Freitag, 16:40 Uhr. Ein Kunde fragt Ola: „Auf welchem Stand sind wir mit der Website?”. In der Aufgabe „Website-Projekt” wartet ein langes Gespräch, und die Projektschritte liegen noch in einer separaten Tabelle. Die To-do-Liste in Task Manager erlaubt es, sie bei derselben Sache zu behalten und den Fortschritt zu prüfen, ohne die Antwort aus mehreren Quellen zusammensetzen zu müssen.
Warum erfordert die Frage nach dem Projektstand so viel Suchen?
Die Frage nach dem Projektstand erfordert Suchen, wenn Plan, Gespräch und Informationen zur Verantwortung an verschiedenen Orten liegen. Um zuverlässig zu antworten, müssen Sie nicht nur feststellen, was jemand versprochen hat zu tun, sondern auch, was bereits erledigt wurde.
Ola erinnert sich an Magdas Nachricht zu den Texten, weiß aber nicht, ob sie sich auf das fertige Material oder nur auf eine erste Version bezog. In der Tabelle sieht sie den Eintrag „Fotos”, ohne Angabe, wer auf die Entscheidung des Kunden wartet. Die Liste allein behebt diese Diskrepanz nicht, wenn nach den Absprachen im Gespräch niemand sie korrigiert. Sie muss nah genug an der Arbeit sein, damit das Team immer wieder zu ihr zurückkehrt.
Besteht ein Projekt aus mehreren Schritten, reicht der allgemeine Status der Aufgabe nicht aus, um die Frage „Was genau ist noch offen?” zu beantworten. Deshalb können Sie in einer Aufgabe ein Gespräch und eine separate To-do-Liste führen: Das Gespräch bewahrt den Kontext der Entscheidungen, die Liste zeigt den Stand der einzelnen Arbeiten. Das sind zwei Ansichten derselben Sache, nicht zwei Dokumente, die abgeglichen werden müssen.
Die To-do-Liste für das Team beginnt mit Etappen, Personen und Fortschritt
Die To-do-Liste für das Team teilt die Arbeit in Etappen ein und zeigt, wer sich um jeden Schritt kümmert. Der Fortschritt ergibt sich aus der Anzahl abgehakter Punkte, sodass Sie neben dem Plan auch den Stand der Arbeiten sehen.
Am Montag gliedert Ola das „Website-Projekt” in „Inhalte” und „Technik”. Unter der ersten Überschrift notiert sie Texte, Fotos und „Texte auf SEO prüfen”, unter der zweiten - Weiterleitungen sowie die Überprüfung der Website. Wenn ein Punkt gemeinsame Arbeit erfordert, kann sie mehrere Personen angeben. Braucht sie eine Person, mit der sie das Gespräch über den Fortschritt beginnt, gibt sie eine an.
Verwechseln Sie jedoch nicht die Person bei einem Punkt mit der Person, die der gesamten Aufgabe zugewiesen ist. Die erste Zuweisung ordnet kleine Schritte; die zweite betrifft die Aufgabe. Wenn im Team regelmäßig die Frage „Wer macht das?” aufkommt, helfen auch die Regeln zur Aufgabenverteilung im Team. Die Liste funktioniert am besten, wenn ihre Punkte Tätigkeiten beschreiben, die sich eindeutig abhaken lassen - „Teamfotos vorbereiten” sagt mehr aus als „Fotos”.
Der Plan erscheint direkt im Gespräch
In Task Manager öffnen Sie die To-do-Liste über das Listensymbol in der Leiste der Aufgabe oder des Chats, vor der Büroklammer. Das Gespräch und das Eingabefeld verschwinden, und an ihrer Stelle erscheint die Liste; ein erneuter Klick auf dasselbe Symbol stellt das Gespräch wieder her.
Ola öffnet „Projekt Webseite” und fügt die Überschriften „Inhalte” sowie „Technik” hinzu. Am Ende der zweiten Sektion wählt sie „Eintrag hinzufügen” und schreibt „Weiterleitungen von der alten Seite einrichten”. Unter dem Namen fügt sie eine Beschreibung hinzu, damit Magda weiß, welche Adressen die Arbeit betrifft, und über die Schaltfläche „Personen” weist sie ihr diesen Punkt zu. Die Eingabetaste speichert den Eintrag und lässt das Feld für den nächsten geöffnet. Wenn Ola die technische Arbeit von den übrigen Punkten unterscheiden möchte, wählt sie „Farbe” - aus derselben Palette wie im Kalender.
Ein Klick auf den Kreis neben einem Punkt markiert ihn als erledigt. Der Punkt wird durchgestrichen, und der Balken oben zeigt, wie viele Punkte erledigt wurden, zum Beispiel „3 von 7 erledigt”. Bei den Überschriften ist der Fortschritt ihrer Abschnitte zu sehen. Auch ohne die Liste zu öffnen, zeigt die Zahl auf ihrem Symbol, wie viele Punkte noch offen sind; sie verschwindet, wenn alles erledigt oder die Liste leer ist. Die Beschreibung der To-do-Liste in Task Manager zeigt diesen Aufbau im Kontext einer Aufgabe.
