Qu'est-ce que l'installation sur votre propre serveur ?
L'installation sur votre serveur signifie que Task Manager fonctionne sur l'hébergement de votre entreprise, et non dans le cloud de l'éditeur du logiciel. La base de données, les fichiers de l'application et les pièces jointes se trouvent sur votre serveur. Vous installez le logiciel via le navigateur : vous importez les fichiers, et l'installateur crée les tables dans la base de données, le compte administrateur et le fichier de configuration avec les clés de chiffrement. Vous pouvez le faire vous-même ou commander une installation à distance en tant que service supplémentaire - son prix figure dans les tarifs. Un simple hébergement mutualisé avec PHP et une base MySQL ou MariaDB suffit.
Le navigateur charge l’interface exclusivement depuis votre serveur - sans CDN, sans Google Fonts et sans générateurs d’avatars externes. Cela concerne aussi les pages de connexion, d’inscription, de réinitialisation du mot de passe et l’installateur. Les polices Roboto, Fira Code et Material Symbols se trouvent dans le répertoire fonts/. L’avatar de remplacement est dessiné par un script local sous forme de SVG avec les initiales.
L’interface n’a pas besoin d’internet, mais certaines fonctions oui. Le serveur se connecte lui-même au panneau de licence : lors de la connexion, il vérifie le statut de la licence, après la saisie d’une nouvelle clé il signale le résultat de l’activation, et lorsque l’administrateur a le programme ouvert, il interroge la disponibilité de nouvelles versions toutes les quelques heures et à chaque ouverture de l’onglet Mises à jour. Le panneau reçoit alors la clé de licence, le domaine et la version du programme - sans aucun contenu de votre base de données.
Le serveur ne se connecte à d’autres services que lorsque vous les indiquez ou les activez :
- serveurs de messagerie : le SMTP renseigné dans l’installateur (notifications par e-mail), le SMTP personnel de l’utilisateur et les boîtes mail ajoutées dans Messagerie (IMAP et SMTP), - le fournisseur IA, et avec la permission « Assistant IA avec accès à Internet », également les sites web que l’Assistant consulte à votre demande, - Google Agenda, - les webhooks n8n, - les passerelles de notifications push des navigateurs (par ex. Mozilla, Google, Apple).
Le navigateur ne se connecte à d’autres services que dans les situations suivantes :
- quelqu’un a intégré une vidéo dans le contenu (par ex. de YouTube ou Vimeo) ou collé une image provenant d’un autre site, - dans Messagerie, vous ouvrez un message contenant des éléments téléchargés depuis le web (les images distantes ne s’afficheront qu’après avoir cliqué sur Afficher les images), - vous activez les notifications push sur l’appareil, - vous connectez Google Agenda et vous vous connectez à votre compte Google.
De quoi votre serveur a-t-il besoin ?
- 01
PHP 8.1 ou plus récent
- 02
MySQL ou MariaDB (extension
pdo_mysql) - 03
les extensions PHP
openssl(chiffrement des mots de passe et des clés API) etmbstring(caractères polonais) - 04
droit d’écriture sur le répertoire
includes/- c’est là que l’installateur enregistre le fichier de configuration
Comment ça marche ?
L’installateur crée l’ensemble des tables dans la base de données et enregistre les modifications de base déjà appliquées. Ainsi, la première mise à jour ne répète pas le travail de l’installateur. Dans l’onglet Mises à jour, vous voyez deux numéros : « Version installée » est la version à laquelle la base a été amenée, et « Version du code » - la version des fichiers du programme. Elles sont généralement identiques. Elles diffèrent par exemple après un téléversement manuel des fichiers sans mise à jour de la base.
Le programme chiffre toujours dans la base de données (AES-256-CBC) la clé API du fournisseur IA, les mots de passe SMTP et des boîtes mail dans Messagerie, les jetons de Google Agenda et le log_secret de la licence. L’installateur enregistre la clé de chiffrement dans le fichier includes/config.php, en dehors de la base de données. Les clés API de l’intégration n8n sont stockées par le programme uniquement sous forme de hachage bcrypt, de sorte qu’il est impossible de les lire.
Dans la version Pro, vous pouvez en plus chiffrer (AES-256-GCM) les messages rédigés par les utilisateurs, les descriptions de tâches et le contenu des nouveaux e-mails dans la Messagerie. Cette protection est désactivée par défaut. L’administrateur l’active dans Paramètres → Avancé : il génère d’abord une clé, puis active le chiffrement. La clé est stockée dans le fichier .env sur le serveur, et seule son empreinte de huit caractères reste dans la base de données. Téléchargez une copie de la clé dès sa génération - sans elle, vous ne pourrez pas lire les contenus chiffrés.
Les messages et descriptions de tâches enregistrés avant l’activation du chiffrement se chiffrent via un bouton séparé. Le programme procède par lots, vous pouvez donc interrompre l’opération et la reprendre. Vous pouvez aussi remplacer la clé par une nouvelle (rotation). Chaque opération liée au chiffrement - génération et téléchargement de la clé, activation, désactivation, migration et rotation - est enregistrée par le programme dans le journal logs/encryption-audit.log : qui, quand et depuis quelle adresse. Le journal ne contient ni les clés ni les contenus.
