Was sind Zusammenfassungen in Task Manager?
Sie kehren zu einem Thread zurück, in dem fünf Personen eine Woche lang geantwortet haben, und müssen innerhalb einer Minute wissen, was dabei herausgekommen ist. Zusammenfassungen in Task Manager sind ein Lesemodus für Threads, in dem jede Nachricht eine Kurzfassung erhält - statt alles von Anfang an durchzuscrollen, gehen Sie die Zusammenfassungen durch und halten dort an, wo tatsächlich etwas beschlossen wurde.
Das ist weder ein separates Fenster noch ein angehängter Chat. Der KI-Assistent in Task Manager kann Nachrichten in einer Aufgabe, einem Chat oder einem Thread in der E-Mail strukturieren. Zu Anhängen können Sie separat im privaten Fragemodus Fragen stellen. Im Antwortfeld finden Sie die Schaltfläche „Strukturieren“ und vier Lesemodi: Originaltext deaktiviert die KI, Aufpolieren gibt denselben Inhalt kürzer und in der Ich-Form wieder, Zusammenfassen kürzt jede Nachricht auf ein bis zwei Sätze oder bis zu drei Stichpunkte, und Experte formuliert fachlich und ergänzt eine Zeile „Expertenhinweis“ - mit einem Rat, einem Risiko oder einer Frage, die sich nachzufragen lohnt.
Experte ist der einzige Modus, in dem das Modell in der Zeile „Expertenhinweis“ eigene Inhalte ergänzen kann. In den Modi Aufpolieren und Zusammenfassen überarbeitet die KI, was tatsächlich geschrieben wurde. Das Verbot, Inhalte zu erfinden, gilt für alle drei KI-Modi. Unter jeder verarbeiteten Nachricht bleibt der Hinweis „KI kann Fehler machen“ stehen - das ist ehrlicher, als so zu tun, als wäre eine Kurzfassung unfehlbar.
Wie sieht ein zusammengefasster Thread aus?
Die KI arbeitet in Blöcken aus jeweils acht der neuesten normalen Nachrichten. Oben im Thread erscheint ein Banner mit dem Namen des aktiven Modus. Darunter befindet sich die Schaltfläche „Ältere Nachrichten strukturieren (N)“ - klicken Sie darauf, wenn Sie weiter zurückgehen möchten. Ältere, noch nicht verarbeitete Nachrichten werden unter den Zusammenfassungen nicht im Original angezeigt, bis Sie den nächsten Block anfordern. Über den Modus „Originaltext“ kehren Sie zum vollständigen Thread zurück. Systemnachrichten, KI-Antworten und Ihre privaten Fragen an den Assistenten bleiben unverändert.
Das Ergebnis wird nirgendwo gespeichert. Es gilt nur für die Dauer der Sitzung - Nachrichteninhalte können verschlüsselt sein, daher wäre es ein Rückschritt beim Datenschutz, ihre Zusammenfassungen im Klartext in der Datenbank aufzubewahren. Dafür können Sie sofort zu einem bereits berechneten Modus zurückkehren: Zwischen Zusammenfassen und Experte wechseln Sie ohne erneute Wartezeit, wenn beide Modi in dieser Sitzung bereits berechnet wurden.
Wenn Sie den Thread lieber nicht lesen, sondern Fragen dazu stellen möchten, gibt es im Antwortfeld eine zweite Schaltfläche - den KI-Assistenten. Der Editor wird violett, und eine Leiste darüber stellt klar: Nur Sie sehen die Frage; sie wird nicht an die Teilnehmenden gesendet. Die Antwort erscheint im Thread mit dem Hinweis NUR FÜR SIE. Sie können auch eine Datei anfordern: „Erstelle ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung dieses Threads“ - die KI verfasst den Inhalt, die App erstellt das Dokument und fügt die Schaltfläche „Herunterladen“ hinzu.
Was gewinnen Sie?
