V stredu dostane Marek, majiteľ účtovnej kancelárie s 11 zamestnancami, od klienta otázku: „Čo uvidí niekto, kto odnesie kópiu vašej databázy z hostingu?“. Šifrovanie dát v programe na úlohy môže pred takou osobou skryť obsah správ a popisov úloh - ak administrátor ním zahrnul aj predchádzajúce záznamy.
Šifrovanie dát v programe na úlohy chráni kópiu databázy, nie každé miesto s dátami
Šifrovanie obsahu v Task Manageri chráni pred prečítaním správ a popisov úloh niekým, kto získal samotnú kópiu databázy. Nešifruje celý obsah aplikácie a nenahrádza kontrolu prístupu k účtom a serveru.
Predstavte si, že sa Marek dozvie o úniku starej kópie databázy hostingu. Ak administrátor zapol šifrovanie a zahrnul ním aj predchádzajúce záznamy, namiesto obsahu, na ktorý sa tento mechanizmus vzťahuje, sa v databáze nachádza šifrový text AES-256-GCM, teda zápis nečitateľný bez správneho kľúča. Kľúč sa nachádza v súbore .env na serveri, nie v samotnej databáze. Ak by niekto získal aj kľúč, situácia by bola iná - samotná kópia databázy nie je to isté ako kópia databázy spolu so súbormi servera.
Task Manager beží na hostingu klienta ako súbory PHP a databáza MySQL, takže dáta aplikácie sa nachádzajú na vašom serveri. Administrátor firmy zapína šifrovanie v nastaveniach a uchováva kópiu kľúča mimo servera, napríklad vo firemnom správcovi hesiel.
Samostatne aplikácia pozastaví prihlasovanie na 15 minút po piatich nesprávnych heslách k jednému účtu; obmedzuje tiež pokusy z jednej IP adresy na 20 neúspešných za 15 minút. Tieto mechanizmy sa týkajú prihlasovania, nie čítania odcudzenej databázy.
Čo sa šifruje a čo zostáva čitateľné?
Po zapnutí šifrovania Task Manager ukladá ako šifrový text obsah správ, popisy úloh, pridané položky zoznamov to-do, správy o neprítomnosti a obsah e-mailov v Pošte. Nešifruje okrem iného témy úloh, názvy chatov a Pracovných priestorov, poznámky, súbory ani rozhovory v okne Asistenta AI.
| Šifrované po zapnutí | Zostáva čitateľné |
|---|---|
| Obsah správ v úlohách a chatoch vrátane odpovedí Asistenta AI uložených vo vlákne, správ Agenta AI, záznamov z Automatizácií a n8n a automatických odpovedí o neprítomnosti | Témy úloh a názvy chatov a Pracovných priestorov |
| Popisy úloh, aj tých vytvorených Automatizáciami a n8n | Poznámky a súbory |
| Položky pridané do zoznamov to-do tlačidlom „+ Pridať položku“ | Systémové záznamy vo vlákne, napríklad informácia o zmene stavu, termínu, názvu úlohy alebo účastníkov |
| Správy o neprítomnosti, napríklad o dovolenke alebo chorobe | Rozhovory v okne Asistenta AI vrátane otázok o e-mailoch v Pošte a plány Agenta AI |
| Obsah e-mailov v module Pošta | Témy a odosielatelia e-mailov |
Rozdiel medzi odpoveďou Asistenta AI vo vlákne úlohy a rozhovorom v okne Asistenta AI má význam: prvá patrí medzi šifrované správy, druhá zostáva čitateľná. Odpoveď na otázku o e-maile môže tiež citovať jeho obsah v nezašifrovanom rozhovore. Plány Agenta AI môžu obsahovať text naplánovaných správ a e-mailov a nie sú týmto šifrovaním pokryté.
Obsah e-mailov môžete šifrovať rovnako ako správy, ale modul Pošta je dostupný výlučne vo variante Pro. Bez ohľadu na spomínaný prepínač Task Manager vždy šifruje samostatným mechanizmom heslá SMTP, API kľúče poskytovateľov AI a tajné kľúče webhookov n8n; týka sa to aj hesiel schránok a tokenov Kalendára Google.
Ako zapnúť šifrovanie, aby ste neprišli o prístup k obsahu?
Šifrovanie zapína administrátor v sekcii Nastavenia → Rozšírené → Šifrovanie dát. Najprv musí vygenerovať kľúč a stiahnuť jeho kópiu, až potom zapnúť šifrovanie nových dát a osobitne zašifrovať už uložené záznamy.
Sekciu vidí len účet administrátora. Na poradí záleží:
- Kliknite na „Vygenerovať šifrovací kľúč“.
- Hneď kliknite na „Stiahnuť kópiu kľúča“ a uchovajte ju mimo servera, napríklad vo firemnom správcovi hesiel.
