Vad är skillnaden jämfört med en molntjänst?
Frågan ”var ligger dokumenten för mitt ärende?” dyker ofta upp vid avtalssignering eller vid en revision. Du installerar Task Manager på din egen server - själv eller genom att använda fjärrinstallation som en tilläggstjänst - så databasen och filerna finns där du bestämmer. Sättet gränssnittet laddas på avgör inte i sig var data lagras. Det gör det dock möjligt att se om webbläsaren kopplar upp sig mot externa tjänster.
Webbläsaren hämtar gränssnittet enbart från applikationsservern. Den använder varken CDN:er, Google Fonts eller externa avatargeneratorer. Detta gäller även inloggnings-, registrerings-, lösenordsåterställnings-, lösenordspåminnelse-, kontoaktiverings- och installationsskärmarna. Avatarer med initialer ritas av ett skript som ingår i applikationen. Typsnitten Roboto, Fira Code och Material Symbols samt biblioteket för textformatering ingår i programpaketet.
Gränssnittsresurserna finns tillgängliga från applikationsservern även i ett nätverk utan internet. Med licenspanelen ansluter servern automatiskt: vid inloggning, vid aktivering av nyckeln och vid kontroll av uppdateringar. Den skickar bara licensuppgifter, såsom nyckel och domän, samt programversionen. Med andra tjänster ansluter den när du anger eller aktiverar dem: med e-postservrar, AI-leverantören, Google Kalender, n8n-webhooks och push-aviseringsgateways. Webbläsaren når bortom applikationsservern endast i fyra fall: vid video (t.ex. från YouTube eller Vimeo) eller bild från en annan sida inbäddad i innehållet, vid meddelanden i E-post med element som hämtas från nätet (fjärrbilder visas först efter klick på Visa bilder), vid aktivering av push-aviseringar och vid inloggning hos Google när kalendern kopplas.
Vad händer exakt med innehållet i uppgifter och meddelanden?
Att begränsa webbläsarens anslutningar räcker inte om någon kommer över en kopia av databasen. Kryptering av innehåll finns i Pro-varianten och är avstängd som standard. När administratören genererat en nyckel och aktiverat krypteringen krypterar Task Manager med AES-256-GCM meddelanden som användare skriver samt uppgiftsbeskrivningar, och i E-post (Pro) även innehållet i e-postmeddelanden. Nyckeln DATA_ENCRYPTION_KEY ligger i filen .env, utanför databasen. I databasen hamnar det krypterade innehållet och en åttatecken lång ledtråd till nyckeln, men inte själva nyckeln.
En separat mekanism, AES-256-CBC med nyckeln ENCRYPTION_KEY, fungerar alltid. Den skyddar API-nyckeln till AI-leverantören, SMTP- och e-postkontolösenord i E-post, Google Kalender-tokens samt licensens log_secret. API-nycklar för n8n-integrationen hashas med bcrypt, i stället för att krypteras.
Befintliga data kan migreras i omgångar om 1-200. Läsningen hanterar samtidigt klartext- och krypterade rader, eftersom varje rad har flaggan is_encrypted. Nyckeln kan senare roteras i läget start - omgångar - avslutning. Under rotationen läser verktyget krypterade poster med ny eller gammal nyckel och sparar dem på nytt med den nya. Om kryptering är avstängd eller nyckel saknas sparar applikationen texten i klartext. Krypteringsrevisionen hamnar i logs/encryption-audit.log: den registrerar vem, när och varifrån den loggade åtgärden utfördes, utan råa nycklar eller klartext.
Vad vinner du?
Du behöver inte förklara för kunden varför det räcker med att visa inloggningssidan för att webbläsaren ska ansluta till en teckensnittsleverantör. Webbläsaren hämtar resurser från programmets server.
Ditt team avslöjar inte för externa leverantörer av teckensnitt eller avatarer vem som öppnar gränssnittet eller när. De skickar inte heller personers för- och efternamn i bildadresser.
Om en databaskopia läcker från en säkerhetskopia eller en gammal disk skyddar aktiverad kryptering angivet innehåll från att läsas utan nyckeln. Du vet också att AI-användning innebär en separat extern anslutning och inte är ett villkor för att visa gränssnittet.
En advokatbyrå som måste beskriva detta i avtalet
Advokatbyrån hanterar ärenden i uppgifter: den sparar ärendebeskrivningar, korrespondens och bilagor. En företagskund ber om en avtalsklausul om var dokument behandlas och en lista över underbiträden. Juristen måste ta reda på vart uppgifterna skickas innan hen svarar.
I Pro-varianten kan uppgiftsbeskrivningar och meddelandeinnehåll vara krypterade med en nyckel som förvaras utanför databasen, och advokatens webbläsare hämtar gränssnittet enbart från applikationsservern. Advokatbyrån måste separat ta hänsyn till vilka tjänster som servern ansluter till: AI, e-post, Google Kalender eller n8n. Kryptering i databasen begränsar inte vad som skickas till AI-leverantören, eftersom programmet dekrypterar innehållet innan det skickas. Själva installationen av programmet ersätter inte beslutet om vad som ska skrivas in i avtalet.
Vanliga frågor
Lämnar mina data min server?
Innehåll från din databas lämnar servern endast genom funktioner du anger eller aktiverar: AI, e-post, Google Kalender, n8n-webhooks och push-aviseringar. Med licenspanelen ansluter servern automatiskt, men skickar bara licensuppgifter, såsom nyckel och domän, samt programversionen. Webbläsaren hämtar gränssnittet från applikationsservern, utan CDN:er, Google Fonts och externa avatargeneratorer.
Vad krypteras exakt i databasen?
Kryptering av innehåll finns i Pro-varianten och är avstängd som standard. När administratören genererat en nyckel och aktiverat krypteringen krypterar Task Manager med AES-256-GCM nya meddelanden som användare skriver samt uppgiftsbeskrivningar, och i E-post (Pro) även innehållet i e-postmeddelanden. Tidigare poster krypterar du med knappen ”Kryptera befintliga data”. I klartext finns bland annat uppgiftstitlar, anteckningar, svar och konversationer med AI-assistenten samt bilagor. En separat mekanism skyddar alltid SMTP- och e-postlösenord, API-nyckeln till AI-leverantören, tokens för Google Kalender samt licensens log_secret.
Var lagras krypteringsnyckeln?
Nyckeln DATA_ENCRYPTION_KEY för användarinnehåll ligger i filen .env på servern, utanför databasen. I databasen sparas kryptotexten och en åttateckens ledtråd till den aktuella nyckeln, men inte själva nyckeln. Med hjälp av ledtråden känner du igen rätt säkerhetskopia av nyckeln.
Fungerar Task Manager i ett nätverk utan internetåtkomst?
Gränssnittet behöver inte internet för att hämta typsnitt, Markdown-biblioteket eller skriptet som ritar användarnas initialer - dessa resurser är en del av applikationen. Internet behövs bara för funktioner som använder det: AI, e-post, Google Kalender, n8n-webhooks, push-aviseringar och kontroll av uppdateringar.
Kan jag byta krypteringsnyckel efter en tid?
Ja. Task Manager utför nyckelrotation i omgångar: krypterade meddelanden, uppgiftsbeskrivningar, frånvaro och e-postinnehåll läses med ny eller gammal nyckel och sparas på nytt med den nya nyckeln. Vanlig migrering är då blockerad.