På onsdagen får Marek, ägare till en bokföringsbyrå med 11 anställda, en fråga från en kund: ”Vad kan den som tar med sig en kopia av er databas från webbhotellet se?”. Kryptering av data i programmet för uppgifter kan dölja innehållet i meddelanden och uppgiftsbeskrivningar för en sådan person - om administratören har inkluderat även tidigare poster.
Kryptering av data i programmet för uppgifter skyddar en databaskopia, inte varje plats med data
Kryptering av innehåll i Task Manager skyddar mot att meddelanden och uppgiftsbeskrivningar läses av någon som har fått tag i enbart en kopia av databasen. Den krypterar inte hela applikationens innehåll och ersätter inte åtkomstkontroll för konton och server.
Föreställ dig att Marek får veta att en gammal kopia av webbhotellets databas har läckt ut. Om administratören har aktiverat kryptering och inkluderat även tidigare poster, finns det i databasen istället för det skyddade innehållet en krypterad text enligt AES-256-GCM, det vill säga en representation som inte går att läsa utan rätt nyckel. Nyckeln ligger i filen .env på servern, inte i själva databasen. Om någon också fick tag i nyckeln skulle situationen vara en annan - en enda kopia av databasen är inte samma sak som en kopia av databasen tillsammans med serverns filer.
Task Manager körs på kundens webbhotell som PHP-filer och en MySQL-databas, så applikationens data finns på din egen server. Företagets administratör aktiverar kryptering i inställningarna och förvarar en kopia av nyckeln utanför servern, till exempel i företagets lösenordshanterare.
Separat pausar applikationen inloggning i 15 minuter efter fem felaktiga lösenord för ett och samma konto; den begränsar också försök från en enskild IP-adress till 20 misslyckade försök på 15 minuter. Dessa mekanismer gäller inloggning, inte läsning av en bortförd databas.
Vad krypteras och vad förblir läsbart?
När kryptering är aktiverad sparar Task Manager som krypterad text innehållet i meddelanden, uppgiftsbeskrivningar, tillagda punkter i att göra-listor, frånvaromeddelanden och innehållet i mejl i E-post. Den krypterar bland annat inte uppgiftsämnen, namn på chattar och Arbetsytor, anteckningar, filer eller konversationer i AI-assistentens fönster.
| Krypteras när aktiverat | Förblir läsbart |
|---|---|
| Meddelandeinnehåll i uppgifter och chattar, inklusive AI-assistentens svar sparade i tråden, Agent AI:s meddelanden, poster från Automatiseringar och n8n samt autosvar om frånvaro | Uppgiftsämnen samt namn på chattar och Arbetsytor |
| Uppgiftsbeskrivningar, även de som skapats av Automatiseringar och n8n | Anteckningar och filer |
| Punkter som lagts till i att göra-listor med knappen ”+ Lägg till punkt” | Systemposter i tråden, till exempel information om ändrad status, förfallodatum, uppgiftsnamn eller deltagare |
| Frånvaromeddelanden, till exempel om semester eller sjukdom | Konversationer i AI-assistentens fönster, inklusive frågor om mejl i E-post, samt Agent AI:s planer |
| Innehåll i mejl i modulen E-post | Ämnen och avsändare för mejl |
Skillnaden mellan AI-assistentens svar i en uppgifts tråd och en konversation i AI-assistentens fönster spelar roll: det första tillhör de krypterade meddelandena, det andra förblir läsbart. Ett svar på en fråga om ett mejl kan också citera dess innehåll i en okrypterad konversation. Agent AI:s planer kan innehålla innehållet i planerade meddelanden och mejl, och omfattas inte av denna kryptering.
Du kan kryptera innehållet i mejl på samma sätt som meddelanden, men modulen E-post finns bara i varianten Pro. Oavsett den aktuella brytaren krypterar Task Manager alltid med en separat mekanism SMTP-lösenord, API-nycklar till AI-leverantörer och hemligheter för n8n-webhookar; detta gäller även lösenord till inkorgar och tokens för Google Kalender.
Hur aktiverar du kryptering utan att förlora åtkomsten till innehållet?
Kryptering aktiveras av administratören under Inställningar → Avancerat → Datakryptering. Först måste en nyckel genereras och en kopia laddas ner, därefter aktiveras kryptering av nya data och separat krypteras redan sparade poster.
Sektionen syns bara för administratörskontot. Ordningen spelar roll:
- Klicka på ”Generera krypteringsnyckel”.
