Péntek, 16:40. Az ügyfél megkérdezi Olát: „Hol tartunk a weboldallal?”. A „Weboldal projekt” feladatban hosszú beszélgetés vár, a projekt lépései pedig még egy külön táblázatban lapulnak. A Task Manager Teendőlistája lehetővé teszi, hogy ezeket ugyanannál az ügynél tartsd, és ellenőrizd a haladást anélkül, hogy a választ több helyről kellene összerakni.
Miért igényel ennyi keresgélést a projekt szakaszára vonatkozó kérdés?
A projekt szakaszára vonatkozó kérdés akkor igényel sok keresgélést, ha a terv, a beszélgetés és a felelősségre vonatkozó információk különböző helyeken vannak. Hogy megbízhatóan válaszolj, nemcsak azt kell tisztázni, mit ígért valaki, hanem azt is, mi készült már el.
Ola emlékszik Magda üzenetére a szövegekről, de nem tudja, hogy az a kész anyagra vagy csak az első verzióra vonatkozott-e. A táblázatban egy „fotók” bejegyzést lát, anélkül, hogy tudná, ki vár az ügyfél döntésére. Maga a lista nem orvosolja ezt az eltérést, ha a beszélgetésben történt egyeztetések után senki sem javítja ki. Elég közel kell lennie a munkához, hogy a csapat visszatérjen hozzá.
Amikor a projekt több lépésből áll, a feladat általános állapota nem elég a „pontosan mi van még hátra?” kérdés megválaszolásához. Ezért egy feladaton belül vezethetsz beszélgetést és külön Teendőlistát is: a beszélgetés megőrzi a döntések kontextusát, a lista pedig az egyes munkák állapotát mutatja. Ez ugyanannak az ügynek két nézete, nem két egyeztetendő dokumentum.
A csapat teendőlistája a szakaszokkal, személyekkel és a haladással kezdődik
A csapat teendőlistája szakaszokra osztja a munkát, és megmutatja, ki foglalkozik az egyes lépésekkel. A haladás a kipipált tételek számából adódik, így a terv mellett a munkák állapotát is látod.
Hétfőn Ola szétbontja a „Weboldal projekt” feladatot „Tartalmak” és „Technika” részekre. Az első fejléc alatt feljegyzi a szövegeket, a fotókat és a „Szövegek SEO szempontú ellenőrzését”, a második alatt az átirányításokat és az oldal ellenőrzését. Ha egy tétel közös munkát igényel, több személyt is kijelölhet. Ha egyetlen személyre van szüksége, akivel a haladásról szóló beszélgetést elkezdi, egyet jelöl ki.
Ne keverd össze azonban a tételnél kijelölt személyt a teljes feladathoz hozzárendelt személlyel. Az első kijelölés az apró lépéseket rendszerezi; a második a feladatra vonatkozik. Amikor a csapatban rendszeresen visszatér a „ki csinálja ezt?” kérdés, hasznosak lehetnek a feladatok csapaton belüli szétosztásának szabályai is. A lista akkor működik a legjobban, ha a tételei olyan tevékenységeket írnak le, amelyeket egyértelműen ki lehet pipálni - a „Csapatfotók elkészítése” többet mond, mint a „Fotók”.
A terv a beszélgetés helyén jelenik meg
A Task Managerben a Teendőlistát a feladat vagy csevegés sávjában található lista ikonnal nyitod meg, a gemkapocs előtt. A beszélgetés és a beviteli mező elrejtőzik, a helyén pedig megjelenik a lista; ugyanazon ikon ismételt kattintása visszaállítja a beszélgetést.
Ola megnyitja a „Weboldal projekt” feladatot, és hozzáadja a „Tartalmak” és „Technika” fejléceket. A második szakasz végén kiválasztja az „Elem hozzáadása” gombot, és beírja: „Átirányítások beállítása a régi oldalról”. A név alá leírást fűz, hogy Magda tudja, mely címeket érinti a munka, a „Személyek” gombbal pedig őt jelöli ki ennél a pontnál. Az Enter menti a bejegyzést, és nyitva hagyja a mezőt a következőnek. Ha Ola el akarja különíteni a technikai munkát a többi ponttól, a „Szín” lehetőséget választja - ugyanabból a palettából, mint a Naptárban.
