Mercoledì Marek, titolare di uno studio contabile con 11 dipendenti, riceve da un cliente una domanda: «Cosa vedrebbe chi si procurasse una copia del vostro database dall'hosting?». La crittografia dei dati in un programma per attività può nascondere a questa persona il contenuto dei messaggi e delle descrizioni delle attività - se l'amministratore l'ha estesa anche alle voci precedenti.
La crittografia dei dati in un programma per attività protegge la copia del database, non ogni luogo in cui si trovano i dati
La crittografia dei contenuti in Task Manager protegge dalla lettura dei messaggi e delle descrizioni delle attività da parte di chi si procura la sola copia del database. Non cripta l'intero contenuto dell'applicazione e non sostituisce il controllo degli accessi agli account e al server.
Immagina che Marek venga a sapere della diffusione di una vecchia copia del database dell'hosting. Se l'amministratore ha attivato la crittografia e l'ha estesa anche alle voci precedenti, al posto dei contenuti coperti da questo meccanismo nel database si trova un testo cifrato AES-256-GCM, cioè un dato illeggibile senza la chiave giusta. La chiave si trova nel file .env sul server, non nel database stesso. Se qualcuno si procurasse anche la chiave, la situazione sarebbe diversa - una semplice copia del database non equivale a una copia del database insieme ai file del server.
Task Manager funziona sull'hosting del cliente come file PHP e database MySQL, quindi i dati dell'applicazione risiedono sul tuo server. L'amministratore dell'azienda attiva la crittografia nelle impostazioni e conserva una copia della chiave al di fuori del server, ad esempio in un gestore di password aziendale.
A parte questo, l'applicazione blocca l'accesso per 15 minuti dopo cinque password errate su un singolo account; limita inoltre i tentativi da uno stesso indirizzo IP a 20 fallimenti in 15 minuti. Questi meccanismi riguardano l'accesso, non la lettura di un database trafugato.
Cosa viene crittografato e cosa resta in chiaro?
Dopo l'attivazione della crittografia, Task Manager salva come testo cifrato il contenuto dei messaggi, le descrizioni delle attività, le voci aggiunte alle liste to-do, i messaggi di assenza e il contenuto delle email in Posta. Non cripta, tra l'altro, gli oggetti delle attività, i nomi delle chat e degli Spazi di lavoro, le note, i file né le conversazioni nella finestra dell'Assistente AI.
| Crittografato dopo l'attivazione | Resta in chiaro |
|---|---|
| Il contenuto dei messaggi nelle attività e nelle chat, incluse le risposte dell'Assistente AI salvate nella discussione, i messaggi dell'Agente AI, le voci create da Automazioni e n8n e le risposte automatiche di assenza | Gli oggetti delle attività e i nomi delle chat e degli Spazi di lavoro |
| Le descrizioni delle attività, anche quelle create da Automazioni e n8n | Note e file |
| Le voci aggiunte alle liste to-do con il pulsante «+ Aggiungi voce» | Le voci di sistema nella discussione, ad esempio l'informazione sul cambio di stato, scadenza, nome dell'attività o partecipanti |
| I messaggi di assenza, ad esempio su ferie o malattia | Le conversazioni nella finestra dell'Assistente AI, incluse le domande sulle email in Posta, e i piani dell'Agente AI |
| Il contenuto delle email nel modulo Posta | Gli oggetti e i mittenti delle email |
La differenza tra la risposta dell'Assistente AI nella discussione dell'attività e una conversazione nella finestra dell'Assistente AI è rilevante: la prima rientra tra i messaggi crittografati, la seconda resta in chiaro. La risposta a una domanda su un'email può anche citarne il contenuto in una conversazione non crittografata. I piani dell'Agente AI possono contenere il contenuto di messaggi ed email pianificati e non sono coperti da questa crittografia.
Puoi crittografare il contenuto delle email allo stesso modo dei messaggi, ma il modulo Posta è disponibile esclusivamente nella versione Pro. Indipendentemente dall'interruttore discusso qui, Task Manager cripta sempre, con un meccanismo separato, le password SMTP, le chiavi API dei fornitori AI e i segreti dei webhook n8n; questo vale anche per le password delle caselle e i token di Google Calendar.
Come attivare la crittografia senza perdere l'accesso ai contenuti?
La crittografia viene attivata dall'amministratore nella sezione Impostazioni → Avanzate → Crittografia dei dati. Deve prima generare la chiave e scaricarne una copia, e solo dopo attivare la crittografia per i nuovi dati e, separatamente, crittografare le voci già salvate.
La sezione è visibile solo all'account amministratore. L'ordine è importante:
- Clicca su «Genera chiave di crittografia».