- Klicka direkt på ”Ladda ner kopia av nyckeln” och spara den utanför servern, till exempel i företagets lösenordshanterare.
- Aktivera ”Kryptera nya data” och klicka på ”Spara”.
- Klicka på ”Kryptera befintliga data” för att även inkludera tidigare poster.
Ingen kan återställa krypterade data utan nyckeln, inte ens leverantören av programmet. Vänta därför inte med att spara en kopia tills efter migreringen. Själva omkopplaren gäller innehåll som sparas från den stund den aktiveras; den krypterar inte hela den tidigare historiken i efterhand. Du kan pausa verktyget för tidigare data med knappen ”Pausa” och återuppta det senare, och räknaren i inställningarna visar förloppet separat för varje grupp av poster.
Om du någon gång vill stänga av krypteringen permanent, använd först ”Dekryptera allt”. Den här åtgärden sparar det berörda innehållet tillbaka i databasen som klartext. Betrakta alltså inte avstängning av omkopplaren som ett sätt att lösa problemet med en saknad nyckel.
När ska du aktivera kryptering, och när bör du först förbereda nyckeln?
Aktivera kryptering när du i meddelanden eller uppgiftsbeskrivningar sparar innehåll som inte bör avslöjas om själva databasen läcker ut. Förbered först en plats för en kopia av nyckeln och utse en person som ansvarar för att förvara den; utan det riskerar du att förlora åtkomsten till de krypterade posterna.
På onsdagen öppnar Marek ett kunduppgift: ämnet innehåller kundens namn, och beskrivningen innehåller det som kommit överens om. När krypteringen aktiveras och tidigare poster krypteras skyddas beskrivningen i själva databaskopian, men ämnet förblir i klartext. Marek kontrollerar också en anteckning - dess innehåll omfattas inte av den här omkopplaren.
Om ni i företaget ännu inte har bestämt var ni ska förvara en kopia av nyckeln, börja med det beslutet i stället för med omkopplaren. Samma sak gäller när ni rensar upp data som flyttats från ett annat verktyg: kontrollera vad ni sparar i beskrivningar och meddelanden och vad som finns i fält som förblir i klartext. Vi går igenom det här mer utförligt i texten om uppgiftsprogram, GDPR och egen server.
Efter att krypteringen aktiverats kan äldre poster missas av sökfunktionen
Sök i Task Manager tar hänsyn till krypterat innehåll, men söker igenom ungefär de 200 senaste meddelandena och cirka 200 uppgifter. Därför kan den missa en äldre post, även om du fortfarande kan öppna den i rätt tråd.
Den här begränsningen märker du när du efter några månader försöker hitta ett ord som bara finns gömt i ett gammalt meddelande. Den separata filtreringen av uppgifts- och chattlistan med inskriven text tar hänsyn till okrypterade ämnen, namn och innehåll - den söker inte på det sättet igenom krypterade meddelanden. Ett ämne i klartext hjälper dig att hitta tråden, men lägg inte in information där som du vill dölja för den som har en kopia av databasen.
Det finns också två meddelanden som administratören bör känna till. ”[Krypterat - nyckel saknas]” betyder att filen .env med nyckeln saknas på servern, till exempel efter att programmet flyttats. Då måste filen återställas eller nyckeln skrivas in i den från en sparad kopia. ”[Dekrypteringsfel]” visar att en post har krypterats med en annan nyckel än den som finns på servern; nyckelledtråden i inställningarna hjälper dig att jämföra den med kopian.
Rotera nyckeln först efter att tidigare poster har krypterats
Du kan byta nyckel med funktionen ”Rotera nyckel”, till exempel om du misstänker att en kopia av den hamnat hos en obehörig person. Kör ”Kryptera befintliga data” innan rotationen, eftersom åtgärden kräver att de berörda posterna redan är krypterade.
Du ser den nya nyckeln bara en gång, så spara en kopia av den direkt. Under rotationen fortsätter Task Manager att läsa poster som ännu inte skrivits om med den nya nyckeln med hjälp av den gamla; den finns kvar på servern bara till dess att åtgärden är klar. Om du avbryter den fortsätter du via ”Fortsätt rotationen”. Under den tiden är krypteringsomkopplaren och den vanliga migreringen låsta.
Det händer att rotationen inte kan starta eftersom det under tiden tillkommit nya klartextposter i systemet. Kör då ”Kryptera befintliga data” igen alldeles innan rotationen. Det är ännu ett skäl att titta på räknarna innan du byter nyckel, i stället för att anta att en tidigare genomförd migrering har avslutat saken.
