El miércoles, Marek, propietario de una asesoría contable de 11 personas, recibe de un cliente esta pregunta: «¿Qué vería alguien que se llevara una copia de vuestra base de datos del servidor?». El cifrado de datos en un programa de gestión de tareas puede ocultar a esa persona el contenido de los mensajes y las descripciones de las tareas, siempre que el administrador lo haya aplicado también a las entradas anteriores.
El cifrado de datos en un programa de gestión de tareas protege la copia de la base de datos, no todos los lugares con datos
El cifrado de contenidos en Task Manager protege frente a que alguien que haya conseguido únicamente una copia de la base de datos pueda leer los mensajes y las descripciones de las tareas. No cifra todo el contenido de la aplicación ni sustituye el control de acceso a las cuentas y al servidor.
Imagina que Marek se entera de que se ha filtrado una copia antigua de la base de datos del servidor. Si el administrador activó el cifrado y lo aplicó también a las entradas anteriores, en lugar del contenido cubierto por este mecanismo, en la base de datos hay un texto cifrado AES-256-GCM, es decir, un formato ilegible sin la clave adecuada. La clave se encuentra en el archivo .env del servidor, no en la propia base de datos. Si alguien también consiguiera la clave, la situación sería distinta: una simple copia de la base de datos no es lo mismo que una copia de la base de datos junto con los archivos del servidor.
Task Manager funciona en el servidor del cliente como archivos PHP y una base de datos MySQL, por lo que los datos de la aplicación residen en tu propio servidor. El administrador de la empresa activa el cifrado en la configuración y guarda una copia de la clave fuera del servidor, por ejemplo en el gestor de contraseñas de la empresa.
Por separado, la aplicación bloquea el inicio de sesión durante 15 minutos tras cinco contraseñas incorrectas para una misma cuenta; también limita los intentos desde una misma dirección IP a 20 fallos en 15 minutos. Estos mecanismos afectan al inicio de sesión, no a la lectura de una base de datos sustraída.
¿Qué se cifra y qué queda visible?
Al activar el cifrado, Task Manager guarda como texto cifrado el contenido de los mensajes, las descripciones de las tareas, los elementos añadidos a las listas de tareas, los avisos de ausencia y el contenido de los correos en Correo. No cifra, entre otras cosas, los temas de las tareas, los nombres de los chats y Espacios de trabajo, las notas, los archivos ni las conversaciones en la ventana del Asistente de IA.
| Se cifra al activarlo | Queda visible |
|---|---|
| El contenido de los mensajes en tareas y chats, incluidas las respuestas del Asistente de IA guardadas en el hilo, los mensajes del Agente de IA, las entradas de Automatizaciones y n8n, y las respuestas automáticas de ausencia | Los temas de las tareas y los nombres de los chats y Espacios de trabajo |
| Las descripciones de las tareas, también las creadas por Automatizaciones y n8n | Las notas y los archivos |
| Los elementos añadidos a las listas de tareas con el botón «+ Añadir elemento» | Las entradas del sistema en el hilo, por ejemplo la información sobre un cambio de estado, fecha límite, nombre de la tarea o participantes |
| Los avisos de ausencia, por ejemplo de vacaciones o enfermedad | Las conversaciones en la ventana del Asistente de IA, incluidas las preguntas sobre correos en Correo, y los planes del Agente de IA |
| El contenido de los correos en el módulo Correo | Los asuntos y remitentes de los correos |
La diferencia entre la respuesta del Asistente de IA en el hilo de una tarea y una conversación en la ventana del Asistente de IA importa: la primera pertenece a los mensajes cifrados, la segunda permanece visible. La respuesta a una pregunta sobre un correo también puede citar su contenido en una conversación no cifrada. Los planes del Agente de IA pueden contener el contenido de mensajes y correos programados, y no están cubiertos por este cifrado.
Puedes cifrar el contenido de los correos igual que los mensajes, pero el módulo Correo solo está disponible en la variante Pro. Independientemente de este interruptor, Task Manager siempre cifra mediante un mecanismo aparte las contraseñas SMTP, las claves API de los proveedores de IA y los secretos de los webhooks de n8n; esto también se aplica a las contraseñas de los buzones y a los tokens de Google Calendar.
¿Cómo activar el cifrado sin perder el acceso al contenido?
El cifrado lo activa el administrador en la sección Configuración → Avanzado → Cifrado de datos. Primero debe generar una clave y descargar una copia de ella, y solo después activar el cifrado de los datos nuevos y, por separado, cifrar las entradas ya guardadas.
