Mitä eroa tässä on pilvipalveluun verrattuna?
Kysymys ”missä asiakirjani sijaitsevat?” nousee usein esiin sopimusta allekirjoitettaessa tai auditoinnin yhteydessä. Asennat Task Managerin omalle palvelimellesi - itse tai lisäpalveluna tarjottavan etäasennuksen avulla - joten tietokanta ja tiedostot sijaitsevat siellä, missä itse päätät. Käyttöliittymän latautumistapa ei sinänsä ratkaise, missä tiedot säilytetään. Sen avulla voit kuitenkin tarkistaa, ottaako selain yhteyttä ulkopuolisiin palveluihin.
Selain lataa käyttöliittymän ainoastaan sovelluspalvelimelta. Se ei käytä CDN-palveluita, Google Fontsia eikä ulkoisia avatarin generaattoreita. Tämä koskee myös kirjautumis-, rekisteröitymis-, salasanan palautus-, salasanamuistutus-, tilin aktivointi- ja asennusnäkymiä. Nimikirjaimista muodostetut avatarit piirtää sovellukseen sisältyvä skripti. Roboto-, Fira Code- ja Material Symbols -fontit sekä tekstiä muotoileva kirjasto ovat osa ohjelmapakettia.
Käyttöliittymän resurssit ovat saatavilla sovelluspalvelimelta myös verkossa ilman internetiä. Lisenssipaneeliin palvelin yhdistää itse: kirjautuessa, avainta aktivoitaessa ja päivityksiä tarkistettaessa. Se välittää vain lisenssitiedot, kuten avaimen ja verkkotunnuksen, sekä ohjelman version. Muihin palveluihin se yhdistää vain silloin, kun itse määrität tai otat ne käyttöön: sähköpostipalvelimiin, tekoälyn tarjoajaan, Google Kalenteriin, n8n-webhookeihin ja push-ilmoitusten yhdyskäytäviin. Selain hakee asioita sovelluspalvelimen ulkopuolelta vain neljässä tilanteessa: videon (esim. YouTubesta tai Vimeosta) tai muulta sivustolta upotetun kuvan yhteydessä, Sähköposti-moduulin viesteissä, joissa on verkosta ladattavia elementtejä (etäkuvat ladataan vasta painettuasi Näytä kuvat), push-ilmoituksia otettaessa käyttöön sekä Google-tilille kirjautuessa kalenteria yhdistettäessä.
Mitä tehtävien ja viestien sisällölle tarkalleen tapahtuu?
Selaimen yhteyksien rajoittaminen ei riitä, jos joku saa haltuunsa tietokannan vedoksen. Sisällön salaus toimii Pro-versiossa ja on oletuksena pois päältä. Kun pääkäyttäjä on luonut avaimen ja ottanut salauksen käyttöön, Task Manager salaa AES-256-GCM-algoritmilla käyttäjien kirjoittamat viestit ja tehtävien kuvaukset, ja Sähköposti-moduulissa (Pro) myös sähköpostien sisällön. Avain DATA_ENCRYPTION_KEY sijaitsee .env-tiedostossa, tietokannan ulkopuolella. Tietokantaan tallentuu salatussa muodossa oleva teksti ja kahdeksanmerkkinen avaimen vihje, mutta ei itse avainta.
Erillinen mekanismi, AES-256-CBC avaimella ENCRYPTION_KEY, toimii aina. Se suojaa tekoälyn tarjoajan API-avaimen, SMTP- ja Sähköposti-moduulin postilaatikoiden salasanat, Google Kalenterin tokenit sekä lisenssin log_secret-arvon. n8n-integraation API-avaimet hashataan bcryptillä, ei salata.
Olemassa olevat tiedot voi migroida 1-200 kappaleen paketeissa. Luku tukee samanaikaisesti avoimia ja salattuja rivejä, koska jokaisella on is_encrypted-lippu. Avaimen voi myöhemmin vaihtaa tilassa aloitus - paketit - päätös. Vaihdon aikana työkalu lukee salatut tietueet uudella tai vanhalla avaimella ja tallentaa ne uudelleen uudella avaimella. Jos salaus on pois päältä tai avain puuttuu, sovellus tallentaa tekstin avoimena. Salausauditointi kirjautuu tiedostoon logs/encryption-audit.log: siihen tallentuu, kuka, milloin ja mistä teki kirjatun toiminnon, ilman raakoja avaimia tai avointa tekstiä.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse selittää asiakkaalle, miksi jo kirjautumissivun näyttäminen yhdistää hänen selaimensa fonttipalveluun. Selain hakee resurssit sovelluspalvelimelta.
