Vad innebär installation på egen server?
Installation på din server innebär att Task Manager körs på ditt företags hosting, inte i leverantörens moln. Databasen, applikationsfiler och bilagor ligger på din server. Du installerar programmet via webbläsaren: laddar upp filerna, och installationsprogrammet skapar tabellerna i databasen, ett administratörskonto och en konfigurationsfil med krypteringsnycklar. Du kan göra det själv eller beställa fjärrinstallation som en tilläggstjänst - priset hittar du i prislistan. Vanlig delad hosting med PHP och en MySQL- eller MariaDB-databas räcker.
Webbläsaren hämtar gränssnittet enbart från din server - utan CDN:er, Google Fonts eller externa avatargeneratorer. Detta gäller även inloggnings-, registrerings-, lösenordsåterställnings- och installationssidorna. Typsnitten Roboto, Fira Code och Material Symbols ligger i katalogen fonts/. En lokal skript ritar ersättningsavataren som en SVG med initialer.
Gränssnittet behöver inte internet, men vissa funktioner gör det. Med licenspanelen kopplar servern upp sig själv: vid inloggning kontrolleras licensstatusen, efter att en ny nyckel angetts rapporteras resultatet av aktiveringen, och när administratören har programmet öppet frågar det efter nya versioner var några timmar samt varje gång fliken Uppdateringar öppnas. Panelen får då licensnyckeln, domänen och programversionen - inget innehåll från din databas.
Med andra tjänster kopplar servern upp sig först när du anger eller aktiverar dem:
- e-postservrar: SMTP angivet i installationsprogrammet (e-postaviseringar), användarens personliga SMTP och inkorgar som lagts till i E-post (IMAP och SMTP), - AI-leverantören, och vid behörigheten ”AI-assistent med internetåtkomst” även webbsidor som assistenten läser på din begäran, - Google Kalender, - n8n-webhooks, - leverantörers push-aviseringstjänster för webbläsare (t.ex. Mozilla, Google, Apple).
Webbläsaren ansluter till andra tjänster endast i följande situationer:
- någon har bäddat in en video i innehållet (t.ex. från YouTube eller Vimeo) eller klistrat in en bild från en annan sida, - i E-post öppnar du ett meddelande med element som hämtas från nätet (fjärrbilder visas först när du klickar på Visa bilder), - du aktiverar push-aviseringar på enheten, - du kopplar Google Kalender och loggar in på ditt Google-konto.
Vad behöver din server?
- 01
PHP 8.1 eller nyare
- 02
MySQL eller MariaDB (tillägget
pdo_mysql) - 03
PHP-tilläggen
openssl(kryptering av lösenord och API-nycklar) ochmbstring(specialtecken) - 04
skrivrättighet till katalogen
includes/- dit sparar installationsprogrammet konfigurationsfilen
Hur fungerar det?
Installationsprogrammet skapar en komplett uppsättning tabeller i databasen och sparar vilka databasändringar som redan ingår i den. Tack vare det upprepar inte den första uppdateringen installationsprogrammets arbete. I fliken Uppdateringar ser du två nummer: ”Installerad version” är den version databasen har förts fram till, och ”Kodversion” är programfilernas version. Vanligtvis är de likadana. De skiljer sig till exempel efter manuell uppladdning av filer utan en databasuppdatering.
Programmet krypterar alltid i databasen (AES-256-CBC) AI-leverantörens API-nyckel, SMTP-lösenord och inkorgslösenord i E-post, tokens för Google Kalender samt licensens log_secret. Krypteringsnyckeln sparar installationsprogrammet i filen includes/config.php, utanför databasen. API-nycklar för n8n-integrationen lagrar programmet endast som en bcrypt-hash, så de kan inte läsas.
I Pro-varianten kan du dessutom kryptera meddelanden som skrivs av användare, uppgiftsbeskrivningar och innehållet i nya e-postmeddelanden i E-post (AES-256-GCM). Detta skydd är avstängt som standard. Administratören aktiverar det under Inställningar → Avancerat: först genereras en nyckel, sedan aktiveras krypteringen. Nyckeln hamnar i filen .env på servern, och i databasen sparas bara en åttatecken lång kontrollsumma av den. Hämta en kopia av nyckeln direkt efter att den genererats - utan den kan du inte läsa krypterat innehåll.
Meddelanden och uppgiftsbeskrivningar som sparats innan krypteringen aktiverades krypterar du med en separat knapp. Programmet gör det i omgångar, så du kan avbryta och återuppta åtgärden. Du kan även byta nyckeln mot en ny (rotation). Varje åtgärd kring krypteringen - generering och hämtning av nyckel, aktivering, avaktivering, migrering och rotation - loggar programmet i filen logs/encryption-audit.log: vem, när och från vilken adress. Loggen innehåller varken nycklar eller innehåll.
