Szerdán Marek, egy 11 fős könyvelőiroda tulajdonosa, kérdést kap egy ügyféltől: „Mit lát az, aki kiviszi az adatbázisotok másolatát a tárhelyről?”. Az adattitkosítás a feladatkezelő programban elrejtheti e személy elől az üzenetek és a feladatleírások tartalmát - ha az adminisztrátor ezt a korábbi bejegyzésekre is kiterjesztette.
Az adattitkosítás a feladatkezelő programban az adatbázis másolatát védi, nem minden olyan helyet, ahol adatok vannak
A tartalom titkosítása a Task Managerben megvédi az üzenetek és feladatleírások elolvasásától azt, aki csak az adatbázis másolatát szerezte meg. Nem titkosítja az alkalmazás teljes tartalmát, és nem helyettesíti a fiókokhoz és a szerverhez való hozzáférés ellenőrzését.
Képzeld el, hogy Marek értesül arról, hogy nyilvánosságra került a tárhely egy régi adatbázis-másolata. Ha az adminisztrátor bekapcsolta a titkosítást, és azt a korábbi bejegyzésekre is kiterjesztette, akkor az e mechanizmus által érintett tartalmak helyett az adatbázisban AES-256-GCM titkosítású, vagyis a megfelelő kulcs nélkül olvashatatlan adat található. A kulcs a szerveren, a .env fájlban van, nem magában az adatbázisban. Ha valaki a kulcsot is megszerezné, más lenne a helyzet - az adatbázis puszta másolata nem ugyanaz, mint az adatbázis másolata a szerver fájljaival együtt.
A Task Manager az ügyfél tárhelyén PHP-fájlokként és MySQL adatbázisként működik, így az alkalmazás adatai a saját szervereden helyezkednek el. A cég adminisztrátora a beállításokban kapcsolja be a titkosítást, és a kulcs másolatát a szerveren kívül tárolja, például a cég jelszókezelőjében.
Emellett az alkalmazás 15 percre felfüggeszti a bejelentkezést öt hibás jelszó megadása után egyazon fiókhoz; emellett korlátozza az egy IP-címről érkező próbálkozásokat is, 20 sikertelen kísérletre 15 percenként. Ezek a mechanizmusok a bejelentkezésre vonatkoznak, nem a kivitt adatbázis elolvasására.
Mi van titkosítva, és mi marad nyitott?
A titkosítás bekapcsolása után a Task Manager titkosított formában menti az üzenetek tartalmát, a feladatleírásokat, a teendőlistákhoz hozzáadott tételeket, a távolléti üzeneteket és a Levelezésben lévő e-mailek tartalmát. Nem titkosítja többek között a feladatok témáit, a csevegések és munkaterületek neveit, a jegyzeteket, a fájlokat és az AI-asszisztens ablakában folytatott beszélgetéseket.
| Titkosítva bekapcsolás után | Nyitott marad |
|---|---|
| Üzenetek tartalma a feladatokban és csevegésekben, beleértve a beszélgetésszálban mentett AI-asszisztens válaszait, az AI-ügynök üzeneteit, az Automatizálásokból és n8n-ből származó bejegyzéseket, valamint a távolléti automatikus válaszokat | A feladatok témái, valamint a csevegések és munkaterületek nevei |
| Feladatleírások, beleértve az Automatizálások és n8n által létrehozottakat is | Jegyzetek és fájlok |
| A „+ Tétel hozzáadása” gombbal a teendőlistákhoz hozzáadott tételek | Rendszerbejegyzések a beszélgetésszálban, például az állapot, a határidő, a feladat nevének vagy résztvevőinek módosításáról szóló információ |
| Távolléti üzenetek, például szabadságról vagy betegségről | Beszélgetések az AI-asszisztens ablakában, beleértve a Levelezésben lévő e-mailekkel kapcsolatos kérdéseket, valamint az AI-ügynök terveit |
| E-mailek tartalma a Levelezés modulban | Az e-mailek témái és feladói |
Számít a különbség az AI-asszisztens feladat beszélgetésszálában adott válasza és az AI-asszisztens ablakában folytatott beszélgetés között: az előbbi a titkosított üzenetek közé tartozik, az utóbbi nyitott marad. Egy e-mailről feltett kérdésre adott válasz idézheti annak tartalmát a nem titkosított beszélgetésben is. Az AI-ügynök tervei tartalmazhatják a tervezett üzenetek és e-mailek szövegét, és ezekre nem vonatkozik ez a titkosítás.
