Ve středu dostane Marek, majitel účetní kanceláře s 11 zaměstnanci, od klienta otázku: „Co uvidí někdo, kdo odnese kopii vaší databáze z hostingu?”. Šifrování dat v programu pro úkoly může před takovou osobou skrýt obsah zpráv a popisů úkolů - pokud do něj administrátor zahrnul i dřívější záznamy.
Šifrování dat v programu pro úkoly chrání kopii databáze, ne každé místo s daty
Šifrování obsahu v Task Manageru chrání před přečtením zpráv a popisů úkolů někým, kdo získal samotnou kopii databáze. Nešifruje veškerý obsah aplikace a nenahrazuje kontrolu přístupu k účtům a serveru.
Představte si, že se Marek dozví o úniku staré kopie databáze hostingu. Pokud administrátor zapnul šifrování a zahrnul do něj i dřívější záznamy, místo obsahu objímaného tímto mechanismem se v databázi nachází šifrový text AES-256-GCM, tedy zápis nečitelný bez správného klíče. Klíč leží v souboru .env na serveru, ne v samotné databázi. Kdyby někdo získal i klíč, situace by byla jiná - samotná kopie databáze není totéž co kopie databáze včetně souborů serveru.
Task Manager běží na hostingu klienta jako PHP soubory a databáze MySQL, takže data aplikace leží na vašem serveru. Administrátor firmy zapíná šifrování v nastavení a uchovává kopii klíče mimo server, například ve firemním správci hesel.
Zvlášť aplikace pozastaví přihlašování na 15 minut po pěti chybných heslech k jednomu účtu; omezuje také pokusy z jedné IP adresy na 20 neúspěšných za 15 minut. Tyto mechanismy se týkají přihlašování, ne čtení odcizené databáze.
Co se šifruje a co zůstává čitelné?
Po zapnutí šifrování Task Manager ukládá jako šifrový text obsah zpráv, popisy úkolů, dopsané položky seznamů úkolů, zprávy o nepřítomnosti a obsah e-mailů v Poště. Nešifruje mimo jiné předměty úkolů, názvy chatů a Pracovních prostorů, poznámky, soubory ani konverzace v okně AI asistenta.
| Šifrováno po zapnutí | Zůstává čitelné |
|---|---|
| Obsah zpráv v úkolech a chatech, včetně odpovědí AI asistenta uložených ve vlákně, zprávy AI agenta, záznamy z Automatizací a n8n a automatické odpovědi o nepřítomnosti | Předměty úkolů a názvy chatů a Pracovních prostorů |
| Popisy úkolů, včetně vytvořených Automatizacemi a n8n | Poznámky a soubory |
| Položky dopsané do seznamů úkolů tlačítkem „+ Přidat položku” | Systémové záznamy ve vlákně, například informace o změně stavu, termínu, názvu úkolu nebo účastníků |
| Zprávy o nepřítomnosti, například o dovolené nebo nemoci | Konverzace v okně AI asistenta, včetně dotazů na e-maily v Poště, a plány AI agenta |
| Obsah e-mailů v modulu Pošta | Předměty a odesílatelé e-mailů |
Rozdíl mezi odpovědí AI asistenta ve vlákně úkolu a konverzací v okně AI asistenta má význam: první patří mezi šifrované zprávy, druhá zůstává čitelná. Odpověď na dotaz o e-mail může také citovat jeho obsah v nešifrované konverzaci. Plány AI agenta mohou obsahovat obsah plánovaných zpráv a e-mailů a nejsou tímto šifrováním pokryty.
Obsah e-mailů můžete šifrovat stejně jako zprávy, ale modul Pošta je dostupný pouze ve variantě Pro. Bez ohledu na probíraný přepínač Task Manager vždy šifruje samostatným mechanismem hesla SMTP, API klíče poskytovatelů AI a tajné klíče webhooků n8n; týká se to i hesel schránek a tokenů Kalendáře Google.
Jak zapnout šifrování, aby nedošlo ke ztrátě přístupu k obsahu?
Šifrování zapíná administrátor v sekci Nastavení → Pokročilé → Šifrování dat. Nejprve musí vygenerovat klíč a stáhnout jeho kopii, teprve poté zapnout šifrování nových dat a samostatně zašifrovat již uložené záznamy.
Sekci vidí pouze administrátorský účet. Na pořadí záleží:
- Klikněte na „Vygenerovat šifrovací klíč”.
- Ihned klikněte na „Stáhnout kopii klíče” a uložte ji mimo server, například ve firemním správci hesel.
