Mitä tarkoittaa asennus omalle palvelimelle?
Asennus omalle palvelimellesi tarkoittaa, että Task Manager toimii yrityksesi omalla hostingilla, ei ohjelman toimittajan pilvessä. Tietokanta, sovellustiedostot ja liitteet sijaitsevat omalla palvelimellasi. Ohjelman asennat selaimen kautta: lataat tiedostot, ja asennusohjelma luo tietokantaan taulut, pääkäyttäjätilin ja asetustiedoston salausavaimineen. Voit tehdä sen itse tai tilata etäasennuksen lisäpalveluna - sen hinnan löydät hinnoittelusta. Riittää tavallinen jaettu hosting, jossa on PHP ja MySQL- tai MariaDB-tietokanta.
Selain lataa käyttöliittymän ainoastaan omalta palvelimeltasi - ilman CDN-palveluita, Google Fontsia ja ulkoisia avatargeneraattoreita. Tämä koskee myös kirjautumis-, rekisteröinti-, salasanan nollaus- ja asennussivuja. Roboto-, Fira Code- ja Material Symbols -fontit sijaitsevat hakemistossa fonts/. Oletusavatarin piirtää paikallinen skripti SVG-muodossa nimikirjaimilla.
Käyttöliittymä ei tarvitse internetyhteyttä, mutta osa toiminnoista tarvitsee. Lisenssipaneeliin palvelin yhdistää itse: kirjautuessa se tarkistaa lisenssin tilan, uuden avaimen syöttämisen jälkeen se ilmoittaa aktivoinnin tuloksen, ja kun pääkäyttäjällä on ohjelma auki, se kysyy uusista versioista muutaman tunnin välein sekä aina Päivitykset-välilehdelle mentäessä. Paneeli saa tällöin lisenssiavaimen, verkkotunnuksen ja ohjelman version - ei tietokantasi sisältöä.
Muihin palveluihin palvelin yhdistää vasta, kun osoitat ne tai otat ne käyttöön:
- sähköpostipalvelimet: asennusohjelmassa annettu SMTP (sähköposti-ilmoitukset), käyttäjän henkilökohtainen SMTP ja Sähköpostiin lisätyt postilaatikot (IMAP ja SMTP), - AI-palveluntarjoaja, ja oikeudella ”AI-avustaja internetyhteydellä” myös verkkosivut, joita avustaja lukee pyynnöstäsi, - Google Kalenteri, - n8n-webhookit, - selainten push-ilmoitusten yhdyskäytävät (esim. Mozilla, Google, Apple).
Selain yhdistää muihin palveluihin vain näissä tilanteissa:
- joku on upottanut sisältöön videon (esim. YouTubesta tai Vimeosta) tai liittänyt kuvan toiselta sivustolta, - avaat Sähköpostissa viestin, jonka osat ladataan verkosta (etäkuvat näkyvät vasta, kun painat Näytä kuvat), - otat laitteella käyttöön push-ilmoitukset, - yhdistät Google Kalenterin ja kirjaudut Google-tiliisi.
Mitä palvelimeltasi vaaditaan?
- 01
PHP 8.1 tai uudempi
- 02
MySQL tai MariaDB (laajennus
pdo_mysql) - 03
PHP-laajennukset
openssl(salasanojen ja API-avainten salaus) sekämbstring(erikoismerkit) - 04
kirjoitusoikeus hakemistoon
includes/- sinne asennusohjelma tallentaa asetustiedoston
Miten se toimii?
Asennusohjelma luo tietokantaan kaikki tarvittavat taulut ja tallentaa tiedon siitä, mitkä tietokannan muutokset on jo siihen viety. Näin ensimmäinen päivitys ei toista asennusohjelman tekemää työtä. Päivitykset-välilehdellä näet kaksi lukua: ”Asennettu versio” tarkoittaa versiota, johon tietokanta on päivitetty, ja ”Koodin versio” - ohjelmatiedostojen versiota. Yleensä ne ovat samat. Ne voivat poiketa toisistaan esimerkiksi silloin, kun tiedostot on viety käsin päivittämättä tietokantaa.
