Vad är sammanfattningar i Task Manager?
Du går tillbaka till en tråd där fem personer har svarat under en vecka och behöver förstå vad det ledde till på en minut. Sammanfattningar i Task Manager är ett läsläge för trådar där varje meddelande får en kortare version - i stället för att bläddra igenom allt från början går du igenom sammanfattningarna och stannar där något faktiskt beslutades.
Det är varken ett separat fönster eller en chatt som lagts till vid sidan av. AI-assistenten i Task Manager kan strukturera meddelanden i en uppgift, chatt eller tråd i E-post. Du kan fråga om bilagornas innehåll separat i det privata frågeläget. I svarsfältet finns knappen ”Strukturera” och fyra läslägen: Ursprungligt innehåll stänger av AI, Förbättra återger samma innehåll kortare och i första person, Sammanfatta kortar varje meddelande till en eller två meningar eller upp till tre punkter, och Expert skriver på ett fackmässigt sätt och lägger till en rad med ”Expertens kommentar” - ett råd, en risk eller en fråga som kan vara värd att ställa.
Expert är det enda läget där modellen kan lägga till något eget i raden ”Expertens kommentar”. I lägena Förbättra och Sammanfatta bearbetar AI det som någon faktiskt har skrivit. Förbudet mot att hitta på gäller alla tre AI-lägen. Under varje bearbetat meddelande står texten ”AI kan göra misstag”, eftersom det är mer ärligt än att låtsas att en sammanfattning är ofelbar.
Hur ser en sammanfattad tråd ut?
AI arbetar i omgångar om åtta av de senaste vanliga meddelandena. Överst i tråden visas en banner med namnet på det aktiva läget och under den knappen ”Strukturera äldre meddelanden (N)” - klicka på den när du vill gå längre tillbaka. Äldre meddelanden som inte har bearbetats visas inte i original under sammanfattningarna förrän du ber om nästa omgång. Du återgår till hela tråden med läget ”Ursprungligt innehåll”. Systemmeddelanden, AI-svar och dina privata frågor till assistenten lämnas orörda.
Resultatet sparas inte någonstans. Det gäller bara under sessionen - meddelandeinnehåll kan vara krypterat, så att lagra sammanfattningen i klartext i databasen skulle försämra integriteten. I gengäld går det direkt att återgå till ett läge som redan har beräknats: du kan växla mellan Sammanfatta och Expert utan att vänta igen, om båda lägena redan har beräknats under sessionen.
Om du hellre vill fråga om tråden än läsa den finns en andra knapp i svarsfältet - AI-assistent. Redigeraren blir lila och fältet ovanför säger tydligt: frågan är bara synlig för dig och skickas inte till deltagarna. Svaret hamnar i tråden med märkningen ENDAST FÖR DIG. Du kan också be om en fil: ”skapa ett Word-dokument med en sammanfattning av den här tråden” - AI skriver innehållet, appen skapar dokumentet och lägger till knappen ”Ladda ner”.
Vad vinner du?
Du kommer tillbaka efter två veckors ledighet och behöver inte avsätta en timme för att komma ikapp. I stället för att läsa åttio meddelanden i den ordning de skrevs går du igenom sammanfattningar i omgångar och stannar vid de tre som faktiskt berör dig. Resten var överenskommelser mellan två andra personer, och du vet det efter fem sekunder i stället för fem minuter.
En ny person i projektet slutar ställa frågor som redan besvarades för en månad sedan. Du behöver inte be någon ”sammanfatta vad det handlar om” - det brukar ta en kvart av någons tid och ändå slutar det med att halva sammanhanget utelämnas. Personen läser samma tråd, fast kortare.
Du behöver inte själv leta igenom en lång konversation efter sådant som kan vara värt att fråga vidare om. Du får en utgångspunkt för att undersöka en möjlig risk eller ställa en följdfråga, i stället för att avsluta läsningen med känslan av att något har gått dig förbi.
När är det användbart?
Du hanterar ett klagomål från en kund. Tråden har pågått i tre veckor: överenskommelser, ändrade tidsplaner och två bilagor med protokoll som nämns i meddelandena. Chefen frågar på mötet hur det går. Du aktiverar läget Sammanfatta och går igenom sammanfattningarna i omgångar om åtta meddelanden. I följande omgångar hittar du meddelanden om att tidsplanen har ändrats och den senaste överenskommelsen, som väntar på ert svar.
Sedan byter du till Expert eftersom du vill veta vad du kan ha missat. Raden ”Expertens kommentar” kan lyfta en risk, ge ett råd eller föreslå en fråga som kan vara värd att ställa. Ett sista steg återstår: aktivera det privata frågeläget och be om ett Word-dokument med en sammanfattning av tråden, så att du har något att lägga på bordet. Ingen av deltagarna ser att du har frågat.
Vanliga frågor
Omfattar sammanfattningen innehållet i bilagor?
Nej. Läget ”Strukturera” bearbetar trådens meddelanden, inte bilagornas innehåll. Du kan fråga om bilagor separat i det privata läget ”AI-assistent”, som har tillgång till trådens innehåll och bilagorna. Det kan läsa TXT, CSV, MD, JSON, XML, HTML, DOCX, XLSX och PDF. Skannade PDF-filer utan textlager kan inte läsas, eftersom programmet saknar OCR.
Kan jag ändra sammanfattningens längd?
Längden beror på vilket läge du väljer. ”Sammanfatta” ger en eller två meningar per meddelande eller upp till tre punkter, medan ”Förbättra” återger samma innehåll kortare och i första person. Du byter läge i menyn vid knappen ”Strukturera”.
Sparas sammanfattningen i tråden?
Nej. Resultatet gäller bara under sessionen och sparas inte i databasen. Om du behöver en separat sammanfattning att ladda ner kan du be assistenten i det privata frågeläget att skapa en Word-, PDF- eller HTML-fil med en sammanfattning av tråden. Det innebär inte att resultatet från läget ”Strukturera” sparas.
Vart tar trådens innehåll vägen?
Till den AI-leverantör som administratören har valt under Inställningar → AI - OpenAI, Gemini, Claude eller Grok. Administratören konfigurerar leverantörens API-nyckel där. AI-knappen visas bara om administratören har konfigurerat AI och du har behörighet att använda den i uppgifter eller chattar.