Uppdateringar hämtas av administratören. Innan hämtningen bekräftar denne att en säkerhetskopia av databasen och katalogen uploads/ finns. .zip-paketet hamnar i den skyddade katalogen storage/updates/. Innan uppackning kontrollerar programmet dess SHA-256-summa och utgivarens digitala signatur - paket utan giltig signatur packas inte upp. Uppdateringen kör databasmigreringar och byter ut programfilerna, men raderar inte dina data.
Vad vinner du?
När du arbetar i ett nätverk utan internet behöver du inte vänta på att typsnitt eller avatarer hämtas från externa sidor. Webbläsaren hämtar dem från applikationens server. Utan internet fungerar endast de funktioner som är beroende av det, t.ex. AI, Google Kalender eller kontroll av uppdateringar.
När äldre loggar gör databasen större behöver du inte radera uppgifter eller meddelanden för att hålla ordning på tekniska loggar. Den automatiska rensningen omfattar bara tekniska data. Att radera gammalt innehåll permanent är en separat, manuell åtgärd för administratören som kräver bekräftelse med en kod.
Exempel från vardagen
En advokatbyrå måste veta var ärendedokumenten finns och vem som har tillgång till dem. Byrån tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje IT-leverantör som lagrar uppgifterna. Med ett verktyg i någon annans moln behöver byrån också hålla reda på leverantörens lista över underleverantörer och var datacentren finns. Listan måste dessutom hållas uppdaterad.
I Task Manager ligger ärendedokumenten på advokatbyråns webbhotell. På listan över företag som lagrar eller får dessa uppgifter finns alltså webbhotellsföretaget och de tjänster som advokatbyrån själv kopplar in: e-post, AI eller Google Kalender. I Pro-varianten kan administratören aktivera kryptering av meddelanden, uppgiftsbeskrivningar och e-post. Bilagor ligger kvar på disken i originalformat, och programmet lämnar ut dem endast till personer med behörighet. Om advokatbyrån konfigurerar AI skickar servern frågor med kontext till vald leverantör, och i Pro-varianten, vid standardinställningar, även innehållet i uppgifter och chattar för sammanfattning i kunskapsbasen. Kryptering i databasen begränsar inte detta, eftersom programmet dekrypterar innehållet innan det skickas.
Vanliga frågor
Går mina data till AI-leverantören?
Ja, när du konfigurerar AI. Servern skickar då en förfrågan med kontext och det innehåll som den aktuella AI-funktionen arbetar på till vald leverantör (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude eller xAI Grok). I Pro-varianten skickar kunskapsbasen vid standardinställningar dessutom en gång om dagen nya och ändrade uppgifter samt chattar till den för sammanfattning. Hos OpenAI och Gemini hamnar även utdrag ur anteckningar och filer där, vilket behövs för semantisk sökning. Administratören kan stänga av detta i AI-inställningarna, och utan API-nyckel skickas ingenting till leverantören.
Behöver jag ett eget serverrum?
Nej. Det räcker med ett vanligt delat webbhotell med PHP 8.1 eller nyare, en MySQL- eller MariaDB-databas samt Apache- eller LiteSpeed-server. På ett sådant webbhotell installeras Task Manager via webbläsaren, utan konsol och utan externt företag. Om din server kör nginx fungerar det också - då lägger du bara till den färdiga filen nginx-taskmanager.conf, som följer med applikationen, i konfigurationen. Installationsguiden kontrollerar alla krav innan installationen och talar tydligt om vad som saknas.
Kan en uppdatering radera mina data?
En uppdatering av Task Manager kör databasmigreringar och skriver över programfilerna, men tar inte bort användardata. Innan den körs krävs en bekräftelse på att du har en säkerhetskopia. Den hämtade paketet kontrolleras av programmet med en SHA-256-summa och utgivarens digitala signatur.
Vem ansvarar för säkerhetskopiorna?
Du eller ditt webbhotell ansvarar för säkerhetskopior, om webbhotellet gör det som en del av tjänsten - Task Manager tar inte egna säkerhetskopior. Kopian bör omfatta databasen, katalogen uploads/ med användarnas filer och filen includes/config.php med nyckeln som programmet använder för att kryptera lösenord och API-nycklar. Om du aktiverar innehållskryptering i Pro-varianten, spara även filen .env eller en kopia av nyckeln som hämtats i inställningarna - utan nyckeln kan du inte läsa krypterat innehåll. Innan varje uppdatering kräver programmet en bekräftelse på att du har en säkerhetskopia.