V čom je rozdiel oproti cloudovej službe?
Otázka „kde ležia dokumenty mojej záležitosti?“ padá často pri podpisovaní zmluvy alebo pri audite. Task Manager si inštalujete na svojom serveri - samostatne alebo s využitím vzdialenej inštalácie ako doplnkovej služby - takže databáza aj súbory ležia tam, kde sa rozhodnete. Samotný spôsob načítania rozhrania nerozhoduje o mieste uchovávania dát. Umožňuje však overiť, či sa prehliadač spája s cudzími službami.
Prehliadač načítava rozhranie výlučne zo servera aplikácie. Nevyužíva CDN, Google Fonts ani externé generátory avatarov. Platí to aj pre obrazovky prihlásenia, registrácie, obnovy hesla, pripomenutia hesla, aktivácie konta a inštalátora. Avatary s iniciálami kreslí skript súčasťou aplikácie. Fonty Roboto, Fira Code a Material Symbols, ako aj knižnica na formátovanie textu, sú súčasťou balíka programu.
Zdroje rozhrania sú dostupné zo servera aplikácie aj v sieti bez internetu. S licenčným panelom sa server spája sám: pri prihlásení, pri aktivácii kľúča a pri kontrole aktualizácií. Odovzdáva mu iba licenčné údaje, ako sú kľúč a doména, a verziu programu. S ďalšími službami sa spája vtedy, keď ich určíte alebo zapnete: s poštovými servermi, poskytovateľom AI, Kalendárom Google, webhookmi n8n a bránami push oznámení. Prehliadač siaha mimo servera aplikácie len v štyroch prípadoch: pri videu (napr. z YouTube alebo Vimea) alebo obrázku z inej stránky vloženom do obsahu, pri správach v Pošte s prvkami sťahovanými zo siete (vzdialené obrázky až po kliknutí na Zobraziť obrázky), pri zapínaní push oznámení a pri prihlasovaní do Google počas prepájania kalendára.
Čo presne sa deje s obsahom úloh a správ?
Obmedzenie pripojení prehliadača nestačí, ak sa niekto zmocní výpisu databázy. Šifrovanie obsahu funguje vo variante Pro a je predvolene vypnuté. Po vygenerovaní kľúča a zapnutí šifrovania administrátorom Task Manager šifruje algoritmom AES-256-GCM správy písané používateľmi a popisy úloh, a v module Pošta (Pro) aj obsah e-mailov. Kľúč DATA_ENCRYPTION_KEY sa nachádza v súbore .env, mimo databázy. Do databázy sa ukladá šifrovaný text a osemznakový náznak kľúča, ale nie samotný kľúč.
Samostatný mechanizmus, AES-256-CBC s kľúčom ENCRYPTION_KEY, funguje vždy. Chráni API kľúč poskytovateľa AI, heslá SMTP a schránok v Pošte, tokeny Kalendára Google a log_secret licencie. API kľúče integrácie n8n sú hashované bcryptom, nie šifrované.
Existujúce dáta je možné migrovať po dávkach 1-200. Čítanie podporuje súčasne nezašifrované aj zašifrované riadky, pretože každý má príznak is_encrypted. Kľúč je možné neskôr zrotovať v režime štart - dávky - ukončenie. Počas rotácie nástroj číta zašifrované záznamy novým alebo starým kľúčom a znova ich ukladá novým. Ak je šifrovanie vypnuté alebo kľúč chýba, aplikácia ukladá text nezašifrovane. Audit šifrovania sa zaznamenáva do logs/encryption-audit.log: zapisuje, kto, kedy a odkiaľ vykonal danú operáciu, bez surových kľúčov a nezašifrovaného textu.
Čo získate?
Klientovi nemusíte vysvetľovať, prečo sa jeho prehliadač pri zobrazení prihlasovacej stránky pripája k poskytovateľovi písiem. Prehliadač načítava zdroje zo servera aplikácie.
