Worin besteht der Unterschied zu einem Cloud-Dienst?
Die Frage „wo liegen die Unterlagen zu meinem Vorgang?“ taucht oft bei der Vertragsunterzeichnung oder bei einem Audit auf. Sie installieren Task Manager auf Ihrem eigenen Server - selbst oder mit Hilfe der Remote-Installation als Zusatzleistung - sodass Datenbank und Dateien dort liegen, wo Sie es festlegen. Die Art, wie die Oberfläche geladen wird, entscheidet nicht über den Speicherort der Daten. Sie erlaubt aber zu prüfen, ob der Browser Verbindungen zu fremden Diensten aufbaut.
Der Browser lädt die Oberfläche ausschließlich vom Anwendungsserver. Er nutzt weder CDNs noch Google Fonts noch externe Avatar-Generatoren. Das gilt auch für die Bildschirme für Anmeldung, Registrierung, Passwort-Reset, Passwort-Erinnerung, Kontoaktivierung und den Installer. Avatare mit Initialen zeichnet ein in der Anwendung enthaltenes Skript. Die Schriftarten Roboto, Fira Code und Material Symbols sowie die Bibliothek zur Textformatierung sind Teil des Programmpakets.
Die Oberflächen-Ressourcen sind auch in einem Netzwerk ohne Internetzugang vom Anwendungsserver verfügbar. Mit dem Lizenzportal verbindet sich der Server selbstständig: bei der Anmeldung, bei der Schlüsselaktivierung und bei der Update-Prüfung. Dabei übermittelt er ihm nur Lizenzdaten wie Schlüssel und Domain sowie die Programmversion. Mit anderen Diensten verbindet er sich nur, wenn Sie diese festlegen oder aktivieren: mit Mailservern, dem KI-Anbieter, Google Kalender, n8n-Webhooks und Push-Benachrichtigungsgateways. Über den Anwendungsserver hinaus greift der Browser nur in vier Fällen zu: bei Videos (z. B. von YouTube oder Vimeo) oder einem in den Inhalt eingebetteten Bild von einer anderen Website, bei E-Mail-Nachrichten mit aus dem Netz geladenen Elementen (externe Bilder erst nach Klick auf Bilder anzeigen), beim Aktivieren von Push-Benachrichtigungen und bei der Anmeldung bei Google während der Kalenderverbindung.
Was genau passiert mit den Inhalten von Aufgaben und Nachrichten?
Die Beschränkung der Browserverbindungen reicht nicht aus, wenn jemand einen Abzug der Datenbank erhält. Die Verschlüsselung von Inhalten ist in der Variante Pro verfügbar und standardmäßig deaktiviert. Nach der Erzeugung eines Schlüssels und der Aktivierung der Verschlüsselung durch den Administrator verschlüsselt Task Manager mit dem Algorithmus AES-256-GCM von Nutzern geschriebene Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen, und im Modul E-Mail (Pro) auch den Inhalt von E-Mails. Der Schlüssel DATA_ENCRYPTION_KEY liegt in der Datei .env, außerhalb der Datenbank. In die Datenbank gelangen das Chiffrat und ein achtstelliger Schlüssel-Hinweis, nicht aber der Schlüssel selbst.
Ein separater Mechanismus, AES-256-CBC mit dem Schlüssel ENCRYPTION_KEY, ist immer aktiv. Er schützt den API-Schlüssel des KI-Anbieters, SMTP- und Postfach-Passwörter in E-Mail, Google-Kalender-Tokens sowie den log_secret der Lizenz. API-Schlüssel der n8n-Integration werden mit bcrypt gehasht, nicht verschlüsselt.
Bestehende Daten können paketweise in Schritten von 1-200 migriert werden. Das Lesen unterstützt gleichzeitig Klartext- und verschlüsselte Zeilen, da jede über das Flag is_encrypted verfügt. Der Schlüssel kann später im Modus Start - Pakete - Abschluss rotiert werden. Während der Rotation liest das Werkzeug verschlüsselte Einträge mit dem neuen oder alten Schlüssel und speichert sie erneut mit dem neuen. Ist die Verschlüsselung deaktiviert oder fehlt der Schlüssel, speichert die Anwendung den Text im Klartext. Das Verschlüsselungs-Audit wird in logs/encryption-audit.log protokolliert: Es hält fest, wer, wann und von wo die betreffende Operation ausgeführt hat, ohne Rohschlüssel und Klartext.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen Ihrem Kunden nicht erklären, warum schon beim Anzeigen der Anmeldeseite der Browser eine Verbindung zu einem Schriftartenanbieter herstellt. Der Browser lädt Ressourcen vom Anwendungsserver.