Solo la cuenta de administrador ve esta sección. El orden importa:
- Haz clic en «Generar clave de cifrado».
- Haz clic enseguida en «Descargar copia de la clave» y guárdala fuera del servidor, por ejemplo en el gestor de contraseñas de la empresa.
- Activa «Cifrar datos nuevos» y haz clic en «Guardar».
- Haz clic en «Cifrar datos existentes» para incluir también las entradas anteriores.
Sin la clave de los datos cifrados, nadie podrá recuperarlos, ni siquiera el fabricante del programa. Por eso no dejes la descarga de la copia para después de la migración. El propio interruptor actúa sobre los contenidos guardados a partir del momento de su activación; no cifra retroactivamente todo el historial. La herramienta para los datos anteriores se puede detener con el botón «Detener» y reanudar más tarde, y el contador en los ajustes muestra el progreso por separado para cada grupo de registros.
Si alguna vez quieres desactivar el cifrado de forma permanente, utiliza primero «Descifrar todo». Esta operación guarda de nuevo en la base de datos los contenidos afectados como texto sin cifrar. Por tanto, no trates la desactivación del interruptor como una forma de resolver el problema de una clave perdida.
¿Cuándo activar el cifrado y cuándo preparar antes la clave?
Activa el cifrado cuando en los mensajes o en las descripciones de las tareas guardes contenidos que no deberían revelarse si se filtrara la propia base de datos. Antes prepara un lugar para guardar la copia de la clave y designa a una persona responsable de su custodia; sin esto, te arriesgas a perder el acceso a los registros cifrados.
El miércoles, Marek abre la tarea de un cliente: en el asunto está su apellido y en la descripción, los acuerdos. Tras activar el cifrado y cifrar los registros anteriores, la descripción quedará protegida en la propia copia de la base de datos, pero el asunto seguirá siendo legible. Marek revisa además una nota: su contenido no está incluido en este interruptor.
Si en tu empresa todavía no habéis decidido dónde guardar la copia de la clave, empieza por esa decisión y no por el interruptor. Lo mismo ocurre al organizar los datos trasladados desde otra herramienta: comprueba qué guardas en las descripciones y mensajes, y qué queda en campos que permanecen legibles. Lo explicamos con más detalle en el artículo sobre el programa de tareas, el RGPD y el servidor propio.
Tras activar el cifrado, los registros antiguos pueden pasar desapercibidos para el buscador
El buscador de Task Manager tiene en cuenta el contenido cifrado, pero lo revisa entre los aproximadamente 200 mensajes más recientes y las aproximadamente 200 tareas más recientes. Por eso puede no encontrar un registro más antiguo, aunque todavía puedas abrirlo en el hilo correspondiente.
Notarás esta limitación cuando, al cabo de varios meses, intentes encontrar una palabra oculta únicamente en un mensaje antiguo. El filtrado independiente de la lista de tareas y chats mediante una frase introducida tiene en cuenta los asuntos, nombres y contenidos sin cifrar, pero no busca de este modo en los mensajes cifrados. Un asunto legible ayuda a encontrar el hilo, pero no incluyas en él información que quieras ocultar a quien tenga la copia de la base de datos.
Hay también dos mensajes que el administrador debería conocer. «[Cifrado - sin clave]» significa que en el servidor falta el archivo .env con la clave, por ejemplo tras trasladar el programa. Hay que restaurar el archivo o introducir en él la clave a partir de la copia guardada. «[Error de descifrado]» indica que el registro se cifró con una clave distinta a la disponible en el servidor; la pista de la clave en la sección de ajustes ayuda a compararla con la copia.
Rota la clave solo después de haber cifrado los registros anteriores
Puedes cambiar la clave con la función «Rotar clave», por ejemplo cuando sospeches que su copia ha llegado a una persona no autorizada. Antes de la rotación, ejecuta «Cifrar datos existentes», ya que la operación requiere que los registros afectados estén cifrados.
La nueva clave solo la verás una vez, así que guarda su copia de inmediato. Durante la rotación, Task Manager sigue leyendo los registros que todavía no se han reescrito con la nueva clave utilizando la antigua; esta permanece en el servidor solo hasta el final de la operación. Si la interrumpes, podrás completarla mediante «Continuar rotación». Mientras tanto, el interruptor de cifrado y la migración normal quedan bloqueados.
A veces la rotación se niega a empezar porque, mientras tanto, han llegado nuevos registros del sistema sin cifrar. En ese caso, vuelve a ejecutar «Cifrar datos existentes» justo antes de la rotación. Es otra razón para revisar los contadores antes de cambiar la clave, en lugar de dar por hecho que una migración realizada una vez cerró el asunto.
