Am Mittwoch erhält Marek, Inhaber eines Buchhaltungsbüros mit 11 Mitarbeitern, von einem Kunden die Frage: „Was würde jemand sehen, der eine Kopie Ihrer Datenbank vom Hosting erbeutet?“. Die Verschlüsselung von Daten im Task-Programm kann vor einer solchen Person den Inhalt von Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen verbergen - wenn der Administrator davon auch frühere Einträge erfasst hat.
Die Verschlüsselung von Daten im Task-Programm schützt die Datenbankkopie, nicht jeden Ort mit Daten
Die Inhaltsverschlüsselung in Task Manager schützt davor, dass jemand, der nur eine Kopie der Datenbank erbeutet hat, Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen lesen kann. Sie verschlüsselt nicht den gesamten Inhalt der Anwendung und ersetzt nicht die Zugriffskontrolle für Konten und Server.
Stellen Sie sich vor, Marek erfährt, dass eine alte Kopie der Hosting-Datenbank weitergegeben wurde. Hat der Administrator die Verschlüsselung aktiviert und damit auch frühere Einträge erfasst, befindet sich statt der davon erfassten Inhalte in der Datenbank ein AES-256-GCM-Chiffrat, also eine ohne den richtigen Schlüssel unlesbare Aufzeichnung. Der Schlüssel liegt in der Datei .env auf dem Server und nicht in der Datenbank selbst. Hätte jemand auch den Schlüssel erbeutet, sähe die Situation anders aus - eine Kopie der Datenbank allein ist nicht dasselbe wie eine Kopie der Datenbank zusammen mit den Serverdateien.
Task Manager läuft auf dem Hosting des Kunden als PHP-Dateien und MySQL-Datenbank, die Anwendungsdaten liegen also auf Ihrem Server. Der Administrator des Unternehmens aktiviert die Verschlüsselung in den Einstellungen und bewahrt eine Kopie des Schlüssels außerhalb des Servers auf, zum Beispiel in einem firmeninternen Passwortmanager.
Zusätzlich sperrt die Anwendung die Anmeldung für 15 Minuten nach fünf fehlerhaften Passworteingaben für ein Konto; außerdem begrenzt sie Versuche von einer IP-Adresse auf 20 fehlgeschlagene Anmeldungen in 15 Minuten. Diese Mechanismen betreffen die Anmeldung, nicht das Auslesen einer entwendeten Datenbank.
Was wird verschlüsselt und was bleibt im Klartext?
Nach Aktivieren der Verschlüsselung speichert Task Manager als Chiffrat den Inhalt von Nachrichten, Aufgabenbeschreibungen, hinzugefügte To-do-Listenpunkte, Abwesenheitsmeldungen und den Inhalt von E-Mails im Modul E-Mail. Nicht verschlüsselt werden unter anderem Aufgabenthemen, Namen von Chats und Arbeitsbereichen, Notizen, Dateien sowie Unterhaltungen im Fenster des KI-Assistenten.
| Nach Aktivierung verschlüsselt | Bleibt im Klartext |
|---|---|
| Nachrichteninhalt in Aufgaben und Chats, einschließlich im Thread gespeicherter Antworten des KI-Assistenten, Nachrichten des KI-Agenten, Einträge aus Automatisierungen und n8n sowie automatische Abwesenheitsantworten | Aufgabenthemen sowie Namen von Chats und Arbeitsbereichen |
| Aufgabenbeschreibungen, auch solcher, die durch Automatisierungen und n8n erstellt wurden | Notizen und Dateien |
| Mit der Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ hinzugefügte Positionen in To-do-Listen | Systemeinträge im Thread, zum Beispiel Informationen über Änderungen des Status, des Fälligkeitsdatums, des Aufgabennamens oder der Teilnehmer |
| Abwesenheitsmeldungen, zum Beispiel über Urlaub oder Krankheit | Unterhaltungen im Fenster des KI-Assistenten, einschließlich Fragen zu E-Mails im Modul E-Mail, sowie Pläne des KI-Agenten |
| Inhalt von E-Mails im Modul E-Mail | Betreffzeilen und Absender von E-Mails |
Der Unterschied zwischen einer Antwort des KI-Assistenten im Thread einer Aufgabe und einer Unterhaltung im Fenster des KI-Assistenten ist von Bedeutung: Die erste gehört zu den verschlüsselten Nachrichten, die zweite bleibt im Klartext. Die Antwort auf eine Frage zu einer E-Mail kann deren Inhalt auch in der unverschlüsselten Unterhaltung zitieren. Pläne des KI-Agenten können den Inhalt geplanter Nachrichten und E-Mails enthalten und unterliegen dieser Verschlüsselung nicht.
