Keskiviikkona Marek, 11 hengen tilitoimiston omistaja, saa asiakkaalta kysymyksen: ”Mitä näkisi joku, joka veisi kopion teidän tietokannastanne hostingista?”. Tietojen salaus tehtävienhallintaohjelmassa voi piilottaa tällaiselta henkilöltä viestien ja tehtävien kuvausten sisällön - jos pääkäyttäjä on ulottanut salauksen myös aiempiin merkintöihin.
Tietojen salaus tehtävienhallintaohjelmassa suojaa tietokannan kopion, ei jokaista paikkaa, jossa tietoa säilytetään
Sisällön salaus Task Managerissa suojaa viestit ja tehtävien kuvaukset siltä, että joku pelkän tietokantakopion hankkinut henkilö lukisi ne. Se ei salaa koko sovelluksen sisältöä eikä korvaa tilien tai palvelimen pääsynhallintaa.
Kuvittele, että Marek saa tietää hostingin vanhan tietokantakopion päätyneen jonkun käsiin. Jos pääkäyttäjä on ottanut salauksen käyttöön ja ulottanut sen myös aiempiin merkintöihin, kyseisten sisältöjen kohdalla tietokannassa on AES-256-GCM-salateksti eli tallenne, jota ei voi lukea ilman oikeaa avainta. Avain sijaitsee palvelimen .env-tiedostossa, ei itse tietokannassa. Jos joku saisi haltuunsa myös avaimen, tilanne olisi toinen - pelkkä tietokantakopio ei ole sama asia kuin tietokantakopio yhdessä palvelimen tiedostojen kanssa.
Task Manager toimii asiakkaan hostingissa PHP-tiedostoina ja MySQL-tietokantana, joten sovelluksen tiedot sijaitsevat omalla palvelimellasi. Yrityksen pääkäyttäjä ottaa salauksen käyttöön asetuksista ja säilyttää avaimen kopiota palvelimen ulkopuolella, esimerkiksi yrityksen salasananhallinnassa.
Erikseen sovellus keskeyttää kirjautumisen 15 minuutiksi viiden väärän salasanan jälkeen samalle tilille; se rajoittaa myös yhdestä IP-osoitteesta tulevia yrityksiä 20 epäonnistuneeseen yritykseen 15 minuutissa. Nämä mekanismit koskevat kirjautumista, eivät vietyyn tietokantaan tutustumista.
Mikä salataan ja mikä pysyy selväkielisenä?
Salauksen käyttöönoton jälkeen Task Manager tallentaa salatekstinä viestien sisällön, tehtävien kuvaukset, tehtävälistoihin lisätyt rivit, poissaoloilmoitukset ja Sähköposti-moduulin viestien sisällön. Se ei salaa muun muassa tehtävien otsikoita, keskustelujen ja Työtilojen nimiä, muistiinpanoja, tiedostoja eikä AI-avustajan ikkunassa käytyjä keskusteluja.
| Salataan käyttöönoton jälkeen | Pysyy selväkielisenä |
|---|---|
| Tehtävien ja keskustelujen viestien sisältö, mukaan lukien viestiketjuun tallennetut AI-avustajan vastaukset, AI-agentin viestit, Automaatioiden ja n8n:n merkinnät sekä poissaolon automaattivastaukset | Tehtävien otsikot sekä keskustelujen ja Työtilojen nimet |
| Tehtävien kuvaukset, myös Automaatioiden ja n8n:n luomat | Muistiinpanot ja tiedostot |
| Painikkeella „+ Lisää rivi” tehtävälistoihin lisätyt rivit | Viestiketjun järjestelmämerkinnät, esimerkiksi tieto tilan, määräajan, tehtävän nimen tai osallistujien muutoksesta |
| Poissaoloilmoitukset, esimerkiksi lomasta tai sairaudesta | AI-avustajan ikkunassa käydyt keskustelut, mukaan lukien kysymykset Sähköposti-moduulin maileista, sekä AI-agentin suunnitelmat |
| Sähköpostiviestien sisältö Sähköposti-moduulissa | Mailien aiheet ja lähettäjät |
Erot AI-avustajan vastauksen tehtävän viestiketjussa ja keskustelun AI-avustajan ikkunassa välillä ovat merkittäviä: ensin mainittu kuuluu salattuihin viesteihin, jälkimmäinen pysyy selväkielisenä. Vastaus mailia koskevaan kysymykseen voi myös lainata sen sisältöä salaamattomassa keskustelussa. AI-agentin suunnitelmat voivat sisältää suunniteltujen viestien ja mailien sisältöä, eikä tämä salaus koske niitä.