Az elem melletti kör bejelölése kész jelöli azt. Az elem áthúzott lesz, a felső sáv pedig mutatja, hány elem készült el, például „3 a 7-ből kész”. A fejléceknél látszik a saját szakaszuk haladása. A lista megnyitása nélkül is az ikonon lévő szám mutatja, hány pont van még hátra; eltűnik, ha minden kész, vagy a lista üres. A Teendőlista leírása a Task Managerben bemutatja ezt az elrendezést egy feladat kontextusában.
Másik feladat kiválasztása után a Task Manager a beszélgetést mutatja, az adott feladat Teendőlistájára pedig az ikonnal lépsz át. Ennek van értelme: először az aktuális beszélgetésszálat látod, a tervhez pedig akkor nyúlsz, amikor a végrehajtást ellenőrzöd.
Ahogy nő a szakaszok száma, a fejlécek oszlopokká válnak
Ha a szakaszokat egymás mellett szeretnéd látni, kapcsold át a Teendőlistát „Lista” nézetből „Tábla” nézetbe. Minden fejléc oszloppá válik, az elemek pedig kártyákká, amelyeket az oszlopok között mozgathatsz.
Kedden Ola a táblán áthelyezi a „Szövegek SEO-ellenőrzése” kártyát a „Tartalmak” oszlopból a „Technika” oszlopba, mert a szövegek már fent vannak az oldalon, és bevezetéskor ellenőrzik őket. „Lista” nézetben egy adott elemet is áthúzhat egy másik szakaszba, vagy megfoghatja a fejlécet, és áthelyezheti az egész szakaszt. Telefonon az elemet tartva ujjal húzza odébb. „Tábla” nézetben az egész oszlopot is átrendezheti, a fejlécét megfogva. A pozíciók, amelyek az első fejléc előtt vannak, a „Fejléc nélkül” oszlopban jelennek meg.
Nem kell egész nap a kész munkákat néznie. A „Kész elemek mutatása” kikapcsolása elrejti a kész elemeket, a szakasz alatt pedig látszik, hányat rejtett el. A „Kész elemek a végén” a többi pont mögé rendezi őket az adott szakaszban. A Task Manager megjegyzi neked a nézetet és mindkét beállítást. Ha azon gondolkodsz, mikor jobb a lista, és mikor az oszlopos elrendezés, nézd meg a tábla és a feladatlista összehasonlítását. Itt egy feladat vagy csevegés elemeinek nézetét váltod, nem a cég összes feladatának nézetét.
Teendőlista vagy üzenetbe írt ellenőrzőlista?
A Teendőlista a feladat vagy csevegés mellett külön hely a tervnek; az üzenetbe vagy a feladat leírásába írt ellenőrzőlista ennek a tartalomnak a része marad. Mindkettő lehetővé teszi a munka kipipálását, de csak a Pro változat külön Teendőlistája adja az itt leírt fejléceket, személyek kijelölését, színeket és saját „Tábla” nézetet.
| Amikor szükséged van… | Teendőlista a feladat vagy csevegés mellett | Ellenőrzőlista a tartalomban |
|---|---|---|
| Helyek az egész ügy szakaszainak | Külön lista fejlécekkel | Lista egy adott üzenetben vagy leírásban |
| Személyek kijelölése a lépéseknél | „Személyek” gomb az elemnél | A pontot kipipáló személy aláírása |
| Elrendezés váltása oszlopokra | „Lista” nézet / „Tábla” nézet | A tartalomban marad |
| Változat kiválasztása | Pro | Standard és Pro |
Szerdán Ola rövid üzenetet küld három ellenőrizendő ponttal - elég hozzá az üzenet szövegébe írt ellenőrzőlista. Külön vezeti a „Weboldal projekt” tervét, mert ez több ember munkáját és egyetlen üzenetnél jóval hosszabb szakaszokat fog át. A feladat leírásába írt ellenőrzőlistának is van kipipálása és saját haladási sávja, tehát nem „rosszabb lista”; egyszerűen más problémát old meg. A részleteket a feladatban lévő ellenőrzőlistáról szóló cikk mutatja be.
A közös lista nem jelent automatikus értesítést
Egy személy kijelölése a Teendőlista egy eleménél nem küld neki értesítést. A lista azt mutatja, ki foglalkozik az adott lépéssel; ha új megállapodást szeretnél közölni, írj neki a beszélgetésben @ említéssel.
A listát mindenki látja és módosíthatja, akinek hozzáférése van a feladathoz vagy csevegéshez, kivéve a feladat megfigyelőjét, aki csak megtekintheti. A munkatársak változtatásai néhány másodperc múlva maguktól megjelennek a nyitott listán.