Tiimisi ei paljasta ulkopuolisille fontti- tai avataripalveluille, kuka avaa käyttöliittymän ja milloin. Niille ei myöskään välitetä etu- ja sukunimiä kuvatiedostojen osoitteissa.
Jos tietokantakopio vuotaa varmuuskopiosta tai vanhalta levyltä, käyttöön otettu salaus suojaa määritettyä sisältöä lukemiselta ilman avainta. Tiedät myös, että tekoälyn käyttöön liittyy erillinen ulospäin suuntautuva yhteys eikä se ole käyttöliittymän näyttämisen edellytys.
Asianajotoimisto, jonka on kirjattava asia sopimukseen
Asianajotoimisto hoitaa toimeksiantoja tehtävissä: se tallentaa tapausten kuvaukset, kirjeenvaihdon ja liitteet. Yritysasiakas pyytää sopimukseen kirjauksen asiakirjojen käsittelypaikasta ja alihankkijoiden luettelosta. Asianajajan on selvitettävä, minne tiedot päätyvät, ennen kuin hän vastaa.
Pro-versiossa tehtävien kuvaukset ja viestien sisältö voidaan salata tietokannan ulkopuolella säilytettävällä avaimella, ja lakimiehen selain lataa käyttöliittymän ainoastaan sovelluspalvelimelta. Asianajotoimiston on erikseen huomioitava palvelut, joihin palvelin muodostaa yhteyden: tekoäly, sähköposti, Google Kalenteri tai n8n. Tietokannan salaus ei rajoita sitä, mitä tekoälyntarjoajalle lähetetään, sillä ennen lähetystä ohjelma purkaa sisällön salauksen. Pelkkä ohjelman käyttöönotto ei korvaa sen ratkaisemista, mitä sopimukseen kirjataan.
Usein kysytyt kysymykset
Poistuvatko tiedot palvelimeltani?
Yrityksesi tietopankin sisältö poistuu palvelimelta vain niiden ominaisuuksien kautta, jotka itse määrität tai otat käyttöön: tekoäly, sähköposti, Google Kalenteri, n8n-webhookit ja push-ilmoitukset. Lisenssipaneeliin palvelin yhdistää itse, mutta välittää sille vain lisenssitiedot, kuten avaimen ja verkkotunnuksen, sekä ohjelman version. Selain lataa käyttöliittymän sovelluspalvelimelta, ilman CDN-palveluita, Google Fontsia ja ulkoisia avatarin generaattoreita.
Mitä tietokannassa tarkalleen ottaen salataan?
Sisällön salaus toimii Pro-versiossa ja on oletuksena pois päältä. Kun pääkäyttäjä on luonut avaimen ja ottanut salauksen käyttöön, Task Manager salaa AES-256-GCM-algoritmilla käyttäjien kirjoittamat uudet viestit ja tehtävien kuvaukset, ja Sähköposti-moduulissa (Pro) myös sähköpostien sisällön. Aiemmat merkinnät voit salata painikkeella ”Salaa olemassa olevat tiedot”. Selväkielisinä pysyvät muun muassa tehtävien otsikot, muistiinpanot, vastaukset ja keskustelut AI-avustajan kanssa sekä liitteet. Erillinen mekanismi suojaa aina SMTP- ja sähköpostitilien salasanat, tekoälyntarjoajan API-avaimen, Google Kalenterin tokenit sekä lisenssin log_secret-arvon.
Missä salausavainta säilytetään?
Käyttäjien sisällön salaukseen käytettävä DATA_ENCRYPTION_KEY-avain sijaitsee palvelimella .env-tiedostossa, erillään tietokannasta. Tietokantaan tallennetaan salausteksti ja nykyisen avaimen kahdeksanmerkkinen vihje, ei itse avainta. Vihjeen avulla tunnistat oikean avaimen varmuuskopion.
Toimiiko Task Manager verkossa, jossa ei ole internetyhteyttä?
Käyttöliittymä ei tarvitse internetyhteyttä fonttien, Markdown-kirjaston eikä käyttäjien nimikirjaimia piirtävän skriptin lataamiseen - nämä resurssit ovat osa sovellusta. Internetiä tarvitsevat vain ne toiminnot, jotka sitä käyttävät: tekoäly, sähköposti, Google Kalenteri, n8n-webhookit, push-ilmoitukset ja päivitysten tarkistus.
Voinko vaihtaa salausavaimen myöhemmin?
Kyllä. Task Manager suorittaa avaimen vaihdon paketeittain: salatut viestit, tehtävien kuvaukset, poissaolot ja sähköpostien sisältö luetaan uudella tai vanhalla avaimella ja tallennetaan uudelleen uudella avaimella. Tavallinen migraatio on silloin estetty.