Voit salata mailien sisällön samalla tavalla kuin viestit, mutta Sähköposti-moduuli on saatavilla vain Pro-vaihtoehdossa. Riippumatta tästä kytkimestä Task Manager salaa aina erillisellä mekanismilla SMTP-salasanat, AI-palveluntarjoajien API-avaimet ja n8n-webhookien salaisuudet; tämä koskee myös postilaatikoiden salasanoja ja Google Kalenterin tunnuksia.
Miten ottaa salaus käyttöön niin, ettei pääsyä sisältöön menetä?
Salauksen ottaa käyttöön pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Tietojen salaus. Ensin pitää luoda avain ja ladata sen kopio, vasta sitten ottaa käyttöön uusien tietojen salaus ja erikseen salata jo tallennetut merkinnät.
Vain pääkäyttäjän tili näkee tämän osion. Järjestyksellä on merkitystä:
- Napsauta „Luo salausavain”.
- Napsauta heti „Lataa avaimen kopio” ja säilytä se palvelimen ulkopuolella, esimerkiksi yrityksen salasananhallinnassa.
- Ota käyttöön „Salaa uudet tiedot” ja napsauta „Tallenna”.
- Napsauta „Salaa olemassa olevat tiedot”, jotta salaus kattaa myös aiemmat merkinnät.
Ilman avainta salattua tietoa ei pysty palauttamaan kukaan, ei edes ohjelman valmistaja. Siksi älä lykkää avaimen kopion ottamista siirron jälkeiseen hetkeen. Itse kytkin vaikuttaa vain siitä hetkestä eteenpäin tallennettuun sisältöön; se ei salaa taannehtivasti koko historiaa. Aiempien tietojen käsittelyn voit keskeyttää painikkeella "Pysäytä" ja jatkaa myöhemmin, ja asetuksissa näkyvä laskuri näyttää edistymisen erikseen kullekin merkintäryhmälle.
Jos joskus haluat poistaa salauksen käytöstä pysyvästi, käytä ensin toimintoa "Pura kaiken salaus". Tämä toiminto tallentaa sen piiriin kuuluvan sisällön takaisin tietokantaan selkokielisenä tekstinä. Älä siis käytä kytkimen pois päältä kytkemistä keinona ratkaista puuttuvan avaimen ongelma.
Milloin kannattaa ottaa salaus käyttöön ja milloin valmistella avain ensin?
Ota salaus käyttöön, kun viesteissä tai tehtävien kuvauksissa säilytät sisältöä, jota pelkän tietokannan vuoto ei saisi paljastaa. Valmistele ensin paikka avaimen kopiolle ja nimeä henkilö, joka vastaa sen säilyttämisestä; ilman tätä riskinä on pääsyn menettäminen salattuihin merkintöihin.
Keskiviikkona Marek avaa asiakkaan tehtävän: otsikossa on asiakkaan nimi, ja kuvauksessa - sovitut asiat. Kun salaus on otettu käyttöön ja aiemmat merkinnät salattu, kuvaus on suojattu itse tietokannan kopiossa, mutta otsikko pysyy selkokielisenä. Marek tarkistaa vielä muistiinpanon - sen sisältöä tämä kytkin ei koske.
Jos yrityksessänne ei ole vielä päätetty, mihin avaimen kopio säilytetään, aloita tästä päätöksestä, älä kytkimestä. Sama koskee muusta työkalusta siirrettyjen tietojen järjestelyä: tarkista, mitä kirjoitat kuvauksiin ja viesteihin ja mitä selkokielisiksi jääviin kenttiin. Käsittelemme tätä laajemmin artikkelissa tehtävienhallintaohjelmasta, GDPR:stä ja omasta palvelimesta.