- Clicca subito su «Scarica copia della chiave» e conservala al di fuori del server, ad esempio in un gestore di password aziendale.
- Attiva «Cripta i nuovi dati» e clicca su «Salva».
- Clicca su «Cripta i dati esistenti» per coprire anche le voci precedenti.
Senza la chiave, nessuno può recuperare i dati cifrati, nemmeno il produttore del programma. Per questo non rimandare il salvataggio della copia a dopo la migrazione. L'interruttore stesso agisce sui contenuti salvati a partire dal momento dell'attivazione; non cifra retroattivamente l'intera cronologia. Lo strumento per i dati precedenti puoi fermarlo con il pulsante "Interrompi" e riprenderlo più tardi, mentre il contatore nelle impostazioni mostra l'avanzamento separatamente per ogni gruppo di voci.
Se un giorno vorrai disattivare definitivamente la cifratura, usa prima "Decifra tutto". Questa operazione salva i contenuti interessati di nuovo nel database come testo in chiaro. Non considerare quindi la disattivazione dell'interruttore come un modo per risolvere il problema di una chiave mancante.
Quando attivare la cifratura e quando preparare prima la chiave?
Attiva la cifratura quando nei messaggi o nelle descrizioni delle attività conservi contenuti che una fuga del solo database non dovrebbe rivelare. Prepara prima un luogo per la copia della chiave e una persona responsabile della sua conservazione; senza questo rischi di perdere l'accesso alle voci cifrate.
Mercoledì Marek apre l'attività di un cliente: nell'oggetto c'è il suo cognome, nella descrizione - gli accordi presi. Dopo aver attivato la cifratura e cifrato le voci precedenti, la descrizione sarà protetta nella copia del database stessa, ma l'oggetto resterà in chiaro. Marek controlla anche una nota - il suo contenuto non è coperto da questo interruttore.
Se in azienda non avete ancora stabilito dove conservare la copia della chiave, iniziate da questa decisione, non dall'interruttore. Allo stesso modo, quando riordinate i dati trasferiti da un altro strumento: verificate cosa salvate nelle descrizioni e nei messaggi, e cosa invece nei campi che restano in chiaro. Lo approfondiamo nell'articolo su programma per le attività, RODO e server proprio.
Dopo l'attivazione della cifratura le voci più vecchie potrebbero sfuggire alla ricerca
La ricerca di Task Manager tiene conto dei contenuti cifrati, ma li verifica tra circa 200 messaggi più recenti e circa 200 attività. Per questo potrebbe non trovare una voce più vecchia, anche se puoi comunque aprirla nella relativa discussione.
Noterai questa limitazione quando, dopo alcuni mesi, proverai a cercare una parola nascosta solo in un vecchio messaggio. Il filtro separato dell'elenco di attività e chat con una frase inserita considera oggetti, nomi e contenuti non cifrati - non esegue così la ricerca nei messaggi cifrati. Un oggetto in chiaro aiuta a ritrovare la discussione, ma non inserire al suo interno un'informazione che vuoi nascondere a chi possiede una copia del database.
Ci sono anche due messaggi che l'amministratore dovrebbe conoscere. "[Cifrato - chiave mancante]" indica che sul server manca il file .env con la chiave, ad esempio dopo lo spostamento del programma. Occorre ripristinare il file oppure inserirvi la chiave da una copia conservata. "[Errore di decifratura]" indica che la voce è stata cifrata con una chiave diversa da quella presente sul server; il suggerimento della chiave nella sezione impostazioni aiuta a confrontarla con la copia.
Ruota la chiave solo dopo aver cifrato le voci precedenti
Puoi cambiare la chiave con la funzione "Ruota chiave", ad esempio quando sospetti che la sua copia sia finita in mani non autorizzate. Prima della rotazione avvia "Cifra i dati esistenti", poiché l'operazione richiede che le voci interessate siano già cifrate.
La nuova chiave la vedrai solo una volta, quindi conservane subito una copia. Durante la rotazione, Task Manager continua a leggere con la vecchia chiave le voci non ancora riscritte con la nuova; questa resta sul server soltanto fino alla fine dell'operazione. Se la interrompi, la completerai tramite "Continua rotazione". In questo periodo l'interruttore di cifratura e la normale migrazione sono bloccati.
Può capitare che la rotazione rifiuti di avviarsi perché nel frattempo sono arrivate nuove voci di sistema in chiaro. In tal caso avvia di nuovo "Cifra i dati esistenti" subito prima della rotazione. È un altro motivo per controllare i contatori prima di cambiare la chiave, invece di dare per scontato che una migrazione eseguita una volta abbia chiuso la questione.