Csütörtökön Magda kipipálja a saját pontját, Ola pedig látja a megváltozott haladást anélkül, hogy külön megbeszélésen kellene összegyűjtenie a bejelentéseket. Ha egy megfigyelőnek is van hozzáférése a feladathoz, ellenőrizheti a munka állását, de nem adhat hozzá, nem javíthat és nem pipálhat ki elemet. Ennek a megkülönböztetésnek akkor van jelentősége, ha valakinek a projektet kell követnie, nem a lépéseit végrehajtania.
A „Személyek” gomb lehetővé teszi, hogy egy vagy több, a feladathoz vagy csevegéshez rendelt személyt jelölj ki. A lista a tervet tárolja; a beszélgetés az üzenetváltásra szolgál.
Az AI-asszisztens elolvassa a listát, de nem pipálja ki
Az AI-asszisztens válaszolhat a kérdéses feladat vagy csevegés Teendőlistájával kapcsolatos kérdésre. Elolvassa az elemeket, a kijelölt személyeket és a kész pontok számát, de maga nem ad hozzá, nem módosít és nem pipál ki bejegyzéseket.
Pénteken Ola kipipálja a „Csapatfotók elkészítése” pontot, és megkérdezi: „Mi maradt még ebben a feladatban?”. Majd rákérdez: „Kinek vannak kijelölve elemei a Tartalmak szakaszból?”. Ez kényelmes, amikor választ akar megfogalmazni az ügyfélnek, de a kiküldés előtt továbbra is ellenőrzi, hogy a csapat kipipálta-e a befejezett munkákat. Az asszisztens a mentett lista állapotát írja le, nem igazolja a végrehajtást azon kívül. Többet a beszélgetésszálban feltett kérdésekről az AI-asszisztens oldalán találsz.
Az AI-asszisztens használatához az adminisztrátornak be kell állítania az AI-t. A cég az OpenAI, a Google Gemini, az Anthropic Claude és az xAI Grok közül választ szolgáltatót, és saját API-kulcsot használ; a kérés a kontextussal együtt a kiválasztott szolgáltatóhoz kerül. AI nélkül maga a Teendőlista is tovább szolgálja a csapat munkájának vezetését.
Holnap kezdd azzal a feladattal, amelyről a legtöbbet kérdeznek
Holnap válassz egy olyan feladatot, amelynél leggyakrabban kérdeznek a haladásról, és bontsd le a Teendőlistáját két vagy három szakaszra. Jelölj ki személyeket konkrét lépéseknél, és ellenőrizd, hogy a kész elemek megfelelnek-e a csapat valós munkájának.
Ha olyan céget vezetsz, amely az alkalmazás adatait a saját szerverén szeretné tartani, a Task Manager egyetlen feladaton belül egyesíti ezt a tervet a beszélgetéssel. A Pro változat adja a leírt Teendőlistát, a licenc pedig örökös, és nem igényel előfizetést minden egyes személy után; 12 hónap után a frissítéseket opcionálisan megújíthatod. Nézd meg a feladat és a lista elrendezését a Demóban.
Gyakori kérdések
A Teendőlista elérhető a Standard változatban?
Nem, a feladathoz és csevegéshez tartozó önálló Teendőlista a Pro változatban érhető el. A Standardban továbbra is használhatsz jelölőnégyzetes listákat az üzenet szövegében és a feladat leírásában.
Kap értesítést a tételnél kijelölt személy?
Nem, a tételnél történő személykijelölés nem küld értesítést. Ha tájékoztatni szeretnéd, írj a beszélgetésben @ említéssel; a tételnél a feladathoz vagy csevegéshez hozzárendelt személyt jelölheted ki.
Kipipálhat egy tételt a feladat megfigyelője?
Nem, a feladat megfigyelője csak megtekintheti a Teendőlistát. Nem adhat hozzá, nem szerkeszthet és nem pipálhat ki tételeket.
Át lehet rendezni a Teendőlistát telefonon?
Igen, telefonon egy pillanatra megnyomva tartod a tételt, majd ujjal húzod át. Így megváltoztathatod a tételek sorrendjét, vagy áthelyezheted egy másik szakaszba.
Ki tud pipálni egy pontot a Teendőlistából az AI-asszisztens?
Nem, az AI-asszisztens csak elolvassa annak a feladatnak vagy csevegésnek a Teendőlistáját, amelyről kérdezel. Elmondhatja, mi van még hátra, és kinek van tétel kijelölve, de az állapotukat nem változtatja meg.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
