Co je instalace na vlastním serveru?
Instalace na vašem serveru znamená, že Task Manager běží na hostingu vaší firmy, a ne v cloudu dodavatele programu. Databáze, soubory aplikace a přílohy leží na vašem serveru. Program instalujete přes prohlížeč: nahrajete soubory a instalátor vytvoří tabulky v databázi, účet administrátora a konfigurační soubor s šifrovacími klíči. Můžete to udělat sami, nebo si objednat vzdálenou instalaci jako doplňkovou službu - její cenu najdete v ceníku. Stačí běžný sdílený hosting s PHP a databází MySQL nebo MariaDB.
Prohlížeč načítá rozhraní výhradně z vašeho serveru - bez CDN, Google Fonts a externích generátorů avatarů. Platí to i pro stránky přihlášení, registrace, obnovy hesla a instalátoru. Fonty Roboto, Fira Code a Material Symbols jsou v adresáři fonts/. Náhradní avatar kreslí lokální skript jako SVG s iniciálami.
Rozhraní internet nepotřebuje, ale některé funkce ano. S licenčním panelem se server spojuje sám: při přihlášení kontroluje stav licence, po zadání nového klíče hlásí výsledek aktivace a pokud má administrátor otevřený program, každých pár hodin a při každém vstupu do záložky Aktualizace se ptá na nové verze. Panel tehdy dostává licenční klíč, doménu a verzi programu - bez obsahu z vaší databáze.
S jinými službami se server spojuje až tehdy, když je uvedete nebo zapnete:
- poštovní servery: SMTP zadaný v instalátoru (e-mailová oznámení), osobní SMTP uživatele a schránky přidané v Poště (IMAP a SMTP), - poskytovatel AI, a při oprávnění „AI asistent s přístupem k internetu“ také webové stránky, které asistent čte na vaši žádost, - Kalendář Google, - webhooky n8n, - brány push oznámení prohlížečů (např. Mozilla, Google, Apple).
Prohlížeč se spojuje s jinými službami jen v těchto situacích:
- někdo vložil do obsahu video (např. z YouTube nebo Vimeo) nebo vložil obrázek z jiné stránky, - v Poště otevíráte zprávu s prvky stahovanými ze sítě (vzdálené obrázky se zobrazí až po kliknutí na Zobrazit obrázky), - zapínáte na zařízení push oznámení, - propojujete Kalendář Google a přihlašujete se k účtu Google.
Co potřebuje váš server?
- 01
PHP 8.1 nebo novější
- 02
MySQL nebo MariaDB (rozšíření
pdo_mysql) - 03
rozšíření PHP
openssl(šifrování hesel a API klíčů) ambstring(české znaky) - 04
právo zápisu do adresáře
includes/- tam instalátor ukládá konfigurační soubor
Jak to funguje?
Instalátor vytvoří v databázi kompletní sadu tabulek a zaznamená, které databázové změny jsou v ní již zahrnuté. Díky tomu první aktualizace neopakuje práci instalátoru. V záložce Aktualizace vidíte dvě čísla: „Nainstalovaná verze“ je verze, do které byla databáze dovedena, a „Verze kódu“ - verze souborů programu. Obvykle jsou stejné. Liší se například po ručním nahrání souborů bez aktualizace databáze.
Program v databázi vždy šifruje (AES-256-CBC) API klíč poskytovatele AI, hesla SMTP a schránek v Poště, tokeny Kalendáře Google a log_secret licence. Šifrovací klíč ukládá instalátor do souboru includes/config.php, mimo databázi. API klíče integrace n8n program ukládá pouze jako bcrypt hash, takže je nelze přečíst.
Ve variantě Pro můžete navíc šifrovat zprávy psané uživateli, popisy úkolů a obsah nových e-mailů v Poště (AES-256-GCM). Tato ochrana je ve výchozím nastavení vypnutá. Zapíná ji administrátor v Nastavení → Pokročilé: nejprve vygeneruje klíč, poté zapne šifrování. Klíč se uloží do souboru .env na serveru, zatímco v databázi zůstává jen jeho osmiznakový otisk. Hned po vygenerování si stáhněte kopii klíče - bez něj zašifrovaný obsah nepřečtete.
Zprávy a popisy úkolů uložené před zapnutím šifrování zašifrujete samostatným tlačítkem. Program to dělá po dávkách, takže operaci můžete přerušit a pokračovat později. Klíč lze také vyměnit za nový (rotace). Každou operaci se šifrováním - vygenerování a stažení klíče, zapnutí, vypnutí, migraci a rotaci - program zaznamená do deníku logs/encryption-audit.log: kdo, kdy a z jaké adresy. Deník neobsahuje klíče ani obsah.
