V čem je rozdíl oproti cloudové službě?
Otázka „kde leží dokumenty k mému případu?“ padá často při podpisu smlouvy nebo při auditu. Task Manager instalujete na svém serveru - sami, nebo s využitím vzdálené instalace jako doplňkové služby - takže databáze a soubory zůstávají tam, kde se rozhodnete. Samotný způsob načítání rozhraní nerozhoduje o místě uložení dat. Umožňuje však ověřit, zda se prohlížeč připojuje k cizím službám.
Prohlížeč stahuje rozhraní výhradně ze serveru aplikace. Nepoužívá CDN sítě, Google Fonts ani externí generátory avatarů. Platí to i pro obrazovky přihlášení, registrace, resetu hesla, připomenutí hesla, aktivace účtu a instalátoru. Avatary s iniciálami kreslí skript součástí aplikace. Fonty Roboto, Fira Code a Material Symbols i knihovna pro formátování textu jsou součástí balíčku programu.
Zdroje rozhraní jsou dostupné ze serveru aplikace i v síti bez internetu. S licenčním panelem se server spojuje sám: při přihlášení, při aktivaci klíče a při kontrole aktualizací. Předává mu pouze licenční údaje, jako je klíč a doména, a verzi programu. S jinými službami se spojuje jen tehdy, když je sami určíte nebo zapnete: s poštovními servery, poskytovatelem AI, Kalendářem Google, webhooky n8n a bránami push oznámení. Prohlížeč sahá mimo server aplikace pouze ve čtyřech situacích: u videa (např. z YouTube nebo Vimeo) nebo obrázku z jiné stránky vloženého do obsahu, u zpráv v Poště s prvky stahovanými ze sítě (vzdálené obrázky až po kliknutí na Zobrazit obrázky), při zapínání push oznámení a při přihlašování ke Google během propojování kalendáře.
Co přesně se děje s obsahem úkolů a zpráv?
Omezení připojení prohlížeče nestačí, pokud se někdo zmocní kopie databáze. Šifrování obsahu funguje ve variantě Pro a je ve výchozím stavu vypnuté. Po vygenerování klíče a zapnutí šifrování administrátorem Task Manager šifruje algoritmem AES-256-GCM zprávy psané uživateli a popisy úkolů, a v modulu Pošta (Pro) také obsah e-mailů. Klíč DATA_ENCRYPTION_KEY je uložen v souboru .env, mimo databázi. Do databáze se ukládá šifrovaný text a osmiznakový hint klíče, nikoli samotný klíč.
Samostatný mechanismus, AES-256-CBC s klíčem ENCRYPTION_KEY, funguje vždy. Chrání API klíč poskytovatele AI, hesla SMTP a schránek v Poště, tokeny Kalendáře Google a log_secret licence. API klíče integrace n8n jsou hashovány pomocí bcryptu, nikoli šifrovány.
Existující data lze migrovat po dávkách 1-200. Čtení podporuje současně nešifrované i zašifrované řádky, protože každý má příznak is_encrypted. Klíč lze později rotovat v režimu start - dávky - ukončení. Během rotace nástroj čte zašifrované záznamy novým nebo starým klíčem a ukládá je znovu novým. Pokud je šifrování vypnuté nebo chybí klíč, aplikace uloží text nešifrovaně. Audit šifrování se zapisuje do logs/encryption-audit.log: zaznamenává, kdo, kdy a odkud provedl danou operaci, bez surových klíčů a nešifrovaného textu.
Co získáte?
Nemusíte klientovi vysvětlovat, proč pouhé zobrazení přihlašovací stránky propojuje jeho prohlížeč s poskytovatelem fontů. Prohlížeč stahuje prostředky ze serveru aplikace.
Váš tým externím poskytovatelům fontů ani avatarů neprozrazuje, kdo a kdy otevřel rozhraní. Nepředává jim ani jména a příjmení v adresách obrázků.
Pokud kopie databáze unikne při záloze nebo se dostane ze starého disku, zapnuté šifrování chrání vybraný obsah před přečtením bez klíče. Zároveň víte, že používání AI znamená samostatné připojení k externí službě a není podmínkou zobrazení rozhraní.
Advokátní kancelář, která to musí uvést ve smlouvě
Advokátní kancelář vede případy v úkolech: zapisuje jejich popisy, korespondenci a přílohy. Firemní klient žádá o ustanovení ve smlouvě týkající se místa zpracování dokumentů a seznamu dílčích zpracovatelů. Právník musí před odpovědí zjistit, kam data putují.
Ve variantě Pro mohou být popisy úkolů a obsah zpráv zašifrovány klíčem uchovávaným mimo databázi a prohlížeč právníka stahuje rozhraní pouze ze serveru aplikace. Advokátní kancelář musí samostatně zohlednit služby, se kterými se server spojuje: AI, poštu, Kalendář Google nebo n8n. Šifrování v databázi neomezuje to, co se dostane k poskytovateli AI, protože program obsah před odesláním dešifruje. Samotné nasazení programu nenahrazuje rozhodnutí, co uvést ve smlouvě.
Nejčastější dotazy
Opouštějí data můj server?
Obsah z vaší databáze opouští server pouze prostřednictvím funkcí, které sami určíte nebo zapnete: AI, pošta, Kalendář Google, webhooky n8n a push oznámení. S licenčním panelem se server spojuje sám, ale předává mu pouze licenční údaje, jako je klíč a doména, a verzi programu. Prohlížeč stahuje rozhraní ze serveru aplikace, bez CDN sítí, Google Fonts a externích generátorů avatarů.
Co přesně se v databázi šifruje?
Šifrování obsahu funguje ve variantě Pro a je ve výchozím stavu vypnuté. Po vygenerování klíče a zapnutí šifrování administrátorem Task Manager šifruje algoritmem AES-256-GCM nové zprávy psané uživateli a popisy úkolů, a v modulu Pošta (Pro) také obsah e-mailů. Dřívější záznamy zašifrujete tlačítkem „Zašifrovat existující data“. V nešifrované podobě zůstávají například názvy úkolů, poznámky, odpovědi a konverzace s AI asistentem a přílohy. Samostatný mechanismus vždy chrání hesla SMTP a e-mailových schránek, API klíč poskytovatele AI, tokeny Kalendáře Google a log_secret licence.
Kde je uložen šifrovací klíč?
Klíč DATA_ENCRYPTION_KEY pro uživatelský obsah je uložen v souboru .env na serveru, mimo databázi. V databázi se ukládá šifrovaný text a osmiznakový otisk aktuálního klíče, ale ne samotný klíč. Podle otisku rozpoznáte správnou zálohu klíče.
Bude Task Manager fungovat v síti bez přístupu k internetu?
Rozhraní nepotřebuje internet ke stahování fontů, knihovny Markdown ani skriptu kreslícího iniciály uživatelů - tyto zdroje jsou součástí aplikace. Internet je potřeba jen pro funkce, které ho využívají: AI, poštu, Kalendář Google, webhooky n8n, push oznámení a kontrolu aktualizací.
Mohu po nějaké době změnit šifrovací klíč?
Ano. Task Manager provádí rotaci klíče po dávkách: zašifrované zprávy, popisy úkolů, nepřítomnosti a obsah e-mailů čte novým nebo starým klíčem a ukládá je znovu novým. Běžná migrace je v té době zablokovaná.