El cifrado de la base de datos no detiene el contenido enviado al proveedor de IA
Antes de enviar una consulta al proveedor de IA, Task Manager descifra el contenido necesario. La consulta, junto con su contexto, llega al proveedor del modelo configurado por el administrador con la clave API de la empresa, por lo que el cifrado de la base de datos no significa que los datos utilizados por la IA permanezcan únicamente en tu servidor.
El administrador elige el proveedor en Ajustes de IA: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok. Cuando la IA está desactivada, no llega nada al proveedor del modelo. El Correo como fuente de conocimiento para la IA está desactivado por defecto y requiere una decisión independiente del administrador. Las fuentes de conocimiento -tareas, calendario, espacio de trabajo, notas o archivos- las indica el propio usuario en su hilo del Asistente; el administrador activa la IA por separado para tareas, chats y la ventana del Asistente, y el Asistente solo ve aquello a lo que el usuario que pregunta tiene acceso. Encontrarás más detalles en el artículo qué llega al proveedor de IA y en la descripción del principio Tu modelo, tu clave.
¿Standard o Pro? El cifrado lo tienes en ambas variantes
El cifrado de contenidos funciona tanto en la variante Standard como en la Pro. No necesitas elegir Pro solo para cifrar mensajes y descripciones de tareas; Pro añade Correo, Archivos y Automatizaciones, y el contenido de los correos se cifra si usas Correo y activas este mecanismo.
Para la empresa de Marek, con 11 personas, la pregunta no es entonces «¿cuánto cuesta solo el cifrado?», sino «¿el equipo necesita Correo y las demás funciones de Pro?». Hemos desarrollado esta decisión en la comparativa entre las variantes Standard y Pro; los importes actuales los encontrarás en los precios de Task Manager. La licencia es perpetua, incluye 12 meses de actualizaciones y tiene una renovación anual opcional. Pagas una sola vez por el plan correspondiente al número de puestos, no una suscripción mensual por cada persona.
Mañana empieza por el lugar donde guardar la copia de la clave
Antes de que el administrador pulse el interruptor, designa a la persona responsable de la clave y decide dónde guardará la empresa su copia. Después, comprueba con el equipo si la información que requiere protección va a parar a contenidos cifrados y no a asuntos, notas o archivos legibles. Si quieres ver cómo Task Manager organiza las tareas y las conversaciones en tu propio servidor, abre la Demo.
Preguntas frecuentes
¿Task Manager cifra por defecto los mensajes y las descripciones de las tareas?
No, el cifrado de estos contenidos lo activa el administrador en Configuración → Avanzado. Independientemente de este interruptor, se cifran entre otras cosas las contraseñas SMTP, las claves API de los proveedores de IA y los secretos de los webhooks de n8n.
¿Qué pasa si pierdo la clave de cifrado?
Sin la clave, nadie puede recuperar los datos cifrados, ni siquiera el fabricante del programa. Descarga una copia justo después de generar la clave y guárdala fuera del servidor, por ejemplo en el gestor de contraseñas de la empresa.
¿El buscador seguirá funcionando después de activar el cifrado?
Sí, pero los contenidos cifrados solo se consultan entre los aproximadamente 200 mensajes y 200 tareas más recientes. El filtrado de la lista por frase tiene en cuenta los temas, los nombres y los contenidos no cifrados.
¿Puede el Asistente de IA usar mensajes cifrados?
Sí, cuando ese contenido es una fuente de conocimiento indicada por el usuario: antes de enviar la consulta con el contexto al proveedor de IA configurado, el programa descifra el contenido necesario, y el Asistente solo ve aquello a lo que el usuario tiene acceso. Con la IA desactivada, nada llega al proveedor del modelo.
¿El cifrado de datos en el programa de gestión de tareas funciona solo en Pro?
No, el cifrado de mensajes y descripciones de tareas funciona en Standard y en Pro. El módulo Correo, cuyo contenido también puede cifrarse, está disponible en Pro.
Fuentes
El equipo de Task Manager - escribimos sobre el trabajo en equipo, la IA en la empresa y la organización de las tareas con ejemplos de Task Manager, un programa que se instala en tu propio servidor. Task Manager es desarrollado desde 2013 por Blue Creation Group (Piotr Łącz) y lo utilizan, entre otros, Neonet, la Universidad Militar de Tecnología y Polpharma - consulta las opiniones de los clientes. Verificamos los textos con la documentación y la versión actual del programa.