- Zapněte „Šifrovat nová data” a klikněte na „Uložit”.
- Klikněte na „Zašifrovat existující data”, abyste zahrnuli i dřívější záznamy.
Bez klíče zašifrovaná data neobnoví nikdo, ani výrobce programu. Proto si uložení kopie neodkládejte na dobu po migraci. Samotný přepínač funguje na obsah ukládaný od okamžiku zapnutí; nešifruje zpětně celou historii. Zpracování starších dat můžete zastavit tlačítkem „Zastavit“ a později obnovit, přičemž počítadlo v nastavení ukazuje postup zvlášť pro každou skupinu záznamů.
Pokud byste chtěli šifrování jednou trvale vypnout, nejprve použijte „Dešifrovat vše“. Tato operace zapíše dotčený obsah zpět do databáze jako prostý text. Nepovažujte tedy vypnutí přepínače za způsob, jak vyřešit problém s chybějícím klíčem.
Kdy zapnout šifrování a kdy nejprve připravit klíč?
Šifrování zapněte tehdy, když ve zprávách nebo popisech úkolů uchováváte obsah, který by únik samotné databáze neměl odhalit. Nejprve si připravte místo pro uložení kopie klíče a osobu odpovědnou za její uchování; bez toho riskujete ztrátu přístupu k zašifrovaným záznamům.
Ve středu Marek otevře úkol klienta: v předmětu je jeho jméno a v popisu jsou dohody. Po zapnutí šifrování a zašifrování starších záznamů bude popis chráněn přímo v kopii databáze, ale předmět zůstane čitelný. Marek ještě zkontroluje poznámku - její obsah tento přepínač nezahrnuje.
Pokud jste si ve firmě ještě neujasnili, kde uchovávat kopii klíče, začněte tímto rozhodnutím, a ne samotným přepínačem. Podobně při uklízení dat přenesených z jiného nástroje zkontrolujte, co zapisujete do popisů a zpráv a co do polí, která zůstávají čitelná. Podrobněji o tom píšeme v textu o programu pro úkoly, GDPR a vlastním serveru.
Po zapnutí šifrování mohou starší záznamy vyhledávání uniknout
Vyhledávání v Task Manageru zahrnuje i zašifrovaný obsah, ale prohledává jej mezi přibližně 200 nejnovějšími zprávami a přibližně 200 úkoly. Proto nemusí najít starší záznam, i když jej stále můžete otevřít v příslušném vlákně.
Toto omezení si všimnete ve chvíli, kdy po několika měsících zkusíte najít slovo skryté pouze v dávné zprávě. Samostatné zužování seznamu úkolů a chatů podle zadané fráze bere v úvahu předměty, názvy a nešifrovaný obsah - zašifrované zprávy tímto způsobem neprohledává. Čitelný předmět pomáhá najít vlákno, ale neumisťujte do něj informaci, kterou chcete skrýt před držitelem kopie databáze.
Existují také dvě hlášení, která by měl znát administrátor. „[Zašifrováno - chybí klíč]“ znamená, že na serveru chybí soubor .env s klíčem, například po přesunu programu. Je třeba soubor obnovit nebo do něj zapsat klíč z uložené kopie. „[Chyba dešifrování]“ ukazuje, že záznam byl zašifrován jiným klíčem, než je dostupný na serveru; nápověda klíče v sekci nastavení pomáhá jej porovnat s kopií.
Klíč rotujte až po zašifrování starších záznamů
Klíč můžete změnit funkcí „Rotovat klíč“, například když podezíráte, že se jeho kopie dostala k nepovolané osobě. Před rotací spusťte „Zašifrovat existující data“, protože operace vyžaduje, aby byly dotčené záznamy zašifrované.
Nový klíč uvidíte pouze jednou, takže si rovnou uložte jeho kopii. Během rotace Task Manager stále čte záznamy ještě nepřepsané na nový klíč pomocí starého klíče; ten zůstává na serveru pouze do konce operace. Pokud ji přerušíte, dokončíte ji přes „Pokračovat v rotaci“. Po tuto dobu jsou přepínač šifrování a běžná migrace zablokované.
Stává se, že rotace odmítne začít, protože mezitím přibyly nešifrované systémové záznamy. V takovém případě znovu spusťte „Zašifrovat existující data“ těsně před rotací. To je další důvod, proč se před změnou klíče podívat na počítadla, místo abyste předpokládali, že jednou provedená migrace téma uzavřela.