Den Inhalt von E-Mails können Sie genauso verschlüsseln wie Nachrichten, das Modul E-Mail ist jedoch ausschließlich in der Variante Pro verfügbar. Unabhängig von dem besprochenen Schalter verschlüsselt Task Manager mit einem gesonderten Mechanismus stets SMTP-Passwörter, API-Schlüssel der KI-Anbieter und Secrets von n8n-Webhooks; das betrifft auch Postfach-Passwörter und Tokens des Google Kalenders.
Wie aktiviert man die Verschlüsselung, ohne den Zugriff auf Inhalte zu verlieren?
Die Verschlüsselung aktiviert der Administrator im Bereich Einstellungen → Erweitert → Datenverschlüsselung. Er muss zuerst einen Schlüssel generieren und dessen Kopie herunterladen, erst danach die Verschlüsselung neuer Daten aktivieren und gesondert bereits gespeicherte Einträge verschlüsseln.
Diesen Bereich sieht nur das Administratorkonto. Die Reihenfolge ist wichtig:
- Klicken Sie auf „Verschlüsselungsschlüssel generieren“.
- Klicken Sie sofort auf „Schlüsselkopie herunterladen“ und bewahren Sie sie außerhalb des Servers auf, zum Beispiel in einem firmeninternen Passwortmanager.
- Aktivieren Sie „Neue Daten verschlüsseln“ und klicken Sie auf „Speichern“.
- Klicken Sie auf „Vorhandene Daten verschlüsseln“, um auch frühere Einträge zu erfassen.
Ohne Schlüssel kann niemand die verschlüsselten Daten wiederherstellen, auch nicht der Hersteller der Software. Verschieben Sie deshalb das Herunterladen der Kopie nicht auf einen Zeitpunkt nach der Migration. Der Schalter selbst wirkt auf Inhalte, die ab dem Moment der Aktivierung gespeichert werden; er verschlüsselt nicht rückwirkend den gesamten Verlauf. Das Werkzeug für frühere Daten können Sie mit der Schaltfläche „Stoppen“ anhalten und später fortsetzen, und der Zähler in den Einstellungen zeigt den Fortschritt getrennt für jede Gruppe von Einträgen an.
Wenn Sie die Verschlüsselung irgendwann dauerhaft deaktivieren möchten, verwenden Sie zuerst „Alles entschlüsseln“. Dieser Vorgang speichert die betroffenen Inhalte wieder als Klartext in der Datenbank. Betrachten Sie das Ausschalten des Schalters also nicht als Lösung für das Problem eines fehlenden Schlüssels.
Wann die Verschlüsselung aktivieren und wann zuerst den Schlüssel vorbereiten?
Aktivieren Sie die Verschlüsselung, wenn Sie in Nachrichten oder Aufgabenbeschreibungen Inhalte speichern, die ein Leck der reinen Datenbank nicht preisgeben sollte. Bereiten Sie zuerst einen Ort für die Schlüsselkopie vor und bestimmen Sie eine Person, die für deren Aufbewahrung verantwortlich ist; ohne das riskieren Sie den Verlust des Zugriffs auf die verschlüsselten Einträge.
Am Mittwoch öffnet Marek die Aufgabe eines Kunden: im Betreff steht dessen Name, in der Beschreibung die Vereinbarungen. Nach Aktivierung der Verschlüsselung und Verschlüsselung der früheren Einträge wird die Beschreibung in der reinen Datenbankkopie geschützt, der Betreff bleibt jedoch lesbar. Marek prüft noch eine Notiz - deren Inhalt erfasst dieser Schalter nicht.
Wenn in Ihrem Unternehmen noch nicht festgelegt wurde, wo die Schlüsselkopie aufbewahrt wird, beginnen Sie mit dieser Entscheidung, nicht mit dem Schalter. Ebenso beim Aufräumen von Daten, die aus einem anderen Tool übernommen wurden: prüfen Sie, was Sie in Beschreibungen und Nachrichten speichern und was in Feldern, die lesbar bleiben. Ausführlicher beschreiben wir das im Text über Task-Management-Software, DSGVO und eigenem Server.
