Quelle est la différence avec un service dans le cloud ?
La question « où sont les documents de mon dossier ? » revient souvent au moment de signer un contrat ou lors d'un audit. Vous installez Task Manager sur votre propre serveur - seul ou en passant par l'installation à distance proposée en option - de sorte que la base de données et les fichiers restent là où vous le décidez. La façon dont l'interface se charge ne détermine pas en soi l'emplacement de stockage des données. Elle permet en revanche de vérifier si le navigateur se connecte à des services tiers.
Le navigateur récupère l'interface uniquement depuis le serveur applicatif. Il n'utilise ni CDN, ni Google Fonts, ni générateurs d'avatars externes. Cela concerne aussi les écrans de connexion, d'inscription, de réinitialisation de mot de passe, de rappel de mot de passe, d'activation du compte et l'installateur. Les avatars avec initiales sont dessinés par un script intégré à l'application. Les polices Roboto, Fira Code et Material Symbols ainsi que la bibliothèque de mise en forme du texte font partie du paquet du programme.
Les ressources de l'interface sont disponibles depuis le serveur applicatif même sur un réseau sans internet. Le serveur se connecte seul au panneau de licence : lors de la connexion, de l'activation de la clé et de la vérification des mises à jour. Il lui transmet uniquement les données de licence, telles que la clé et le domaine, ainsi que la version du programme. Il se connecte à d'autres services lorsque vous les indiquez ou les activez : aux serveurs de messagerie, au fournisseur d'IA, à Google Agenda, aux webhooks n8n et aux passerelles de notifications push. Le navigateur sort du serveur applicatif seulement dans quatre situations : pour une vidéo (par ex. de YouTube ou Vimeo) ou une image d'un autre site intégrée au contenu, pour les messages dans la Messagerie contenant des éléments chargés depuis le web (images distantes chargées uniquement après avoir cliqué sur Afficher les images), lors de l'activation des notifications push, et lors de la connexion à Google pendant la liaison de l'agenda.
Que se passe-t-il exactement avec le contenu des tâches et des messages ?
La limitation des connexions du navigateur ne suffit pas si quelqu'un obtient une copie de la base de données. Le chiffrement des contenus fonctionne dans la version Pro et est désactivé par défaut. Une fois la clé générée et le chiffrement activé par l'administrateur, Task Manager chiffre avec l'algorithme AES-256-GCM les messages rédigés par les utilisateurs et les descriptions de tâches, ainsi que, dans Messagerie (Pro), le contenu des e-mails. La clé DATA_ENCRYPTION_KEY se trouve dans le fichier .env, en dehors de la base de données. C'est le texte chiffré et un indice de huit caractères de la clé qui sont enregistrés dans la base, mais jamais la clé elle-même.
Un mécanisme distinct, AES-256-CBC avec la clé ENCRYPTION_KEY, fonctionne en permanence. Il protège la clé API du fournisseur d'IA, les mots de passe SMTP et des boîtes mail dans la Messagerie, les jetons de Google Agenda ainsi que le log_secret de la licence. Les clés API des intégrations n8n sont hachées avec bcrypt, et non chiffrées.
Les données existantes peuvent être migrées par lots de 1 à 200. La lecture prend en charge simultanément les lignes en clair et chiffrées, car chacune possède un indicateur is_encrypted. La clé peut ensuite être soumise à une rotation en mode démarrage - lots - fin. Pendant la rotation, l'outil lit les entrées chiffrées avec la nouvelle ou l'ancienne clé et les réenregistre avec la nouvelle. Si le chiffrement est désactivé ou si la clé est manquante, l'application enregistre le texte en clair. L'audit du chiffrement est consigné dans logs/encryption-audit.log : il enregistre qui, quand et depuis où a effectué l'opération consignée, sans les clés brutes ni le texte en clair.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à expliquer à votre client pourquoi le simple affichage de la page de connexion connecte son navigateur à un fournisseur de polices. Le navigateur charge les ressources depuis le serveur de l’application.