Az e-mailek tartalmát ugyanúgy titkosíthatod, mint az üzeneteket, de a Levelezés modul kizárólag a Pro csomagban érhető el. A tárgyalt kapcsolótól függetlenül a Task Manager mindig külön mechanizmussal titkosítja az SMTP-jelszavakat, az AI-szolgáltatók API-kulcsait és az n8n webhookok titkait; ez vonatkozik a postafiókok jelszavaira és a Google Naptár tokenjeire is.
Hogyan kapcsold be a titkosítást, hogy ne veszítsd el a hozzáférést a tartalmakhoz?
A titkosítást az adminisztrátor kapcsolja be a Beállítások → Speciális → Adattitkosítás szekcióban. Először kulcsot kell generálnia és letöltenie annak másolatát, csak ezután kapcsolhatja be az új adatok titkosítását, majd külön kell titkosítania a már korábban mentett bejegyzéseket is.
Ezt a szekciót csak az adminisztrátori fiók látja. A sorrend számít:
- Kattints a „Titkosítási kulcs generálása” gombra.
- Rögtön kattints a „Kulcs másolatának letöltése” gombra, és tárold a szerveren kívül, például a cég jelszókezelőjében.
- Kapcsold be az „Új adatok titkosítása” lehetőséget, majd kattints a „Mentés” gombra.
- Kattints a „Meglévő adatok titkosítása” gombra, hogy a korábbi bejegyzéseket is érintse.
A titkosított adatokat kulcs nélkül senki sem állítja vissza, még a program gyártója sem. Ezért ne halaszd el a kulcs másolatának elmentését a migráció utánra. Maga a kapcsoló csak a bekapcsolás pillanatától rögzített tartalomra hat; visszamenőleg nem titkosítja a teljes előzményt. A korábbi adatokhoz tartozó eszközt a „Leállítás” gombbal megállíthatod, majd később folytathatod, a beállításokban lévő számláló pedig csoportonként külön mutatja a haladást.
Ha valaha véglegesen ki szeretnéd kapcsolni a titkosítást, először használd a „Mindent visszafejt” funkciót. Ez a művelet az érintett tartalmakat visszaírja az adatbázisba sima szövegként. Ne tekintsd tehát a kapcsoló kikapcsolását a hiányzó kulcs problémájának megoldási módjaként.
Mikor kapcsold be a titkosítást, és mikor készítsd elő előbb a kulcsot?
Kapcsold be a titkosítást, ha az üzenetekben vagy a feladatok leírásában olyan tartalmat tárolsz, amelyet maga az adatbázis kiszivárgása sem fedhetne fel. Először készíts helyet a kulcs másolatának, és jelölj ki egy felelős személyt annak megőrzésére; enélkül azt kockáztatod, hogy elveszíted a hozzáférést a titkosított bejegyzésekhez.
Szerdán Marek megnyitja az ügyfél feladatát: a tárgyban szerepel a neve, a leírásban pedig a megállapodások. A titkosítás bekapcsolása és a korábbi bejegyzések titkosítása után a leírás védett lesz magában az adatbázis-másolatban, de a tárgy jól olvasható marad. Marek megnézi még a jegyzetet is - annak tartalmát ez a kapcsoló nem érinti.
Ha a cégben még nem döntöttétek el, hol tárolja a kulcs másolatát, ezzel a döntéssel kezdjétek, ne a kapcsolóval. Hasonlóan fontos ez egy másik eszközből átköltöztetett adatok rendszerezésekor is: nézd meg, mit írsz a leírásokba és üzenetekbe, és mit a jól olvasható marad mezőkbe. Erről bővebben a feladatkezelő programról, a GDPR-ról és a saját szerverről szóló cikkünkben írunk.