Nach dem Wechsel zu einer anderen Aufgabe zeigt Task Manager das Gespräch, und zur To-do-Liste dieser Aufgabe gelangen Sie über das Symbol. Das ist sinnvoll: Zuerst sehen Sie den aktuellen Thread, und zum Plan greifen Sie, wenn Sie die Erledigung prüfen.
Wenn mehr Etappen hinzukommen, werden die Überschriften zu Spalten
Wenn Sie die Etappen nebeneinander sehen möchten, wechseln Sie die To-do-Liste von der Ansicht „Liste” zur Ansicht „Board”. Jede Überschrift wird zu einer Spalte, die Punkte zu Karten, die Sie zwischen den Spalten verschieben können.
Am Dienstag verschiebt Ola auf dem Board die Karte „Texte auf SEO prüfen” von der Spalte „Inhalte” zu „Technik”, weil die Texte bereits auf der Seite sind und bei der Umsetzung geprüft werden. In der Ansicht „Liste” kann sie einen einzelnen Punkt in einen anderen Abschnitt ziehen oder die Überschrift greifen und den ganzen Abschnitt verschieben. Auf dem Smartphone hält sie den Punkt gedrückt und verschiebt ihn mit dem Finger. In der Ansicht „Board” kann sie auch eine ganze Spalte verschieben, indem sie deren Überschrift greift. Punkte, die vor der ersten Überschrift stehen, erscheinen in der Spalte „Ohne Überschrift”.
Sie müssen nicht den ganzen Tag auf erledigte Arbeiten schauen. Das Deaktivieren der Option „Erledigte anzeigen” blendet erledigte Punkte aus, und unter dem Abschnitt sehen Sie, wie viele davon ausgeblendet sind. „Erledigte ans Ende” verschiebt sie hinter die übrigen Punkte des jeweiligen Abschnitts. Task Manager merkt sich für Sie die Ansicht und beide Einstellungen. Wenn Sie überlegen, wann die Liste und wann die Spaltenansicht besser ist, sehen Sie sich den Vergleich von Board und Aufgabenliste an. Hier ändern Sie die Ansicht der Punkte innerhalb einer Aufgabe oder eines Chats, nicht die Ansicht aller Aufgaben der Firma.
To-do-Liste oder eine in die Nachricht geschriebene Checkliste?
Die To-do-Liste ist ein eigener Ort für den Plan bei einer Aufgabe oder einem Chat; eine Checkliste, die in eine Nachricht oder Aufgabenbeschreibung geschrieben wird, bleibt Teil dieses Inhalts. Beide erlauben das Abhaken von Arbeit, aber nur die eigenständige To-do-Liste aus der Pro-Variante bietet die hier beschriebenen Überschriften, Personenzuweisung, Farben und eine eigene „Board”-Ansicht.
| Wenn Sie brauchen… | To-do-Liste bei einer Aufgabe oder einem Chat | Checkliste im Inhalt |
|---|---|---|
| Platz für die Etappen der ganzen Angelegenheit | Eine eigene Liste mit Überschriften | Eine Liste in einer bestimmten Nachricht oder Beschreibung |
| Personenzuweisung bei den Schritten | Schaltfläche „Personen” beim Punkt | Vermerk der Person, die den Punkt abgehakt hat |
| Umstellung auf eine Spaltenansicht | Ansicht „Liste” / Ansicht „Board” | Bleibt im Inhalt |
| Wahl der Variante | Pro | Standard und Pro |
Am Mittwoch schickt Ola eine kurze Nachricht mit drei zu prüfenden Punkten - eine Checkliste in deren Text reicht aus. Separat führt sie den Plan für „Projekt Webseite”, weil dieser die Arbeit mehrerer Personen und Etappen umfasst, die über eine einzelne Nachricht hinausgehen. Auch die Checkliste in der Aufgabenbeschreibung hat Abhaken und einen eigenen Fortschrittsbalken, sie ist also keine „schlechtere Liste”; sie löst einfach ein anderes Problem. Details zeigt der Artikel über die Checkliste in der Aufgabe.
Eine gemeinsame Liste bedeutet keine automatische Benachrichtigung
Das Zuweisen einer Person zu einem Punkt der To-do-Liste löst keine Benachrichtigung an sie aus. Die Liste zeigt, wer sich um den Schritt kümmert; wenn Sie eine neue Absprache mitteilen möchten, schreiben Sie dieser Person im Gespräch mit einer @-Erwähnung.
Die Liste sehen und bearbeiten alle, die Zugriff auf die Aufgabe oder den Chat haben, mit Ausnahme des Beobachters der Aufgabe, der sie nur ansehen kann. Änderungen der Mitarbeitenden erscheinen auf der geöffneten Liste von selbst, nach wenigen Sekunden.
