O que é a instalação em servidor próprio?
Instalação no seu próprio servidor significa que o Task Manager funciona no alojamento da sua empresa, e não na nuvem do fornecedor do programa. A base de dados, os ficheiros da aplicação e os anexos ficam no seu servidor. Instala o programa através do navegador: carrega os ficheiros, e o instalador cria as tabelas na base de dados, a conta de administrador e o ficheiro de configuração com as chaves de encriptação. Pode fazê-lo você mesmo ou encomendar a instalação remota como serviço adicional - o preço encontra-se na tabela de preços. Basta um alojamento partilhado comum com PHP e base de dados MySQL ou MariaDB.
O browser carrega a interface exclusivamente a partir do seu servidor - sem CDNs, Google Fonts ou geradores externos de avatares. Isto aplica-se também às páginas de início de sessão, registo, recuperação de palavra-passe e ao instalador. As fontes Roboto, Fira Code e Material Symbols estão na pasta fonts/. O avatar de substituição é desenhado por um script local como SVG com as iniciais.
A interface não precisa de internet, mas algumas funções sim. O servidor liga-se sozinho ao painel de licenciamento: ao iniciar sessão verifica o estado da licença, depois de introduzir uma nova chave comunica o resultado da ativação, e quando o administrador tem o programa aberto, pergunta de poucas em poucas horas, e sempre que entra na secção Atualizações, se há novas versões. O painel recebe então a chave de licença, o domínio e a versão do programa - sem conteúdos da sua base de dados.
O servidor liga-se a outros serviços apenas quando os indica ou ativa:
- servidores de correio: SMTP indicado no instalador (notificações por e-mail), SMTP pessoal do utilizador e caixas adicionadas no Correio (IMAP e SMTP), - fornecedor de IA, e com a permissão "Assistente de IA com acesso à internet" também sites, que o Assistente lê a seu pedido, - Google Calendar, - webhooks n8n, - serviços de notificações push dos browsers (por exemplo, Mozilla, Google, Apple).
O browser liga-se a outros serviços apenas nestas situações:
- alguém incorporou no conteúdo um vídeo (por exemplo, do YouTube ou Vimeo) ou colou uma imagem de outro site, - no Correio abre uma mensagem com elementos obtidos a partir da internet (as imagens remotas só aparecem depois de clicar em Mostrar imagens), - ativa no dispositivo as notificações push, - liga o Google Calendar e inicia sessão na sua conta Google.
Do que precisa o seu servidor?
- 01
PHP 8.1 ou mais recente
- 02
MySQL ou MariaDB (extensão
pdo_mysql) - 03
extensões PHP
openssl(encriptação de palavras-passe e chaves API) embstring(caracteres polacos) - 04
permissão de escrita na pasta
includes/- é aí que o instalador grava o ficheiro de configuração
Como funciona?
O instalador cria na base de dados o conjunto completo de tabelas e regista quais as alterações da base já incluídas. Assim, a primeira atualização não repete o trabalho do instalador. Na secção Atualizações vê dois números: "Versão instalada" é a versão para a qual a base de dados foi atualizada, e "Versão do código" é a versão dos ficheiros do programa. Normalmente são iguais. Podem diferir, por exemplo, depois de carregar manualmente ficheiros sem atualizar a base de dados.
O programa encripta sempre na base de dados (AES-256-CBC) a chave de API do fornecedor de IA, as palavras-passe SMTP e das caixas de correio, os tokens do Google Calendar e o log_secret da licença. O instalador grava a chave de encriptação no ficheiro includes/config.php, fora da base de dados. As chaves de API das integrações n8n o programa guarda apenas como hash bcrypt, pelo que não é possível lê-las.
Na variante Pro, pode ainda encriptar (AES-256-GCM) as mensagens escritas pelos utilizadores, as descrições das tarefas e o conteúdo dos novos e-mails no Correio. Esta proteção está desativada por predefinição. É o administrador quem a ativa em Definições → Avançado: primeiro gera a chave, depois ativa a encriptação. A chave fica no ficheiro .env no servidor, e na base de dados fica apenas o seu resumo de oito caracteres. Assim que a gerar, descarregue de imediato uma cópia da chave - sem ela não conseguirá ler os conteúdos encriptados.
As mensagens e descrições de tarefas guardadas antes de ativar a encriptação podem ser encriptadas através de um botão separado. O programa faz isto em lotes, pelo que pode interromper e retomar a operação. Também pode substituir a chave por uma nova (rotação). Cada operação relacionada com a encriptação - geração e descarregamento da chave, ativação, desativação, migração e rotação - o programa regista no registo logs/encryption-audit.log: quem, quando e a partir de que endereço. O registo não contém chaves nem conteúdos.