A titkosítás bekapcsolása után a régebbi bejegyzések elkerülhetik a keresőt
A Task Manager keresője figyelembe veszi a titkosított tartalmat is, de csak a legutóbbi körülbelül 200 üzenet és 200 feladat között keres. Ezért előfordulhat, hogy nem találja meg a régebbi bejegyzést, még akkor sem, ha azt a megfelelő beszélgetésszálban továbbra is megnyithatod.
Ezt a korlátot akkor veszed észre, amikor hónapok múlva megpróbálsz megkeresni egy szót, amely kizárólag egy régi üzenetben szerepelt. A feladatok és csevegések listájának beírt kifejezéssel történő külön szűkítése a tárgyakat, neveket és a nem titkosított tartalmakat veszi figyelembe - a titkosított üzeneteket így nem keresi át. A jól olvasható tárgy segít megtalálni a beszélgetésszálat, de ne tegyél bele olyan információt, amelyet el szeretnél rejteni az adatbázis-másolat birtokosa elől.
Van két üzenet is, amelyet az adminisztrátornak ismernie kell. A „[Titkosítva - nincs kulcs]” azt jelzi, hogy a szerveren hiányzik a kulcsot tartalmazó .env fájl, például a program átköltöztetése után. Vissza kell állítani a fájlt, vagy be kell írni bele a megőrzött másolatból származó kulcsot. A „[Visszafejtési hiba]” arra utal, hogy a bejegyzést más kulccsal titkosították, mint ami a szerveren elérhető; a beállítások szekcióban lévő kulcssúgó segít összehasonlítani azt a másolattal.
A kulcsot csak a korábbi bejegyzések titkosítása után forgasd
A kulcsot a „Kulcs forgatása” funkcióval cserélheted, például ha gyanítod, hogy a másolata illetéktelen személyhez került. A forgatás előtt futtasd a „Meglévő adatok titkosítása” funkciót, mivel a művelethez szükséges, hogy az érintett bejegyzések titkosítva legyenek.
Az új kulcsot csak egyszer látod, ezért azonnal mentsd el a másolatát. A forgatás alatt a Task Manager továbbra is olvassa a még át nem írt bejegyzéseket a régi kulccsal; ez kizárólag a művelet végéig marad a szerveren. Ha megszakítod, a „Forgatás folytatása” gombbal fejezheted be. Ez idő alatt a titkosítás kapcsolója és a hagyományos migráció le van tiltva.
Előfordul, hogy a forgatás nem indul el, mert időközben jól olvasható rendszerbejegyzések keletkeztek. Ilyenkor futtasd újra a „Meglévő adatok titkosítása” funkciót közvetlenül a forgatás előtt. Ez egy újabb ok arra, hogy a kulcs cseréje előtt a számlálókat nézd meg, ahelyett hogy feltételeznéd, hogy egy korábban elvégzett migráció lezárta a kérdést.
Az adatbázis titkosítása nem állítja meg az AI-szolgáltatóhoz küldött tartalmat
Mielőtt elküldené a kérést az AI-szolgáltatónak, a Task Manager visszafejti a szükséges tartalmat. A kérés a kontextussal együtt az adminisztrátor által beállított modellszolgáltatóhoz jut el, a cég API-kulcsán keresztül, így az adatbázis titkosítása nem jelenti azt, hogy az AI által használt adatok kizárólag a saját szervereden maradnak.
Az adminisztrátor az AI-beállításokban választja ki a szolgáltatót: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude vagy xAI Grok. Ha az AI ki van kapcsolva, semmi sem jut el a modellszolgáltatóhoz. A Levelezés mint AI-tudásforrás alapértelmezetten ki van kapcsolva, és külön adminisztrátori döntést igényel. A tudásforrásokat - feladatok, naptár, munkaterület, jegyzetek vagy fájlok - maga a felhasználó jelöli ki a saját Asszisztens-beszélgetésszálában; az adminisztrátor külön kapcsolja be az AI-t a feladatokhoz, csevegésekhez és az Asszisztens ablakához, az Asszisztens pedig kizárólag azt látja, amihez a kérdező felhasználónak hozzáférése van. A részletekért lásd a mi jut el az AI-szolgáltatóhoz című cikket, valamint a Saját modell, saját kulcs elv leírását.
