Was ist die Installation auf dem eigenen Server?
Installation auf Ihrem Server bedeutet, dass Task Manager auf dem Hosting Ihres Unternehmens läuft und nicht in der Cloud des Programmanbieters. Datenbank, Anwendungsdateien und Anhänge liegen auf Ihrem Server. Sie installieren das Programm über den Browser: Sie laden die Dateien hoch, und der Installationsassistent legt die Tabellen in der Datenbank, das Administratorkonto und die Konfigurationsdatei mit den Verschlüsselungsschlüsseln an. Sie können dies selbst tun oder die Remote-Installation als zusätzliche Dienstleistung bestellen - deren Preis finden Sie in der Preisliste. Ein gewöhnliches Shared-Hosting mit PHP und einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank genügt.
Der Browser lädt die Benutzeroberfläche ausschließlich von Ihrem Server - ohne CDNs, Google Fonts und externe Avatar-Generatoren. Das gilt auch für die Seiten für Anmeldung, Registrierung, Passwort-Reset und den Installer. Die Schriftarten Roboto, Fira Code und Material Symbols befinden sich im Verzeichnis fonts/. Den Platzhalter-Avatar zeichnet ein lokales Skript als SVG mit Initialen.
Die Benutzeroberfläche benötigt kein Internet, einige Funktionen jedoch schon. Mit dem Lizenzpanel verbindet sich der Server selbständig: Bei der Anmeldung prüft er den Lizenzstatus, nach Eingabe eines neuen Schlüssels meldet er das Ergebnis der Aktivierung, und wenn der Administrator das Programm geöffnet hat, fragt er alle paar Stunden sowie bei jedem Aufruf der Registerkarte Updates nach neuen Versionen. Das Panel erhält dabei den Lizenzschlüssel, die Domain und die Programmversion - keine Inhalte aus Ihrer Datenbank.
Mit anderen Diensten verbindet sich der Server erst, wenn Sie diese angeben oder aktivieren:
- Mailserver: der im Installer angegebene SMTP-Server (E-Mail-Benachrichtigungen), der persönliche SMTP-Server eines Benutzers sowie in E-Mail hinzugefügte Postfächer (IMAP und SMTP), - der KI-Anbieter, und bei der Berechtigung „KI-Assistent mit Internetzugang“ auch Webseiten, die der Assistent auf Ihre Anfrage liest, - Google Kalender, - n8n-Webhooks, - Push-Benachrichtigungsdienste der Browser (z. B. Mozilla, Google, Apple).
Der Browser verbindet sich mit anderen Diensten nur in folgenden Fällen:
- jemand hat ein Video in den Inhalt eingebettet (z. B. von YouTube oder Vimeo) oder ein Bild von einer anderen Seite eingefügt, - in E-Mail öffnen Sie eine Nachricht mit aus dem Internet geladenen Elementen (externe Bilder werden erst nach einem Klick auf Bilder anzeigen angezeigt), - Sie aktivieren Push-Benachrichtigungen auf dem Gerät, - Sie verbinden Google Kalender und melden sich bei einem Google-Konto an.
Was benötigt Ihr Server?
- 01
PHP 8.1 oder neuer
- 02
MySQL oder MariaDB (Erweiterung
pdo_mysql) - 03
PHP-Erweiterungen
openssl(Verschlüsselung von Passwörtern und API-Schlüsseln) sowiembstring(polnische Sonderzeichen) - 04
Schreibrecht für das Verzeichnis
includes/- dort speichert der Installer die Konfigurationsdatei
Wie funktioniert das?
Der Installer legt in der Datenbank einen kompletten Satz Tabellen an und speichert, welche Datenbankänderungen bereits berücksichtigt wurden. Dadurch wiederholt die erste Aktualisierung nicht die Arbeit des Installers. In der Registerkarte Updates sehen Sie zwei Zahlen: „Installierte Version“ ist die Version, auf die die Datenbank gebracht wurde, und „Codeversion“ ist die Version der Programmdateien. Normalerweise sind sie identisch. Sie unterscheiden sich z. B., wenn Dateien manuell ohne Datenbankaktualisierung hochgeladen wurden.
