Mercredi, Marek, propriétaire d’un cabinet comptable de 11 personnes, reçoit d’un client la question : « Que verrait quelqu’un qui récupérerait une copie de votre base de données ? ». Le chiffrement des données dans un logiciel de gestion de tâches peut cacher à cette personne le contenu des messages et des descriptions de tâches - à condition que l’administrateur ait aussi inclus les entrées précédentes.
Le chiffrement des données dans un logiciel de gestion de tâches protège la copie de la base, pas chaque emplacement de données
Le chiffrement du contenu dans Task Manager protège contre la lecture des messages et des descriptions de tâches par quelqu’un qui aurait récupéré uniquement une copie de la base de données. Il ne chiffre pas l’ensemble du contenu de l’application et ne remplace pas le contrôle d’accès aux comptes ni au serveur.
Imaginez que Marek apprenne la divulgation d’une ancienne copie de la base de l’hébergeur. Si l’administrateur a activé le chiffrement et l’a aussi appliqué aux entrées précédentes, les contenus concernés sont remplacés dans la base par un texte chiffré AES-256-GCM, c’est-à-dire un enregistrement illisible sans la bonne clé. La clé se trouve dans le fichier .env sur le serveur, et non dans la base elle-même. Si quelqu’un obtenait également la clé, la situation serait différente - une simple copie de la base n’équivaut pas à une copie de la base accompagnée des fichiers du serveur.
Task Manager fonctionne sur l’hébergement du client sous forme de fichiers PHP et de base MySQL, les données de l’application se trouvent donc sur votre serveur. L’administrateur de l’entreprise active le chiffrement dans les paramètres et conserve une copie de la clé en dehors du serveur, par exemple dans un gestionnaire de mots de passe d’entreprise.
Par ailleurs, l’application bloque la connexion pendant 15 minutes après cinq mots de passe incorrects sur un même compte ; elle limite aussi les tentatives depuis une même adresse IP à 20 échecs en 15 minutes. Ces mécanismes concernent la connexion, et non la lecture d’une base dérobée.
Qu’est-ce qui est chiffré, et qu’est-ce qui reste en clair ?
Une fois le chiffrement activé, Task Manager enregistre sous forme chiffrée le contenu des messages, les descriptions de tâches, les éléments ajoutés aux listes de tâches, les messages d’absence et le contenu des e-mails dans la Messagerie. Il ne chiffre pas, entre autres, les sujets de tâches, les noms des discussions et des Espaces de travail, les notes, les fichiers ni les conversations dans la fenêtre de l’Assistant IA.
| Chiffré après activation | Reste en clair |
|---|---|
| Le contenu des messages dans les tâches et les discussions, y compris les réponses de l’Assistant IA enregistrées dans le fil de discussion, les messages de l’Agent IA, les entrées issues des Automatisations et de n8n, ainsi que les réponses automatiques d’absence | Les sujets des tâches ainsi que les noms des discussions et des Espaces de travail |
| Les descriptions de tâches, y compris celles créées par les Automatisations et n8n | Les notes et les fichiers |
| Les éléments ajoutés aux listes de tâches via le bouton « + Ajouter un élément » | Les entrées système dans le fil de discussion, par exemple une information sur le changement de statut, d’échéance, de nom de tâche ou de participants |
| Les messages d’absence, par exemple concernant des congés ou une maladie | Les conversations dans la fenêtre de l’Assistant IA, y compris les questions sur les e-mails dans la Messagerie, ainsi que les plans de l’Agent IA |
| Le contenu des e-mails dans le module Messagerie | Les sujets et expéditeurs des e-mails |
La différence entre une réponse de l’Assistant IA dans le fil de la tâche et une conversation dans la fenêtre de l’Assistant IA a son importance : la première fait partie des messages chiffrés, la seconde reste en clair. Une réponse à une question sur un e-mail peut aussi citer son contenu dans une conversation non chiffrée. Les plans de l’Agent IA peuvent contenir le contenu de messages et d’e-mails planifiés, et ne sont pas couverts par ce chiffrement.
Vous pouvez chiffrer le contenu des e-mails de la même manière que les messages, mais le module Messagerie n’est disponible qu’en formule Pro. Indépendamment de l’interrupteur évoqué ici, Task Manager chiffre toujours, par un mécanisme distinct, les mots de passe SMTP, les clés API des fournisseurs d’IA et les secrets des webhooks n8n ; cela concerne également les mots de passe des boîtes mail et les jetons de Google Agenda.
Comment activer le chiffrement sans perdre l’accès au contenu ?
Le chiffrement est activé par l’administrateur dans la section Paramètres → Avancé → Chiffrement des données. Il doit d’abord générer une clé et en télécharger une copie, puis seulement ensuite activer le chiffrement des nouvelles données, et enfin chiffrer séparément les entrées déjà enregistrées.
Seul le compte administrateur voit cette section. L’ordre des étapes compte :
- Cliquez sur « Générer une clé de chiffrement ».
