Cos'è l'installazione sul proprio server?
L'installazione sul tuo server significa che Task Manager funziona sull'hosting della tua azienda, non nel cloud del fornitore del programma. Il database, i file dell'applicazione e gli allegati risiedono sul tuo server. Installi il programma tramite browser: carichi i file e il programma di installazione crea le tabelle nel database, l'account amministratore e il file di configurazione con le chiavi di crittografia. Puoi farlo da solo oppure richiedere l'installazione da remoto come servizio aggiuntivo - il prezzo lo trovi nel listino prezzi. Basta un normale hosting condiviso con PHP e database MySQL o MariaDB.
Il browser scarica l'interfaccia esclusivamente dal tuo server - senza CDN, Google Fonts né generatori esterni di avatar. Questo vale anche per le pagine di accesso, registrazione, reimpostazione della password e per l'installer. I font Roboto, Fira Code e Material Symbols si trovano nella cartella fonts/. L'avatar sostitutivo viene disegnato da uno script locale come SVG con le iniziali.
L'interfaccia non ha bisogno di internet, ma alcune funzioni sì. Con il pannello delle licenze il server si collega da solo: al login verifica lo stato della licenza, dopo l'inserimento di una nuova chiave comunica l'esito dell'attivazione, e quando l'amministratore ha il programma aperto, ogni poche ore e a ogni accesso alla scheda Aggiornamenti chiede se ci sono nuove versioni. Al pannello vengono inviati la chiave di licenza, il dominio e la versione del programma - senza contenuti dal tuo database.
Con altri servizi il server si collega solo quando li indichi o li attivi:
- server di posta: SMTP indicato nell'installer (notifiche e-mail), SMTP personale dell'utente e caselle aggiunte in Posta (IMAP e SMTP), - provider AI, e con il permesso "Assistente AI con accesso a internet" anche le pagine web che l'Assistente legge su tua richiesta, - Google Calendar, - webhook n8n, - gateway di notifiche push dei browser (ad es. Mozilla, Google, Apple).
Il browser si collega ad altri servizi solo in queste situazioni:
- qualcuno ha incorporato nel contenuto un video (ad es. da YouTube o Vimeo) oppure ha incollato un'immagine da un altro sito, - in Posta apri un messaggio con elementi scaricati dalla rete (le immagini remote appariranno solo dopo aver cliccato su Mostra immagini), - attivi sul dispositivo le notifiche push, - colleghi Google Calendar ed esegui l'accesso al tuo account Google.
Di cosa ha bisogno il tuo server?
- 01
PHP 8.1 o versioni successive
- 02
MySQL o MariaDB (estensione
pdo_mysql) - 03
le estensioni PHP
openssl(cifratura delle password e delle chiavi API) embstring(caratteri speciali) - 04
permesso di scrittura sulla cartella
includes/- lì l'installer salva il file di configurazione
Come funziona?
L'installer crea nel database l'intero set di tabelle e registra quali modifiche del database sono già state applicate. Così il primo aggiornamento non ripete il lavoro dell'installer. Nella scheda Aggiornamenti vedi due numeri: "Versione installata" è la versione a cui è stato portato il database, mentre "Versione del codice" è la versione dei file del programma. Di solito sono uguali. Possono differire ad esempio dopo un caricamento manuale dei file senza aggiornare il database.
Il programma cifra sempre nel database (AES-256-CBC) la chiave API del provider AI, le password SMTP e delle caselle in Posta, i token di Google Calendar e il log_secret della licenza. La chiave di cifratura viene salvata dall'installer nel file includes/config.php, fuori dal database. Le chiavi API dell'integrazione n8n il programma le conserva solo come hash bcrypt, quindi non è possibile leggerle.
Nella versione Pro puoi cifrare anche (AES-256-GCM) i messaggi scritti dagli utenti, le descrizioni delle attività e il contenuto delle nuove email in Posta. Questa protezione è disattivata di default. La attiva l'amministratore in Impostazioni → Avanzate: prima genera la chiave, poi attiva la cifratura. La chiave finisce nel file .env sul server, mentre nel database resta solo il suo hash di otto caratteri. Subito dopo averla generata, scarica una copia della chiave - senza di essa non potrai leggere i contenuti cifrati.
I messaggi e le descrizioni delle attività salvati prima di attivare la cifratura si cifrano con un pulsante separato. Il programma lo fa a lotti, quindi puoi interrompere e riprendere l'operazione. Puoi anche sostituire la chiave con una nuova (rotazione). Ogni operazione sulla cifratura - generazione e download della chiave, attivazione, disattivazione, migrazione e rotazione - il programma la registra nel registro logs/encryption-audit.log: chi, quando e da quale indirizzo. Il registro non contiene chiavi né contenuti.