La cifratura del database non blocca il contenuto inviato al fornitore AI
Prima di inviare una richiesta al fornitore AI, Task Manager decifra il contenuto necessario. La richiesta, insieme al contesto, arriva al fornitore del modello configurato dall'amministratore con la chiave API dell'azienda, quindi la cifratura del database non significa che i dati usati dall'AI restino esclusivamente sul tuo server.
L'amministratore sceglie il fornitore nelle Impostazioni AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oppure xAI Grok. Quando l'AI è disattivata, al fornitore del modello non arriva nulla. La Posta come fonte di conoscenza per l'AI è disattivata di default e richiede una decisione separata dell'amministratore. Le fonti di conoscenza - attività, calendario, spazio di lavoro, note o file - le indica l'utente stesso nella propria discussione con l'Assistente; l'amministratore attiva l'AI separatamente per attività, chat e finestra dell'Assistente, e l'Assistente vede esclusivamente ciò a cui l'utente che pone la domanda ha accesso. I dettagli sono nell'articolo cosa arriva al fornitore AI e nella descrizione del principio Il tuo modello, la tua chiave.
Standard o Pro? La cifratura la ottieni in entrambe le varianti
La cifratura dei contenuti funziona sia nella variante Standard sia in Pro. Non devi scegliere Pro solo per cifrare messaggi e descrizioni delle attività; Pro aggiunge Posta, File e Automazioni, e il contenuto delle email è cifrato se usi la Posta e attivi il meccanismo in questione.
Per l'azienda di Marek, con 11 persone, la domanda quindi non è "quanto costa la sola cifratura?", ma "il team ha bisogno della Posta e delle altre funzionalità Pro?". Abbiamo analizzato questa decisione nel confronto tra le varianti Standard e Pro; gli importi aggiornati li trovi nel listino prezzi di Task Manager. La licenza è perpetua, include 12 mesi di aggiornamenti e prevede un rinnovo annuale opzionale. Paghi una sola volta per il piano corrispondente al numero di postazioni, non un abbonamento mensile per ogni persona.
Domani inizia dal luogo in cui conservare la copia della chiave
Prima che l'amministratore clicchi sull'interruttore, individua la persona responsabile della chiave e stabilisci dove l'azienda conserverà la sua copia. Poi verifica con il team se le informazioni che richiedono protezione finiscono nei contenuti cifrati, e non in oggetti, note o file in chiaro. Se vuoi vedere come Task Manager organizza attività e conversazioni sul tuo hosting, apri la Demo.
Domande frequenti
Task Manager cripta di default i messaggi e le descrizioni delle attività?
No, la crittografia di questi contenuti viene attivata dall'amministratore in Impostazioni → Avanzate. Indipendentemente da questo interruttore vengono sempre crittografate, tra l'altro, le password SMTP, le chiavi API dei fornitori AI e i segreti dei webhook n8n.
Cosa succede se perdo la chiave di crittografia?
Senza la chiave, i dati crittografati non possono essere recuperati da nessuno, nemmeno dal produttore del programma. Scarica subito una copia dopo aver generato la chiave e conservala al di fuori del server, ad esempio in un gestore di password aziendale.
Dopo aver attivato la crittografia, la ricerca funzionerà ancora?
Sì, ma i contenuti crittografati vengono cercati solo tra circa 200 messaggi più recenti e circa 200 attività più recenti. La restrizione dell'elenco tramite una frase tiene conto degli oggetti, dei nomi e dei contenuti non crittografati.
L'Assistente AI può usare i messaggi crittografati?
Sì, quando tale contenuto è una fonte di conoscenza indicata dall'utente: prima di inviare la richiesta con il contesto al fornitore AI configurato, il programma decifra il contenuto necessario, e l'Assistente vede esclusivamente ciò a cui l'utente ha accesso. Con l'AI disattivata, nulla viene inviato al fornitore del modello.
La crittografia dei dati in un programma per attività funziona solo in Pro?
No, la crittografia dei messaggi e delle descrizioni delle attività funziona sia in Standard che in Pro. Il modulo Posta, il cui contenuto delle email può essere anch'esso crittografato, è disponibile in Pro.
Fonti
Il team di Task Manager - scriviamo di lavoro di squadra, AI in azienda e organizzazione delle attività, utilizzando esempi tratti da Task Manager, un software installato sul proprio server. Task Manager è sviluppato dal 2013 da Blue Creation Group (Piotr Łącz) ed è utilizzato, tra gli altri, da Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna e Polpharma - scopri le opinioni dei clienti. Verifichiamo i contenuti consultando il manuale e la versione aggiornata del software.