- Cliquez immédiatement sur « Télécharger une copie de la clé » et conservez-la en dehors du serveur, par exemple dans un gestionnaire de mots de passe d’entreprise.
- Activez « Chiffrer les nouvelles données » et cliquez sur « Enregistrer ».
- Cliquez sur « Chiffrer les données existantes » pour inclure aussi les entrées précédentes.
Sans la clé, personne ne peut récupérer les données chiffrées, pas même l'éditeur du logiciel. C'est pourquoi il ne faut pas repousser la sauvegarde de la clé à un moment après la migration. L'interrupteur lui-même agit sur les contenus enregistrés à partir du moment de son activation ; il ne chiffre pas rétroactivement tout l'historique. L'outil de traitement des données antérieures peut être arrêté avec le bouton « Arrêter » puis repris plus tard, et le compteur dans les paramètres affiche la progression séparément pour chaque groupe d'entrées.
Si vous souhaitez un jour désactiver définitivement le chiffrement, utilisez d'abord « Déchiffrer tout ». Cette opération réenregistre les contenus concernés dans la base sous forme de texte en clair. Ne considérez donc pas la désactivation de l'interrupteur comme un moyen de résoudre un problème de clé manquante.
Quand activer le chiffrement, et quand préparer d'abord la clé ?
Activez le chiffrement lorsque vous conservez, dans les messages ou les descriptions de tâches, des contenus qu'une fuite de la seule base de données ne devrait pas révéler. Préparez d'abord un emplacement pour la sauvegarde de la clé et désignez une personne responsable de sa conservation ; sans cela, vous risquez de perdre l'accès aux entrées chiffrées.
Mercredi, Marek ouvre la tâche d'un client : son nom figure dans l'objet, et les accords conclus dans la description. Une fois le chiffrement activé et les entrées antérieures chiffrées, la description sera protégée dans la sauvegarde de la base elle-même, mais l'objet restera en clair. Marek vérifie encore la note - son contenu n'est pas couvert par cet interrupteur.
Si votre entreprise n'a pas encore décidé où conserver la sauvegarde de la clé, commencez par cette décision, pas par l'interrupteur. Il en va de même lors du rangement des données importées d'un autre outil : vérifiez ce que vous enregistrez dans les descriptions et les messages, et ce qui reste dans des champs en clair. Nous en parlons plus en détail dans l'article sur le logiciel de gestion des tâches, le RGPD et l'hébergement propre.
Après l'activation du chiffrement, les anciennes entrées peuvent échapper à la recherche
La recherche de Task Manager prend en compte le contenu chiffré, mais elle l'examine parmi les quelque 200 messages les plus récents et les quelque 200 tâches les plus récentes. Elle peut donc ne pas trouver une entrée plus ancienne, même si vous pouvez toujours l'ouvrir dans le fil de discussion correspondant.
Vous remarquerez cette limite lorsque, après quelques mois, vous essaierez de retrouver un mot caché uniquement dans un ancien message. Le filtrage séparé de la liste des tâches et des discussions par une expression saisie prend en compte les objets, les noms et les contenus non chiffrés - il ne parcourt pas ainsi les messages chiffrés. Un objet en clair aide à retrouver un fil de discussion, mais n'y placez pas d'information que vous souhaitez cacher au détenteur de la copie de la base.
Il existe aussi deux messages que l'administrateur devrait connaître. « [Chiffré - clé manquante] » indique qu'il manque sur le serveur un fichier .env contenant la clé, par exemple après un déplacement du programme. Il faut alors restaurer le fichier ou y inscrire la clé à partir de la sauvegarde conservée. « [Erreur de déchiffrement] » indique que l'entrée a été chiffrée avec une clé différente de celle disponible sur le serveur ; l'indice de clé dans la section des paramètres aide à la comparer avec la sauvegarde.
Ne faites tourner la clé qu'après avoir chiffré les entrées antérieures
Vous pouvez changer la clé avec la fonction « Faire tourner la clé », par exemple si vous soupçonnez qu'une copie en est parvenue à une personne non autorisée. Avant la rotation, lancez « Chiffrer les données existantes », car cette opération exige que les entrées concernées soient déjà chiffrées.
Vous ne verrez la nouvelle clé qu'une seule fois, alors sauvegardez-en immédiatement une copie. Pendant la rotation, Task Manager continue à lire les entrées pas encore converties vers la nouvelle clé en utilisant l'ancienne ; celle-ci reste sur le serveur uniquement jusqu'à la fin de l'opération. Si vous l'interrompez, vous pourrez la terminer via « Continuer la rotation ». Pendant ce temps, l'interrupteur de chiffrement et la migration classique sont bloqués.
Il arrive que la rotation refuse de démarrer parce que de nouvelles entrées système en clair sont apparues entre-temps. Dans ce cas, relancez « Chiffrer les données existantes » juste avant la rotation. C'est une raison supplémentaire de vérifier les compteurs avant de changer de clé, plutôt que de supposer qu'une migration effectuée une fois a clos le sujet.
