselle di controllo nel testo del messaggio e nella descrizione dell'attività.
La persona indicata su una voce riceve una notifica?
No, indicare una persona su una voce non invia alcuna notifica. Se vuoi informarla, scrivi nella conversazione con una menzione @; sulla voce puoi indicare una persona assegnata all'attività o alla chat.
Un osservatore dell'attività può spuntare una voce?
No, un osservatore dell'attività ha solo la visualizzazione della Lista to-do. Non può aggiungere, modificare né spuntare le sue voci.
La Lista to-do si può riordinare dal telefono?
Sì, dal telefono tieni premuta una voce per un momento e poi la trascini con il dito. In questo modo puoi cambiare l'ordine delle voci o spostarle in un'altra sezione.
L'Assistente AI può spuntare da solo un punto della Lista to-do?
No, l'Assistente AI legge soltanto la Lista to-do dell'attività o della chat di cui chiedi. Può dirti cosa resta da fare e a chi sono state assegnate le voci, ma non ne cambia lo stato.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