Les mises à jour sont téléchargées par l’administrateur. Avant le téléchargement, il confirme qu’il dispose d’une sauvegarde de la base de données et du répertoire uploads/. Le paquet .zip est placé dans le répertoire protégé storage/updates/. Avant de le décompresser, le programme vérifie sa somme SHA-256 et la signature numérique de l’éditeur - il ne décompressera pas un paquet dont la signature n’est pas valide. La mise à jour effectue les migrations de la base de données et remplace les fichiers du programme, mais ne supprime pas vos données.
Qu'y gagnez-vous ?
Lorsque vous travaillez sur un réseau sans internet, vous n’attendez pas le téléchargement des polices ni des avatars depuis des sites externes. Le navigateur les charge depuis le serveur de l’application. Sans internet, seules les fonctions qui en dépendent ne fonctionneront pas, par exemple l’IA, Google Agenda ou la vérification des mises à jour.
Lorsque d’anciens journaux font grossir la base de données, vous n’avez pas besoin de supprimer des tâches ou des messages pour faire le ménage dans les journaux techniques. Le nettoyage automatique concerne uniquement les données techniques. La suppression définitive d’anciens contenus est une opération distincte, effectuée manuellement par l’administrateur et nécessitant la confirmation d’un code.
Exemple du quotidien
Un cabinet d’avocats doit savoir où se trouvent les documents liés aux dossiers et qui peut y accéder. Il doit signer un accord de traitement des données avec chaque prestataire informatique qui conserve ces données. Avec un outil hébergé dans le cloud d’un tiers, il faut aussi connaître le prestataire, ses sous-traitants et l’emplacement de ses centres de données, puis suivre toute évolution de ces informations.
Dans Task Manager, les documents des dossiers sont hébergés sur le serveur du cabinet. Sur la liste des sociétés qui conservent ces données ou qui les reçoivent figurent donc l’hébergeur ainsi que les services que le cabinet connecte lui-même : messagerie, IA ou Google Agenda. Dans la version Pro, l’administrateur peut activer le chiffrement des messages, des descriptions de tâches et des e-mails. Les pièces jointes restent sur le disque dans leur format d’origine, et le programme ne les délivre qu’aux personnes ayant accès. Si le cabinet configure l’IA, le serveur enverra au fournisseur choisi des requêtes avec le contexte, et dans la version Pro, avec les réglages par défaut, également le contenu des tâches et des discussions pour les résumer dans la base de connaissances. Le chiffrement dans la base ne limite pas cela, car le programme déchiffre le contenu avant de l’envoyer.
Questions fréquentes
Mes données sont-elles transmises au fournisseur d'IA ?
Oui, lorsque vous configurez l’IA. Le serveur envoie alors au fournisseur choisi (OpenAI, Google Gemini, Anthropic Claude ou xAI Grok) une requête contenant le contexte et les contenus sur lesquels travaille la fonction IA concernée. Dans la version Pro, avec les réglages par défaut, la base de connaissances lui envoie aussi une fois par jour, pour les résumer, les tâches et discussions nouvelles ou modifiées. Avec OpenAI et Gemini, des extraits de notes et de fichiers lui sont également transmis, nécessaires à la recherche par le sens. L’administrateur peut désactiver cela dans les paramètres de l’IA, et sans clé IA, rien n’est transmis au fournisseur.
Ai-je besoin de ma propre salle serveur ?
Non. Un simple hébergement mutualisé avec PHP 8.1 ou plus récent, une base MySQL ou MariaDB et un serveur Apache ou LiteSpeed suffisent. Sur ce type d’hébergement, Task Manager s’installe directement depuis le navigateur, sans console et sans société tierce. Si votre serveur tourne sous nginx, cela fonctionne aussi - il suffit de coller dans la configuration le fichier prêt à l’emploi nginx-taskmanager.conf, fourni avec l’application. L’installateur vérifie tous les prérequis avant l’installation et indique clairement ce qui manque.
Une mise à jour peut-elle supprimer mes données ?
La mise à jour de Task Manager effectue les migrations de la base de données et remplace les fichiers de l’application, mais ne supprime pas les données des utilisateurs. Avant de la lancer, le programme demande de confirmer que vous disposez d’une sauvegarde. Le paquet téléchargé est vérifié par le programme au moyen d’une somme SHA-256 et de la signature numérique de l’éditeur.
Qui est responsable des sauvegardes ?
Vous êtes responsable des sauvegardes, vous ou votre hébergeur s’il les effectue dans le cadre du service - Task Manager n’effectue pas lui-même de sauvegardes. La sauvegarde doit inclure la base de données, le répertoire uploads/ contenant les fichiers des utilisateurs et le fichier includes/config.php contenant la clé avec laquelle le programme chiffre les mots de passe et les clés API. Si vous activez le chiffrement des contenus dans la version Pro, conservez également le fichier .env ou une copie de la clé téléchargée dans les paramètres - sans cette clé, vous ne pourrez pas lire les contenus chiffrés. Avant chaque mise à jour, le programme demande confirmation que vous disposez d’une sauvegarde.