Le chiffrement de la base n'empêche pas l'envoi de contenu au fournisseur d'IA
Avant d'envoyer une requête au fournisseur d'IA, Task Manager déchiffre le contenu nécessaire. La requête, accompagnée de son contexte, est transmise au fournisseur du modèle configuré par l'administrateur sur la clé API de l'entreprise ; le chiffrement de la base ne signifie donc pas que les données utilisées par l'IA restent exclusivement sur votre serveur.
L'administrateur choisit le fournisseur dans les Paramètres IA : OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok. Lorsque l'IA est désactivée, rien n'est transmis au fournisseur du modèle. La messagerie en tant que source de connaissances pour l'IA est désactivée par défaut et nécessite une décision distincte de l'administrateur. Les sources de connaissances - tâches, calendrier, espace de travail, notes ou fichiers - sont désignées par l'utilisateur lui-même dans son fil de discussion avec l'Assistant ; l'administrateur active l'IA séparément pour les tâches, les discussions et la fenêtre de l'Assistant, et l'Assistant ne voit que ce à quoi l'utilisateur qui l'interroge a accès. Vous trouverez les détails dans l'article ce qui est transmis au fournisseur d'IA ainsi que dans la description du principe Votre modèle, votre clé.
Standard ou Pro ? Le chiffrement est disponible dans les deux versions
Le chiffrement du contenu fonctionne aussi bien dans la version Standard que dans la version Pro. Vous n'avez pas besoin de choisir Pro uniquement pour chiffrer les messages et les descriptions de tâches ; Pro ajoute la Messagerie, les Fichiers et les Automatisations, et le contenu des e-mails est chiffré si vous utilisez la Messagerie et activez ce mécanisme.
Pour l'entreprise de Marek, qui compte 11 personnes, la question n'est donc pas « combien coûte le chiffrement seul ? », mais « l'équipe a-t-elle besoin de la Messagerie et des autres fonctionnalités de Pro ? ». Nous avons détaillé cette décision dans la comparaison des versions Standard et Pro ; vous trouverez les montants actuels dans les tarifs de Task Manager. La licence est perpétuelle, elle inclut 12 mois de mises à jour et offre un renouvellement annuel optionnel. Vous payez une seule fois pour le plan correspondant au nombre de postes, et non un abonnement mensuel par personne.
Demain, commencez par prévoir un emplacement pour la sauvegarde de la clé
Avant que l'administrateur n'active l'interrupteur, désignez une personne responsable de la clé et déterminez où l'entreprise conservera sa sauvegarde. Vérifiez ensuite avec l'équipe si les informations nécessitant une protection sont bien placées dans les contenus chiffrés, et non dans des objets, notes ou fichiers en clair. Si vous voulez voir comment Task Manager organise les tâches et les conversations sur votre propre hébergement, ouvrez la Demo.
Questions fréquentes
Task Manager chiffre-t-il par défaut les messages et les descriptions de tâches ?
Non, le chiffrement de ces contenus est activé par l’administrateur dans Paramètres → Avancé. Indépendamment de cet interrupteur, sont notamment chiffrés les mots de passe SMTP, les clés API des fournisseurs d’IA et les secrets des webhooks n8n.
Que se passe-t-il si je perds la clé de chiffrement ?
Sans la clé, personne ne peut récupérer les données chiffrées, pas même l’éditeur du logiciel. Téléchargez une copie dès la génération de la clé et conservez-la en dehors du serveur, par exemple dans un gestionnaire de mots de passe d’entreprise.
La recherche fonctionne-t-elle une fois le chiffrement activé ?
Oui, mais les contenus chiffrés ne sont analysés que parmi environ 200 messages les plus récents et environ 200 tâches. Le filtrage par mot-clé prend en compte les sujets, les noms et les contenus non chiffrés.
L’Assistant IA peut-il utiliser des messages chiffrés ?
Oui, lorsque ce contenu constitue une source de connaissance indiquée par l’utilisateur : avant d’envoyer la requête avec le contexte au fournisseur d’IA configuré, le logiciel déchiffre le contenu nécessaire, et l’Assistant ne voit que ce à quoi l’utilisateur a accès. Si l’IA est désactivée, rien n’est transmis au fournisseur du modèle.
Le chiffrement des données dans le logiciel de gestion de tâches fonctionne-t-il uniquement en Pro ?
Non, le chiffrement des messages et des descriptions de tâches fonctionne en Standard comme en Pro. Le module Messagerie, dont le contenu des e-mails peut également être chiffré, est disponible en Pro.
Sources
L’équipe Task Manager - nous écrivons sur le travail en équipe, l’IA en entreprise et l’organisation des tâches, à partir d’exemples tirés de Task Manager, un logiciel installé sur votre propre serveur. Task Manager est développé depuis 2013 par Blue Creation Group (Piotr Łącz) ; il est notamment utilisé par Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna et Polpharma - consultez les avis de nos clients. Nous vérifions nos contenus à l’aide de la documentation et de la version actuelle du logiciel.