Nach Aktivierung der Verschlüsselung können ältere Einträge der Suche entgehen
Die Suche von Task Manager berücksichtigt verschlüsselte Inhalte, prüft sie jedoch unter etwa 200 neuesten Nachrichten und etwa 200 Aufgaben. Daher findet sie einen älteren Eintrag möglicherweise nicht, selbst wenn Sie ihn weiterhin im entsprechenden Thread öffnen können.
Diese Einschränkung bemerken Sie, wenn Sie nach einigen Monaten versuchen, ein Wort zu finden, das ausschließlich in einer alten Nachricht verborgen ist. Das separate Eingrenzen der Aufgaben- und Chat-Liste anhand eines eingegebenen Begriffs berücksichtigt Betreffzeilen, Namen und unverschlüsselte Inhalte - verschlüsselte Nachrichten werden auf diese Weise nicht durchsucht. Ein lesbarer Betreff hilft, den Thread zu finden, platzieren Sie darin jedoch keine Information, die Sie vor dem Inhaber der Datenbankkopie verbergen möchten.
Es gibt außerdem zwei Meldungen, die der Administrator kennen sollte. „[Verschlüsselt - kein Schlüssel]“ bedeutet, dass auf dem Server die Datei .env mit dem Schlüssel fehlt, zum Beispiel nach einer Verlagerung der Software. Die Datei muss wiederhergestellt oder der Schlüssel aus einer aufbewahrten Kopie eingetragen werden. „[Entschlüsselungsfehler]“ weist darauf hin, dass ein Eintrag mit einem anderen Schlüssel verschlüsselt wurde als dem auf dem Server verfügbaren; der Schlüsselhinweis im Einstellungsbereich hilft beim Vergleich mit der Kopie.
Rotieren Sie den Schlüssel erst nach Verschlüsselung der früheren Einträge
Den Schlüssel können Sie mit der Funktion „Schlüssel rotieren“ ändern, zum Beispiel wenn Sie vermuten, dass eine Kopie davon in unbefugte Hände gelangt ist. Starten Sie vor der Rotation „Vorhandene Daten verschlüsseln“, da der Vorgang voraussetzt, dass die betroffenen Einträge verschlüsselt sind.
Den neuen Schlüssel sehen Sie nur einmal, bewahren Sie also sofort eine Kopie davon auf. Während der Rotation liest Task Manager Einträge, die noch nicht auf den neuen Schlüssel umgeschrieben wurden, weiterhin mit dem alten; dieser verbleibt nur bis zum Ende des Vorgangs auf dem Server. Wenn Sie ihn unterbrechen, setzen Sie ihn über „Rotation fortsetzen“ fort. In dieser Zeit sind der Verschlüsselungsschalter und die normale Migration gesperrt.
Es kommt vor, dass die Rotation den Start verweigert, weil in der Zwischenzeit neue, unverschlüsselte Systemeinträge hinzugekommen sind. Starten Sie dann erneut „Vorhandene Daten verschlüsseln“ kurz vor der Rotation. Das ist ein weiterer Grund, vor dem Wechsel des Schlüssels einen Blick auf die Zähler zu werfen, statt anzunehmen, dass eine einmal durchgeführte Migration das Thema erledigt hat.
Die Verschlüsselung der Datenbank stoppt nicht die an den KI-Anbieter gesendeten Inhalte
Vor dem Senden einer Anfrage an den KI-Anbieter entschlüsselt Task Manager den benötigten Inhalt. Die Anfrage gelangt zusammen mit dem Kontext an den vom Administrator konfigurierten Modellanbieter, der mit dem API-Schlüssel des Unternehmens arbeitet - die Verschlüsselung der Datenbank bedeutet also nicht, dass die von der KI verwendeten Daten ausschließlich auf Ihrem Server verbleiben.
Der Administrator wählt den Anbieter in den KI-Einstellungen: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok. Wenn die KI deaktiviert ist, gelangt nichts an den Modellanbieter. E-Mail als Wissensquelle für die KI ist standardmäßig deaktiviert und erfordert eine gesonderte Entscheidung des Administrators. Die Wissensquellen - Aufgaben, Kalender, Arbeitsbereich, Notizen oder Dateien - legt der Nutzer selbst in seinem Thread des Assistenten fest; der Administrator aktiviert die KI getrennt für Aufgaben, Chats und das Assistenten-Fenster, und der Assistent sieht ausschließlich das, worauf der anfragende Nutzer Zugriff hat. Details finden Sie im Artikel was an den KI-Anbieter gelangt sowie in der Beschreibung des Prinzips Ihr Modell, Ihr API-Schlüssel.