- Zapnite „Šifrovať nové dáta“ a kliknite na „Uložiť“.
- Kliknite na „Zašifrovať existujúce dáta“, aby ste zahrnuli aj predchádzajúce záznamy.
Bez kľúča zašifrované dáta neobnoví nikto, ani výrobca programu. Preto neodkladajte stiahnutie kópie na obdobie po migrácii. Samotný prepínač pôsobí na obsah zapisovaný od chvíle zapnutia; nezašifruje spätne celú históriu. Nástroj pre staršie dáta môžete zastaviť tlačidlom „Zastaviť“ a neskôr obnoviť, pričom počítadlo v nastaveniach zobrazuje priebeh osobitne pre každú skupinu záznamov.
Ak niekedy budete chcieť šifrovanie natrvalo vypnúť, najprv použite „Dešifrovať všetko“. Táto operácia zapíše dotknutý obsah späť do databázy ako obyčajný text. Nepovažujte teda vypnutie prepínača za spôsob riešenia problému s chýbajúcim kľúčom.
Kedy zapnúť šifrovanie a kedy najprv pripraviť kľúč?
Zapnite šifrovanie vtedy, keď v správach alebo popisoch úloh uchovávate obsah, ktorý by nemal odhaliť únik samotnej databázy. Najprv si pripravte miesto na kópiu kľúča a osobu zodpovednú za jej uchovanie; bez toho riskujete stratu prístupu k zašifrovaným záznamom.
V stredu si Marek otvorí úlohu klienta: v predmete je jeho priezvisko a v popise - dohodnuté podmienky. Po zapnutí šifrovania a zašifrovaní starších záznamov bude popis chránený v samotnej kópii databázy, ale predmet zostane čitateľný. Marek si ešte skontroluje poznámku - jej obsah tento prepínač nepokrýva.
Ak vo firme ešte nemáte stanovené, kde uchovávať kópiu kľúča, začnite práve týmto rozhodnutím, nie prepínačom. Podobne pri usporadúvaní dát prenesených z iného nástroja: skontrolujte, čo zapisujete do popisov a správ a čo do polí, ktoré ostávajú čitateľné. Podrobnejšie to popisujeme v texte o programe na úlohy, GDPR a vlastnom serveri.
Po zapnutí šifrovania môžu staršie záznamy uniknúť vyhľadávaniu
Vyhľadávanie Task Managera zohľadňuje zašifrovaný obsah, ale kontroluje ho medzi približne 200 najnovšími správami a približne 200 úlohami. Preto nemusí nájsť starší záznam, hoci ho stále môžete otvoriť v príslušnom vlákne.
Toto obmedzenie si všimnete vtedy, keď sa po niekoľkých mesiacoch pokúsite nájsť slovo ukryté výlučne v staršej správe. Samostatné zužovanie zoznamu úloh a chatov podľa zadanej frázy zohľadňuje predmety, názvy a nezašifrovaný obsah - takto neprehľadáva zašifrované správy. Čitateľný predmet pomáha nájsť vlákno, ale neuvádzajte v ňom informáciu, ktorú chcete ukryť pred držiteľom kópie databázy.
Existujú aj dve hlásenia, ktoré by mal poznať administrátor. „[Zašifrované - chýba kľúč]“ znamená, že na serveri chýba súbor .env s kľúčom, napríklad po presune programu. Treba súbor obnoviť alebo doň zapísať kľúč zo zálohovanej kópie. „[Chyba dešifrovania]“ naznačuje, že záznam bol zašifrovaný iným kľúčom, než je dostupný na serveri; nápoveda kľúča v sekcii nastavení pomáha porovnať ho s kópiou.
Rotujte kľúč až po zašifrovaní starších záznamov
Kľúč môžete zmeniť funkciou „Rotovať kľúč“, napríklad keď máte podozrenie, že jeho kópia sa dostala k nepovolanej osobe. Pred rotáciou spustite „Zašifrovať existujúce dáta“, keďže operácia vyžaduje, aby dotknuté záznamy boli zašifrované.
Nový kľúč uvidíte len raz, takže si hneď uložte jeho kópiu. Počas rotácie Task Manager naďalej číta záznamy, ktoré ešte neboli prepísané na nový kľúč, pomocou starého kľúča; ten zostáva na serveri iba do konca operácie. Ak ju prerušíte, dokončíte ju cez „Pokračovať v rotácii“. Počas tejto doby sú prepínač šifrovania a bežná migrácia zablokované.
Stáva sa, že rotácia odmietne spustenie, pretože medzičasom pribudli nové čitateľné systémové záznamy. Vtedy znova spustite „Zašifrovať existujúce dáta“ tesne pred rotáciou. To je ďalší dôvod, prečo sa pred zmenou kľúča pozrieť na počítadlá namiesto predpokladu, že raz vykonaná migrácia tému uzavrela.