Šifrování databáze nezastaví obsah odesílaný poskytovateli AI
Před odesláním dotazu poskytovateli AI Task Manager dešifruje potřebný obsah. Dotaz spolu s kontextem putuje k poskytovateli modelu nastavenému administrátorem na firemním API klíči, takže šifrování databáze neznamená, že data použitá AI zůstávají výhradně na vašem serveru.
Administrátor vybírá poskytovatele v Nastavení AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok. Když je AI vypnuté, k poskytovateli modelu nic nejde. Pošta jako zdroj znalostí pro AI je ve výchozím nastavení vypnutá a vyžaduje samostatné rozhodnutí administrátora. Zdroje znalostí - úkoly, kalendář, pracovní prostor, poznámky nebo soubory - určuje sám uživatel ve svém vlákně Asistenta; administrátor zapíná AI zvlášť pro úkoly, chaty a okno Asistenta, přičemž Asistent vidí pouze to, k čemu má dotazující se uživatel přístup. Podrobnosti najdete v článku co se dostává k poskytovateli AI a v popisu zásady Váš model, váš klíč.
Standard, nebo Pro? Šifrování dostanete v obou variantách
Šifrování obsahu funguje jak ve variantě Standard, tak Pro. Nemusíte volit Pro jen kvůli šifrování zpráv a popisů úkolů; Pro navíc přidává Poštu, Soubory a Automatizace, přičemž obsah e-mailů je šifrovaný, pokud používáte Poštu a daný mechanismus zapnete.
Pro Markovu firmu s 11 lidmi tedy otázka nezní „kolik stojí samotné šifrování?“, ale „potřebuje tým Poštu a ostatní funkce Pro?“. Toto rozhodnutí jsme rozebrali ve srovnání variant Standard a Pro; aktuální ceny najdete v ceníku Task Manageru. Licence je trvalá, zahrnuje 12 měsíců aktualizací a má volitelné roční prodloužení. Platíte jednorázově za plán odpovídající počtu stanovišť, nikoli měsíční předplatné za každou osobu.
Zítra začněte místem pro kopii klíče
Než administrátor klikne na přepínač, určete osobu odpovědnou za klíč a dohodněte se, kde firma uloží jeho kopii. Poté se spolu s týmem ujistěte, zda informace vyžadující ochranu míří do šifrovaného obsahu, a ne do veřejných předmětů, poznámek nebo souborů. Pokud chcete vidět, jak Task Manager organizuje úkoly a konverzace na vašem hostingu, otevřete Demo.
Nejčastější dotazy
Šifruje Task Manager ve výchozím nastavení zprávy a popisy úkolů?
Ne, šifrování těchto obsahů zapíná administrátor v Nastavení → Pokročilé. Bez ohledu na tento přepínač se šifrují například hesla SMTP, API klíče poskytovatelů AI a tajné klíče webhooků n8n.
Co se stane, když ztratím šifrovací klíč?
Bez klíče zašifrovaná data neobnoví nikdo, ani výrobce programu. Stáhněte si kopii ihned po vygenerování klíče a uchovávejte ji mimo server, například ve firemním správci hesel.
Bude po zapnutí šifrování fungovat vyhledávání?
Ano, ale zašifrovaný obsah prohledává jen mezi zhruba 200 nejnovějšími zprávami a zhruba 200 úkoly. Zúžení seznamu podle fráze bere v úvahu předměty, názvy a nezašifrovaný obsah.
Může AI asistent pracovat se zašifrovanými zprávami?
Ano, pokud je takový obsah zdrojem znalostí určeným uživatelem: před odesláním dotazu s kontextem nakonfigurovanému poskytovateli AI program potřebný obsah dešifruje a asistent vidí pouze to, k čemu má uživatel přístup. Při vypnuté AI se k poskytovateli modelu nic neodesílá.
Funguje šifrování dat v programu pro úkoly pouze ve verzi Pro?
Ne, šifrování zpráv a popisů úkolů funguje ve Standardu i v Pro. Modul Pošta, jehož obsah e-mailů lze také zašifrovat, je dostupný v Pro.
Zdroje
Tým aplikace Task Manager - píšeme o týmové práci, AI ve firmách a organizaci úkolů na příkladech z aplikace Task Manager, která se instaluje na vlastní server. Task Manager vyvíjí od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používají ho mimo jiné Neonet, Vojenská technická akademie a Polpharma - prohlédněte si hodnocení zákazníků. Texty ověřujeme podle dokumentace a aktuální verze aplikace.