Sie kommen aus zwei Wochen Urlaub zurück und müssen sich keine Stunde fürs Aufarbeiten freihalten. Statt achtzig Nachrichten in der Reihenfolge zu lesen, in der sie geschrieben wurden, gehen Sie die Kurzfassungen blockweise durch und halten bei den drei Nachrichten an, die Sie wirklich betreffen. Die übrigen waren Absprachen zwischen zwei anderen Personen - das wissen Sie nach fünf Sekunden statt nach fünf Minuten.
Eine neue Person im Projekt stellt keine Fragen mehr, deren Antworten schon vor einem Monat gegeben wurden. Sie müssen niemanden bitten, „kurz zu erklären, worum es geht“ - das kostete sonst meist eine Viertelstunde und ließ trotzdem die Hälfte des Kontexts aus. Die Person liest denselben Thread, nur kürzer.
Sie müssen in einem langen Gespräch nicht selbst nach Stellen suchen, bei denen es sich lohnt, nachzufragen. Sie erhalten einen Ausgangspunkt, um ein mögliches Risiko zu prüfen oder eine zusätzliche Frage zu stellen, statt die Lektüre mit dem Gefühl zu beenden, etwas übersehen zu haben.
Wann ist das hilfreich?
Sie bearbeiten eine Reklamation mit einem Kunden. Der Thread zieht sich über drei Wochen hin: Absprachen, Terminänderungen und zwei Anhänge mit Protokollen, auf die in den Nachrichten Bezug genommen wird. Ihr Chef fragt im Meeting, wo die Sache steht. Sie schalten den Modus Zusammenfassen ein und gehen die Kurzfassungen in Blöcken zu je acht Nachrichten durch. In den nächsten Blöcken finden Sie die Nachrichten zur Terminverschiebung und zur letzten Absprache, auf die Ihre Antwort noch aussteht.
Dann wechseln Sie zu Experte, weil Sie wissen möchten, was Ihnen entgangen sein könnte. Die Zeile „Expertenhinweis“ kann auf ein Risiko hinweisen, einen Rat geben oder eine Frage vorschlagen, die sich nachzufragen lohnt. Zum Schluss wechseln Sie in den privaten Fragemodus und bitten um ein Word-Dokument mit einer Zusammenfassung des Threads, das Sie auf den Tisch legen können. Niemand sonst im Thread sieht, dass Sie danach gefragt haben.
Häufig gestellte Fragen
Enthält die Zusammenfassung auch den Inhalt von Anhängen?
Nein. Der Modus „Strukturieren“ verarbeitet die Nachrichten im Thread, nicht den Inhalt der Anhänge. Zu Anhängen können Sie separat im privaten Modus „KI-Assistent“ Fragen stellen. Dieser hat Zugriff auf den Inhalt des Threads und die Anhänge. Er kann TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX und PDF lesen. Eingescannte PDFs ohne Textebene kann er nicht auslesen, da es im Programm keine OCR gibt.
Kann ich die Länge der Zusammenfassung ändern?
Die Länge hängt vom gewählten Modus ab. „Zusammenfassen“ liefert ein bis zwei Sätze pro Nachricht oder bis zu drei Stichpunkte. „Aufpolieren“ gibt denselben Inhalt kürzer und in der Ich-Form wieder. Die Modi wechseln Sie über das Menü neben der Schaltfläche „Strukturieren“.
Wird die Zusammenfassung im Thread gespeichert?
Nein. Das Ergebnis gilt nur für die Dauer der Sitzung und wird nicht in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie eine separate Zusammenfassung zum Herunterladen benötigen, bitten Sie den Assistenten im privaten Fragemodus um eine Word-, PDF- oder HTML-Datei mit einer Zusammenfassung des Threads. Dabei wird das Ergebnis des Modus „Strukturieren“ nicht gespeichert.
Wohin geht der Inhalt des Threads?
An den vom Administrator unter Einstellungen → KI ausgewählten KI-Anbieter - OpenAI, Gemini, Claude oder Grok. Der Administrator richtet dort den API-Schlüssel des Anbieters ein. Die KI-Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn der Administrator KI eingerichtet hat und Sie die Berechtigung haben, sie in Aufgaben oder Chats zu nutzen.