Salauksen käyttöönoton jälkeen vanhemmat merkinnät voivat jäädä haun ulkopuolelle
Task Managerin haku ottaa huomioon salatun sisällön, mutta tarkistaa sen noin 200 uusimman viestin ja noin 200 tehtävän joukosta. Siksi se ei välttämättä löydä vanhempaa merkintää, vaikka pystyisit edelleen avaamaan sen oikeasta viestiketjusta.
Tämän rajoituksen huomaat silloin, kun yrität muutaman kuukauden kuluttua löytää sanan, joka on piilossa vain vanhassa viestissä. Erillinen tehtävä- ja keskustelulistan rajaaminen syötetyllä hakusanalla ottaa huomioon otsikot, nimet ja salaamattoman sisällön - se ei tällä tavoin etsi salatuista viesteistä. Selkokielinen otsikko auttaa löytämään viestiketjun, mutta älä kirjoita siihen tietoa, jonka haluat piilottaa tietokannan kopion haltijalta.
Lisäksi on kaksi ilmoitusta, jotka ylläpitäjän kannattaa tuntea. "[Salattu - avain puuttuu]" tarkoittaa, että palvelimelta puuttuu .env-tiedosto avaimineen, esimerkiksi ohjelman siirron jälkeen. Tiedosto täytyy palauttaa tai kirjoittaa siihen avain tallennetusta kopiosta. "[Salauksen purkuvirhe]" tarkoittaa, että merkintä on salattu eri avaimella kuin palvelimella nyt käytössä oleva; asetusten avainvihje auttaa vertaamaan sitä kopioon.
Vaihda avain vasta, kun aiemmat merkinnät on salattu
Avaimen voit vaihtaa toiminnolla "Vaihda avain", esimerkiksi kun epäilet, että sen kopio on päätynyt väärälle henkilölle. Ennen vaihtoa käynnistä "Salaa olemassa olevat tiedot", sillä toiminto edellyttää, että sen piiriin kuuluvat merkinnät on salattu.
Näet uuden avaimen vain kerran, joten tallenna sen kopio heti. Vaihdon aikana Task Manager lukee edelleen merkinnät, joita ei ole vielä siirretty uudelle avaimelle, vanhaa avainta käyttäen; se säilyy palvelimella vain toiminnon loppuun asti. Jos keskeytät sen, voit jatkaa toiminnolla "Jatka avaimen vaihtoa". Tänä aikana salauskytkin ja tavallinen siirto on lukittu.
Toisinaan avaimen vaihto kieltäytyy käynnistymästä, koska sillä välin on ilmestynyt uusia selkokielisiä järjestelmän merkintöjä. Käynnistä silloin uudelleen "Salaa olemassa olevat tiedot" juuri ennen vaihtoa. Tämä on vielä yksi syy tarkistaa laskurit ennen avaimen vaihtoa sen sijaan, että olettaisit kerran tehdyn siirron hoitaneen asian loppuun.
Tietokannan salaus ei pysäytä AI-palveluntarjoajalle lähetettävää sisältöä
Ennen kysymyksen lähettämistä AI-palveluntarjoajalle Task Manager purkaa tarvittavan sisällön salauksen. Kysymys kontekstin kanssa menee ylläpitäjän määrittämälle mallintarjoajalle yrityksen omalla API-avaimella, joten tietokannan salaus ei tarkoita, että AI:n käyttämät tiedot pysyvät yksinomaan omalla palvelimellasi.
Ylläpitäjä valitsee palveluntarjoajan AI-asetuksissa: OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok. Kun AI on pois käytöstä, mallintarjoajalle ei lähde mitään. Sähköposti AI:n tietolähteenä on oletuksena pois käytöstä ja vaatii ylläpitäjän erillisen päätöksen. Tietolähteet - tehtävät, kalenteri, työtila, muistiinpanot tai tiedostot - valitsee käyttäjä itse omassa Avustaja-viestiketjussaan; ylläpitäjä ottaa AI:n käyttöön erikseen tehtäville, keskusteluille ja Avustaja-ikkunalle, ja Avustaja näkee vain sen, mihin kysyvällä käyttäjällä on pääsy. Lisätietoja löydät artikkelista mitä tietoa AI-palveluntarjoajalle lähetetään sekä periaatteen Oma malli, oma avain kuvauksesta.
