Qual é a diferença em relação a um serviço na nuvem?
A pergunta "onde estão os documentos do meu processo?" surge frequentemente na assinatura de um contrato ou numa auditoria. Instala o Task Manager no seu próprio servidor - sozinho ou através da instalação remota como serviço adicional - para que a base de dados e os ficheiros fiquem onde decidir. A forma como a interface é carregada não determina, por si só, o local de armazenamento dos dados. Permite, no entanto, verificar se o navegador se liga a serviços externos.
O navegador carrega a interface exclusivamente a partir do servidor da aplicação. Não utiliza CDNs, Google Fonts nem geradores de avatares externos. Isto aplica-se também aos ecrãs de início de sessão, registo, recuperação de palavra-passe, lembrete de palavra-passe, ativação de conta e ao instalador. Os avatares com iniciais são desenhados por um script incluído na aplicação. Os tipos de letra Roboto, Fira Code e Material Symbols, bem como a biblioteca de formatação de texto, fazem parte do pacote do programa.
Os recursos da interface estão disponíveis a partir do servidor da aplicação mesmo numa rede sem internet. O servidor liga-se sozinho ao painel de licenciamento: ao iniciar sessão, ao ativar a chave e ao verificar atualizações. Transmite-lhe apenas os dados da licença, como a chave e o domínio, e a versão do programa. Liga-se a outros serviços apenas quando os indicar ou ativar: aos servidores de correio, ao fornecedor de IA, ao Calendário Google, aos webhooks n8n e às gateways de notificações push. O navegador só acede a algo fora do servidor da aplicação em quatro situações: em vídeos (por exemplo do YouTube ou Vimeo) ou imagens de outro site incorporados no conteúdo, em mensagens no Correio com elementos transferidos da internet (imagens remotas só depois de clicar em Mostrar imagens), ao ativar notificações push e ao iniciar sessão na Google ao ligar o calendário.
O que acontece exatamente ao conteúdo das tarefas e das mensagens?
A limitação das ligações do navegador não é suficiente se alguém obtiver uma cópia da base de dados. A encriptação de conteúdos funciona na versão Pro e está desativada por predefinição. Depois de gerar a chave e ativar a encriptação pelo administrador, o Task Manager encripta com o algoritmo AES-256-GCM as mensagens escritas pelos utilizadores e as descrições das tarefas, e no Correio (Pro) também o conteúdo dos e-mails. A chave DATA_ENCRYPTION_KEY está guardada no ficheiro .env, fora da base de dados. Na base de dados fica o texto cifrado e uma dica de oito caracteres da chave, mas não a chave em si.
Um mecanismo separado, AES-256-CBC com a chave ENCRYPTION_KEY, está sempre ativo. Protege a chave de API do fornecedor de IA, as palavras-passe SMTP e das caixas de correio no Correio, os tokens do Calendário Google e o log_secret da licença. As chaves de API das integrações n8n são sujeitas a hash com bcrypt, e não encriptadas.
Os dados existentes podem ser migrados em lotes de 1 a 200. A leitura suporta simultaneamente linhas em texto legível e encriptadas, porque cada uma tem uma flag is_encrypted. A chave pode depois ser rodada no modo início - lotes - conclusão. Durante a rotação, a ferramenta lê os registos encriptados com a chave nova ou com a antiga e volta a guardá-los com a chave nova. Se a encriptação estiver desativada ou faltar a chave, a aplicação grava o texto de forma legível. A auditoria de encriptação é registada em logs/encryption-audit.log: regista quem, quando e de onde realizou a operação registada, sem chaves em bruto nem texto legível.
O que ganha?
Não precisa de explicar ao cliente porque é que só a apresentação da página de início de sessão liga o navegador dele a um fornecedor de tipos de letra. O navegador obtém os recursos do servidor da aplicação.
A sua equipa não revela a fornecedores externos de tipos de letra ou avatares quem acede à interface nem quando o faz. Também não lhes transmite nomes próprios e apelidos em endereços de imagens.
Se uma cópia da base de dados for exposta através de uma cópia de segurança ou de um disco antigo, a encriptação ativada protege os conteúdos indicados contra o acesso sem a chave. Sabe também que a utilização de IA implica uma ligação separada ao exterior e não é necessária para apresentar a interface.
Um escritório de advogados que tem de incluir esta informação no contrato
O escritório gere os processos através de tarefas: regista descrições dos processos, correspondência e anexos. Um cliente empresarial pede uma cláusula no contrato que indique onde os documentos são tratados e a lista de subcontratantes. O advogado tem de apurar para onde vão os dados antes de responder.
Na versão Pro, as descrições das tarefas e o conteúdo das mensagens podem ser encriptados com uma chave guardada fora da base de dados, e o navegador do advogado obtém a interface apenas a partir do servidor da aplicação. A sociedade de advogados tem de considerar separadamente os serviços a que o servidor se liga: IA, correio, Calendário Google ou n8n. A encriptação na base de dados não limita o que chega ao fornecedor de IA, pois antes do envio o programa desencripta o conteúdo. A simples implementação do programa não substitui a definição do que deve constar do contrato.
Perguntas mais frequentes
Os dados saem do meu servidor?
Os conteúdos da sua base de dados só saem do servidor através das funções que indicar ou ativar: IA, correio, Calendário Google, webhooks n8n e notificações push. O servidor liga-se sozinho ao painel de licenciamento, mas transmite-lhe apenas os dados da licença, como a chave e o domínio, e a versão do programa. O navegador carrega a interface a partir do servidor da aplicação, sem CDNs, Google Fonts nem geradores de avatares externos.
O que é exatamente encriptado na base de dados?
A encriptação de conteúdos funciona na versão Pro e está desativada por predefinição. Depois de gerar a chave e ativar a encriptação pelo administrador, o Task Manager encripta com o algoritmo AES-256-GCM as novas mensagens escritas pelos utilizadores e as descrições das tarefas, e no Correio (Pro) também o conteúdo dos e-mails. Os registos anteriores podem ser encriptados com o botão "Encriptar dados existentes". Permanecem em texto simples, entre outros, os títulos das tarefas, notas, respostas e conversas com o Assistente de IA, bem como os anexos. Um mecanismo separado protege sempre as palavras-passe SMTP e das caixas de correio, a chave API do fornecedor de IA, os tokens do Calendário Google e o log_secret da licença.
Onde é guardada a chave de encriptação?
A chave DATA_ENCRYPTION_KEY para o conteúdo dos utilizadores encontra-se no ficheiro .env no servidor, fora da base de dados. Na base de dados é guardado o criptograma e uma dica de oito caracteres da chave atual, mas não a própria chave. Pela dica reconhece a cópia de segurança correta da chave.
O Task Manager funciona numa rede sem acesso à Internet?
A interface não precisa de internet para carregar tipos de letra, a biblioteca de Markdown nem o script que desenha as iniciais dos utilizadores - estes recursos fazem parte da aplicação. A internet só é necessária para as funções que dela dependem: IA, correio, Calendário Google, webhooks n8n, notificações push e verificação de atualizações.
Posso alterar a chave de encriptação mais tarde?
Sim. O Task Manager efetua a rotação da chave em lotes: lê as mensagens, descrições de tarefas, ausências e conteúdo de e-mails encriptados com a chave nova ou com a antiga e volta a guardá-los com a chave nova. A migração normal fica bloqueada durante esse processo.