Standard vagy Pro? A titkosítást mindkét csomagban megkapod
A tartalmak titkosítása mind a Standard, mind a Pro csomagban működik. Nem kell a Pro-t választanod csak azért, hogy titkosítsd az üzeneteket és a feladatleírásokat; a Pro hozzáadja a Levelezést, a Fájlokat és az Automatizálásokat, az e-mailek tartalma pedig akkor van titkosítva, ha használod a Levelezést, és bekapcsolod ezt a mechanizmust.
Marek 11 fős cége számára tehát a kérdés nem az, hogy „mennyibe kerül maga a titkosítás?”, hanem az, hogy „szüksége van-e a csapatnak Levelezésre és a Pro többi funkciójára?”. Ezt a döntést a Standard és Pro csomagok összehasonlításában részleteztük; az aktuális árakat a Task Manager árlistájában találod. A licenc örökös, 12 hónap frissítést tartalmaz, és opcionálisan évente megújítható. Egyszer fizetsz a munkaállomások számának megfelelő csomagért, nem pedig havi előfizetést személyenként.
Holnap kezdd a kulcs másolatának helyével
Mielőtt az adminisztrátor rákattint a kapcsolóra, jelölj ki egy felelőst a kulcsért, és döntsd el, hol tárolja a cég a másolatát. Utána nézd át a csapattal, hogy a védelmet igénylő információk a titkosított tartalmakba kerülnek-e, nem pedig jól olvasható tárgyakba, jegyzetekbe vagy fájlokba. Ha szeretnéd megnézni, hogyan rendszerezi a Task Manager a feladatokat és beszélgetéseket a saját tárhelyeden, nyisd meg a Demót.
Gyakori kérdések
Alapértelmezetten titkosítja-e a Task Manager az üzeneteket és a feladatleírásokat?
Nem, ezeknek a tartalmaknak a titkosítását az adminisztrátor kapcsolja be a Beállítások → Speciális menüben. Ettől a kapcsolótól függetlenül titkosítva van többek között az SMTP-jelszavak, az AI-szolgáltatók API-kulcsai és az n8n webhookok titkai.
Mi történik, ha elveszítem a titkosítási kulcsot?
Kulcs nélkül a titkosított adatokat senki nem tudja visszaállítani, a program gyártója sem. Töltsd le a kulcs másolatát rögtön a generálás után, és tárold a szerveren kívül, például a cég jelszókezelőjében.
Működik-e a kereső a titkosítás bekapcsolása után?
Igen, de a titkosított tartalmakat csak a legfrissebb körülbelül 200 üzenet és körülbelül 200 feladat között ellenőrzi. A lista szűkítése kifejezéssel a témákat, neveket és a nem titkosított tartalmakat veszi figyelembe.
Használhatja-e az AI-asszisztens a titkosított üzeneteket?
Igen, ha egy ilyen tartalom a felhasználó által megjelölt tudásforrás: mielőtt a kontextussal ellátott kérést elküldi a beállított AI-szolgáltatónak, a program dekódolja a szükséges tartalmat, az asszisztens pedig kizárólag azt látja, amihez a felhasználónak hozzáférése van. Kikapcsolt AI mellett semmi nem jut el a modellszolgáltatóhoz.
Az adattitkosítás a feladatkezelő programban csak a Pro csomagban működik?
Nem, az üzenetek és a feladatleírások titkosítása a Standard és a Pro csomagban is működik. A Levelezés modul, amelynek tartalma szintén titkosítható, kizárólag a Pro csomagban érhető el.
Források
A Task Manager csapata - a csapatmunkáról, a vállalati AI-ról és a feladatok rendszerezéséről írunk a saját szerverre telepíthető Task Manager példáin keresztül. A Task Managert 2013 óta a Blue Creation Group (Piotr Łącz) fejleszti; többek között a Neonet, a Wojskowa Akademia Techniczna és a Polpharma is használja - nézd meg az ügyfelek véleményét. Írásainkat a dokumentáció és a program aktuális verziója alapján ellenőrizzük.