Šifrovanie databázy nezastavuje obsah odosielaný poskytovateľovi AI
Pred odoslaním otázky poskytovateľovi AI Task Manager dešifruje potrebný obsah. Otázka spolu s kontextom putuje k poskytovateľovi modelu nakonfigurovanému administrátorom na firemnom API kľúči, takže šifrovanie databázy neznamená, že dáta použité AI zostávajú výlučne na vašom serveri.
Administrátor vyberá poskytovateľa v Nastaveniach AI: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude alebo xAI Grok. Keď je AI vypnuté, k poskytovateľovi modelu sa nič neodošle. Pošta ako zdroj znalostí pre AI je predvolene vypnutá a vyžaduje samostatné rozhodnutie administrátora. Zdroje znalostí - úlohy, kalendár, pracovný priestor, poznámky či súbory - určuje sám používateľ vo svojom vlákne Asistenta; administrátor zapína AI samostatne pre úlohy, chaty a okno Asistenta, pričom Asistent vidí výlučne to, k čomu má prístup pýtajúci sa používateľ. Podrobnosti nájdete v článku čo sa odosiela poskytovateľovi AI a v popise zásady Váš model, váš kľúč.
Standard či Pro? Šifrovanie dostanete v oboch variantoch
Šifrovanie obsahu funguje v oboch variantoch - Standard aj Pro. Nemusíte voliť Pro len preto, aby ste šifrovali správy a popisy úloh; Pro navyše pridáva Poštu, Súbory a Automatizácie, pričom obsah e-mailov je šifrovaný vtedy, ak používate Poštu a zapnete tento mechanizmus.
Pre Marekovu firmu s 11 ľuďmi teda otázka neznie „koľko stojí samotné šifrovanie?“, ale „potrebuje tím Poštu a ostatné funkcie Pro?“. Toto rozhodnutie rozoberáme v porovnaní variantov Standard a Pro; aktuálne sumy nájdete v cenníku Task Managera. Licencia je trvalá, zahŕňa 12 mesiacov aktualizácií a má voliteľné ročné obnovenie. Platíte jednorazovo za plán zodpovedajúci počtu pracovných miest, nie mesačné predplatné za každú osobu.
Zajtra začnite s miestom na kópiu kľúča
Skôr než administrátor klikne na prepínač, určte osobu zodpovednú za kľúč a dohodnite, kde firma uloží jeho kópiu. Potom si so tímom skontrolujte, či sa informácie vyžadujúce ochranu zapisujú do šifrovaného obsahu, a nie do čitateľných predmetov, poznámok alebo súborov. Ak chcete vidieť, ako Task Manager organizuje úlohy a konverzácie na vašom hostingu, otvorte Demo.
Najčastejšie otázky
Šifruje Task Manager predvolene správy a popisy úloh?
Nie, šifrovanie týchto obsahov zapína administrátor v Nastavenia → Rozšírené. Bez ohľadu na tento prepínač sú šifrované okrem iného heslá SMTP, API kľúče poskytovateľov AI a tajné kľúče webhookov n8n.
Čo sa stane, ak stratím šifrovací kľúč?
Bez kľúča zašifrované dáta neobnoví nikto, ani výrobca programu. Stiahnite si kópiu hneď po vygenerovaní kľúča a uchovávajte ju mimo servera, napríklad vo firemnom správcovi hesiel.
Bude po zapnutí šifrovania fungovať vyhľadávanie?
Áno, ale zašifrovaný obsah prehľadáva len medzi približne 200 najnovšími správami a približne 200 úlohami. Zužovanie zoznamu podľa frázy zohľadňuje témy, názvy a nezašifrovaný obsah.
Môže Asistent AI pracovať so zašifrovanými správami?
Áno, pokiaľ je taký obsah zdrojom znalostí určeným používateľom: pred odoslaním otázky s kontextom nakonfigurovanému poskytovateľovi AI program potrebný obsah dešifruje a Asistent vidí len to, k čomu má používateľ prístup. Pri vypnutom AI sa k poskytovateľovi modelu nič neodosiela.
Funguje šifrovanie dát v programe na úlohy len vo variante Pro?
Nie, šifrovanie správ a popisov úloh funguje v Standarde aj v Pro. Modul Pošta, ktorého obsah e-mailov tiež možno šifrovať, je dostupný vo variante Pro.
Zdroje
Tím Task Managera - píšeme o tímovej práci, AI vo firme a poriadku v úlohách na príkladoch z Task Managera, programu inštalovaného na vlastnom serveri. Task Manager vyvíja od roku 2013 Blue Creation Group (Piotr Łącz); používajú ho okrem iných Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna a Polpharma - pozrite si hodnotenia zákazníkov. Texty overujeme podľa dokumentácie a aktuálnej verzie programu.