Standard vai Pro? Salaus kuuluu molempiin vaihtoehtoihin
Sisällön salaus toimii sekä Standard- että Pro-versiossa. Sinun ei tarvitse valita Pro-versiota pelkästään viestien ja tehtäväkuvausten salaamiseksi; Pro tuo lisäksi Sähköpostin, Tiedostot ja Automaatiot, ja sähköpostien sisältö salataan, jos käytät Sähköpostia ja otat kyseisen toiminnon käyttöön.
Marekin 11 hengen yritykselle kysymys ei siis kuulu "paljonko pelkkä salaus maksaa?", vaan "tarvitseeko tiimi Sähköpostia ja muita Pro-ominaisuuksia?". Avasimme tätä päätöstä Standard- ja Pro-vaihtoehtojen vertailussa; ajantasaiset hinnat löydät Task Managerin hinnoittelusta. Lisenssi on pysyvä, sisältää 12 kuukautta päivityksiä ja sen voi halutessaan uusia vuosittain. Maksat kerran suunnitelmasta, joka vastaa käyttäjäpaikkojen määrää, et kuukausittaista tilausmaksua per henkilö.
Aloita huomenna avaimen kopion säilytyspaikasta
Ennen kuin ylläpitäjä painaa kytkintä, nimeä henkilö, joka vastaa avaimesta, ja päätä, mihin yritys säilyttää sen kopion. Tarkista sitten tiimin kanssa, päätyvätkö suojaa vaativat tiedot salattuun sisältöön eikä selkokielisiin otsikoihin, muistiinpanoihin tai tiedostoihin. Jos haluat nähdä, miten Task Manager järjestää tehtävät ja keskustelut omalla palvelimellasi, avaa Demo.
Usein kysytyt kysymykset
Salaako Task Manager oletuksena viestit ja tehtävien kuvaukset?
Ei, näiden sisältöjen salauksen ottaa käyttöön pääkäyttäjä kohdassa Asetukset → Lisäasetukset. Tästä kytkimestä riippumatta salataan muun muassa SMTP-salasanat, AI-palveluntarjoajien API-avaimet ja n8n-webhookien salaisuudet.
Mitä tapahtuu, jos hukkaan salausavaimen?
Ilman avainta salattuja tietoja ei palauta kukaan, ei edes ohjelman valmistaja. Lataa avaimen kopio heti sen luomisen jälkeen ja säilytä sitä palvelimen ulkopuolella, esimerkiksi yrityksen salasananhallinnassa.
Toimiiko haku salauksen käyttöönoton jälkeen?
Kyllä, mutta salattuja sisältöjä se tarkistaa vain noin 200 uusimman viestin ja noin 200 tehtävän joukosta. Listan rajaaminen hakusanalla kattaa otsikot, nimet ja salaamattomat sisällöt.
Voiko AI-avustaja käyttää salattuja viestejä?
Kyllä, kun tällainen sisältö on käyttäjän osoittama tietolähde: ennen kuin konteksti lähetetään kysymyksen mukana määritetylle AI-palveluntarjoajalle, ohjelma purkaa tarvittavan sisällön salauksen, ja Avustaja näkee vain sen, mihin käyttäjällä on pääsy. Kun AI on pois käytöstä, mitään ei lähetetä mallin tarjoajalle.
Toimiiko tietojen salaus tehtävienhallintaohjelmassa vain Pro-versiossa?
Ei, viestien ja tehtävien kuvausten salaus toimii sekä Standard- että Pro-versiossa. Sähköposti-moduuli, jonka viestien sisällön voi myös salata, on saatavilla Pro-versiossa.
Lähteet
Task Manager -tiimi - kirjoitamme tiimityöstä, tekoälyn hyödyntämisestä yrityksissä ja tehtävien järjestämisestä käyttäen esimerkkejä Task Managerista, omalle palvelimelle asennettavasta ohjelmistosta. Blue Creation Group (Piotr Łącz) on kehittänyt Task Manageria vuodesta 2013 lähtien, ja sitä käyttävät muun muassa Neonet, Wojskowa Akademia Techniczna ja Polpharma - katso asiakkaiden kokemuksia. Tarkistamme tekstit käyttöohjeiden ja ohjelmiston ajantasaisen version perusteella.