Aktualizace stahuje administrátor. Před stažením potvrdí, že má zálohu databáze a adresáře uploads/. Balíček .zip se ukládá do chráněného adresáře storage/updates/. Před rozbalením program ověří jeho součet SHA-256 a digitální podpis vydavatele - balíček bez platného podpisu nerozbalí. Aktualizace provádí migrace databáze a nahrazuje soubory programu, ale vaše data nemaže.
Co získáte?
Když pracujete v síti bez internetu, nečekáte na stažení fontů ani avatarů z externích stránek. Prohlížeč je stahuje ze serveru aplikace. Bez internetu nebudou fungovat jen funkce, které ho využívají, např. AI, Kalendář Google nebo kontrola aktualizací.
Když starší protokoly zvětšují databázi, nemusíte mazat úkoly ani zprávy, abyste uklidili technické protokoly. Automatické čištění se týká pouze technických dat. Trvalé odstranění starého obsahu je samostatná ruční operace administrátora, která vyžaduje potvrzení kódem.
Příklad z každodenní práce
Advokátní kancelář potřebuje vědět, kde jsou dokumenty k případům uložené a kdo k nim má přístup. Smlouvu o zpracování osobních údajů uzavírá s každým IT dodavatelem, který tato data uchovává. U nástroje v cizím cloudu je potřeba znát také seznam dodavatele, jeho subdodavatelů a umístění datových center. Je třeba sledovat i případné změny.
V Task Manageru leží dokumenty kauz na hostingu advokátní kanceláře. Na seznamu firem, které tato data uchovávají nebo je dostávají, tak zůstává hostingová firma a služby, které si kancelář sama připojí: pošta, AI nebo Kalendář Google. Ve variantě Pro může administrátor zapnout šifrování zpráv, popisů úkolů a e-mailů. Přílohy zůstávají na disku v původní podobě a program je vydává pouze osobám s přístupem. Pokud kancelář nastaví AI, server pošle zvolenému poskytovateli dotazy s kontextem, a ve variantě Pro, při výchozím nastavení, také obsah úkolů a chatů ke shrnutí v bázi znalostí. Šifrování v databázi to neomezuje, protože před odesláním program obsah dešifruje.
Nejčastější dotazy
Dostávají se moje data k poskytovateli AI?
Ano, pokud nastavíte AI. Server tehdy posílá zvolenému poskytovateli (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude nebo xAI Grok) dotaz s kontextem a obsahem, se kterým daná funkce AI pracuje. Ve variantě Pro při výchozím nastavení posílá báze znalostí jednou denně k shrnutí také nové a změněné úkoly a chaty. U OpenAI a Gemini k němu putují i úryvky poznámek a souborů, potřebné pro vyhledávání podle významu. Administrátor to vypne v nastavení AI, a bez klíče AI se k poskytovateli nic nedostane.
Potřebuji vlastní serverovnu?
Ne. Stačí běžný sdílený hosting s PHP 8.1 nebo novějším, databází MySQL nebo MariaDB a serverem Apache nebo LiteSpeed. Na takovém hostingu se Task Manager instaluje přes prohlížeč, bez konzole a bez externí firmy. Pokud váš server běží na nginxu, funguje to také - stačí do konfigurace vložit hotový soubor nginx-taskmanager.conf, který je součástí aplikace. Instalátor před instalací zkontroluje všechny požadavky a jasně řekne, co chybí.
Může aktualizace smazat moje data?
Aktualizace Task Manageru provádí migrace databáze a přepisuje soubory aplikace, ale neodstraňuje data uživatelů. Před spuštěním vyžaduje potvrzení, že máte zálohu. Stažený balíček program ověřuje součtem SHA-256 a digitálním podpisem vydavatele.
Kdo odpovídá za zálohy?
Za zálohy odpovídáte vy nebo váš hosting, pokud je dělá v rámci služby - Task Manager zálohy sám nevytváří. Záloha by měla zahrnovat databázi, adresář uploads/ se soubory uživatelů a soubor includes/config.php s klíčem, kterým program šifruje hesla a klíče API. Pokud ve variantě Pro zapnete šifrování obsahu, uschovejte také soubor .env nebo kopii klíče staženou v nastavení - bez klíče zašifrovaný obsah nepřečtete. Před každou aktualizací program vyžaduje potvrzení, že zálohu máte.