Ihr Team gibt externen Anbietern für Schriftarten oder Avatare nicht preis, wer wann die Oberfläche öffnet. Auch Namen werden nicht in Bildadressen an diese Anbieter übermittelt.
Falls eine Datenbankkopie aus einem Backup oder von einem alten Datenträger nach außen gelangt, schützt die aktivierte Verschlüsselung die betreffenden Inhalte davor, ohne Schlüssel gelesen zu werden. Außerdem wissen Sie, dass die Nutzung von KI eine separate Verbindung nach außen erfordert und keine Voraussetzung dafür ist, die Oberfläche anzuzeigen.
Eine Kanzlei, die das im Vertrag festhalten muss
Eine Kanzlei verwaltet Fälle in Aufgaben: Sie hält Fallbeschreibungen, Korrespondenz und Anhänge fest. Ein Unternehmenskunde bittet um eine Vertragsklausel zum Ort der Dokumentenverarbeitung und eine Liste der Unterauftragsverarbeiter. Bevor der Anwalt antwortet, muss er klären, wohin die Daten fließen.
In der Variante Pro können Aufgabenbeschreibungen und Nachrichteninhalte mit einem außerhalb der Datenbank aufbewahrten Schlüssel verschlüsselt werden, und der Browser des Anwalts lädt die Oberfläche ausschließlich vom Anwendungsserver. Die Kanzlei muss gesondert die Dienste berücksichtigen, mit denen sich der Server verbindet: KI, E-Mail, Google Kalender oder n8n. Die Verschlüsselung in der Datenbank schränkt nicht ein, was an den KI-Anbieter gelangt, da das Programm den Inhalt vor dem Versand entschlüsselt. Die Einführung des Programms allein ersetzt nicht die Festlegung, was in den Vertrag aufgenommen werden soll.
Häufig gestellte Fragen
Verlassen meine Daten meinen Server?
Inhalte aus Ihrer Datenbank verlassen den Server nur über Funktionen, die Sie festlegen oder aktivieren: KI, E-Mail, Google Kalender, n8n-Webhooks und Push-Benachrichtigungen. Mit dem Lizenzportal verbindet sich der Server selbstständig, übermittelt ihm aber nur Lizenzdaten wie Schlüssel und Domain sowie die Programmversion. Der Browser lädt die Oberfläche vom Anwendungsserver, ohne CDNs, Google Fonts und externe Avatar-Generatoren.
Was wird in der Datenbank genau verschlüsselt?
Die Verschlüsselung von Inhalten ist in der Variante Pro verfügbar und standardmäßig deaktiviert. Nach der Erzeugung eines Schlüssels und der Aktivierung der Verschlüsselung durch den Administrator verschlüsselt Task Manager mit dem Algorithmus AES-256-GCM neue von Nutzern geschriebene Nachrichten und Aufgabenbeschreibungen, und im Modul E-Mail (Pro) auch den Inhalt von E-Mails. Frühere Einträge verschlüsseln Sie über die Schaltfläche „Vorhandene Daten verschlüsseln“. Im Klartext bleiben unter anderem Aufgabentitel, Notizen, Antworten und Gespräche mit dem KI-Assistenten sowie Anhänge. Ein separater Mechanismus schützt stets die SMTP- und Postfach-Passwörter, den API-Schlüssel des KI-Anbieters, die Tokens des Google Kalenders sowie log_secret der Lizenz.
Wo wird der Verschlüsselungsschlüssel gespeichert?
Der Schlüssel DATA_ENCRYPTION_KEY für Nutzerinhalte liegt in der Datei .env auf dem Server, außerhalb der Datenbank. In der Datenbank wird das Chiffrat und ein achtstelliger Hinweis auf den aktuellen Schlüssel gespeichert, nicht aber der Schlüssel selbst. Am Hinweis erkennen Sie die richtige Sicherungskopie des Schlüssels.
Funktioniert Task Manager in einem Netzwerk ohne Internetzugang?
Die Oberfläche benötigt kein Internet, um Schriftarten, die Markdown-Bibliothek oder das Skript zum Zeichnen von Benutzer-Initialen zu laden - diese Ressourcen sind Teil der Anwendung. Internet wird nur von den Funktionen benötigt, die es nutzen: KI, E-Mail, Google Kalender, n8n-Webhooks, Push-Benachrichtigungen und die Update-Prüfung.
Kann ich den Verschlüsselungsschlüssel nach einiger Zeit ändern?
Ja. Task Manager führt die Schlüsselrotation paketweise durch: verschlüsselte Nachrichten, Aufgabenbeschreibungen, Abwesenheiten und E-Mail-Inhalte liest es mit dem neuen oder alten Schlüssel und speichert sie erneut mit dem neuen. Eine normale Migration ist währenddessen gesperrt.