Standard oder Pro? Verschlüsselung erhalten Sie in beiden Varianten
Die Verschlüsselung von Inhalten funktioniert sowohl in der Standard- als auch in der Pro-Variante. Sie müssen nicht Pro wählen, nur um Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen zu verschlüsseln; Pro bringt zusätzlich E-Mail, Dateien und Automatisierungen, und der Inhalt von E-Mails wird verschlüsselt, wenn Sie E-Mail nutzen und den betreffenden Mechanismus aktivieren.
Für Mareks Unternehmen mit 11 Personen lautet die Frage also nicht „Was kostet die Verschlüsselung allein?“, sondern „Braucht das Team E-Mail und die übrigen Pro-Funktionen?“. Diese Entscheidung haben wir im Vergleich der Varianten Standard und Pro ausführlich beschrieben; die aktuellen Beträge finden Sie in den Preisen von Task Manager. Die Lizenz ist eine Dauerlizenz, umfasst 12 Monate Updates und bietet eine optionale jährliche Verlängerung. Sie zahlen einmalig für den Plan entsprechend der Anzahl der Arbeitsplätze, nicht monatlich pro Person.
Beginnen Sie morgen mit dem Ort für die Schlüsselkopie
Bevor der Administrator den Schalter betätigt, bestimmen Sie eine für den Schlüssel verantwortliche Person und legen Sie fest, wo das Unternehmen dessen Kopie aufbewahrt. Prüfen Sie dann mit dem Team, ob schutzbedürftige Informationen in verschlüsselte Inhalte gelangen und nicht in lesbare Betreffzeilen, Notizen oder Dateien. Wenn Sie sehen möchten, wie Task Manager Aufgaben und Gespräche auf Ihrem Server organisiert, öffnen Sie die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Verschlüsselt Task Manager Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen standardmäßig?
Nein, die Verschlüsselung dieser Inhalte aktiviert der Administrator unter Einstellungen → Erweitert. Unabhängig von diesem Schalter werden unter anderem SMTP-Passwörter, API-Schlüssel der KI-Anbieter und Secrets von n8n-Webhooks verschlüsselt.
Was passiert, wenn ich den Verschlüsselungsschlüssel verliere?
Ohne den Schlüssel kann niemand die verschlüsselten Daten wiederherstellen, auch nicht der Hersteller des Programms. Laden Sie die Kopie sofort nach der Schlüsselgenerierung herunter und bewahren Sie sie außerhalb des Servers auf, zum Beispiel in einem firmeninternen Passwortmanager.
Funktioniert die Suche nach dem Aktivieren der Verschlüsselung noch?
Ja, aber verschlüsselte Inhalte durchsucht sie nur unter den etwa 200 neuesten Nachrichten und etwa 200 Aufgaben. Das Eingrenzen der Liste nach einer Phrase berücksichtigt Themen, Namen und unverschlüsselte Inhalte.
Kann der KI-Assistent verschlüsselte Nachrichten nutzen?
Ja, wenn ein solcher Inhalt eine vom Nutzer angegebene Wissensquelle ist: Vor dem Senden der Anfrage mit Kontext an den konfigurierten KI-Anbieter entschlüsselt das Programm den benötigten Inhalt, und der Assistent sieht ausschließlich das, worauf der Nutzer Zugriff hat. Bei deaktivierter KI gelangt nichts zum Modellanbieter.
Funktioniert die Verschlüsselung von Daten im Task-Programm nur in Pro?
Nein, die Verschlüsselung von Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen funktioniert in Standard und in Pro. Das Modul E-Mail, dessen Inhalt ebenfalls verschlüsselt werden kann, ist in Pro verfügbar.
Quellen
Das Task Manager-Team - wir schreiben anhand von Beispielen aus Task Manager über Teamarbeit, KI im Unternehmen und gut organisierte Aufgaben. Task Manager wird auf dem eigenen Server installiert und seit 2013 von der Blue Creation Group (Piotr Łącz) entwickelt. Zu den Nutzern gehören unter anderem Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna und Polpharma - lesen Sie die Kundenstimmen. Unsere Texte gleichen wir mit der Dokumentation und der aktuellen Programmversion ab.