As atualizações são descarregadas pelo administrador. Antes de descarregar, confirma que tem uma cópia de segurança da base de dados e da pasta uploads/. O pacote .zip é colocado na pasta protegida storage/updates/. Antes de descompactar, o programa verifica a sua soma SHA-256 e a assinatura digital do editor - não descompacta pacotes sem assinatura válida. A atualização executa migrações da base de dados e substitui os ficheiros do programa, mas não apaga os seus dados.
O que ganha?
Quando trabalha numa rede sem internet, não precisa de esperar pelo carregamento de tipos de letra ou avatares de sites externos. O browser obtém-os a partir do servidor da aplicação. Sem internet, apenas deixam de funcionar as funções que dela dependem, como a IA, o Google Calendar ou a verificação de atualizações.
Se os registos antigos estiverem a aumentar o tamanho da base de dados, não precisa de eliminar tarefas ou mensagens para organizar os registos técnicos. A limpeza automática abrange apenas dados técnicos. A eliminação permanente de conteúdos antigos é uma operação separada, manual e realizada pelo administrador, que exige a confirmação através de um código.
Exemplo do trabalho diário
Um escritório de advogados precisa de saber onde estão guardados os documentos dos processos e quem tem acesso aos mesmos, e assina um acordo de subcontratação do tratamento de dados com cada fornecedor de TI que os guarda. Quando se utiliza uma ferramenta alojada na cloud de terceiros, é necessário ter também a lista do fornecedor, dos seus subcontratantes e das localizações dos centros de dados. Também é preciso acompanhar as alterações a essa lista.
No Task Manager, os documentos dos processos ficam no alojamento do escritório de advogados. Na lista das empresas que guardam estes dados ou que os recebem ficam, portanto, a empresa de alojamento e os serviços que o escritório ligar por conta própria: correio, IA ou Calendário Google. Na variante Pro, o administrador pode ativar a encriptação das mensagens, das descrições das tarefas e dos e-mails. Os anexos permanecem no disco na forma original, e o programa só os disponibiliza a pessoas com acesso. Se o escritório configurar a IA, o servidor envia ao fornecedor escolhido as perguntas com o contexto e, na variante Pro, com as definições padrão, também o conteúdo das tarefas e conversas para resumir na base de conhecimento. A encriptação na base de dados não limita isto, porque, antes do envio, o programa desencripta o conteúdo.
Perguntas mais frequentes
Os meus dados chegam ao fornecedor de IA?
Sim, quando configurar a IA. O servidor envia então ao fornecedor escolhido (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok) a pergunta com o contexto e os conteúdos sobre os quais trabalha essa função de IA. Na variante Pro, com as definições padrão, a base de conhecimento envia-lhe também, uma vez por dia, as tarefas e conversas novas e alteradas para resumir. No caso da OpenAI e da Gemini, chegam também fragmentos de notas e ficheiros, necessários para a pesquisa por significado. O administrador pode desativar isto nas definições de IA, e sem chave de IA nada chega ao fornecedor.
Preciso de sala de servidores própria?
Não. Basta um alojamento partilhado comum com PHP 8.1 ou mais recente, uma base de dados MySQL ou MariaDB e um servidor Apache ou LiteSpeed. Nesse tipo de alojamento, o Task Manager instala-se através do browser, sem consola e sem recorrer a uma empresa externa. Se o seu servidor usar nginx, também funciona - basta colar na configuração o ficheiro pronto nginx-taskmanager.conf, que é fornecido junto com a aplicação. O instalador verifica todos os requisitos antes da instalação e indica claramente o que falta.
Uma atualização pode apagar os meus dados?
A atualização do Task Manager executa migrações da base de dados e substitui os ficheiros da aplicação, mas não apaga os dados dos utilizadores. Antes de iniciar, exige a confirmação de que tem uma cópia de segurança. O programa verifica o pacote descarregado através da soma SHA-256 e da assinatura digital do editor.
Quem é responsável pelas cópias de segurança?
As cópias de segurança são da sua responsabilidade ou da responsabilidade do seu alojamento, caso este as faça no âmbito do serviço - o Task Manager não faz cópias por conta própria. A cópia deve incluir a base de dados, a pasta uploads/ com os ficheiros dos utilizadores e o ficheiro includes/config.php com a chave com que o programa encripta as palavras-passe e as chaves de API. Se ativar a encriptação de conteúdos na variante Pro, guarde também o ficheiro .env ou a cópia da chave descarregada nas definições - sem a chave não conseguirá ler os conteúdos encriptados. Antes de cada atualização, o programa exige confirmação de que tem a cópia feita.