Das Programm verschlüsselt in der Datenbank immer (AES-256-CBC) den API-Schlüssel des KI-Anbieters, SMTP-Passwörter und Postfächer in E-Mail, Google-Kalender-Tokens sowie das log_secret der Lizenz. Den Verschlüsselungsschlüssel speichert der Installer in der Datei includes/config.php, außerhalb der Datenbank. Die API-Schlüssel der n8n-Integration speichert das Programm nur als bcrypt-Hash, sodass sie nicht ausgelesen werden können.
In der Variante Pro können Sie Nachrichten von Nutzern, Aufgabenbeschreibungen und den Inhalt neuer E-Mails in der E-Mail zusätzlich verschlüsseln (AES-256-GCM). Dieser Schutz ist standardmäßig deaktiviert. Der Administrator aktiviert ihn unter Einstellungen → Erweitert: zuerst wird ein Schlüssel erzeugt, danach die Verschlüsselung aktiviert. Der Schlüssel gelangt in die Datei .env auf dem Server, während in der Datenbank nur sein achtstelliger Hash verbleibt. Laden Sie direkt nach dem Erzeugen eine Kopie des Schlüssels herunter - ohne ihn können Sie verschlüsselte Inhalte nicht lesen.
Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen, die vor Aktivierung der Verschlüsselung gespeichert wurden, verschlüsseln Sie über eine separate Schaltfläche. Das Programm erledigt dies in Paketen, sodass Sie den Vorgang unterbrechen und fortsetzen können. Den Schlüssel können Sie auch gegen einen neuen austauschen (Rotation). Jede Verschlüsselungsoperation - Generierung und Download des Schlüssels, Aktivierung, Deaktivierung, Migration und Rotation - protokolliert das Programm im Protokoll logs/encryption-audit.log: wer, wann und von welcher Adresse. Das Protokoll enthält weder Schlüssel noch Inhalte.
Aktualisierungen werden vom Administrator heruntergeladen. Vor dem Download bestätigt er, dass eine Sicherungskopie der Datenbank und des Verzeichnisses uploads/ vorliegt. Das .zip-Paket gelangt in das geschützte Verzeichnis storage/updates/. Vor dem Entpacken prüft das Programm dessen SHA-256-Prüfsumme und die digitale Signatur des Herausgebers - Pakete ohne gültige Signatur werden nicht entpackt. Die Aktualisierung führt Datenbankmigrationen durch und tauscht Programmdateien aus, löscht aber keine Ihrer Daten.
Was gewinnen Sie?
Wenn Sie in einem Netzwerk ohne Internetzugang arbeiten, warten Sie nicht auf den Download von Schriftarten oder Avataren von externen Seiten. Der Browser lädt sie vom Anwendungsserver. Ohne Internet funktionieren nur die Funktionen nicht, die darauf angewiesen sind, z. B. KI, Google Kalender oder die Update-Prüfung.
Wenn ältere Protokolle die Datenbank vergrößern, müssen Sie keine Aufgaben oder Nachrichten löschen, um technische Protokolle aufzuräumen. Die automatische Bereinigung betrifft nur technische Daten. Alte Inhalte endgültig zu löschen, ist ein separater manueller Vorgang, den der Administrator mit einem Code bestätigen muss.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Kanzlei muss wissen, wo die Unterlagen zu den Fällen liegen und wer darauf zugreifen kann. Außerdem schließt sie mit jedem IT-Dienstleister, der diese Daten bei sich speichert, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Bei einem Tool in einer fremden Cloud kommt noch eine Liste des Anbieters, seiner Unterauftragnehmer und der Standorte der Rechenzentren hinzu. Auch Änderungen an dieser Liste müssen im Blick behalten werden.