Am Donnerstag hakt Magda ihren Punkt ab, und Ola sieht den veränderten Fortschritt, ohne Zusagen in einem separaten Meeting einzuholen. Wenn ein Beobachter Zugriff auf die Aufgabe hat, kann er den Arbeitsstand prüfen, aber keine Punkte hinzufügen, bearbeiten oder abhaken. Dieser Unterschied ist wichtig, wenn jemand ein Projekt verfolgen, aber nicht dessen Schritte ausführen soll.
Die Schaltfläche „Personen” erlaubt es, eine oder mehrere der Aufgabe oder dem Chat zugewiesene Personen zu bestimmen. Die Liste speichert den Plan; das Gespräch dient der Weitergabe von Nachrichten.
Der KI-Assistent liest die Liste, hakt sie aber nicht ab
Der KI-Assistent kann eine Frage zur To-do-Liste der Aufgabe oder des Chats beantworten, nach dem Sie fragen. Er liest die Punkte, die zugewiesenen Personen und die Anzahl der erledigten Punkte, fügt aber selbst keine Einträge hinzu, ändert sie nicht und hakt sie nicht ab.
Am Freitag hakt Ola „Teamfotos vorbereiten” ab und fragt: „Was ist in dieser Aufgabe noch zu erledigen?”. Anschließend fragt sie nach: „Wer hat Punkte aus dem Abschnitt Inhalte zugewiesen?”. Das ist praktisch, wenn sie eine Antwort für einen Kunden formulieren möchte, aber vor dem Absenden prüft sie weiterhin, ob das Team die abgeschlossenen Arbeiten abgehakt hat. Der Assistent beschreibt den Stand der gespeicherten Liste, bestätigt aber keine Erledigung außerhalb davon. Mehr zu Fragen, die im Thread gestellt werden, finden Sie auf der Seite des KI-Assistenten.
Um den KI-Assistenten zu nutzen, muss der Administrator die KI konfigurieren. Die Firma wählt einen Anbieter aus OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude und xAI Grok und verwendet einen eigenen API-Schlüssel; die Anfrage samt Kontext geht an den gewählten Anbieter. Ohne KI dient die To-do-Liste selbst weiterhin der Teamarbeit.
Beginnen Sie morgen mit der Aufgabe, zu der am häufigsten gefragt wird
Wählen Sie morgen eine Aufgabe aus, bei der am häufigsten nach dem Fortschritt gefragt wird, und gliedern Sie deren To-do-Liste in zwei oder drei Etappen. Weisen Sie Personen bei konkreten Schritten zu und prüfen Sie, ob die erledigten Punkte der tatsächlichen Arbeit des Teams entsprechen.
Wenn Sie eine Firma führen, die die Daten der Anwendung auf einem eigenen Server behalten möchte, verbindet Task Manager einen solchen Plan mit dem Gespräch in einer Aufgabe. Die Pro-Variante bietet die beschriebene To-do-Liste, und die Lizenz ist unbefristet und erfordert kein Abo pro Person; nach 12 Monaten können Sie die Updates optional verlängern. Sehen Sie sich den Aufbau von Aufgabe und Liste in der Demo an.
Häufig gestellte Fragen
Ist die To-do-Liste in der Standard-Variante enthalten?
Nein, die separate To-do-Liste in Aufgabe und Chat ist in der Pro-Variante verfügbar. In Standard können Sie weiterhin Listen mit Kontrollkästchen im Nachrichtentext und in der Aufgabenbeschreibung verwenden.
Erhält die bei einem Punkt angegebene Person eine Benachrichtigung?
Nein, das Zuweisen einer Person zu einem Punkt löst keine Benachrichtigung aus. Wenn Sie ihr eine Information zukommen lassen möchten, schreiben Sie im Gespräch mit einer @-Erwähnung; beim Punkt können Sie eine Person angeben, die der Aufgabe oder dem Chat zugewiesen ist.
Kann ein Beobachter der Aufgabe einen Punkt abhaken?
Nein, ein Beobachter der Aufgabe hat nur Einsicht in die To-do-Liste. Er kann ihre Punkte weder hinzufügen noch bearbeiten noch abhaken.
Kann man die To-do-Liste auf dem Smartphone neu anordnen?
Ja, auf dem Smartphone halten Sie den Punkt kurz gedrückt und ziehen ihn dann mit dem Finger. So können Sie die Reihenfolge der Punkte ändern oder sie in einen anderen Abschnitt verschieben.
Kann der KI-Assistent selbst einen Punkt der To-do-Liste abhaken?
Nein, der KI-Assistent liest nur die To-do-Liste der Aufgabe oder des Chats, nach der bzw. dem Sie fragen. Er kann sagen, was noch zu erledigen ist und wem welche Punkte zugewiesen wurden, aber er ändert ihren Status nicht.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