Ohjelma salaa tietokannassa aina (AES-256-CBC) AI-palveluntarjoajan API-avaimen, SMTP- ja Sähköposti-postilaatikoiden salasanat, Google Kalenterin tokenit sekä lisenssin log_secret-arvon. Salausavaimen asennusohjelma tallentaa tiedostoon includes/config.php, tietokannan ulkopuolelle. n8n-integraation API-avaimet ohjelma säilyttää vain bcrypt-tiivisteenä, joten niitä ei voi lukea.
Pro-versiossa voit lisäksi salata käyttäjien kirjoittamat viestit, tehtävien kuvaukset ja Sähköposti-moduulin uusien sähköpostien sisällön (AES-256-GCM). Tämä suojaus on oletuksena pois käytöstä. Pääkäyttäjä ottaa sen käyttöön kohdassa Asetukset → Lisäasetukset: ensin luodaan avain, sitten otetaan salaus käyttöön. Avain tallentuu palvelimelle .env-tiedostoon, ja tietokantaan jää vain sen kahdeksanmerkkinen tiiviste. Lataa avaimen kopio heti sen luomisen jälkeen - ilman sitä et pääse lukemaan salattua sisältöä.
Ennen salauksen käyttöönottoa tallennetut viestit ja tehtävien kuvaukset salaat erillisellä painikkeella. Ohjelma tekee sen erissä, joten toiminnon voi keskeyttää ja jatkaa myöhemmin. Avaimen voi myös vaihtaa uuteen (rotaatio). Jokaisen salaukseen liittyvän toiminnon - avaimen luomisen ja latauksen, käyttöönoton, käytöstä poiston, migraation ja rotaation - ohjelma kirjaa lokiin logs/encryption-audit.log: kuka, milloin ja mistä osoitteesta. Loki ei sisällä avaimia eikä sisältöä.
Päivitykset lataa pääkäyttäjä. Ennen latausta hän vahvistaa, että hänellä on varmuuskopio tietokannasta ja hakemistosta uploads/. .zip-paketti tallentuu suojattuun hakemistoon storage/updates/. Ennen purkamista ohjelma tarkistaa sen SHA-256-tarkistussumman ja julkaisijan digitaalisen allekirjoituksen - ilman kelvollista allekirjoitusta pakettia ei pureta. Päivitys tekee tietokantamigraatiot ja vaihtaa ohjelman tiedostot, mutta ei poista tietojasi.
Mitä hyödyt?
Kun työskentelet verkossa ilman internetyhteyttä, et joudu odottamaan fonttien tai avatarien lataamista ulkoisilta sivustoilta. Selain lataa ne sovelluspalvelimelta. Ilman internetyhteyttä eivät toimi vain ne toiminnot, jotka sitä tarvitsevat, kuten AI, Google Kalenteri tai päivitysten tarkistus.
Jos vanhat lokit kasvattavat tietokantaa, sinun ei tarvitse poistaa tehtäviä tai viestejä teknisten lokien siivoamiseksi. Automaattinen siivous koskee vain teknisiä tietoja. Vanhan sisällön pysyvä poistaminen on erillinen, järjestelmänvalvojan manuaalisesti tekemä toiminto, joka edellyttää vahvistusta koodilla.
Esimerkki arjen työstä
Asianajotoimiston on tiedettävä, missä asiakirjat sijaitsevat ja kenellä on pääsy niihin. Lisäksi sen on allekirjoitettava henkilötietojen käsittelysopimus jokaisen IT-toimittajan kanssa, joka säilyttää näitä tietoja omissa järjestelmissään. Kun käytössä on jonkun muun pilvipalvelussa toimiva työkalu, on kirjattava myös palveluntarjoaja, sen alihankkijat ja datakeskusten sijainnit. Muutoksia on myös seurattava.
