¿Cuál es la diferencia con un servicio en la nube?
La pregunta «¿dónde están los documentos de mi caso?» surge a menudo al firmar un contrato o durante una auditoría. Task Manager se instala en tu propio servidor - por tu cuenta o mediante la instalación remota como servicio adicional - así que la base de datos y los archivos quedan donde tú decidas. La forma en que se carga la interfaz no determina por sí sola dónde se guardan los datos. Sin embargo, permite comprobar si el navegador se conecta con servicios externos.
El navegador obtiene la interfaz únicamente desde el servidor de la aplicación. No utiliza CDN, Google Fonts ni generadores de avatares externos. Esto se aplica también a las pantallas de inicio de sesión, registro, restablecimiento de contraseña, recordatorio de contraseña, activación de cuenta e instalador. Los avatares con iniciales los dibuja un script incluido en la aplicación. Las fuentes Roboto, Fira Code y Material Symbols, así como la librería que da formato al texto, forman parte del paquete del programa.
Los recursos de la interfaz están disponibles desde el servidor de la aplicación incluso en una red sin internet. El servidor se conecta por sí mismo con el panel de licencias: al iniciar sesión, al activar la clave y al comprobar actualizaciones. Le transmite solo los datos de la licencia, como la clave y el dominio, y la versión del programa. Con otros servicios se conecta cuando tú los indicas o los activas: con los servidores de correo, el proveedor de IA, Google Calendar, los webhooks de n8n y las pasarelas de notificaciones push. El navegador accede fuera del servidor de la aplicación solo en cuatro situaciones: con vídeos (por ejemplo, de YouTube o Vimeo) o imágenes de otra web incrustados en el contenido, con mensajes de Correo que incluyen elementos descargados de internet (las imágenes remotas solo tras pulsar Mostrar imágenes), al activar las notificaciones push y al iniciar sesión en Google para conectar el calendario.
¿Qué ocurre exactamente con el contenido de las tareas y los mensajes?
Limitar las conexiones del navegador no basta si alguien obtiene una copia de la base de datos. El cifrado del contenido funciona en la variante Pro y está desactivado por defecto. Tras generar la clave y activar el cifrado por parte del administrador, Task Manager cifra con el algoritmo AES-256-GCM los mensajes escritos por los usuarios y las descripciones de las tareas, y en Correo (Pro) también el contenido de los correos. La clave DATA_ENCRYPTION_KEY se guarda en el archivo .env, fuera de la base de datos. En la base de datos se almacena el texto cifrado y una pista de ocho caracteres de la clave, pero no la clave en sí.
Un mecanismo aparte, AES-256-CBC con la clave ENCRYPTION_KEY, funciona siempre. Protege la clave API del proveedor de IA, las contraseñas SMTP y de los buzones en Correo, los tokens de Google Calendar y el log_secret de la licencia. Las claves API de la integración con n8n se hashean con bcrypt, no se cifran.
Los datos existentes se pueden migrar en lotes de 1 a 200. La lectura admite simultáneamente filas en texto plano y cifradas, porque cada una tiene un indicador is_encrypted. La clave se puede rotar más adelante en modo inicio - lotes - finalización. Durante la rotación, la herramienta lee las entradas cifradas con la clave nueva o la antigua y las vuelve a guardar con la nueva. Si el cifrado está desactivado o falta la clave, la aplicación guarda el texto en claro. La auditoría de cifrado se registra en logs/encryption-audit.log: anota quién, cuándo y desde dónde realizó la operación registrada, sin claves en bruto ni texto plano.
¿Qué ganas?
No tienes que explicar a tus clientes por qué, con solo mostrar la página de inicio de sesión, su navegador se conecta a un proveedor de fuentes. El navegador descarga los recursos del servidor de la aplicación.
Tu equipo no revela a proveedores externos de fuentes ni de avatares quién accede a la interfaz ni cuándo. Tampoco les envía nombres y apellidos en las URL de las imágenes.
Si una copia de la base de datos se filtra desde una copia de seguridad o un disco antiguo, el cifrado activado protege el contenido indicado y evita que pueda leerse sin la clave. También sabes que usar la IA implica una conexión externa independiente y que no es necesario para mostrar la interfaz.
Un bufete que necesita especificarlo en un contrato
El bufete gestiona sus casos con tareas: guarda descripciones de los casos, correspondencia y archivos adjuntos. Un cliente corporativo pide incluir en el contrato una cláusula sobre dónde se procesan los documentos y una lista de subencargados del tratamiento. Antes de responder, el abogado tiene que averiguar adónde van los datos.
En la variante Pro, las descripciones de las tareas y el contenido de los mensajes pueden cifrarse con una clave guardada fuera de la base de datos, y el navegador del abogado solo obtiene la interfaz desde el servidor de la aplicación. El despacho debe considerar por separado los servicios con los que se conecta el servidor: IA, correo, Google Calendar o n8n. El cifrado en la base de datos no limita lo que llega al proveedor de IA, porque antes de enviarlo el programa descifra el contenido. La implementación del programa por sí sola no sustituye a la decisión de qué incluir en el contrato.
Preguntas frecuentes
¿Salen los datos de mi servidor?
Los contenidos de tu base de datos salen del servidor únicamente a través de las funciones que tú indiques o actives: IA, correo, Google Calendar, webhooks de n8n y notificaciones push. El servidor se conecta por sí mismo con el panel de licencias, pero solo le transmite los datos de la licencia, como la clave y el dominio, y la versión del programa. El navegador obtiene la interfaz desde el servidor de la aplicación, sin CDN, sin Google Fonts ni generadores de avatares externos.
¿Qué se cifra exactamente en la base de datos?
El cifrado del contenido funciona en la variante Pro y está desactivado por defecto. Tras generar la clave y activar el cifrado por parte del administrador, Task Manager cifra con el algoritmo AES-256-GCM los nuevos mensajes escritos por los usuarios y las descripciones de las tareas, y en Correo (Pro) también el contenido de los correos. Las entradas anteriores se cifran con el botón "Cifrar datos existentes". Quedan en texto plano, entre otros, los títulos de las tareas, las notas, las respuestas y las conversaciones con el Asistente de IA, así como los adjuntos. Un mecanismo independiente protege siempre las contraseñas SMTP y de los buzones de correo, la clave API del proveedor de IA, los tokens de Google Calendar y el log_secret de la licencia.
¿Dónde se guarda la clave de cifrado?
La clave DATA_ENCRYPTION_KEY para el contenido de los usuarios se encuentra en el archivo .env del servidor, fuera de la base de datos. En la base de datos se guarda el texto cifrado y una pista de ocho caracteres de la clave actual, pero no la clave en sí. Por esa pista reconocerás la copia de seguridad correcta de la clave.
¿Funcionará Task Manager en una red sin acceso a Internet?
La interfaz no necesita internet para descargar fuentes, la librería de Markdown ni el script que dibuja las iniciales de los usuarios: estos recursos forman parte de la aplicación. Internet solo hace falta para las funciones que lo usan: IA, correo, Google Calendar, webhooks de n8n, notificaciones push y la comprobación de actualizaciones.
¿Puedo cambiar la clave de cifrado más adelante?
Sí. Task Manager realiza la rotación de clave por lotes: lee los mensajes cifrados, las descripciones de tareas, las ausencias y el contenido de los correos con la clave nueva o la antigua, y los vuelve a guardar con la nueva. Durante ese proceso, la migración normal queda bloqueada.