¿Qué es la instalación en tu propio servidor?
La instalación en tu servidor significa que Task Manager funciona en el hosting de tu empresa, no en la nube del proveedor del programa. La base de datos, los archivos de la aplicación y los adjuntos residen en tu servidor. Instalas el programa desde el navegador: subes los archivos y el instalador crea las tablas en la base de datos, la cuenta de administrador y el archivo de configuración con las claves de cifrado. Puedes hacerlo tú mismo o contratar la instalación remota como servicio adicional - su precio lo encontrarás en la lista de precios. Basta con un hosting compartido estándar con PHP y una base de datos MySQL o MariaDB.
El navegador carga la interfaz exclusivamente desde tu servidor, sin CDN, Google Fonts ni generadores externos de avatares. Esto afecta también a las páginas de inicio de sesión, registro, restablecimiento de contraseña e instalador. Las fuentes Roboto, Fira Code y Material Symbols están en el directorio fonts/. El avatar predeterminado lo genera un script local como SVG con las iniciales.
La interfaz no necesita internet, pero algunas funciones sí. El servidor se conecta por sí solo con el panel de licencias: al iniciar sesión comprueba el estado de la licencia, tras introducir una nueva clave notifica el resultado de la activación, y mientras el administrador tiene el programa abierto, pregunta por nuevas versiones cada pocas horas y cada vez que entra en la pestaña Actualizaciones. En ese caso, el panel recibe la clave de licencia, el dominio y la versión del programa, sin contenido de tu base de datos.
Con otros servicios, el servidor se conecta solo cuando tú los indicas o los activas:
- servidores de correo: el SMTP indicado en el instalador (notificaciones por correo electrónico), el SMTP personal del usuario y los buzones añadidos en Correo (IMAP y SMTP); - el proveedor de IA, y con el permiso «Asistente de IA con acceso a internet» también las páginas web que el Asistente lee a petición tuya; - Google Calendar; - webhooks de n8n; - pasarelas de notificaciones push de los navegadores (por ejemplo, Mozilla, Google, Apple).
El navegador se conecta con otros servicios solo en estas situaciones:
- alguien ha incrustado un vídeo en el contenido (por ejemplo, de YouTube o Vimeo) o ha pegado una imagen de otra página, - en Correo abres un mensaje con elementos que se descargan de internet (las imágenes remotas solo se mostrarán al pulsar Mostrar imágenes), - activas las notificaciones push en el dispositivo, - conectas Google Calendar e inicias sesión en tu cuenta de Google.
¿Qué necesita tu servidor?
- 01
PHP 8.1 o superior
- 02
MySQL o MariaDB (extensión
pdo_mysql) - 03
las extensiones de PHP
openssl(cifrado de contraseñas y claves de API) ymbstring(caracteres especiales) - 04
permiso de escritura en el directorio
includes/: ahí es donde el instalador guarda el archivo de configuración
¿Cómo funciona?
El instalador crea en la base de datos el conjunto completo de tablas y registra qué cambios de la base ya están incluidos en ella. Así, la primera actualización no repite el trabajo del instalador. En la pestaña Actualizaciones ves dos números: «Versión instalada» es la versión a la que se ha llevado la base de datos, y «Versión del código», la versión de los archivos del programa. Normalmente coinciden. Difieren, por ejemplo, si se suben archivos manualmente sin actualizar la base de datos.
El programa siempre cifra en la base de datos (AES-256-CBC) la clave de API del proveedor de IA, las contraseñas SMTP y de los buzones de Correo, los tokens de Google Calendar y el log_secret de la licencia. El instalador guarda la clave de cifrado en el archivo includes/config.php, fuera de la base de datos. Las claves de API de la integración con n8n el programa las guarda solo como un hash bcrypt, por lo que no se pueden leer.
En la variante Pro puedes cifrar además (AES-256-GCM) los mensajes escritos por los usuarios, las descripciones de las tareas y el contenido de los correos nuevos en Correo. Esta protección está desactivada por defecto. La activa el administrador en Ajustes → Avanzado: primero genera una clave y después activa el cifrado. La clave se guarda en el archivo .env del servidor, y en la base de datos solo queda su resumen de ocho caracteres. Justo después de generarla, descarga una copia de la clave - sin ella no podrás leer los contenidos cifrados.
Los mensajes y descripciones de tareas guardados antes de activar el cifrado se cifran con un botón aparte. El programa lo hace por lotes, así que puedes interrumpir y reanudar la operación. También puedes cambiar la clave por una nueva (rotación). Cada operación relacionada con el cifrado -generación y descarga de la clave, activación, desactivación, migración y rotación- el programa la registra en el archivo logs/encryption-audit.log: quién, cuándo y desde qué dirección. El registro no contiene claves ni contenidos.