Váš tím neprezrádza externým poskytovateľom písiem ani avatarov, kto a kedy otvorí rozhranie. Neposiela im ani mená a priezviská v adresách obrázkov.
Ak sa kópia databázy dostane zo zálohy alebo zo starého disku do nesprávnych rúk, zapnuté šifrovanie chráni vybraný obsah pred prečítaním bez kľúča. Zároveň viete, že používanie AI zahŕňa samostatné pripojenie k externým službám a nie je podmienkou zobrazenia rozhrania.
Advokátska kancelária, ktorá to musí uviesť v zmluve
Advokátska kancelária vedie prípady v úlohách: zapisuje do nich opisy prípadov, korešpondenciu a prílohy. Firemný klient žiada, aby zmluva uvádzala miesto spracovania dokumentov a zoznam subdodávateľov. Právnik musí pred odpoveďou zistiť, kam sa údaje odosielajú.
Vo variante Pro môžu byť popisy úloh a obsah správ zašifrované kľúčom uloženým mimo databázy, pričom prehliadač právnika sťahuje rozhranie len zo servera aplikácie. Kancelária musí osobitne zohľadniť služby, s ktorými sa server spája: AI, poštu, Kalendár Google či n8n. Šifrovanie v databáze neobmedzuje to, čo sa dostane k poskytovateľovi AI, pretože pred odoslaním program obsah dešifruje. Samotné nasadenie programu nenahrádza dohodnutie toho, čo zahrnúť do zmluvy.
Najčastejšie otázky
Opúšťajú údaje môj server?
Obsah z vašej databázy opúšťa server len cez funkcie, ktoré určíte alebo zapnete: AI, poštu, Kalendár Google, webhooky n8n a push oznámenia. S licenčným panelom sa server spája sám, no odovzdáva mu iba licenčné údaje, ako sú kľúč a doména, a verziu programu. Prehliadač načítava rozhranie zo servera aplikácie, bez CDN, Google Fonts a externých generátorov avatarov.
Čo presne sa v databáze šifruje?
Šifrovanie obsahu funguje vo variante Pro a je predvolene vypnuté. Po vygenerovaní kľúča a zapnutí šifrovania administrátorom Task Manager šifruje algoritmom AES-256-GCM nové správy písané používateľmi a popisy úloh, a v module Pošta (Pro) aj obsah e-mailov. Skoršie záznamy zašifrujete tlačidlom „Zašifrovať existujúce dáta“. V čitateľnej podobe zostávajú okrem iného názvy úloh, poznámky, odpovede a konverzácie s Asistentom AI, ako aj prílohy. Samostatný mechanizmus vždy chráni heslá SMTP a poštových schránok, API kľúč poskytovateľa AI, tokeny Kalendára Google a log_secret licencie.
Kde sa uchováva šifrovací kľúč?
Kľúč DATA_ENCRYPTION_KEY pre obsah používateľov sa nachádza v súbore .env na serveri, mimo databázy. V databáze sa ukladá šifrogram a osemznakový hint aktuálneho kľúča, nie však samotný kľúč. Podľa hintu rozpoznáte správnu zálohu kľúča.
Bude Task Manager fungovať v sieti bez prístupu na internet?
Rozhranie nepotrebuje internet na načítanie fontov, knižnice Markdown ani skriptu kresliaceho iniciály používateľov - tieto zdroje sú súčasťou aplikácie. Internet je potrebný len pre funkcie, ktoré ho využívajú: AI, poštu, Kalendár Google, webhooky n8n, push oznámenia a kontrolu aktualizácií.
Môžem po čase zmeniť šifrovací kľúč?
Áno. Task Manager vykonáva rotáciu kľúča po dávkach: zašifrované správy, popisy úloh, neprítomnosti a obsah e-mailov číta novým alebo starým kľúčom a znova ich ukladá novým. Bežná migrácia je počas toho zablokovaná.