Im Task Manager liegen die Falldokumente auf dem Hosting der Kanzlei. Auf der Liste der Unternehmen, die diese Daten speichern oder erhalten, stehen also der Hosting-Anbieter sowie die Dienste, die die Kanzlei selbst anbindet: E-Mail, KI oder Google Kalender. In der Variante Pro kann der Administrator die Verschlüsselung von Nachrichten, Aufgabenbeschreibungen und E-Mails aktivieren. Anhänge bleiben im Original auf der Festplatte und werden vom Programm nur an Personen mit Zugriff ausgegeben. Konfiguriert die Kanzlei die KI, sendet der Server dem gewählten Anbieter Anfragen mit Kontext, und in der Variante Pro bei Standardeinstellungen auch den Inhalt von Aufgaben und Chats zur Zusammenfassung in der Wissensdatenbank. Die Verschlüsselung in der Datenbank schränkt das nicht ein, da das Programm die Inhalte vor dem Versand entschlüsselt.
Häufig gestellte Fragen
Gelangen meine Daten zum KI-Anbieter?
Ja, sobald Sie die KI konfigurieren. Der Server sendet dann an den gewählten Anbieter (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude oder xAI Grok) die Anfrage mit dem Kontext und den Inhalten, mit denen die jeweilige KI-Funktion arbeitet. In der Variante Pro sendet die Wissensdatenbank bei Standardeinstellungen zudem einmal täglich neue und geänderte Aufgaben sowie Chats zur Zusammenfassung an ihn. Bei OpenAI und Gemini gelangen auch Fragmente von Notizen und Dateien dorthin, die für die semantische Suche benötigt werden. Der Administrator kann das in den KI-Einstellungen deaktivieren, und ohne KI-Schlüssel wird nichts an den Anbieter übertragen.
Brauche ich einen eigenen Serverraum?
Nein. Ein gewöhnliches Shared Hosting mit PHP 8.1 oder neuer, einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank und einem Apache- oder LiteSpeed-Server reicht aus. Auf einem solchen Server wird Task Manager über den Browser installiert, ohne Konsole und ohne externe Firma. Falls Ihr Server mit nginx läuft, funktioniert es ebenfalls - Sie müssen lediglich die mitgelieferte Datei nginx-taskmanager.conf in die Konfiguration einfügen, die zusammen mit der Anwendung ausgeliefert wird. Der Installationsassistent prüft vor der Installation alle Anforderungen und zeigt genau an, was noch fehlt.
Kann ein Update meine Daten löschen?
Die Aktualisierung von Task Manager führt Datenbankmigrationen durch und überschreibt die Anwendungsdateien, löscht jedoch keine Benutzerdaten. Vor dem Start muss bestätigt werden, dass eine Sicherungskopie vorliegt. Das heruntergeladene Paket wird vom Programm anhand der SHA-256-Prüfsumme und der digitalen Signatur des Herausgebers überprüft.
Wer ist für die Backups verantwortlich?
Für Sicherungskopien sind Sie oder Ihr Hosting verantwortlich, falls dieses sie im Rahmen der Dienstleistung erstellt - Task Manager erstellt selbst keine Sicherungskopien. Die Sicherung sollte die Datenbank, das Verzeichnis uploads/ mit Benutzerdateien sowie die Datei includes/config.php mit dem Schlüssel umfassen, mit dem das Programm Passwörter und API-Schlüssel verschlüsselt. Wenn Sie in der Variante Pro die Verschlüsselung von Inhalten aktivieren, bewahren Sie zusätzlich die Datei .env oder die in den Einstellungen heruntergeladene Kopie des Schlüssels auf - ohne den Schlüssel können Sie verschlüsselte Inhalte nicht lesen. Vor jedem Update verlangt das Programm eine Bestätigung, dass Sie über eine Sicherungskopie verfügen.