¿Qué son los resúmenes en Task Manager?
Vuelves a un hilo en el que cinco personas han estado respondiendo durante una semana y necesitas saber en un minuto qué conclusiones se han sacado. Los resúmenes de Task Manager ofrecen un modo de leer el hilo en el que cada mensaje tiene una versión resumida. En lugar de desplazarte por todo desde el principio, vas leyendo los resúmenes y te detienes donde realmente se ha llegado a un acuerdo.
No es una ventana aparte ni un chat añadido a un lado. El Asistente de IA de Task Manager puede organizar los mensajes de una tarea, un chat o un hilo de Correo. Puedes preguntar por el contenido de los archivos adjuntos por separado, en el modo privado de preguntas. En el campo de respuesta tienes el botón «Organizar» y cuatro modos de lectura: Contenido original desactiva la IA; Mejorar presenta el mismo contenido de forma más breve y en primera persona; Resumir reduce cada mensaje a una o dos frases o hasta tres puntos; y Experto escribe con un tono profesional y añade una línea de «Nota del experto» con un consejo, un riesgo o una pregunta que convendría plantear.
Experto es el único modo en el que el modelo puede añadir algo por su cuenta en la línea «Nota del experto». En los modos Mejorar y Resumir, la IA reformula lo que alguien ha escrito realmente. La prohibición de inventar se aplica a los tres modos de IA. Debajo de cada mensaje procesado aparece la nota «La IA puede cometer errores», porque es más honesto que fingir que el resumen es infalible.
¿Qué aspecto tiene un hilo resumido?
La IA trabaja en grupos de ocho mensajes normales más recientes. En la parte superior del hilo aparece un banner con el nombre del modo activo y, debajo, el botón «Organizar mensajes anteriores (N)»; haz clic en él cuando quieras retroceder más. Los mensajes anteriores que aún no se han procesado no se muestran en su forma original debajo de los resúmenes, hasta que solicites otro grupo. Puedes volver al hilo completo con el modo «Contenido original». Los mensajes del sistema, las respuestas de la IA y tus preguntas privadas al asistente no se modifican.
El resultado no se guarda en ningún sitio. Solo está disponible durante la sesión: el contenido de los mensajes puede estar cifrado, así que guardar su resumen en texto sin formato en la base de datos supondría un retroceso en materia de privacidad. A cambio, puedes volver al instante a un modo ya calculado: puedes pasar de Resumir a Experto sin esperar de nuevo si ambos modos ya se han calculado durante esta sesión.
Si prefieres preguntar sobre el hilo en lugar de leerlo, hay un segundo botón en el campo de respuesta: Asistente de IA. El editor cambia a color morado y la barra que aparece encima te indica claramente que solo tú verás la pregunta, que no llegará a los participantes. La respuesta se añade al hilo con la etiqueta SOLO PARA TI. También puedes pedir un archivo: «prepara un Word con el resumen de este hilo»; la IA redacta el contenido, la aplicación crea el documento y añade el botón «Descargar».
¿Qué ganas?
Vuelves de dos semanas de vacaciones y no tienes que reservarte una hora para ponerte al día. En lugar de leer ochenta mensajes en el orden en que se escribieron, consultas los resúmenes por grupos y te detienes en los tres que realmente te afectan. Los demás eran acuerdos entre otras dos personas y lo sabes en cinco segundos, no en cinco minutos.
La nueva persona del proyecto deja de hacer preguntas cuya respuesta ya se dio hace un mes. No tienes que pedirle a alguien que «le resuma de qué va todo» - algo que normalmente costaba quince minutos del tiempo de otra persona y que, aun así, acababa dejando fuera la mitad del contexto. Puede leer el mismo hilo, pero más rápido.
No tienes que buscar por tu cuenta en una conversación larga los puntos sobre los que convendría preguntar. Obtienes un punto de partida para comprobar un posible riesgo o plantear una pregunta adicional, en lugar de acabar la lectura con la sensación de que se te ha escapado algo.
Cuándo resulta útil
Estás gestionando una reclamación de un cliente. El hilo lleva tres semanas: acuerdos, cambios de fecha y dos archivos adjuntos con actas mencionados en los mensajes. Tu jefe te pregunta en una reunión cómo va el asunto. Activas el modo Resumir y revisas los resúmenes en grupos de ocho mensajes. En los siguientes grupos encuentras los mensajes sobre el aplazamiento de la fecha y el último acuerdo, pendiente de respuesta por vuestra parte.
Después cambias a Experto porque quieres saber qué se te puede haber pasado por alto. La línea «Nota del experto» puede señalar un riesgo, darte un consejo o sugerirte una pregunta que convendría plantear. Solo queda un último paso: activas el modo privado de preguntas y pides un documento Word con el resumen del hilo para tener algo que poner sobre la mesa. Ninguno de los participantes ve que lo has pedido.
Preguntas frecuentes
¿El resumen incluye el contenido de los archivos adjuntos?
No. El modo «Organizar» procesa los mensajes del hilo, no el contenido de los archivos adjuntos. Puedes preguntar por los archivos adjuntos por separado en el modo privado «Asistente de IA», que puede ver el contenido del hilo y los archivos adjuntos. Lee TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX y PDF. No podrá leer los PDF escaneados que no tengan capa de texto porque el programa no dispone de OCR.
¿Puedo cambiar la longitud del resumen?
La longitud depende del modo que elijas. «Resumir» genera una o dos frases por mensaje o hasta tres puntos; «Mejorar» presenta el mismo contenido de forma más breve y en primera persona. Puedes cambiar de modo desde el menú junto al botón «Organizar».
¿Se guarda el resumen en el hilo?
No. El resultado solo está disponible durante la sesión y no se guarda en la base de datos. Si necesitas un resumen aparte para descargarlo, pide al asistente en el modo privado de preguntas que cree un archivo Word, PDF o HTML con el resumen del hilo. No se trata de guardar el resultado del modo «Organizar».
¿Adónde va el contenido del hilo?
Al proveedor de IA que haya elegido el administrador en Ajustes → IA: OpenAI, Gemini, Claude o Grok. El administrador configura allí la clave API del proveedor. El botón de IA solo se muestra si el administrador ha configurado la IA y tienes permiso para usarla en tareas o chats.