Gli aggiornamenti vengono scaricati dall'amministratore. Prima del download conferma di avere un backup del database e della cartella uploads/. Il pacchetto .zip finisce nella cartella protetta storage/updates/. Prima di estrarlo il programma ne verifica la somma SHA-256 e la firma digitale dell'editore - un pacchetto senza firma valida non viene estratto. L'aggiornamento esegue le migrazioni del database e sostituisce i file del programma, ma non elimina i tuoi dati.
Cosa ci guadagni?
Quando lavori in una rete senza internet, non aspetti il download di font o avatar da siti esterni. Il browser li scarica dal server dell'applicazione. Senza internet non funzioneranno solo le funzioni che ne dipendono, ad es. AI, Google Calendar o la verifica degli aggiornamenti.
Se i vecchi log fanno aumentare le dimensioni del database, non devi eliminare attività o messaggi per riordinare i log tecnici. La pulizia automatica riguarda solo i dati tecnici. L’eliminazione definitiva dei vecchi contenuti è un’operazione separata, manuale e riservata all’amministratore, che richiede la conferma tramite codice.
Esempio dal lavoro quotidiano
Uno studio legale deve sapere dove sono archiviati i documenti delle pratiche e chi può accedervi, e deve firmare un accordo sul trattamento dei dati con ogni fornitore IT che conserva quei dati. Se si usa uno strumento nel cloud di terzi, occorre considerare anche l'elenco del fornitore, dei suoi subfornitori e delle sedi dei data center. Bisogna inoltre tenere traccia delle modifiche.
In Task Manager i documenti delle pratiche risiedono sull'hosting dello studio. Nell'elenco delle aziende che conservano questi dati o li ricevono restano quindi la società di hosting e i servizi che lo studio collega autonomamente: posta, AI o Google Calendar. Nella versione Pro l'amministratore può attivare la cifratura di messaggi, descrizioni delle attività e email. Gli allegati restano sul disco in forma originale e il programma li consegna solo a chi ha accesso. Se lo studio configura l'AI, il server invierà al fornitore scelto le domande con il contesto e, nella versione Pro, con le impostazioni predefinite, anche il contenuto di attività e chat da riassumere nella base di conoscenza. La cifratura nel database non lo limita, perché prima dell'invio il programma decifra il contenuto.
Domande frequenti
I miei dati arrivano al fornitore AI?
Sì, quando configuri l'AI. Il server invia al fornitore scelto (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) la domanda con il contesto e i contenuti su cui lavora quella funzione AI. Nella versione Pro, con le impostazioni predefinite, una volta al giorno la base di conoscenza invia al fornitore anche le attività e le chat nuove o modificate, da riassumere. Con OpenAI e Gemini arrivano anche frammenti di note e file, necessari per la ricerca semantica. L'amministratore può disattivarlo nelle impostazioni AI, e senza una chiave AI non arriva nulla al fornitore.
Serve una mia sala server?
No. Basta un normale hosting condiviso con PHP 8.1 o versioni successive, un database MySQL o MariaDB e un server Apache o LiteSpeed. Su un hosting di questo tipo Task Manager si installa tramite browser, senza console e senza bisogno di un'azienda esterna. Se il tuo server gira su nginx, funziona comunque - basta incollare nella configurazione il file già pronto nginx-taskmanager.conf, incluso insieme all'applicazione. L'installer verifica tutti i requisiti prima dell'installazione e ti dice chiaramente cosa manca.
Un aggiornamento può cancellare i miei dati?
L'aggiornamento di Task Manager esegue le migrazioni del database e sovrascrive i file dell'applicazione, ma non elimina i dati degli utenti. Prima dell'avvio richiede la conferma di avere un backup. Il pacchetto scaricato viene verificato dal programma tramite somma SHA-256 e firma digitale dell'editore.
Chi si occupa dei backup?
Dei backup sei responsabile tu o il tuo hosting, se li esegue nell'ambito del servizio - Task Manager non esegue backup da solo. Il backup dovrebbe comprendere il database, la cartella uploads/ con i file degli utenti e il file includes/config.php con la chiave usata dal programma per cifrare password e chiavi API. Se nella versione Pro attivi la cifratura dei contenuti, conserva anche il file .env o la copia della chiave scaricata nelle impostazioni - senza la chiave non potrai leggere i contenuti cifrati. Prima di ogni aggiornamento il programma richiede la conferma di avere il backup.