Las actualizaciones las descarga el administrador. Antes de descargarlas, confirma que tiene una copia de seguridad de la base de datos y del directorio uploads/. El paquete .zip se guarda en el directorio protegido storage/updates/. Antes de descomprimirlo, el programa verifica su suma SHA-256 y la firma digital del editor; no descomprimirá paquetes sin una firma válida. La actualización ejecuta migraciones de la base de datos y sustituye los archivos del programa, pero no elimina tus datos.
¿Qué ganas?
Cuando trabajas en una red sin internet, no tienes que esperar a que se descarguen fuentes ni avatares de sitios externos. El navegador los obtiene del servidor de la aplicación. Sin internet solo dejarán de funcionar las funciones que lo necesitan, como la IA, Google Calendar o la comprobación de actualizaciones.
Si los registros antiguos hacen crecer la base de datos, no tienes que eliminar tareas ni mensajes para mantener ordenados los registros técnicos. La limpieza automática solo afecta a los datos técnicos. Eliminar definitivamente contenido antiguo es una operación manual independiente que debe realizar el administrador y requiere confirmar con un código.
Ejemplo del trabajo diario
Un despacho de abogados necesita saber dónde están los documentos de los asuntos y quién tiene acceso a ellos. Además, firma un acuerdo de encargo del tratamiento con cada proveedor de TI que almacena esos datos. Si se utiliza una herramienta alojada en la nube de un tercero, también hay que tener en cuenta la lista de proveedores, sus subcontratistas y la ubicación de los centros de datos, y estar al tanto de cualquier cambio.
En Task Manager, los documentos de los expedientes residen en el hosting del despacho. Por tanto, en la lista de empresas que almacenan estos datos o los reciben están la empresa de hosting y los servicios que el propio despacho conecte: correo, IA o Google Calendar. En la variante Pro, el administrador puede activar el cifrado de mensajes, descripciones de tareas y correos. Los adjuntos permanecen en el disco en su forma original, y el programa solo los entrega a las personas con acceso. Si el despacho configura la IA, el servidor enviará al proveedor elegido preguntas con contexto y, en la variante Pro, con la configuración predeterminada, también el contenido de tareas y chats para resumirlo en la base de conocimiento. El cifrado en la base de datos no limita esto, porque antes de enviarlo el programa descifra el contenido.
Preguntas frecuentes
¿Mis datos llegan al proveedor de IA?
Sí, cuando configures la IA. En ese caso, el servidor envía al proveedor elegido (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude o xAI Grok) la pregunta con el contexto y los contenidos sobre los que trabaja esa función de IA. En la variante Pro, con la configuración predeterminada, la base de conocimiento le envía también una vez al día las tareas y chats nuevos o modificados para resumirlos. Con OpenAI y Gemini también se envían fragmentos de notas y archivos, necesarios para la búsqueda por significado. El administrador puede desactivarlo en los ajustes de IA, y sin clave de IA no se envía nada al proveedor.
¿Necesito mi propia sala de servidores?
No. Basta con un hosting compartido normal con PHP 8.1 o superior, una base de datos MySQL o MariaDB y un servidor Apache o LiteSpeed. En ese hosting, Task Manager se instala desde el navegador, sin consola y sin necesidad de una empresa externa. Si tu servidor usa nginx, también funciona - solo tienes que pegar en la configuración el archivo nginx-taskmanager.conf que se incluye con la aplicación. El instalador comprueba todos los requisitos antes de instalar y te indica claramente qué falta.
¿Puede una actualización borrar mis datos?
La actualización de Task Manager ejecuta migraciones de la base de datos y sobrescribe los archivos de la aplicación, pero no elimina los datos de los usuarios. Antes de ejecutarse, requiere confirmar que tienes una copia de seguridad. El paquete descargado se verifica con una suma SHA-256 y la firma digital del editor.
¿Quién se encarga de las copias de seguridad?
De las copias de seguridad te encargas tú o tu proveedor de hosting, si las realiza como parte del servicio - Task Manager no las hace por sí mismo. La copia debe incluir la base de datos, el directorio uploads/ con los archivos de los usuarios y el archivo includes/config.php con la clave con la que el programa cifra las contraseñas y las claves API. Si en la variante Pro activas el cifrado de contenido, conserva también el archivo .env o una copia de la clave descargada en los ajustes - sin la clave no podrás leer los contenidos cifrados. Antes de cada actualización, el programa exige confirmar que tienes la copia de seguridad.