Kryptering av databasen stoppar inte innehåll som skickas till AI-leverantören
Innan en förfrågan skickas till AI-leverantören dekrypterar Task Manager det innehåll som behövs. Förfrågan tillsammans med kontexten skickas till den modellleverantör som administratören konfigurerat, med företagets API-nyckel, så att databasen är krypterad betyder inte att de data som används av AI:n stannar enbart på din server.
Administratören väljer leverantör i AI-inställningarna: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok. När AI är avstängd skickas ingenting till modellleverantören. E-post som kunskapskälla för AI är avstängd som standard och kräver ett separat beslut av administratören. Kunskapskällor - uppgifter, kalender, arbetsyta, anteckningar eller filer - väljs av användaren själv i sin tråd med assistenten; administratören aktiverar AI separat för uppgifter, chattar och assistentfönstret, och assistenten ser bara det som den frågande användaren har tillgång till. Detaljer hittar du i artikeln vad som skickas till AI-leverantören samt i beskrivningen av principen Din modell, din API-nyckel.
Standard eller Pro? Du får kryptering i båda varianterna
Kryptering av innehåll fungerar både i varianten Standard och i Pro. Du behöver inte välja Pro enbart för att kryptera meddelanden och uppgiftsbeskrivningar; Pro lägger till E-post, Filer och Automatiseringar, och innehållet i e-postmeddelanden krypteras om du använder E-post och aktiverar den här mekanismen.
För Mareks företag med 11 personer handlar frågan alltså inte om ”vad kostar själva krypteringen?”, utan om ”behöver teamet E-post och övriga Pro-funktioner?”. Vi har gått igenom det beslutet i jämförelsen mellan varianterna Standard och Pro; aktuella belopp hittar du i Task Managers prislista. Licensen är permanent, omfattar 12 månaders uppdateringar och har ett valfritt årligt förnyande. Du betalar en gång för den plan som motsvarar antalet platser, inte ett abonnemang per person varje månad.
Börja i morgon med en plats för en kopia av nyckeln
Innan administratören klickar på omkopplaren, utse en person som ansvarar för nyckeln och bestäm var företaget ska förvara en kopia av den. Kontrollera sedan tillsammans med teamet att information som behöver skyddas hamnar i det krypterade innehållet och inte i ämnen, anteckningar eller filer i klartext. Om du vill se hur Task Manager organiserar uppgifter och konversationer på din egen server, öppna Demo.
Vanliga frågor
Krypterar Task Manager automatiskt meddelanden och uppgiftsbeskrivningar?
Nej, kryptering av detta innehåll aktiveras av administratören under Inställningar → Avancerat. Oavsett den inställningen krypteras bland annat SMTP-lösenord, API-nycklar till AI-leverantörer och hemligheter för n8n-webhookar.
Vad händer om jag förlorar krypteringsnyckeln?
Utan nyckeln kan ingen återställa de krypterade uppgifterna, inte heller programmets tillverkare. Ladda ner en kopia direkt efter att nyckeln genererats och förvara den utanför servern, till exempel i företagets lösenordshanterare.
Fungerar sökningen när krypteringen är aktiverad?
Ja, men krypterat innehåll genomsöks bara bland de cirka 200 senaste meddelandena och cirka 200 uppgifterna. Filtrering av listan med en sökfras omfattar ämnen, namn och innehåll som inte är krypterat.
Kan AI-assistenten använda krypterade meddelanden?
Ja, när sådant innehåll är en kunskapskälla som användaren har valt: innan en förfrågan med kontext skickas till den konfigurerade AI-leverantören dekrypterar programmet det innehåll som behövs, och assistenten ser bara det som användaren har åtkomst till. Om AI är inaktiverat skickas ingenting till modelleverantören.
Fungerar kryptering av data i programmet för uppgifter bara i Pro?
Nej, kryptering av meddelanden och uppgiftsbeskrivningar fungerar i både Standard och Pro. Modulen E-post, vars e-postinnehåll också kan krypteras, finns bara i Pro.
Källor
Task Manager-teamet - vi skriver om teamarbete, AI i företag och struktur i uppgifter med exempel från Task Manager, ett program som installeras på din egen server. Task Manager har utvecklats sedan 2013 av Blue Creation Group (Piotr Łącz) och används bland annat av Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna och Polpharma - se vad kunderna tycker. Vi kontrollerar texterna mot dokumentationen och den aktuella versionen av programmet.