Votre équipe ne révèle pas aux fournisseurs externes de polices ou d’avatars qui ouvre l’interface, ni à quel moment. Elle ne leur transmet pas non plus les noms et prénoms contenus dans les adresses des images.
Si une copie de la base de données fuit à partir d’une sauvegarde ou d’un ancien disque, le chiffrement activé protège les contenus concernés contre la lecture sans la clé. Vous savez également que l’utilisation de l’IA implique une connexion externe distincte et n’est pas nécessaire à l’affichage de l’interface.
Un cabinet d’avocats qui doit le préciser dans un contrat
Un cabinet d’avocats suit ses dossiers dans des tâches : il y consigne les descriptions des affaires, les échanges et les pièces jointes. Un client professionnel demande une clause contractuelle précisant où les documents sont traités et indiquant la liste des sous-traitants. L’avocat doit déterminer où les données sont envoyées avant de répondre.
Dans la version Pro, les descriptions de tâches et le contenu des messages peuvent être chiffrés avec une clé conservée hors de la base de données, et le navigateur de l'avocat ne récupère l'interface que depuis le serveur de l'application. Le cabinet doit considérer séparément les services auxquels le serveur se connecte : IA, messagerie, Google Agenda ou n8n. Le chiffrement dans la base de données ne limite pas ce qui est transmis au fournisseur d'IA, car le programme déchiffre le contenu avant envoi. Le déploiement du logiciel en lui-même ne remplace pas la définition de ce qu'il faut inscrire dans le contrat.
Questions fréquentes
Les données quittent-elles mon serveur ?
Les contenus de votre base de données ne quittent le serveur que par les fonctions que vous indiquez ou activez : l'IA, la messagerie, Google Agenda, les webhooks n8n et les notifications push. Le serveur se connecte seul au panneau de licence, mais il ne lui transmet que les données de licence, telles que la clé et le domaine, ainsi que la version du programme. Le navigateur récupère l'interface depuis le serveur applicatif, sans CDN, sans Google Fonts ni générateurs d'avatars externes.
Quelles données sont exactement chiffrées dans la base ?
Le chiffrement des contenus fonctionne dans la version Pro et est désactivé par défaut. Une fois la clé générée et le chiffrement activé par l'administrateur, Task Manager chiffre avec l'algorithme AES-256-GCM les nouveaux messages rédigés par les utilisateurs et les descriptions de tâches, ainsi que, dans Messagerie (Pro), le contenu des e-mails. Les entrées précédentes se chiffrent avec le bouton « Chiffrer les données existantes ». Restent en clair notamment les titres des tâches, les notes, les réponses et conversations avec l'Assistant IA ainsi que les pièces jointes. Un mécanisme distinct protège toujours les mots de passe SMTP et des boîtes mail, la clé API du fournisseur d'IA, les jetons de Google Agenda ainsi que le log_secret de la licence.
Où la clé de chiffrement est-elle stockée ?
La clé DATA_ENCRYPTION_KEY pour le contenu des utilisateurs se trouve dans le fichier .env sur le serveur, en dehors de la base de données. Dans la base est enregistré le texte chiffré et un indice de huit caractères de la clé actuelle, mais pas la clé elle-même. Grâce à l'indice, vous reconnaîtrez la bonne sauvegarde de la clé.
Task Manager fonctionne-t-il sur un réseau sans accès à Internet ?
L'interface n'a pas besoin d'internet pour charger les polices, la bibliothèque Markdown ni le script qui dessine les initiales des utilisateurs - ces ressources font partie de l'application. Internet n'est nécessaire que pour les fonctions qui en dépendent : l'IA, la messagerie, Google Agenda, les webhooks n8n, les notifications push et la vérification des mises à jour.
Puis-je changer la clé de chiffrement au bout d’un certain temps ?
Oui. Task Manager effectue la rotation de la clé par lots : les messages chiffrés, les descriptions de tâches, les absences et le contenu des e-mails sont lus avec la nouvelle ou l'ancienne clé, puis réenregistrés avec la nouvelle. La migration classique est alors bloquée.