Task Managerissa asiakirjat sijaitsevat toimiston hostingpalvelussa. Niiden yritysten listalle, jotka säilyttävät tai saavat näitä tietoja, jäävät siis hostingyritys sekä palvelut, jotka toimisto itse liittää käyttöön: sähköposti, AI tai Google Kalenteri. Pro-versiossa pääkäyttäjä voi ottaa käyttöön viestien, tehtävien kuvausten ja sähköpostien salauksen. Liitteet säilyvät levyllä alkuperäisessä muodossaan, ja ohjelma antaa ne vain käyttöoikeuden omaaville henkilöille. Jos toimisto määrittää AI:n, palvelin lähettää valitulle palveluntarjoajalle kysymyksiä kontekstin kanssa, ja Pro-versiossa oletusasetuksilla myös tehtävien ja keskustelujen sisältöä tiivistettäväksi tietopankkiin. Tietokannan salaus ei rajoita tätä, koska ohjelma purkaa sisällön salauksen ennen lähettämistä.
Usein kysytyt kysymykset
Päätyvätkö tietoni tekoälyn tarjoajalle?
Kyllä, kun olet määrittänyt AI:n. Palvelin lähettää tällöin valitulle palveluntarjoajalle (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude tai xAI Grok) kysymyksen kontekstin kanssa ja sisällön, jonka parissa kyseinen AI-toiminto työskentelee. Pro-versiossa tietopankki lähettää oletusasetuksilla sille kerran päivässä myös tiivistettäväksi uudet ja muuttuneet tehtävät sekä keskustelut. OpenAI:n ja Geminin kohdalla sille lähetetään myös muistiinpanojen ja tiedostojen katkelmia, joita tarvitaan merkityshakuun. Pääkäyttäjä voi poistaa tämän käytöstä AI-asetuksissa, ja ilman AI-avainta palveluntarjoajalle ei lähetetä mitään.
Tarvitsenko oman konesalin?
Ei. Riittää tavallinen jaettu web-hotelli, jossa on PHP 8.1 tai uudempi, MySQL- tai MariaDB-tietokanta sekä Apache- tai LiteSpeed-palvelin. Tällaisella palvelimella Task Manager asennetaan selaimen kautta, ilman komentoriviä ja ilman ulkopuolista toimijaa. Jos palvelimesi käyttää nginxiä, sekin toimii - riittää, kun liität asetuksiin valmiin nginx-taskmanager.conf-tiedoston, joka toimitetaan sovelluksen mukana. Asennusohjelma tarkistaa kaikki vaatimukset ennen asennusta ja kertoo suoraan, mitä puuttuu.
Voiko päivitys poistaa tietoni?
Task Managerin päivitys tekee tietokantamigraatiot ja korvaa sovelluksen tiedostot, mutta ei poista käyttäjien tietoja. Ennen käynnistämistä se vaatii vahvistuksen siitä, että sinulla on varmuuskopio. Ohjelma tarkistaa ladatun paketin SHA-256-tarkistussummalla ja julkaisijan digitaalisella allekirjoituksella.
Kuka vastaa varmuuskopioista?
Varmuuskopioista vastaat sinä tai palveluntarjoajasi, jos se tekee niitä osana palvelua - Task Manager ei ota varmuuskopioita itse. Varmuuskopion tulisi kattaa tietokanta, käyttäjien tiedostoja sisältävä uploads/-hakemisto sekä includes/config.php-tiedosto, jossa on avain, jolla ohjelma salaa salasanat ja API-avaimet. Jos otat Pro-versiossa käyttöön sisällön salauksen, säilytä myös .env-tiedosto tai asetuksista ladattu kopio avaimesta - ilman avainta et pääse lukemaan salattua sisältöä. Ennen jokaista päivitystä ohjelma vaatii vahvistuksen siitä, että sinulla on varmuuskopio.